2. ÍNDICE
Bases de datos en Excel.
¿Qué es un filtro?
Ordenar o filtrar: diferencias.
Filtro automático.
Filtro avanzado (I).
Filtro avanzado (II).
Filtro avanzado (III).
3. Bases de datos en Excel
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a
un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su
posterior uso.
Están representadas en Listas, que se componen de datos
dispuestos en filas y columnas. Las columnas son los campos
y las filas los registros. Un registro (fila) será calificado por al
menos un campo (columna):
En el ejemplo, el dato “Jaime
Quintana” pertenece al registro
(fila) “2” y es calificado por el
campo (columna) “Colegiado”
4. ¿Qué es un filtro?
Un filtro es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los
datos o con el color. En el siguiente ejemplo sólo queremos que nos aparezcan todos los
registros de sexo “H” (hombres):
Lista original
Lista filtrada
5. Ordenar o filtrar: diferencias
Cuando ordenamos una lista de datos lo haremos en base a
ciertos criterios (de mayor a menor, orden alfabético, color,
etc), pero el resultado siempre contendrá todos los registros
iniciales.
Cuando filtramos una lista, también lo haremos en base a
ciertos criterios, pero el resultado del filtro puede
contener o no todos los datos, dependiendo de
quién los cumpla. En Excel existen 2 tipos de filtro, el
automático y el avanzado.
6. Filtro automático.
Con él podemos filtrar una lista utilizando los criterios que nos ofrece un desplegable situado en
cada campo. Haga clic con el botón izquierdo del ratón cuando el puntero señale una celda de la
lista sobre la que quiere aplicar filtros. Siga estos pasos Datos Ordenar filtrar Filtro.
Aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.
Haciendo clic en una de las
flechas se muestra una lista
de todos los elementos
visibles y únicos de la
columna. Si selecciona un
elemento de una lista de
una columna específica,
puede ocultar
instantáneamente todas las
filas que no contengan el
valor seleccionado.
7. Filtro Avanzado (I)
El filtro avanzado permite aplicar varios criterios a varias
columnas y aplicar criterios con fórmulas. Seguiremos los
siguientes pasos:
1.
Seleccione los rótulos de columna de la lista correspondientes a las
columnas que contienen los valores que desea filtrar y cópielos en otro lugar
de la hoja, separados de la lista. Éstos se emplearán como rótulos en la lista
de criterios. En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, introduzca los
criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vacía
entre los valores de criterios y la lista. En nuestro ejemplo queremos que
solo nos aparezcan los registros con sexo “H”, que pertenezcan a “Renault” y
con un importe superior a 3.500 euros.
8. Filtro Avanzado (II)
Vaya a la pestaña “Datos” y presione el botón “Avanzadas”.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Rango de lista: Rango de los datos
que queremos filtrar.
Rango de criterios: Rango de
celdas donde hemos establecido
los criterios (diapositiva
anterior)
Filtrar la lista sin moverla o
copiarla a otro lugar. Si
queremos moverla a otro lugar,
en “copiar a” introduciremos el
rango.
9. Filtro Avanzado (III)
Aceptaremos y nos copiará los registros que cumplan los
criterios de filtrado en el lugar que hayamos indicado:
10. Conclusiones
El tratamiento de bases de datos en Excel es pieza
fundamental para el análisis de la información que contiene.
El manejo hábil de los filtros es un arma imprescindible en la
precisión y para la exactitud de las conclusiones extraídas de
dicha información.
Gracias por su atención
Fernando Lera
