1. Aplicação de Melhores Práticas
PMBOK
em respostas a Licitações
CASE DAY - 13/OUT/2009
FLAVIO NORONHA SANTOS, MBA, CPIM ,PMP

2.  Introdução
 Objetivos
 Conceitos
 Melhores Práticas
 Cases de Sucesso
 Mensagem Final
AGENDA

3. VELHO PROVÉRBIO ÁRABE :
“NÃO ADIANTA APRESSAR UM CAMELO”
INTRODUÇÃO

4. Propostas desenvolvidas
com o ritmo e práticas
adequadas otimizam o uso
dos recursos, mitigam os
riscos e melhoram
consideravelmente as
chances de sucesso.
INTRODUÇÃO

5. • Ótica do FORNECEDOR de Serviços e Produtos
• Oportunidades de TI relacionadas com o setor
Público
• Atividades típicas de resposta com alguns
exemplos para Propostas “pró-ativas”
• > R$ 100.000,00
• Mas ... podem ser usadas em outros segmentos
, valores ou tipos de Propostas
INTRODUÇÃO

6. Demonstrar a aplicação com êxito de
melhores práticas no Gerenciamento da
elaboração de respostas a Licitações.
Apresentar Práticas recomendadas
(PMBOK) usadas na vida real que DERAM
CERTO !!!
Obter como resultado uma solução que
agregue valor e com menor CTP para o
Licitador , fomentando um relacionamento
de longo prazo entre as partes.
OBJETIVOS

7. Estrutura Organizacional
Visão Circular

8. • Elaboração da Proposta é um Projeto ?
• Controle de Oportunidades –> Escopo do
Trabalho
• Partes Interessadas ( Stakeholders )
• Relacionamento dos Grupos de Processos de
Aquisição : Comprador x Vendedor
• O Processo de Compras do Governo – Relação
com PMBOK
• Fluxo de Documentos
• Fluxo de Atividades do Licitante
CONCEITOS

9. E aí ?
O desenvolvimento de uma
Proposta é um PROJETO ?
CONCEITOS

10. Controle de Oportunidade
ETAPAS do Processo
8
NO BID
7
PERDEU
1
ABERTURA
2
VALIDAÇÃO
3
PROPOSTA
4
NEGOCIAÇÃO
5
CONTRATO
6
FATURAMENTO

11. PARTES INTERESSADAS
• LICITADOR
Membros do Comprador/Licitador (Prospecto , Cliente , Órgão do Governo)
– No caso de Órgão do Governo (Secretaria de Estado ) : Secretário-Chefe ,
Presidente da CPL (Comissão Permanente de Licitação)
• LICITANTE
– Gerencia Sênior ( Comitê Diretor ) : CEO , CFO , CTO , CIO
– Time da Proposta ( ou Time do Projeto ) (*)
– Gerente da Proposta ( Gerente do Projeto )
– Membros dos Comitês de Aprovação e de Mudanças
– Coordenador da Oportunidade ( Owner )
• Cidadãos
• Órgãos Reguladores
• Representantes de 3os e Integradores de Sistemas
(*) Exemplos próximos slides

12. Grupos de Processos
Relacionados !
LICITADOR
PLANEJAR
AQUISIÇÕES
(APÓS DECISÃO
DE COMPRAR)
SOLICITAR
RESPOSTAS
SELECIONAR
FORNECEDORES
ADMINISTRAR
CONTRATOS
LICITANTE
ATIVIDADES PRÉ-PROPOSTA
RECEBE EDITAL
LEVANTAMENTO DE RISCOS
ESTRATÉGIA DE RESPOSTA E SOLUÇÃO
ANÁLISE BID , NO-BID
TERMO DE ABERTURA DA PROPOSTA
IDENTIFICAÇÃO GERENTE DA PROPOSTA
CRIAÇÃO EAP
ORGANIZAÇÃO / RECURSOS / STAFF
PLANO DA PROPOSTA
EXECUÇÃO DA PROPOSTA
REQUISIÇÕES DE MUDANÇA
REUNIÕES DE PERFORMANCE / DEBRIEF
LIBERAÇÃO DE RECURSOS
INICIAÇÃO
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO
MONITORAMENTO
E CONTROLE
ENCERRAMENTO

