Soluciones eFactory Software ERP/CRM para la Nube de Factory Soft - Cloud Computing

Factory Soft Venezuela, C.A. – Soluciones para la Nube con eFactory ERP/CRM
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Productos Web de eFactory: ERP/CRM,
Nómina, Contabilidad, Punto de Venta
Productos Web de eFactory
(eFactory v4.0.2, también válido para versiones anteriores)
eFactory cuenta con una completa gama de productos para la gestión y administración de su
empresa; ya sea para la administración con eFactory ERP/CRM, la generación y manejo de
la Nómina, el control de la Contabilidad, las ventas al detal mediante Punto de Venta, y el
acceso mediante móviles y tabletas para tareas específicas que requieren movilidad, como
las ventas directamente en las instalaciones del cliente, o el acceso de directores y gerentes
para obtener información de la empresa al momento.
Todos los productos eFactory cuentan con numerosos reportes y formatos preestablecidos,
y existe la posibilidad de crear nuevos reportes y formatos que se ajusten a las necesidades
de la empresa. Adicionalmente a los procesos de negocio básicos de cualquier empresa, es
posible ampliar nuestros productos mediante diferentes mecanismos, como los Eventos y
Complementos, que dan una gran flexibilidad para adaptar el sistema al modelo de
negocios de la empresa.
En este artículo describiremos brevemente los principales productos eFactory disponibles
en la versión 4.0, todos ellos diseñados para ser utilizados tanto en redes locales dentro de
la empresa como en servidores externos disponibles desde cualquier dispositivo con acceso
a Internet.
eFactory ERP
Este producto cuenta con todas las herramientas básicas necesarias para la administración
de su empresa, con las cuales podrá administrar los diferentes ítemes que la componen

(Artículos, Almacenes, Clientes, Proveedores...) y realizar operaciones con estos (Ajustes
de Inventario, Facturas de Venta, Pagos a Proveedores...).
Los diferentes ítems y documentos generados por el sistema cuentan con varios Formatos
que permiten generar documentos en PDF con su información para, ya sea para ser
archivados o entregados a terceros, como clientes o proveedores, impresos o de manera
electrónica; además cuenta con numerosos reportes que muestran diferentes vistas,
resumidas o detalladas, de todas las operaciones realizadas en el sistema.
Las operaciones realizadas en este y el resto de los productos eFactory quedan registradas
mediante Auditorias, que luego pueden ser utilizadas para rastrear errores de proceso o
ejecutar procesos de auditorías internas o externas.
eFactory ERP/CRM
En el Módulo de Inventario puede administrar sus Artículos (sean productos físicos para
la venta, servicios ofrecidos, artículos de consumo interno...), puede administrar sus
existencias en múltiples Almacenes, puede gestionar artículos en Lotes (como los lotes de
medicinas o alimentos) y Serializados (como los artículos electrónicos), realizar Ajustes de
Inventario (para entradas y salidas inesperadas), hacer Cortes de Inventario (para sincerar
las existencias del sistema con las físicas durante el proceso de inventario), puede registrar
Traslados entre Almacenes enviando artículos de un almacén a otro, registrar Ajustes de
Costos y Ajustes de Precios (dejando registro de la operación mediante un documento),
puede crear Departamentos, Secciones, Segmentos, Clases de Artículos, Tipos de Artículos,
y muchos otros elementos que le permitirán clasificar los artículos mediante los múltiples
reportes y formatos provistos en este módulo.

Módulo de Inventarios
El Módulo de Ventas permite administrar a los Clientes de la empresa, con múltiples
clasificadores (Zonas, Países, Tipos, Canales, Agrupaciones, Operadores...) que servirán
de apoyo en los reportes de ventas. La administración de Vendedores será especialmente
útil si cuenta con una amplia fuerza de ventas.
En este módulo se realizan dos tipos de operaciones relacionadas con las ventas:
Operaciones con Artículos que incluyen Cotizaciones, Pedidos, Notas de Entrega, Facturas
de Venta, Guías de Despacho, y Devoluciones de Venta, quedando todas estas registradas
como diferentes tipos de movimientos de inventario que afectarán la disponibilidad y
existencia real de artículos en los diferentes almacenes; y las Operaciones Monetarias, que
incluyen Cuentas por Cobrar (Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito...), Recepción de
Adelantos de Clientes, Facturación por Giros, Cobros a Clientes, Retenciones de IVA,
ISLR y Patente. También cuenta con herramientas para la generación de lotes de
documentos de Cuentas por Cobrar o Retenciones.

