De Vlaamse overheid zet sterk in op de digitalisering van de financiële processen ondermeer door de invoering van e-procurement en het gebruik van de elektronische factuur. Dat project boekt nu ook concrete resultaten. "We stellen vast dat de hele Vlaamse overheid intussen sneller betaalt. Cijfers voor het laatste kwartaal van 2017 tonen aan dat het percentage van late betalingen met 13% gezakt is ten opzichte van hetzelfde kwartaal in 2016.”

1. De factuurverwerking
bij de Vlaamse overheid
4 oktober 2018

2. Agenda
1. Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
 Cijfers en grafieken
• verhouding tussen stromen
• doorlooptijd (van ontvangst tot einde goedkeuringsflow)
 Historische schets
• papieren stroom  lange betaaltermijn, slecht imago
(voorbeelden)
• centraliseren
• scanning
• intelligente scanning, voor- en nadelen
• e-invoicing
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
2

3. Agenda
2. E-facturatie verkort de doorlooptijd
 ‘ultieme centralisatie’
 standaardisatie
 correctere factuur
 geoptimaliseerd proces bij ontvanger
 geoptimaliseerd proces bij verzender
 best practices
3. E-facturatie anno 2018
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
3

4. (1) Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
cijfers en grafieken
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
4
Bespreking:
Doorlooptijd =
a) van Factuurdatum tot goedkeuring
b) van ontvangstdatum tot goedkeuring
 Impact van e-facturatie is
overduidelijk
= Gemiddeld 10 dagen sneller
Bron:
belangrijkste financieel systeem van de Vlaamse
overheid (lopend kwartaal)
Waarden e-invoicing
intelligent
scannen manueel Eindtotaal
Gemiddelde van ontvangstdatum tot datum
goedkeuring 16,94 18,12 26,52 18,86

5. (1) Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
cijfers en grafieken
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
5
Bespreking:
drie stromen,
- manueel
- intelligent scannen
- e-invoicing
 Stijging van e-invoicing
Bron:
belangrijkste financieel systeem van de Vlaamse
overheid (2016-2018)
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
80.00%
01 03 05 07 09 11 01 03 05 07 09 11 01 03 05 07
2016 2017 2018
Facturen, naar verwerkingsstroom
procentueel
e-invoicing
intelligent scannen
Manuele invoer

6. (1) Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
historische schets
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
6
(a) De papieren stroom is dominant
= gedecentraliseerd toekomen van papieren facturen.
 lange betaaltermijn met slecht betaalimago.
(in 2011 betaalde de Vlaamse overheid tussen de 20 à 30% van haar facturen
te laat.)
ps. Wat is de betaaltermijn?
Is duidelijk met de omzetting van de Europese richtlijn voor de bestrijding van de
betaalachterstand bij handelstransacties (2011/7/EU)
Vanaf 1.7.2013 is de betaaltermijn voor overheidsopdrachten 30 dagen vanaf ontvangstdatum
factuur
(opgelet voor verificatietermijn)

7. (1) Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
historische schets
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
7
(b) Centralisatie van:
- ontvangstpunten van facturen
(en verwerkingseenheden)
Voorbeelden.
- financiële systemen van
de Vlaamse overheid
In 2010 meer dan 20 systemen
met samen rond de 800.000 facturen
Vandaag nog een 10-tal, waaronder
4 grote systemen.

8. (1) Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
historische schets
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
8
(c) (Intelligente) scanning
- belangrijke factuurstroom bij grootste financieel systeem
- voordelen (meer automatische verwerking…)
versus nadelen (tijdsintensief, blijft onvolkomen...)
- visie naar nieuwe ‘instappers’:
sla OCR-scanning over en kies meteen
voor volwaardige e-invoicing

9. (1) Factuurverwerking bij de Vlaamse overheid
historische schets
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
9
(d) e-invoicing
Beslissing VR van 16.12.2016: Vlaamse overheid aanvaardt enkel nog
XML factuur, die voldoet aan de standaard én de afspraken van het PEPPOL model.
De standaard
UBL2.1, aanleunend bij de Europese norm.
(Voldoet PEPPOL al aan de Europese norm? Voor 95%, enkele issues…)
De afspraken
Verzenden en ontvangen over ACCESS POINTS (AP),
Overheid gebruikt één AP.
Verzender betaalt.
Dus geen PDF-factuur, geen XML via (eindeloze) puntsgewijze connecties,
geen op een portaal opgehaalde factuur, geen EDIFACT-factuur.

