Comment faciliter et animer des réunions efficaces ? - Gestion du rythme et de l'ambiance - Séparer les rôles - prise de décision collective - Utiliser des jeux sérieux - animation de grands groupes

1. Faciliter une réunion
Frantz DEGRIGNY
frantz.degrigny@keyconsulting.fr

2. Une réunion ?
• Pourquoi ?
• Comment ?

3. Peut-on réaliser l'objectif par un autre moyen ?
Oui, alors annulez-là !
Bravo, vous venez de gagner du temps !
Cette réunion est-elle
vraiment utile ?

4. • luttes d'influence
• les conflits
• les procès d'intention
• prise de pouvoir
• dispersion, retraits, les apartés
Les risques

5. Sélection
des items
Affichez l’objectif et le plan
14:00
14:10
15:00
15:25
15:50
16:00
FI
N
Brainstorming
Décisio
ns
Intro
Conclusion
OBJECTIF :
Résoudre les
problèmes de
perf
?

6. Créer les conditions pour
que chacun s’exprime
L’ambiance
Le rythme

7. Respectez les phases
résultat
concret
ouverture fermeturetravail /
échanges
personnes
ressources
Intensité
ambiance
calmer le jeu,
conclure
démarrer
rapidement

8. Ouvrir
• Validation de l’ordre du jour
(si nécessaire)
• Possible : lire les doc et l'ODJ en séance
• Créer l'ambiance adaptée
• Valider le format des échanges

9. Brisez la glace !
Ice-breaker
Questions
…

10. Séparer les rôles
L’animateur
Le secrétaire
– Noter
– Reformuler
– Valider le CR en « live »
Le gardien du temps
– Time Box

11. Quel est le type de la réunion ?
1. Partager (infos, état du système)
– Scribing / facilitation graphique
– Management visuel
– Mind maps
2. Trouver des idées / brainstorming / stimulation
3. Résoudre un problème
4. Décider
– vote, consentement, consensus…
– dot voting
5. Rencontre / team building
Animer

12. Favoriser les échanges
• Guider vers une écoute active
• Demander des reformulations est possible
• les tours de tables peuvent être très long
Ex avec 10 participants : 3min x 10 = 30 min
• Faire un tour rapide de réaction (sans débat)
• Eviter les mauvaises influences
laissez les gens mettre leur idées par écrit,
(~ 10 min) puis ensuite, seulement, partager 2

13. Rendre visible et partager

14. Faire participer
Debout !
Ateliers interactifs !
Utilisez des objets !

15. Utilisez les murs !

16. Recadrer
Signal sonore (à disposition de tous)
La règle des 2 pieds

17. Scribing / Facilitation graphique

18. Clôturer
• Actions (qui se charge de quoi)
• Décisions
• Points reportés
• Prochaine date

19. Evaluez la réunion
R. O. T. I. (Return On Time Invested)
Auto-évaluation
Bulletin météo (tour de table)

20. World Café (WO CA)
Fish Bowl
(cercle excentrique)
Forum ouvert (Open-Space)
Formats pour les
très grands groupes

21. A faire avant 1/2
• Etablir un ordre du jour
(items importants en premiers,
évaluer leur durée de manière réaliste)
• Inviter les (bons) participants « Dernier CRI":
– Compétents,
– Responsables,
– Impliqués par rapport au sujet
• Inviter les participants à réfléchir avant :
ex. questionnaires de mise sous tension

22. A faire avant (2/2)
• Réserver la salle et le matériel
• Rassembler le matériel et les documents
• Vérifier que les participants ont préparé
leurs interventions
• Préparer la salle
(la disposition et le confort importe)

23. A faire après
• Ranger !
• Rédiger et archiver le CR
• Envoyer le CR

24. Merci !