Suggerimenti nati da trent'anni di esperienza con le imprese nei progetti di reingegnerizzazione software.

1. ERP Software Selction
Tip and Tricks per Individuare Soluzione e Partner Migliori

2. Sostituzione dell’ERP
Il cambio dell’ERP rappresenta un momento di estrema importanza per la crescita e le performance
d’impresa. Proviamo innanzitutto a comprendere le principali cause che spingono un’azienda al cambiamento
indentificando poi i criteri, gli strumenti ed i metodi per poter fare la scelta migliore.
Secondo le statistiche più diffuse e recenti, la vita di un sistema gestionale è oggi di circa 10 anni,
considerando:
• I tempi di obsolescenza del software rispetto all’evoluzione dei sistemi operativi ed alle tecnologie su cui
poggia.
• La storia della software-house che lo produce e lo aggiorna. In Italia si è assistito negli ultimi anni alla
proliferazione di società, spesso improvvisate che non hanno stabilità e longevità e che improvvisamente
spariscono o vengono assorbite da grossi gruppi. In caso di acquisizioni le grandi aziende informatiche
spingono nel tempo il parco clienti a cambiare sistema, abbandonando quelli proprietari delle realtà
inglobate.
• La crescita dell’organizzazione, che rappresenta la primaria ragione di implementazione software e
soprattutto di sostituzione una volta evidenziati gli sforzi economici e strutturali per sviluppare soluzioni
di base sottodimensionate, rispetto alle attuali esigenze di copertura funzionale.

3. Sostituzione dell’ERP
Internamente all’azienda, la sostituzione del gestionale in uso, è vissuta da molti come un forte elemento di
disagio poiché rompe abitudini e status quo, ma fortunatamente viene vista soprattutto dal management
come un’importante opportunità di crescita e riorganizzazione.
I fattori che troppo spesso influenzano maggiormente la scelta e purtroppo causano grossi errori di
valutazione dipendano da elementi soggettivi ed abitudini consolidate, come il rapporto esistente con il
fornitore attuale per cui non si ricercano nuovi possibili partner, o la preferenza per una soluzione nota a
livello di brand o utilizzata da aziende conoscenti o ancora informazioni non professionali che provengono da
conoscenti.
Una selezione mirata al successo dell’installazione dovrebbe essere basata su caratteristiche oggettive e su
di un’attenta analisi dei processi critici dell’organizzazione.
L’ERP rappresenta un vero asset che impatta tutte le aree di business.
È possibile individuare sei step fondamentali per organizzare un processo di selezione accurato,
indipendentemente che venga svolto autonomamente dall’azienda o comporti il supporto di consulenti
esterni.
Spesso anzi la più alta oggettività è garantita proprio dal fatto che non vengano coinvolte società di
consulenza, che purtroppo sovente avvantaggiano società a loro collegate o vicine.

4. 1° - Team Aziendale Coinvolto
Sia nelle aziende ben strutturate in cui è presente un responsabile dei sistemi informativi, che in quelle in cui
non esiste una figura professionale specifica è fondamentale che durante gli incontri con i potenziali fornitori
sia coinvolti i principali referenti per area di business o key users.
La presenza di diversi responsabili è importante per poter avere una visione completa di esigenze e processi
specifici e per far emergere le criticità affrontate durante le attività quotidiane e che il nuovo sistema
informativo deve avere l’obiettivo di risolvere.

5. 2° - Organizzazione della Software Selection
L’attività di selezione dovrebbe essere suddivisa in due momenti, il primo di analisi e riflessione interno ed il
secondo in cui organizzare gli incontri con i possibili fornitori.
La prima fase di analisi interna è molto importante per identificare:
• Le ragioni e gli obiettivi del cambiamento in atto
• I principali benefici che si desidera raggiungere
• Le caratteristiche irrinunciabili della nuova selezione
• Il team di progetto (capo progetto o responsabile e key users)
• Stesura di un documento di capitolato che espliciti stato attuale ed obiettivi di sviluppo
• La determinazione di un budget massimo di spesa
• Identificare i possibili brand, prodotti e fornitori da interpellare

6. 2° - Organizzazione della Software Selection
La seconda fase, in cui vengono organizzati i meeting portano alla comprensione delle caratteristiche
tecnologiche e di copertura funzionale dei sistemi ed avere alcune offerte economiche da analizzare.
Le offerte raccolte dovranno essere completate con valutazioni che spesso vengono trascurate, ma che
rappresentano una possibile causa di lievitazione dei costi prospettati:
• Un piano operativo con inizio e fine delle attività di sviluppo
• Il team di progetto ed i relativi ruoli
• Il costo di eventuali variazioni di progetto in coro d’opera
• Le clausole contrattuali. Molti contratti prevedono clausole sbilanciate a favore del fornitore, soprattutto
per ciò che concerne cambiamenti durante l’implementazione o ritardi.