13. Relacionamento Grupos de
Processos Licitador x Licitante
LICITADOR ( Órgão ou Secretaria) LICITANTE ( Fornecedor)
PROCESSO GRUPO DE PROCESSOS Passo do Gerenciamento da Oportunidade
Planejar COMPRAS
INICIAÇÃO
Atividade Pré-Proposta
Planejar CONTRATAÇÕES Edital recebido
Solicitar respostas aos LICITANTES
Análise de Risco
Estratégia da Resposta e da Solução
Análise BID / NO BID
Termo de Abertura da Proposta com
identificação do Gerente
PLANEJAMENTO
Criar a EAP e Plano da Proposta
Definir o Cronograma da Proposta
Alocar os Recursos
Reunião de Kick-Off
EXECUÇÃO
Desenvolver a Solução
Desenvolver a Arquitetura Técnica
Desenvolver a Arquitetura Funcional
Criar a Planilha de Preços
Relatar a Performance
Reuniões de Programação / Feedback
Tratar requisições de Alterações
MONITORAMENTO E CONTRÔLE
Garantia da Qualidade das Entregas
Reuniões para Aprovação
ENCERRAMENTO
Proposta pronta
Selecionar LICITANTES
Preparar Documentos finais
Negociações ( se for o caso )
Reunião de Debrief ou Assinatura do
Contrato ( se vencedor )
Liberação dos Recursos
Atividades pós - proposta

14. FASES da Licitação Tipo Processo PMBOK
Identificação da Necessidade do Órgão ou Secretaria Interna Planejar Compras e Aquisições
Elaboração dos Termos de Referência Interna Planejar Contratações
Elaboração Projeto Básico Interna Planejar Contratações
Elaboração do Ato Convocatório Interna Planejar Contratações
Publicação do resumo do Ato Convocatório Externa Solicitar Respostas aos Licitantes
Recebimento dos envelopes com a documentação e as propostas Externa Solicitar Respostas aos Licitantes
Verificação da habilitação ou inabilitação dos licitantes Externa Selecionar Licitantes
Fase recursal, com efeito suspensivo até a decisão do recurso Externa Selecionar Licitantes
Abertura dos envelopes (classificação ou desclassificação ) Externa Selecionar Licitantes
Declaração do Licitante vencedor Externa Selecionar Licitantes
Fase recursal, com efeito suspensivo até a decisão do recurso Externa Selecionar Licitantes
Homologação/aprovação dos atos praticados no procedimento Externa Selecionar Licitantes
Adjudicação do objeto à licitação vencedora Externa Selecionar Licitantes
Assinatura do contrato Externa Administração do Contrato
Fases Licitação x PMBOK (*)
(*) Visão do LICITADOR , Comprador

15. Fluxo de Documentos
Licitador X Licitante
L
I
C
I
T
A
D
O
R
L
I
C
I
T
A
N
T
E
Edital
Proposta
Lance
Contrato

16. PLANILHAMENTO/PRICING/PROPOSTA
COM EDITAIS
INÍCIO
PESQUISA
OS
SITES
SELECIONA
EDITAL PARA
ANÁLISE
Participa do Edital ?
Projeto
Complexo ?
RECEBE
PASTA COM
EDITAL
NÃO
OPERAÇÕES
ESPECIFICA
PRODUTOS /
SOLUÇÃO
CRIA
PLANILHA
PRICING
1
1
SOLICITA
DECLARAÇÕES
DE PARCEIROS
BID
VIÁVEL ?
SOLICITA
AO
PARCEIRO
PREÇO BID
SEGUE
MESMO
PROCESSO
COM
PREÇO DE
LISTA
SIMNÃO
FINALIZA
PRICING
FINALIZA
PROPOSTA
NÃO
JUNTA TODA A
DOCUMENTAÇÃO
NECESSÁRIA
ANALISA
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS
À CARGO DO FORNECEDOR
PROVIDENCIA DECLARAÇÕES
, CERTIDÕES E OUTROS / DO
FORNECEDOR
SIM
NUMERA TODAS
AS PÁGINAS ,
CHECK LIST E
COLHE
ASSINATURAS
FECHA
PROCESSOS /
ENVELOPES
FIM
T&D faz
Visita para
Levantamento
de Informações
adicionais
Classifica
Oportunidade
Simples
Complexa
NO BID
CONSULTOR
T&D
ESPECIFICA
PRODUTO/
SOLUÇÃO
SIM
RECEBE SOLICITAÇÃO DO
OWNER COM
NÚMERO DA OPPTY
OWNER
ENVIA
SOLICITAÇÃO
2
2
Fluxo de Atividades
Licitante

