Equens heeft de ambitie om Europees marktleider te worden. Om dit te faciliteren wil de internationale organisatie, waar elk jaar miljarden betalingen verwerkt worden, haar processen continu verbeteren en Europees breed harmoniseren. Equens kiest voor één nieuwe tool voor zowel planning, consolidatie en rapportage. Deze pragmatische keuze brengt eenvoud, zowel tijdens het implementatietraject als in de financiële processen. De ‘one format fits all’ versterkt de Europese harmonisatie. De nieuwe consolidatie- en planningstool in Oracle HFM verbetert zo de kwaliteit en de snelheid van de cijfers binnen Equens. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden rondom planning en consolidatie voor jouw organisatie? Neem contact op met Monica Harmsen via monica.harmsen@finext.nl of 070-3003000.

1.
• Consolidatie en planning in één tool
• Snellere en meer betrouwbare cijfers
• Effectieve inzet van Hyperion Smart View
• Inzicht in performance en business cases
Standaardisatie op Europese schaal bij Equens
Equens, één van de grootste betalingsverwerkers in Europa met locaties in Nederland, Duitsland, Italië,
Finland en Engeland, heeft de ambitie om Europees marktleider te worden. Om dit te faciliteren, wil de
organisatie haar processen verbeteren en harmoniseren. Met de keuze voor één nieuwe tool voor zowel
planning als consolidatie realiseert Equens op eenvoudige wijze standaardisatie binnen Europa.

2.
STANDAARDISATIE OP EUROPESE SCHAAL BIJ EQUENS
1
“Equens is een organisatie die is ontstaan uit twee grote
fusies; eerst Nederland en Duitsland, vervolgens is Italië
aangesloten. De afgelopen jaren hebben we veel aandacht
besteed aan de harmonisatie en standaardisatie op Europese
schaal,” vertelt Floris van Kolfschoten, CFO bij Equens.
De keuze voor Oracle Hyperion als nieuwe planning- en
consolidatieoplossing past hierin. “In eerste instantie hebben
we Oracle EBS uitgerold naar alle landen waar we opereren,
alsmede naar alle dochterondernemingen zoals PaySquare.
Het was een logische stap om vervolgens ook de planning-,
reporting- en consolidatieprocessen op Europese schaal te
harmoniseren en standaardiseren. Hierbij heeft het onze
voorkeur om de systeemoplossing dicht bij de Oracle suite
houden.”
Bovendien biedt Hyperion Smart View de mogelijkheid om
Hyperion Enterprise Performance Management applicaties
gebruiksvriendelijk te ontsluiten via Excel, Word en
PowerPoint. “Naast procesoptimalisatie willen we ook een
grote stap maken in het vergroten van de analytische
mogelijkheden.” “In het voorgaande systeem werkte de
rapportagemodule niet echt, waardoor we een vlucht naar
Excel namen,” vertelt Leon de Gier, binnen Equens
verantwoordelijk voor de consolidatie en het aanleveren van
de rapportages.
ROLLS ROYCE OF PASSAT
Equens gebruikt Hyperion Financial Management (HFM) voor
zowel planning als consolidatie. “We willen niet alleen het hele
consolidatie- en reportingproces optimaliseren, maar ook het
planningsproces,” vertelt Floris.
2
“Het is niet gebruikelijk om zowel planning als consolidatie
tegelijkertijd te implementeren in HFM,” vertelt Monica
Harmsen van Finext Performance Management. “De
granulariteit van de planningsproblematiek bij Equens maakt
dat HFM hier geschikt is als planningstool. Dit kan niet bij elke
organisatie; als de mate van detail dieper gaat, bijvoorbeeld per
project of per product, dan is naast HFM ook Hyperion Planning
nodig.”
“WAAR UITDAGINGEN EN
VRAAGSTUKKEN OPKOMEN, WORDT
VANUIT INHOUDELIJKE KENNIS
SAMEN MET ONS GEZOCHT NAAR
OPLOSSINGEN.”