7. 3° - Matrice di Valutazione
Le valutazioni devono, come sottolineato in precedenza basarsi su elementi oggettivi e che permettano un
confronto tra le diverse soluzioni in esame.
Un comparazione tra i competitors coinvolti è certamente facilitata se durante gli incontri viene utilizzata
una matrice di screening in cui siano chiaramente mappati i processi critici, gli obiettivi ed i principali
requisiti richiesti dal nuovo ERP, con la possibilità di attribuire a ciascuna voce un punteggio di
soddisfacimento, quali ad esempio, la semplicità di customizzazione, il livello di assistenza e servizio del
fornitore, la specializzazione del software, la semplicità d’uso, etc.
Il modello elaborato, per lo sviluppo del quale uno strumento eccezionale si rivela Excel, consente un veloce
paragone tra le diverse soluzioni e di ricordare meglio le risposte date durante gli incontri di presentazione.

8. 4° - I Software da Valutare
Non esiste una regola univoca per individuare quali e quanti possibili fornitori valutare. La tipologia di
soluzioni da esaminare dipende in larga misura dalla tipologia di attività aziendale e dalla complessità
organizzativa.
La presenza, ad esempio di processi molto specifici o di nicchia, porta a preferire sistemi verticali e settoriali,
mentre un forte orientamento all’internazionalizzazione porta verso prodotti internazionali.
Sicuramente è importante orientarsi su soluzioni adeguate alla propria realtà offerte e seguite da partner
consolidati.
Il miglior software, infatti, perde il suo intrinseco valore se il progetto non è supportato da consulenti esperti
e competenti.
È necessario valutare il curriculum e la storia delle società coinvolte, soprattutto in un momento, come quello
attuale in cui molte aziende si improvvisano in questo ambito.
In termini numerici, certamente, la valutazione di numerose possibilità porta ad una ampia dilazione dei
tempi di progetto e impedisce di concentrarsi sulle caratteristiche essenziali della propria installazione.
L’attività di pre scouting si rivela essenziale per individuare tre o quattro potenziali fornitori, inviando a
possibili aziende interessate un documento di analisi per verificare la presenza dei requisiti essenziali.

9. 5° - Gli Elementi Cardine di Valutazione
Molteplici fattori influenzano positivamente o negativamente la software selection, ma fondamentali sono:
• Una buona demo, che porta a scartare le presentazioni fatte con l’utilizzo esclusivamente di slide ed a
valutare con interesse quelle sviluppate in modalità interattiva, basandosi su casi pratici e che evidenziano
nel caso di mancanza di qualche features i tempi ed i costi di implementazione.
• Un elenco di referenze contattabili, tanto meglio se si ratta di aziende con caratteristiche simili o di settori
vicini.
• La chiarezza dell’offerta presentata, che deve rappresentare in modo chiaro e trasparente ogni voce tipica
di un progetto ERP, licenze software, costo delle attività di sviluppo preventivate, eventuali costi
addizionali in caso di variazioni di progetto, canoni di assistenza sistemistica e manutenzione software.

10. 6° - I Tempi
L’ottimizzazione dei tempi dedicati all’attività di selezione è una chiave imprescoindibile per non incorrere in
dilazioni infinite.
Bisogna tenere in considerazione i, soprattutto quando si ha una data di go live ben precisa da rispettare, i
tempi di avviamento.
Per esperienza riuscire a lavorare con tranquillità ed anticipo consente di raggiungere un miglior risultato
senza appesantire in modo poco gestibile le attività dei referenti aziendali coinvolti.
Il processo di selezione di un ERP da avviare il 1 Gennaio, quindi dovrebbe iniziare almeno 12 mesi prima.