17. Iniciação
Melhores Práticas
• Qualificar a Oportunidade, fazendo levantamento e análise inicial
dos RISCOS explícitos e implícitos do Edital
– Considerar os fatores Políticos
• Adotar Padronização ( Comunicações , Qualidade , Segurança e
Documentação ) (*) e Ferramentas adequadas ( GED, PMIS ,
Gerenciamento MO , MS Project ,Primavera , etc )
• Elaborar Planos “preliminares” de Comunicações e de
Gerenciamento da Qualidade da Proposta
• Fazer feedback das informações recebidas ( Edital , Termos da
RFP )
• Criar área comum na rede Local para o Gerenciamento e
centralização dos Documentos

18. Padronização
• Adotar Padrões de Comunicações
– Fazer Reuniões e Conference Calls com Atas Formais
– Enviar e-mails com confirmação de recebimento
– Elaborar um Código de Ética de envio de e-mails
• Adotar Padrões de Qualidade
– Fazer Reuniões semanais de Revisão
– Garantir conformidade dos Resultados  Normas internas
– Comunicar os Desvios formalmente
– Definir Critérios de Aceitação dos entregáveis (*)
• Adotar Padrões de Segurança
– Mitigar fraudes internas
– Informações sensíveis de custo e margem de lucro protegidas
• Adotar Padrões de Documentação
– Templates
– Configurações de Soluções padrões

19. Qualidade
Critérios de Conclusão - Entregáveis
Etapas
Licitante
Fase do
Gerenciamento
Item a ser Entregue Responsável (eis) Critérios de Conclusão
Start Inicialização Requisitos (Órgão / Cliente ) da Solução Owner Documento de Requisitos aprovado
Estimativas Macro T&D / Owner Estimativa assinada (ROM aprovado)
Termo de Abertura Gerente de Projeto Termo de Abertura assinado
Documentação Planejamento - 1 Declaração de Escopo Preliminar Gerente de Projeto Fase de Inicialização completada
Escopo preliminar aprovado
Itens de entrega colocados sob controle de
alterações de escopo.
Especificação de Requisitos Funcionais (ERF) T&D Requisitos Funcionais em linha de base
Documento de Arquitetura ( Técnica e Funcional
)
T&D Arquitetura em linha de base aprovada
Especificação de Projeto de Alto Nível Gerente de Projetos Especificação do Projeto de Alto Nível em linha
de base
Contagem de Pontos da Função Inicial ( caso de
desenvolvimento de software )
T&D Contagem de Pontos de Funções baseado em
ERF aprovada
Plano do Projeto Preliminar Gerente de Projetos Plano do Projeto Preliminar em linha de base
Matriz de Skills x Recursos Gerente de Projetos Matriz de Skills x Recursos aprovados
Premissas T&D Premissas aprovadas
Pré-Requisitos da Solução e de Ambiente T&D Pré-Requisitos homologados
Licitação Planejamento - 2 Especificação de Projeto em Nível de
Detalhamento (Plano de Projeto ) – HW e SW
Gerente de Projeto Fase de Requisitos completada
Especificação de Projeto em Nível de
Detalhamento em linha de base
Descrição dos Serviços Serviços
Descrição do Suporte Técnico e níveis de SLA Serviços
Plano de Testes da Solução ( Unitário e Integração
)
Serviços Plano de Testes da Solução em linha de base
Plano de Controle de Alterações de Escopo Gerente de Projetos Plano de Controle de Alterações de Escopo
aprovado
Planos de Testes Padrões de Desempenho. Serviços Planos de Testes Padrões de Desempenho em
linha de base
Plano de Suporte de Testes de Aceitação e Plano
de Testes de Aceitação do Cliente / Órgão
Serviços Plano de Suporte de Testes de Aceitação em
linha de base
Plano de Testes de Aceitação do Cliente/Órgão
aceito
BID Planejamento - 3 Projeto Básico T&D / Owner PB aprovado
Termo de referencia T&D / Owner TR aprovado
Nota de Empenho Órgão Fase de Planejamento completada
Nota de Empenho aprovada
Razões de Perda ( Lance ñ vencedor) T&D/Serviços/Owner Reunião de Debriefing

20. Iniciação
Melhores Práticas
• Fazer a Pré-Análise da viabilidade de Pricing
• Fazer Reuniões para prosseguimento ou não do Projeto
(Reuniões de Bid/No-Bid , Aprovações, Investimento)
• Desenvolver as Estratégias de Respostas ( Solução /
Arquitetura , Parceiros , Financeiras , Prazo e
Outsourcing ) baseada em RISCOS iniciais
• Elaborar uma Arquitetura preliminar da Solução , EAP
e Linha do Tempo “macro” para implementação (*)
• Desenvolver/Divulgar formalmente o Termo de Abertura
ANALISAR A VIABILIDADE DA PARTICIPAÇÃO !