Módulo de Ventas
En el Módulo de Compras puede administrar a los diferentes Proveedores de mercancías
o servicios, clasificados de forma similar a como se hace con los Clientes.
De igual forma las operaciones realizadas en este módulo pueden ser de dos
tipos: Operaciones con Artículos que incluyen Presupuestos, Requisiciones Internas,
Órdenes de Compra, Notas de Recepción, Facturas de Compra, y Devoluciones de Compra,
las cuales representan diferentes tipos de movimientos de inventario que igualmente afectan
la disponibilidad y existencia real de los artículos en los diferentes almacenes; y
las Operaciones Monetarias, que incluyen Cuentas por Pagar, Emisión de Adelantos a
Proveedores, Creación de Giros a Proveedores, Pagos a Proveedores, registro de
Retenciones de IVA, ISLR y Patente. También cuenta con herramientas para la generación
de lotes de documentos de Cuentas por Cobrar o Retenciones.

Módulo de Compras
Para otras operaciones monetarias que no correspondan a compras o ventas tenemos el
Módulo de Tesorería; en él se generan las Órdenes de Pago a los Beneficiarios, que son
pagos por conceptos que no corresponden al módulo de compras, como el pago de servicios
ocasionales de mantenimiento. En éste también se gestionan los Movimientos en las Cajas y
las Cuentas Bancarias, incluyendo los Depósitos Bancarios (que envían dinero de las cajas
a las cuentas bancarias).
En éste módulo también se administran los Conceptos de Movimientos, con los cuales se
clasifican las operaciones de los módulos de compras, ventas y tesorería. Además, es en
este módulo donde se establecen y actualizan los diferentes Impuestos (nacionales,
bancarios, municipales...), las Tasas Cambiarias, el valor de la unidad tributaria, las tarjetas
(de débito, crédito, de alimentación...), y las Revisiones que son utilizadas principalmente
en los procesos de auditoría en los diferentes módulos del sistema.
Módulo de Tesorería

Como un complemento al Módulo de Inventario tenemos el Módulo de Producción, donde
se administran las Fórmulas que definen artículos compuestos, y las Órdenes de
Producción, donde estos son generados consumiendo los artículos que los componen.
Módulo de Producción
En el Módulo de Importaciones se registran los costos y gastos de importación. En
primera instancia se definen los diferentes Gastos de Importación que se presentan
regularmente, estos serán utilizados en los documentos de Importación, en los cuales se
hace el cálculo y distribución de los costos y gastos de importación incurridos en los
documentos de compras. Adicionalmente en este módulo se registran los Expedientes de
Importación, los cuales reúnen en un solo lugar toda la documentación relacionada con una
importación.
Módulo de Importaciones
El Módulo de Condominio tiene herramientas que permiten generar y administrar
rápidamente las facturas correspondientes al Canon de Arrendamiento y al Monto de
Condominio de los clientes que han comprado o alquilado locales comerciales a la empresa.

Módulo de Condominios
Finalmente, el Módulo de Sistema permite la creación y administración de Usuarios,
Sucursales, y Empresas. Allí también se definen los Grupos de Acceso con los cuales se
configuran los permisos generales de los usuarios. Las Opciones del sistema, así como los
Contadores de documentos son establecidos y modificados en éste módulo.
Adicionalmente, en éste se crean las Constantes, Propiedades, y Listas Desplegables
usadas en los diferentes módulos del sistema.
Módulo de Sistema
Adicional a los módulos mencionados tenemos un Panel de Herramientas, donde se
puede acceder varias herramientas, como el Administrador de Reportes, para definir o
modificar reportes y formatos; el Administrador de Auditorias y Administrador de
Incidencias, para ubicar registros de cambios o problemas encontrados, respectivamente; al
Administrador de Eventos, para definir o modificar los eventos de validación configurados
en el sistema.

