Relatore: Avv. Maela Coccato Vicepresidente Amadir, Consigliere dell’Ordine degli Avvocati di Venezia e membro della commissione informatica del COA, Consigliere del Centro Studi Processo Telematico. Nell’approcciarsi alla nuova modalità di fatturazione e tenuta della contabilità digitalizzata, le aziende ed i professionisti dovranno affrontare un ulteriore problema: la conservazione a norma delle fatture. La fatturazione elettronica consiste in un documento informatico che deve essere protetto e custodito nel tempo e ciò sia per la tenuta della contabilità interna, che per essere utilizzato verso terzi. In tal senso, la conservazione a norma ha rilievo sia dal punto di vista civilistico (es. essere opponibile nelle controversie tra privati, clienti o fornitori), sia dal punto di vista fiscale (es. controlli del fisco o della guardia di finanza). L’intervento mira a porre in rilievo l’essenzialità della fase di conservazione ed ad analizzare la normativa di riferimento.

1. LA
CONSERVAZIONE
DELLE FATTURE
ELETTRONICHE
AVV. MAELA COCCATO

2. FATTURE ELETTRONICHE
art 21 comma 1 dpr 633/72
 1. Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la
cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura,
anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma
restando la sua responsabilita', assicura che la stessa sia emessa, per
suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo.
Per fattura elettronica si intende la fattura che e' stata emessa e
ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura
elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del
destinatario. […] Con provvedimento del direttore dell'Agenzia
delle entrate sono determinate le modalita', i contenuti e le
procedure telematiche della comunicazione. La fattura, cartacea
o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna,
spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o
committente.

3. Art 21 comma 3 dpr 633/72
 Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del
contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua
emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;
autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere
garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la
prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante
l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale
dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei
dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine
e l'integrità dei dati

4. Art. 39 DPR 633/1972
Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti
 Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in
conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e
delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21 comma 5 del d. lgs. 7 marzo
2005 n. 82.
 Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono
essere conservate elettronicamente.
 Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e
degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre
disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo
stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca
assistenza.
 Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità
di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti
ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono
l'autenticità e l'integrità delle fatture di cui all'articolo 21, comma 3,
siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

5. PERCHE’ CONSERVARE LE FE?
 L’obbligo di conservazione risponde a un obbligo di legge ex art 21
dpr 633/72;
 E dagli obblighi fiscali (non modificati) di consecutività delle fatture
e di corretta registrazione

6. COME CONSERVARE LE FE
In condizioni di
 Integrità: (del contenuto) insieme delle caratteristiche di un documento
informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed
inalterato
 Autenticità: (dell’origine) caratteristica di un documento informatico
che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito
alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando
l'identità del Sottoscrittore e l'integrità del documento informatico
 Immodificabilità: (leggibilità) caratteristica che rende il contenuto del
documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto
durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella
conservazione del documento stesso
I REQUISITI POSSONO ESSERE SODDISFATTI FIRMANDO DIGITALMENTE LE FE E
APPONENDO UNA MARCA TEMPORALE

7. …
Nel rispetto delle norme tecniche dettate da:
DPCM 3 dicembre 2013
DM 17 giugno 2014
Circolare AE 30 aprile 2018

8. DPCM 3 DICEMBRE 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter,
comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82 del 2005
 ART. 3 COMMA 1 In attuazione di quanto previsto dall’art. 44,
comma 1, del Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla
presa in carico dal produttore di cui all’art. 6 fino all’eventuale
scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e
tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone
le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,
reperibilità […]
 ART. 3 COMMA 3 Il sistema di conservazione garantisce l’accesso
all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma,
Indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

9.  ART. 5 Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere
svolta: a)all’interno della struttura organizzativa del soggetto
Produttore dei documenti informatici da conservare;
b)Affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o
privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche,
anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia
digitale.
 ART 6 1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i
seguenti ruoli: a) produttore; b)utente; c)responsabile della
conservazione.

10. DECRETO 17 giugno 2014
Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su
diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005
 Art. 2 obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini
delle disposizioni tributarie
Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione,
la copia, la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione
temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel
rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71 del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell'art. 21, comma 3, del decreto del
Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di
fatturazione elettronica.
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche
dell'immodificabilità, dell'integrità dell'autenticità e della leggibilità, e
utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai
decreti emanati ai sensi dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero
utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne
motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità,
l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

11. Art 3 Conservazione dei documenti informatici, ai fini
della loro rilevanza fiscale
 I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice
dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme
tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita';
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli
archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione,
al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi,
laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi
di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di
documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione
di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti e' effettuato entro il
termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357,
convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

12. Art 4 dematerializzazione
 Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di
documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma
3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con
l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale
ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla
Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di
cui all'art. 3 del presente decreto.

13. OBBLIGO DI CONSERVAZIONE
DELLE F.E. AI SENSI DM
 la conservazione di tutti i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali
deve avvenire in modo da rispettare le disposizioni del Codice
dell’Amministrazione Digitale (e regole tecniche attuative ndr)
 Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con
l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul
pacchetto di archiviazione
 Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di
documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22 comma
3 del d. lgs. 82/2005 e termina con l’apposizione della firma
elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma
elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie Fiscali. La
conservazione avviene secondo le modalità di cui all’art. 3 del
presente decreto.

14. LA CONSERVAZIONE DELL’AE
 D. lgs. 5 agosto 2015 n. 127 art. 1 comma 1 « a decorrere dal 1°
luglio 2016 l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei
contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, la
trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche»
 https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
 Richiede l’autenticazione tramite Entratel o Fisconline o tramite Spid
(Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale)
 Il sistema consente di generare; trasmettere e conservare le FE
conformi alle specifiche tecniche dell’AE secondo tre diversi
formati: FE verso la Pa; FE ordinaria B2B; FE semplificata B2B

15. LA CONSERVAZIONE NEL PORTALE
DELL’AE
 È possibile conservare in formato digitale sui server di Sogei s.p.a. le
FE in formato XML emesse e ricevute;
 Richiede l’adesione all’accordo di servizi proposto dall’AE;
 L’upload è possibile per singole FE e per gruppi in formato zip
(archivio compresso);
 La conservazione è confermata al contribuente tramite rilascio di
due ricevute:
 « Ricevuta di avvio del processo di conservazione» che attesta la
presa in carico della richiesta
 « Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione» che
attesta che dai controlli eseguiti sui file trasmessi non si sono
riscontrate anomalie e la presa in carico

16. I RISCHI DELLA CONSERVAZIONE
DALL’AE
 Perdita di controllo del proprio archivio
 Contratto di Sogei (contratto per adesione) comporta l’assoggettamento alle
sue regole
 Le FE emesse sono conservate solo da Sogei e le FE ricevute devono comunque
essere conservate dal contribuente con le procedure previste dal CAD e dal
Dpcm 3 dicembre 2013
 Il sistema di conservazione esige il sistema pubblico di identità digitale a
pagamento dopo i primi due anni;
 Va bene per un numero limitato di FE
 Le fatture elettroniche, i documenti contabili e amministrativi per obbligo di
legge devono essere archiviati per un periodo di 10 anni, altri per intervalli più
lunghi, alcuni indefinitamente. Nel contempo i tradizionali sistemi storage basati
su dischi non sono ugualmente longevi, durano mediamente dai 36 ai 48 mesi
per divenire poi obsoleti e non più supportati dai produttori

17. Accordo di servizio per la conservazione delle
fatture elettroniche» pagina 4

18. .

20. ANTITRUST

21. GRAZIE PER L’ATTENZIONE
AVV. MAELA COCCATO
www.studiolegalecoccato.it