Finext opperde in de aanloopfase het idee om beide processen
in HFM te vatten. Het was doorslaggevend voor de keuze voor
Finext als implementatiepartner. “In plaats van een Rolls Royce,
kregen we vanuit Finext een mooie Passat met opties
aangeboden,” zegt Floris. “Er werd vanuit onze behoefte
gedacht; ‘heeft Equens op dit moment al een Rolls Royce
nodig?’. Dat was niet het geval en ook niet onze wens. Deze
oplossing is pragmatisch en voldoet absoluut aan onze
requirements.”
KIEZEN VOOR EENVOUD
Ook bij keuzes tijdens het project wordt uitgegaan van
eenvoud. “Monica en haar collega Rob Visser hebben actief
meegedacht over slimme oplossingen,” vertelt Marro van
Krieken, bij Equens verantwoordelijk voor de
managementrapportages. “Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen
om het management toegang te geven tot het systeem voor het
invoeren van de budgetten. Een andere mogelijkheid is om de
budgetcijfers via Excel aan te leveren, maar dan ontstaat de
vraag ‘hoe krijgen we het in het systeem?’. We hebben hiervoor
zelf een template ontwikkeld met op de achtergrond een
actieve verbinding naar de HFM database. Zodra we de
gevulde template terugkrijgen, kun je het met één druk op de
knop via Smart View uploaden.” “Het is een kosteneffectieve,
pragmatische oplossing,” zegt Floris.

3.
IN ’T KORT
Equens heeft de ambitie om Europees marktleider te
worden. Om dit te faciliteren wil de internationale
organisatie, waar elk jaar miljarden betalingen verwerkt
worden, haar processen continu verbeteren en Europees
breed harmoniseren. Equens kiest voor één nieuwe tool
voor zowel planning, consolidatie en rapportage. Deze
pragmatische keuze brengt eenvoud, zowel tijdens het
implementatietraject als in de financiële processen. De
‘one format fits all’ versterkt de Europese harmonisatie.
De nieuwe consolidatie- en planningstool in Oracle HFM
verbetert zo de kwaliteit en de snelheid van de cijfers
binnen Equens.
4
Marro. “In de oude situatie was dit een heel omslachtig proces.
Vroeger moesten we 3 uur wachten op de consolidatie, nu
maar een paar minuten.” “Je bent sneller up to date,” zegt
Leon. “Vroeger consolideerden we slechts één tot twee keer
per maand. Nu consolideren we na elke kleine wijziging in de
data.”
ONVERWACHTE VOORDELEN
Er zijn ook onverwachte voordelen aan het gebruik van de
nieuwe applicatie. Zo is de kwaliteit van de data in Oracle EBS
omhoog gegaan. “De intercompany boekingen in EBS zijn nu
beter geworden,” vertelt Leon. Floris: “Hyperion dwingt
bepaalde controls af. Als de intercompany afstemmingen in
Hyperion niet kloppen, gaan we terug naar de basis. Uiteindelijk
zijn we in staat om de cijfers te reconciliëren en intern af te
stemmen. We pakken het nu in de basis meteen goed aan, in
plaats van in Excel bij de aanleverende unit. Zowel de kwaliteit
als de efficiëntie gaan omhoog, doordat de vertragende
iteraties er uit worden gehaald.”
“Het heeft daarnaast een positief effect op de employee
satisfaction, omdat de gebruikers meer tevreden zijn,” zegt
Floris. “Het werk wordt leuker,” beaamt Marro. “Je hebt minder
frustraties, doordat je meteen kunt leveren. Waar ik vroeger 100
keer moest klikken, hoeft dat nu nog maar twee keer. Dat geldt
voor iedereen.”
3
Daarnaast wordt ook de planning van het project pragmatisch
ingestoken. “Er is goed gekeken naar de projectplanning. De
eerste prioriteit was het planningsproces, dus daar zijn we
gestart,” vertelt Floris. “De hele projectuitvoering is ‘as close
as it can get’ vlekkeloos. Waar uitdagingen en vraagstukken
opkomen, wordt vanuit inhoudelijke kennis samen met ons
gezocht naar oplossingen. Het is duidelijk dat de mensen van
Finext heel goed begrijpen hoe plannings- en
consolidatieprocessen echt werken, niet alleen vanuit het
systeem, maar ook vanuit inhoudelijke kennis. Het is de kracht
van dit project.”