Panel de Herramientas
eFactory CRM
Este producto cuenta con cuatro módulos, apoyados en eFactory ERP, para dar
herramientas adicionales para la Gestión de Relaciones con el Cliente (Customer
Relationship Management).
eFactory ERP/CRM SFA
En el Módulo de Fuerza de Ventas se presentan dos paneles de herramientas rápidas: el
Workplace SFA, y el Dashboard SFA, donde se muestran accesos rápidos a los principales
formularios de eFactory CRM, así como utilidades para la creación, edición y consulta de
Tareas, Notas, Contactos, Prospectos, Clientes, Proveedores, y Oportunidades.
En este mismo módulo se encuentra el Fast Track Customer, con el cual se tiene acceso
rápidamente a todos los documentos (cotizaciones, facturas, reclamos, documentación...) o

datos adicionales (ficha personal, contactos, tareas...) asociados a un cliente o proveedor.
los documentos de Faltantes complementan a los de Cotizaciones y Pedidos, como
mecanismo de control de los Contra Pedidos (BackOrders) para registrar los artículos que
solo son adquiridos o fabricados cuando un cliente lo solicita.
El panel de Los Mejores 10 permite obtener rápidamente gráficas de ventas por cliente,
vendedor o artículo usando diferentes parámetros para filtrar los resultados. El Cuadro de
Mando presenta gráficamente las relaciones de Metas y Ventas Mensuales, filtradas por
parámetros. Este también cuenta con un acceso directo otro producto: el eFactory Quick
View, que se describe más adelante en este artículo.
Módulo de Fuerza de Ventas
El Módulo de Servicio y Soporte tiene tres formularios principales para registrar
Reclamos y Sugerencias de los clientes, las Solicitudes y Requerimientos de estos, y los
Servicios ejecutados que pueden o no ser facturables. Adicionalmente cuenta con acceso a
otros formularios relacionados, como los Socios, Clientes, Artículos y Vendedores, y los
formularios de mantenimiento de Tipos de Reclamos, Tipos de Incumplimientos, Tipos de
Incidencias, etc.

Módulo de Servicio y Soporte
En el Módulo de Marketing se encuentran los formularios relacionados con el mercadeo,
como Administrar Encuestas, el registro de Campañas, Reuniones, Promociones, y
Proyectos. En este módulo también se lleva registro de la Competencia de la empresa, la
gestión de Listas de Correos, y se tiene acceso a otros formularios comunes relacionados
con el mercadeo, como Artículos, Clientes, Vendedores, Socios y Contratos.
Módulo de Marketing
Finalmente, el Módulo de RMA (Return Merchandise Autorization) permite registrar las
operaciones relacionadas con el retorno de artículos para su cambio o reparación. Este
módulo da soporte a la Recepción de RMA de Cliente, que representa el retorno de un
artículo por parte del cliente, la Entrega de RMA a Cliente representa la entrega del artículo
ya sea reparado o cambiado por otro igual o equivalente, o incluso la devolución del dinero
o generación de una nota de crédito a su favor. De igual modo se presentan la Entrega de
RMA a Proveedor y la Recepción de RMA de Proveedor, que representan las mismas
operaciones pero del lado de las compras.

Igualmente se tiene acceso los documentos relacionados con el RMA, como los Traslados
entre Almacenes y Ajustes de Inventarios, y otros formularios de mantenimiento, como los
Almacenes, Tipos de Fallas, y Tipos de Reemplazos.
Módulo de RMA
eFactory Nómina Cloud
Nómina Cloud es un producto eFactory que puede integrarse con eFactory ERP/CRM, o
puede instalarse de forma independiente. Este provee de todas las herramientas necesarias
para la gestión de Recursos Humanos, control de horarios de Acceso, y la generación y
administración de los Pagos de Nómina de los empleados.
eFactory Nómina Cloud
En el Módulo de Nómina se lleva el control de los Trabajadores, y se registran los
documentos asociados a estos, como las Vacaciones, Reposos, Permisos y Liquidación. Si
bien, es posible crear manualmente los Recibos de Nómina es más eficiente crear un
documento de Nómina que representa la generación de todos los recibos de nómina
asociados a un Contrato para un periodo dado (semanal, quincenal, mensual, anual).
Los Contratos son de dos tipos: los de pago de sueldo, que están asociados directamente a
los trabajadores, y definen los cálculos del sueldo a pagar en el periodo, el pago de