21. Arquitetura Preliminar
SITE 01
SITE 02

22. Estimativa Preliminar
Tempo , R$ mão-obra

23. Planejamento
Melhores Práticas
• Organizar o Time do Projeto ( Proposta ) (*)
• Definir responsabilidades usando Matriz RACI
• Criar os Comitês de Aprovação
• Usar Templates e Processos
• Elaborar um Plano para desenvolver os Documentos da
Resposta à Licitação ( ou RFP )
• Fazer a Reunião de Kick-Off

24. Time da Proposta
Equipe de T&D Coordenador
de
Terceiros
Equipe Técnica
Arquitetura da
Solução
Equipe de
Implementação
Serviços pós-venda
Equipe de
Operações
Patrocinador
Gerente da Proposta
Comitê Diretivo
Suporte Administrativo
Owner
Suporte Legal e Fiscal

25. Comitê Diretivo
Patrocinador
Time do Projeto
Aldo , Rodrigo , Flavio Noronha , Augusto , Diretor IV2
Rodrigo Teixeira
José Alano (Integral), Sergio (Parcial ), Jefferson - IV2 ( Parcial) ,
Flavio N. ( parcial ) , Augusto ( Parcial ) , Thiago – IV2 (Integral)
Gerência da Proposta/Projeto
Flavio Noronha / Jefferson ( IV2 )
Usuários-Chave
Alessandro,Gessélia, Elismar,Ricardo (Coordenador),
Wanderson, Wesley , Anna Regina , Fabiano
Time da Proposta

26. Exemplo
Matriz de Responsabilidades
Responsável Lote Item Requerimento Observação
T&D – Wesley 01,02 01,02 Desenho da
Arquitetura
Configuração CPU padrão
+ acessórios customizados
T&D – Silmara 01,02 03 Serviços Instalação Usar Hora Técnica
Serviços –
F.Noronha
02 04 Manutenção pós-
produção
24 x 7
OPER – Elismar 02 02 Instalação
BladeCenter, Rack
Pré-requisito : Rede
Elétrica, infra-estrutura
Terceirizado 02 03 Treinamento “on-the-
job” e Formal
Usar H. Extra Sábados ,
Domingos e Feriados
T&D - Derson 01,02 Lance Inicial Usar Planilha de Pricing

27. Execução /
Monitoramento e Controle
Melhores Práticas
• Motivar time constantemente (*)
• Controlar o progresso na elaboração da Proposta
• Fazer Reuniões periódicas de acompanhamento de
status , relatórios de progresso e revisionais
• Atualizar Sistema de Controle ( RM Nucleus )
• Fazer as Reuniões dos Comitês de Aprovação em
Pontos de Controle definidos [ alterações de
Investimento , Escopo ,Padrões de Qualidade e
Entregáveis ]
• Publicar as informações do Projeto na Intranet

28. O trabalho do Time

29. Controle dos Tempos
T&D
Operações
Elaboração
da Proposta

30. Controle dos Tempos

31. Encerramento
Melhores Práticas
• Realizar FORMALMENTE as atividades de
encerramento
• Arquivar os documentos de acordo com os padrões de
documentação e segurança ( Backup )
• Atualizar Sistema de Controle Interno (Ex : RM Nucleus)
• Fazer Reunião de DEBRIEF ( Lições Aprendidas ,
Melhorias nos Processos )
• Liberar os Recursos
• Planejar e Realizar as Atividades após recebimento do
Contrato

32. • O Time da Proposta se reúne e discute sobre possíveis
melhorias.
– O que deu certo
– O que necessita melhorar
– Como outros tipos de suporte poderiam ter sido
envolvidos
– Que passos do processo deveriam ser adicionados ou
alterados.
• O Gerente da Proposta irá comunicar :
– O sucesso ou fracasso da Resposta / Lance
– Se estamos na “short list”
– As alterações adicionais requeridas para ganhar
Lições Aprendidas

33. Lance Vencedor !!!
• Usar o Contrato com Base para o SOW
• Desenvolver Matriz de Análise de Risco /
Oportunidade mais Detalhada
• Realizar Tarefas de Iniciação da Próxima FASE:
– Revisão das Premissas
– Restrições
– Revisão da Proposta e da Solução
– Termos Contratuais
– Administração de Contrato
– Atividades de Planejamento de Projeto objeto da
Proposta.