“WE DOEN NU MEER ITERATIES
EN KUNNEN SNELLER
SCHAKELEN, WAARDOOR DE
KWALITEIT BETER WORDT.”
Kennisoverdracht is een belangrijk aspect binnen het
projectplan. “De mensen van Equens hebben meegebouwd,
daarna hebben zij zelf de gebruikers in de landen getraind,”
vertelt Monica. “Als Leon zelf de training geeft, kan hij meteen
de inhoud bespreken en bijvoorbeeld uitleggen wat er elk
periodiek gedaan moet worden. Als de gebruikers tijdens het
proces vragen hebben bellen ze Leon voor hulp en uitleg.
Precies zoals het hoort.”
INZICHT IN BUSINESS CASES
Equens is positief over de resultaten van de nieuwe planning-
en consolidatieprocessen. “We doen nu meer iteraties en
kunnen sneller schakelen, waardoor de kwaliteit beter wordt.
Als organisatie helpt het ons, we willen steeds efficiënter gaan
werken en deze nieuwe processen dragen daaraan bij. Daar
waar in de organisatie een informatiebehoefte is, kunnen we
nu sneller aan die behoefte voldoen,” vertelt Floris. “Ook in de
business cases van de vele projecten die we uitvoeren hebben
we nu meer inzicht. De analyse om te kijken of de financiële
doelstellingen gehaald worden, kost veel minder tijd dan
vroeger.” “Je kunt beter de effecten van de keuzes zien,” zegt
Monica.
“De kracht van het systeem voor mijn functie is de interface
met Excel. Via Hyperion Smart View beschikken we over een
actieve interface, waarmee je direct de data kunt ophalen. Met
behulp van VBA (Visual Basic for Applications) kun je binnen
één minuut 100 templates genereren die iedereen kan
gebruiken. Na een ‘refresh’ heb je de laatste cijfers
beschikbaar in de database en in de rapportages,” vertelt

4.
Finext Performance Management
performancemanagement.finext.nl
5
Monica Harmsen, Leon de Gier, Marro van Krieken en Floris
van Kolfschoten
ONE FORMAT FITS ALL
Met de nieuwe applicatie geldt ‘one format fits all’. “Iedereen
gebruikt dezelfde structuur, we werken nu met een veel
professionelere omgeving,” vertelt Leon. “Standaardisatie is
belangrijk, zeker bij het consolideren. We willen graag appels
met appels vergelijken.” “Daarnaast kunnen we door het ‘one
format fits all’-principe tijdens vakantie of ziekte
werkzaamheden makkelijker van elkaar overnemen,” vult
Marro aan.
6
Bovendien ondersteunt de nieuwe oplossing de Europese
harmonisatie. “De standaardisatie wordt ‘self driving’ omdat
iedereen de voordelen ziet van het systeem,” sluit Floris af.
“Steeds meer mensen gaan het systeem steeds meer zelf
gebruiken. Ze gaan ‘hobbyen’ in het systeem. Ik krijg sneller
antwoorden op mijn vragen, het zijn betere antwoorden en ze
zien er qua look and feel ook nog beter uit.”
Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Mariske Krijgsman
MEER WETEN?
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden rondom planning en
consolidatie voor jouw organisatie? Neem contact op met
Monica Harmsen via monica.harmsen@finext.nl of 070-300
3000.
OVER FINEXT PERFORMANCE MANAGEMENT
Wij zijn ervan overtuigd dat eenvoud echt werkt. Eenvoud versnelt, verbetert de bedrijfsvoering en maakt organisaties wendbaar.
Vanuit Finext Performance Management realiseren we dit met advies, implementatie en beheer rondom softwareoplossingen voor
consolidatie, disclosure management, planning, costmanagement en dashboarding.
Vertrouwen, verbinden en verrassen zijn daarbij het startpunt om vakmanschap de ruimte te geven. Onze specialisten helpen bij het
reduceren van complexiteit en brengen de financiële professional terug naar de essentie. Zo maken we goed sturen, met
betrouwbare cijfers in heldere dashboards en rapportages, voor elke organisatie mogelijk.