comisiones y bonos, las retenciones de ley, la aplicación de cuotas de préstamos, etc; y los
de pagos especiales, como Vacaciones, pago de Intereses sobre Prestaciones, Liquidación
del empleado, etc. Estos se configuran mediante Grupos de Conceptos, definidos por
Conceptos de Nómina en los cuales se define mediante fórmulas completamente
configurables los cálculos correspondientes a cada concepto, los cuales a la vez se
alimentarán de los documentos registrados al empleado.
El diseño de la generación de recibos de nómina permite adaptar la generación de la misma
de acuerdo a las leyes de cualquier país, considerando las particularidades de cada empresa,
y modificarlas rápidamente ante cualquier cambio de la ley.
Módulo de Nómina
El Módulo de RRHH se lleva por un lado el registro de los Elegibles, que pudieran
eventualmente convertirse en Trabajadores de la empresa. Por otro lado, se realizan los
mantenimientos generales para los Elegibles y Trabajadores, como los Departamentos,
Cargos, Grados de Instrucción, Tipos de Ausencias, etc.
Módulo de RRHH
Los turnos y accesos a la empresa se controlan en el Módulo de Accesos, donde se
encuentra el formulario principal del módulo: Control de Accesos. Este formulario permite
registrar las entradas y salidas de los trabajadores, y opcionalmente bloquear el acceso a los
trabajadores que ingresen fuera del horario establecido para ellos. Los accesos de los
trabajadores pueden ser consultados mediante el Administrador de Accesos (o los diferentes

reportes disponibles en el sistema), y puede registrarse las Incidencias de Acceso, como los
ingresos y salidas fuera del horario establecido.
En éste módulo también se definen los Calendarios (usados tanto en el control de accesos
como en la generación de la nómina), los Turnos de Acceso (caracterizados por los
horarios, la flexibilidad de la entrada, etc), y las Tarjetas de Acceso (que son asignadas a
los usuarios para su ingreso y salida).
Módulo de Accesos
Finalmente, el Módulo de Sistemas permite realizar las mismas
configuraciones generales de Empresa, Sucursales, Usuarios, etc, descritas en el mismo
módulo de eFactory ERP.
eFactory Contabilidad Web
Contabilidad Web es otro producto eFactory que puede integrarse con eFactory ERP/CRM,
o puede instalarse de forma independiente. Este provee de todas las herramientas necesarias
para el registro y control de la contabilidad de la empresa, control de activos, presentación
de análisis y balances, y presentación de estados financieros.
eFactory Contabilidad Web
El módulo principal de este sistema es el Módulo de Contabilidad, donde se hace el
registro de los Comprobantes de Diario, Comprobantes Modelo, y Comprobantes de
Presupuestos. Si se utiliza eFactory Contabilidad Web de forma independiente, los
comprobantes de Diario son creados manualmente; pero si se integra el sistema con
eFactory ERP/CRM es posible generar todos los comprobantes de un periodo, por ejemplo

de un mes, mediante el formulario de Contabilidad Información; este formulario utilizará
las Reglas de Integración que definen todos los asientos que se generarán en eFactory
Contabilidad Web a partir de los documentos registrados en eFactory ERP/CRM.
Las Reglas de Integración pueden ser fácilmente configurables para que los asientos
generados por ellas se ajusten a la metodología seguida por el Contador de su empresa.
Igualmente, en este módulo se hace la configuración de las Cuentas Contables, Cuentas de
gastos, Centros de Costos y Auxiliares usados en los comprobantes.
Los múltiples reportes disponibles permiten obtener la información registrada en los
comprobantes mediante Balances de Comprobación, Estado de Ganancias y Pérdidas,
Mayor Analítico, y muchos otros reportes que pueden ser personalizados de acuerdo a las
necesidades de su empresa.
Módulo de Contabilidad
En el Módulo de Activos se lleva el control general de los Activos de la empresa,
clasificados mediante Grupos de Activos, y se realizan las operaciones de Depreciación de
Activos y Desincorporación de Activos.
Módulo de Activos

El Módulo de Ajustes por Inflación consiste en un único formulario, mediante el cual se
generan los Ajustes por Inflación para su registro en la contabilidad de la empresa.
Finalmente, el Módulo de Sistemas permite realizar las mismas
configuraciones generales de Empresa, Sucursales, Usuarios, etc, descritas en el mismo
módulo de eFactory ERP.
eFactory Punto de Venta: eFactory iPOS
El punto de Venta de eFactory, también llamado eFactory iPOS, funciona integrado a
eFactory ERP/CRM. Éste provee una interfaz amigable que ayuda al cajero a realizar las
ventas de manera rápida y eficiente, ayudando a mejorar el flujo de clientes en las cajas de
tiendas de ventas al detal.
eFactory Punto de Ventas: eFactory iPOS
El sistema tiene soporte para pistolas lectoras de código de barras, e impresoras fiscales,
pudiendo generar tanto facturas de venta, como devoluciones de venta, generar tickets para
movimientos manuales de caja, impresión de reportes X y Z (para cierre de caja y cierre de
día).
Para tiendas con procesos de venta más complejos, eFactory iPOS permite la diferenciación
de precios dependiendo del Tipo de Cliente, el ajuste manual de precios, la aplicación de
descuentos y recargos, la retención de IVA, diferentes formas de pago, la posibilidad de
vender a crédito, etc.