10. (2) e-facturatie verkort doorlooptijd
verklaring
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
10
 ‘Ultieme’ centralisatie
Het ophalen van de aangeleverde e-facturen op het AP Mercurius door
de financiële systemen is optimaal.
(1) AP van de overheid in het PEPPOL model heeft elke e-factuur
centraal ontvangen
(2) Systemen bepalen zelf hun ophaalfrequentie.
 Aanlevertijdstip = ophaaltijdstip (zelfde dag) (= tijdwinst)

11. (2) e-facturatie verkort doorlooptijd
verklaring
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
11
 Standaardisering
De aanbestedende overheid moet e-facturen, die aan de norm voldoen,
aanvaarden. (richtlijn en wetgeving)
Belet niet dat er discussie kan zijn…  business requirements.
 Dankzij standaardisering is er over heel veel niet langer discussie ! =
tijdwinst
(Voorbeelden: identificatie verzender en ontvanger, PO, …)

12. (2) e-facturatie verkort doorlooptijd
verklaring
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
12
 Correctere factuur
Verschillende barrières die ‘foute’ facturen tegenhouden:
x AP van de verzender:
• niet conform afspraken verzender/AP
• niet conform PEPPOL
x AP ontvanger, Mercurius
• niet conform PEPPOL
• niet conform Mercurius (bijv. Dubbel factuurnummer,
factuurdatum in de toekomst, …)
x Het financieel systeem van de ontvanger:
• E-factuur zonder/fout PO
• Ontbrekend of fout rekeningnummer
 Kans dat ontvangen e-factuur (technisch) correct is, is groter dus minder
probleembehandeling = tijdwinst

13. (2) e-facturatie verkort doorlooptijd
verklaring
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
13
 Geoptimaliseerd proces bij ontvanger
Goed leveranciersbestand
Aankoopproces georganiseerd ! (PO…)
Verwerkingsproces verbeterd !
- visie op factuur >< rapportering
- gebruik financieel systeem (geen workarounds…)
Hoe realiseren ? Aansturing en ondersteuning (informatiesessies)
 Kans dat verzonden e-factuur overeenkomt met beschikbare info bij
ontvanger is groter ! = tijdwinst

14. (2) e-facturatie verkort doorlooptijd
verklaring
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
14
 Geoptimaliseerd proces bij verzender
Klantenadministratie
(hoe is ontvanger gekend? …)
business requirements respecteren
opvolging van verzending
 Kans dat verzonden e-factuur verworpen wordt, is kleiner = tijdwinst

15. (2) e-facturatie verkort doorlooptijd
verklaring
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
15
 Twee best practices
VDAB betaalt haar e-facturen, gemiddeld 5 dagen na ontvangst !
(Veel leveranciers met kleine factuurvolumes…)
DE LIJN (VVM), ontvangt 80% volwaardige e-facturen

16. (3) e-facturatie anno 2018
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
16
 Tijd om blokkage (10% e-facturen voor de ‘grote’) te doorbreken.
 Er is model (PEPPOL) beschikbaar met steun van de
vertegenwoordigers van de bedrijven (VBO, Agoria…)
 PEPPOL is de ‘slimste’ manier om te e-factureren.
 Overheden (B2G) nemen belangrijke rol op. (Ook lokale overheden…)
 E-ordering, uitgaande e-facturen
 B2B moet volgen !
 Best practices
 Colruytgroup NV (edifact, winkelsysteem)
 …

17. Meer info
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
17
https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing
e.procurement@vlaanderen.be
lien.wauters@bz.vlaanderen.be
Johan.vansteelandt@bz.vlaanderen.be

18. Annex 1
PEPPOL-model
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
18

19. Annex 2
resultaten volgen via…
https://overheid.vlaanderen.be/project-e-invoicing
Verhouding e-facturen/totaal aantal facturen
in %, per maand, voor het geheel van de Vlaamse overheid
Centrale team E-INVOICING
VLAAMSE OVERHEID
19