Als in november 2013 de stroom uitvalt in het pand van de NOS in Hilversum, blijkt de noodstroominstallatie van de externe leverancier niet te functioneren. Op radio en televisie zijn de gevolgen groot. De situatie is het sein om de reeds langer bestaande wens om de noodstroom-installatie volledig in eigen beheer te hebben, versneld in te willigen in de vorm van een aanbesteding. Dat daarbij de keuze op de Best Value-methodiek was aan de ene kant logisch (vanwege de complexe situatie wilde NOS geen PvE schrijven), maar tegelijk leidde die keuze in aanvang intern ook voor de nodige onrust. Toen tijdens de concretiseringsfase de fabrikant van de bestaande UPS-installatie met een ‘onbekende’ producteigenschap op de proppen kwam, verklaarde deze ook dat geen enkele oplossing van alle aanbieders zou kunnen gaan werken. Het leidde tot een herstart van de aanbesteding. En ditmaal wel met succes. In deze sessie delen de sprekers op openhartige wijze hun aanpak en ervaringen. Er is aandacht voor tips van aanbestedende dienst en opdrachtnemer, en ruimte voor discussie en vragen.

1. Help, de stroom valt uit!
Hans Smits
Rikkert Wulffraat
www.facto.nl/opleidingen

2. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Rikkert Wulffraat
Teamleider Inkoop
rikkert.wulffraat@nos.nl
https://www.linkedin.com/in/wulffraat
Hans Smits
Directeur SDR Elektrotechniek
hans.smits@sdr.nl
https://www.linkedin.com/in/hans-smits-0300b232

3. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Inhoud
• NOS
• Waarom Best Value ?
• Dilemma
• Aanpak opdrachtnemer
• Lessons learned

6. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Keuze voor Best Value
• Theoretisch had alles moeten werken…..
• Complexe 24/7 en adhoc organisatie
• Afhankelijkheid meerdere factoren: o.a. Mediapark, UPS,
toeleverancier stroom, huurders
• Interne (en extern ingehuurde) kennis is nooit voldoende
• Maximale ruimte voor de leverancier
• Te complex om je vingers te branden aan een PvE
• Wens voor maximale kwaliteit binnen budget

7. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Keuze voor Best Value
A B C D
Kennisniveauleverancier

8. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Keuze voor Best Value
Inschrijver 1
Inschrijver 2
Inschrijver 3
Hoog
Laag
Hoog
Laag
Inschrijver 3
Inschrijver 4
“Het minimale
kwaliteitsniveau
dat ik wens”
“De
maximale
prestatie die
ik ga
leveren”
Inschrijver 4
Inschrijver 1
Inschrijver 2

9. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Voorbereidingsfase
• Bepalen van scope en doelstelling: niet technisch en loslaten
als het ingewikkeld en bedrijfskritisch is
• Technici iets niet technisch laten opschrijven
• Compleetheid van de informatie

10. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Zorg Opdrachtgever
• Onderschatting complexiteit; iedereen denkt een noodstroom-
oplossing te kunnen regelen (zowel intern als extern)
- Organisatie complexiteit
- Technische complexiteit

11. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Uitvraag
• Doelstelling
• Gewenst vermogen koeling en electra
• Huidige afname (contractueel)
• Milieu-eisen
• 24/7 continuïteit
• Voorkeur voor inpandige plaatsing
• Tekeningen
• Onderhoud

12. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Dilemma
• Nieuwe informatie kwam beschikbaar
• Welke expert geloof je?
• Afblazen concretiseringsfase

13. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Ervaring aanpak opdrachtnemer
• 1e aanbesteding gemist
• 2e aanbesteding anders aangepakt
- Juiste personen inzetten, goed team vormen
- Niet teveel op technische details ingaan in plannen van aanpak, wel
overtuigen dat je de juiste partij bent voor het project
- Veel intern overleg, wij gevoel creëren
- Meer verdiept in BVP, ook boek gelezen
- Meer nadruk op SMART (Specifiek, Meetbaar, Ambitieus,
Realistisch, Tijdsgebonden)

14. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Schriftelijke documenten
• Lees goed het beschrijvend document
• Niet teveel in technische details treden
• Garanties geven dat je zaken kan waarmaken en hoe je dat doet
• SMART maken
• Alle 3 de onderdelen zijn van belang: prestatie, risico’s en kansen

15. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Interviews
• Stuur de juiste personen/sleutelfunctionarissen
• Zorg dat ze in detail zijn voorbereid, betrek ze van begin af aan
• Deze personen moeten het hele traject betrokken zijn
• Wordt een contractstuk

16. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Concretiseringsfase
• Zet wederom de juiste personen in
• Je hebt de leiding over het proces: Neem dat ook!
• Maak een goed plan en een planning
• Direct aandacht voor Kritische Prestatie Indicatoren en SLA’s
• Communicatie
• Vergaderschema
• Je plan concreet maken
• Maak duidelijke afspraken
• Geef aan wat je van de NOS verlangt

17. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Uitvoeringsfase
• Je hebt de leiding over het proces
• Stel een goed vergaderschema op
• Houdt je aan je plan
• Goede planning maken
• Weekly maken
• Bekijk regelmatig je plan
• Zorg voor een goede afronding
• Moet compleet zijn, alles wat nodig is om de opdracht te realiseren
dient inbegrepen te zijn

18. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Uitdagingen voor opdrachtnemer
• Leidend in het proces
• Totale verantwoording
• Juiste taakverdeling
• Aansturen onderaannemers
• Vergaderingen
• Coördinatie
• Andere betrokkenheid
• ‘nee’ durven zeggen

19. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Lessons learned
• Niet doormodderen omwille van de procedure, gebruik de
concretiseringsfase waar hij voor bedoeld is
• Elke situatie is uniek, elke opdracht vraagt om verdieping, ook als
het werk makkelijk lijkt