eFactory Punto de Ventas: Cobro de la Venta
También permite la facturación de Pedidos previamente cargados por otros vendedores
mediante eFactory Sales T.
La configuración de eFactory iPOS se realiza en eFactory ERP/CRM; y consiste
principalmente en definir las opciones en el formulario de Opciones del sistema, aplicando
el filtro de módulo iPOS, donde se establecerá el uso de la impresora fiscal, las
validaciones necesarias (como pedir el código del vendedor en cada factura, o la cantidad
para cada artículo), la aplicación de retenciones de impuesto, etc. Adicionalmente, se debe
dar permiso de acceso a los usuarios que actuarán como cajeros, definiendo también el
nivel de permiso que estos tendrán, como por ejemplo los privilegios especiales de los
supervisores.
eFactory Punto de Ventas: Opciones de iPOS
Otros Productos Web de eFactory
eFactory cuenta con productos adicionales que se apoyan en eFactory ERP/CRM para
ofrecer funcionalidades específicas adaptadas a pantallas de dispositivos móviles como
smartphones y tabletas.
Los productos In Hand Customer, In Hand Provider, e In Hand Manager, fueron creados
para ser utilizados por clientes, proveedores y gerentes mediante tabletas. Con ellos los
clientes pueden usar una clave de acceso para ver el estatus de sus pedidos o su deuda
pendiente, o incluso cargar nuevos pedidos directamente en el sistema. Igualmente los
proveedores autorizados pueden verificar los Presupuestos cargados a su nombre en la
empresa e incluso adelantarse a las necesidades que la empresa pueda tener. Para los
gerentes se presenta un producto que consiste principalmente en un amplio grupo de
gráficas que le darán una vista general del comportamiento de las operaciones de la
empresa.
Los productos eFactory Quick Order y eFactory Sales T permiten la carga rápida de
pedidos por parte de los vendedores. El primero de estos está diseñado para integrarlo a
eFactory iPOS para permitir la carga de los artículos en pedidos a cualquier vendedor (con

una tableta, para mayor movilidad) para que al llegar a la caja solo deba dar su nombre y
todos los artículos ya estén registrados. El segundo producto provee mayores
funcionalidades, permitiendo la consulta de pedidos anteriores y otros datos del cliente y
puede ser utilizado independientemente de eFactory iPOS.
eFactory Quick View provee una vista general de los artículos disponibles en la empresa,
presentados mediante fotos y descripciones. Se usa principalmente como un catálogo
electrónico, que puede ser presentado en una tableta, o en un gran monitor con pantalla
táctil para que los clientes puedan "hojear" o buscar artículos específicos.
eFactory SuperMobile y eFactory Customer Express son productos especialmente
diseñados para facilitar al vendedor y al cliente, respectivamente, la carga y consulta de
ventas desde el móvil. Con ellos es posible el registro de operaciones de venta de manera
remota, directamente en la base de datos de la empresa. Esto es especialmente útil para
reducir los tiempos de espera o el agotamiento repentino de los inventarios, ya que al cargar
un pedido, a cualquier hora del día y desde cualquier lugar con acceso a Internet, se
reservará el inventario sin que el vendedor o el cliente deban encontrarse físicamente en la
empresa.
eFactory Warehouse es una herramienta para el control de inventarios y serialización de
lotes de artículos en grandes almacenes, permitiendo que el personal camine por los pasillos
con un lector de código de barras conectado a un teléfono móvil u otro dispositivo con
acceso a Internet o Wi-fi, registrando rápidamente los artículos escaneados para su
posterior procesamiento en eFactory ERP/CRM.
Estos productos y sus funcionalidades se describirán más detalladamente en un próximo
artículo.

Soluciones eFactory Software ERP/CRM para la Nube de Factory Soft - Cloud Computing

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