Existen muchos métodos para crear los presupuestos para proyectos de implementación de ERP, incluyendo software comercial y planillas de cálculo. Cualquiera sea el método que elija, el proceso requiere planificación para asegurarse que contará con la información necesaria.

1. Cómo preparar el presupuesto para
el ERP
Existen muchos métodos para crear los presupuestos para proyectos de
implementación de ERP, incluyendo software comercial y planillas de
cálculo. Cualquier sea el método que elija, el proceso requiere planificación
para asegurarse que contará con la información necesaria.
A continuación vamos a hablar de 10 Recomendaciones críticas y del
Seminario On line ​Cómo preparar el presupuesto para el ​ERP​que se dará
el 9 de Abril de 2013.

2. Clases de presupuestos
En principio podemos decir que no existe un único presupuesto. Al
menos hay 3 clases que coinciden con las etapas de madurez del
proyecto de estimación de fondos necesarios. Los tipos de
presupuesto que hemos identificado son:
● Grueso o de Orden de Magnitud
● Básico o de planeamiento
● Avanzado o de gestión
Grueso o de Orden de Magnitud
El propósito de este presupuesto es proveer una comprensión general
del rango de costos. Por lo general se usa en las primeras discusiones.
Puede hacerse en pocos días si lo hace alguien experimentado
Básico o de planeamiento
Con este presupuesto se busca informar con detalle la inversión en el
ERP ​y los costos recurrentes. Se usa como base para proceder a pre
seleccionar un proveedor o descartarlo.
Puede estar listo en un rango de 2 a 5 semanas. Gran parte de este
tiempo se dedica obtener estimaciones de los proveedores de
diversos recursos.
Avanzado o de gestión
El objetivo es gestionar la implementación . No está completo.
Quedará completo luego de negociar con el vendor.
En el seminario on line ​Cómo preparar el presupuesto para el ​ERP​se
verá un cuadro con las características de cada uno de los
presupuestos.
10 recomendaciones críticas
La siguiente guía es una lista sencilla y escueta. El tema se
desarrollará con mayor amplitud en el Seminario On Line ​Cómo
preparar el presupuesto para el ​ERP​. Participar en el Seminario no
tiene costo.
Puede ver ​más detalles​del Seminario ​aqui.
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3. 1. Defina claramente el alcance del presupuesto y
comuníquelo continuamente
El primer Recomendación es definir el alcance del presupuesto.
Hacer preguntas como "¿qué va ?" o "lo que no se incluirá en el
presupuesto".
2. Defina los componentes de costo de la
implementación del ERP
Los costos de implementar un ERP se dividen en dos categoría:
directos e indirectos.
Los costos directos son los que se imputan directamente a la
implementación e incluyen:
● Software de base.
● Software de terceras partes (ERP y no ERP).
● Consultoría de implementación.
Los costos indirectos están asociados con tareas rutinarias del
proyecto y, generalmente, están en otros presupuestos.
3. Identifique los costos primarios del software
Los costos primarios son los más fáciles de conocer:
● Licencias de productos
● Recursos Humanos
● Licencias de bases de datos
4. Identifique los costos de software de terceras
partes
Muchos proveedores de software ERP sugieren que sus productos
trabajan sin software adicional. Sin embargo, ha habido casos en que
debieron comprarse varios productos adicionales para mejorar el uso
del software ERP. Las empresas que no consideran este software
adicional se sorprendieron cuando agregaron estos costos al costo
original del software ERP.
5. Identifique las necesidades de software que están
estrictamente relacionadas con el ERP
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4. Hay productos de software complementarios que, si bien no afectan
al funcionamiento del ​ERP​, inciden en el trabajo día a día. Por ejemplo
el paquete de aplicaciones de oficina.
6. Identifique los costos de consultores.
Implementar un ​ERP ​sin el conocimiento (expertise) necesario es casi
imposible.
Este recomendación obliga a anticipar y prepararse para el empleo de
consultores y expertos en la materia a fin de facilitar una
implementación más eficaz.
Casi siempre, el proyecto de implementación de software de gestión
ERP ​prevé los costos de consultoría para la instalación e
implementación. Por lo general, las propuestas suelen hacerse:
● Por una cantidad de horas
● Costo cerrado (que no es lo mismo que llave en mano)
7. Planee una implementación sala de situación (War
Room)
Una sala de situación (War Room) para una implementación de ​ERP​,
ofrece un gran lugar para que los equipos se reúnan y trabajen como
unidades cohesivas en la planificación y ejecución del proyecto.
Encontrar un espacio para asignar al equipo, donde los empleados y
consultores pueden reunirse, ayuda a aislar los miembros del equipo
en un entorno en el que puedan concentrarse en las tareas del
proyecto.
8. Plan para las necesidades de equipamiento para
almacenamiento de datos
Si el proyecto incluye un centro de datos propio, hay varios ítems
como la sala adecuada, los equipos de ventilación y control de
temperatura, los racks contenedores del equipamiento, iluminación,
cables y otros ítems.
9. No subestime los costos misceláneos.
Ninguna implementación de ​ERP ​es igual a la otra y tal vez todo lo que
hemos mostrado aquí no se aplique a su implementación.
Considerando las primeras 8 recomendaciones, estará más cerca de
conocer y comunicar el presupuesto que necesitará para desarrollar
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5. su proyecto.
Sin embargo, la experiencia muestra que hay elementos que se
subestiman y cuándo se suman influyen en el presupuesto.
10. Defina los factores críticos de éxito de
presupuesto.
¿Cómo sabrá si fue exitoso en crear el presupuesto adecuado para su
proyecto?
Para eso debe fijar métricas de éxito. Durante el Seminario ​Cómo
preparar el presupuesto para el ​ERP​vamos a hablar de algunas de
esas métricas
Para el seminario On Line En el ​Cómo preparar el presupuesto para el
ERP​hemos preparado unas listas de verificación (Check List) para
que los asistentes cuenten con una herramienta de trabajo.
Conclusiones
● Preparar el presupuesto no es tarea imposible.
● Tomar la tarea como un mini proyecto:
○ Inicio/ Fin
○ Cronograma
○ Entregables/Responsables
● Comenzar con un presupuesto por aproximación.
● Ir ajustando conforme se conozca más información.
● No excederse en el tiempo de análisis
División Consultoría Evaluando ERP
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