34. Benefícios
• Maximizar chance de Lances Vencedores
• Propostas com melhor Qualidade
• Processos e Entregáveis Conhecidos
• Melhora trabalho em time
• Melhor integração das áreas da Empresa
– Entendimento e compromisso
– Papéis e Responsabilidades claramente definidos
– Melhor comunicação
• Menos riscos danosos
• Melhor previsibilidade : Nós entregamos o que dissemos
que vamos entregar
• Melhor controle sobre os custos da Proposta
• Concluindo ... Economia de custos e tempo
– Otimiza o uso de recursos do licitante e R$

35. Cases de Sucesso

36. + Cases de Sucesso
ÓRGÃO Licitação
Nota de Empenho
Solução Data Valor
Depto D001 PP 065/2009 Manutenção Equipamentos 16.04.2009 R$ 13.800,00
Secretaria S0001 PG RP 043/09
NE 2009NE00608
Desktops,Notebooks,
Nobreaks,Impressoras,
Cameras , GPS
20.08.2009 R$ 215.664,00
Secretaria S0002 RP 010/2008 , 106/2008
NE 2009NE01607
Impressoras , Nobreaks,
Acessórios
25.08.2009 R$ 43.264,00
Secretaria S0003 RP-040
NE 2009NE882
Microcomputadores ,
Nobreaks , Monitores
16.06.2009 R$ 65.436,80
Secretaria S0004 PG RP 106/20008
NE 6053 , 6054 e 6018
Servidores IBM System X,
Rack , Gabinetes ,
Microcomputadores,
Software Windows, Smart,
Nobreaks,Impressoras,
Scanners, Acesórios
21.01.2009 R$ 9.193.260,00
Secretaria S0005 PG RP 043-09
NE 2009NE00608
Desktops,Notebooks,Nobrea
ks,Impressoras,Cameras ,
GPS
20.08.2009 R$ 215.664,00
Secretaria S0006 RP 008/08 , 010/08 ,
074/08 , 052/08 , 041/07
NE 6088 , 6090 , 6095 ,
6099
Storage , Software RDM ,
DS4700 , Instalação Fibra
Ótica
26.05.2009 R$ 672.796,00

37. Componentes da Solução
ESCOPO

38. Componentes da Solução

39. EAP
INSTITUTO XPTO
OPPTY # IBM
2-Z04Q5D
AMBIENTE
Instalações
Físicas
Entrega
Equipamentos
Pré-Requisitos Instalação/Configuração do
Hardware
BladeCenter
ITEM 01
BladeCenter
ITEM 02
BladeCenter
ITEM 03
System x
ITEM 04
SEGURANÇA e
Disponibilidade
NoBreak
Treinamento
McAfee
Capacitação
Micro-Código
Verificação
Rack
Instalação do
Sofware
CIVIL ELÉTRICA
Pré-reqs
dos Blades
Micro-Código
Montagem
PDUs

40. Diagrama de Gantt

41. Mensagem Final
A aderência das melhores práticas
PMBOK ao processo de resposta às
Licitações e elaboração de Propostas
ajuda a mitigar os riscos de lances
não vencedores , otimizar os
investimentos envolvidos na sua
elaboração e maximizar
as probabilidades de sucesso.

43. INFORMAÇÕES DE CONTATO
• Flavio Noronha , PMP
• MINASCOM Comercial
• +55 (63) 3221-2800 /+55 (63) 9229-8049
• flavio.noronha@minascom.com.br

44. Estrutura Organizacional –
Visão Circular

45. Parceiros

46. Portfolio
 Instalações – HW , SW
 Configurações – HW , SW
 Implementação de Aplicativos
 Service Desk
 Suporte Técnico
 Consultoria e Outsourcing
 Desenvolvimento , Migração , etc
 Gestão de Ativos e Gestão Empresarial