Infrastruttura CBI, compliance con la SEPA e Framework Europeo della Fatturaz...
Public e-procurement in the Region of Puglia: EmPulia
1.
2. EmPULIA - Centro Acquisti
per la Pubblica Amministrazione
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La Regione Puglia promuove e sviluppa un processo di
razionalizzazione degli acquisti per beni e servizi delle
amministrazioni e degli enti del territorio regionale attraverso
l’istituzione di un centro di acquisto territoriale denominato
EmPULIA.
EmPULIA :
• aggrega i fabbisogni di spesa
• sviluppa iniziative comuni di acquisto
• promuovere e diffondere l’utilizzo dell’e-procurement
EmPULIA opera a favore di:
Regione Puglia
Enti del SSR
EE.LL.
Fornitori
3. • Portale informativo e di accesso ai servizi (Fornitori, Punti Ordinati, Gestori);
• Servizi per la gestione Albo Fornitori on line della Regione Puglia,
• Richieste di Preventivo (RdP): procedura informatica che consente alle
PPAA di richiedere un preventivo alle Imprese iscritte in Albo; la procedura
gestisce l’eventuale aggiudicazione al prezzo più basso;
• Convenzioni Quadro: contratti stipulati tra la Regione Puglia e i Fornitori
aggiudicatari di procedure ad evidenza pubblica; catalogo elettronico,
• Gare telematiche procedure di scelta del contraente attuate in via
totalmente telematica [funzionalità in fase di sperimentazione]
• Aste elettroniche: pubblicazione bando di gara, invito dei Fornitori a
presentare offerte, negoziazione telematica dinamica, aggiudicazione,
assistenza all’utenza in tutte le fasi del procedimento;
• Assistenza utenti & Helpdesk;
• Formazione & Diffusione dei servizi alle Amministrazioni
EmPULIA – Principali servizi
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4. 55 Punti ordinanti delle Amministrazioni registrate ad EmPULIA
1479 Imprese registrate al portale
839 Imprese inserite nell’Albo fornitori
1.800M€ Acquisti di prodotti per via telematica (dal 1/1/2009)
57 Avvisi di gara gestiti dal portale per oltre 115.000M€ (dal 1/1/2009)
ForumPA 2009
Premio “Lavoriamo insieme – Settore trasparenza e lotta alla
corruzione” del Ministro per l’Innovazione e la P. A.”
EmPULIA – I Risultati
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EmPULIA – Il progetto di sviluppo 2012
Gli Obiettivi
favorire la propensione alla pianificazione ed alla aggregazione della spesa
da parte delle Amministrazioni pubbliche pugliesi attraverso la gestione diretta di
accordi e convenzioni quadro per il tramite di Empulia per Enti locali e Sanità;
rimuovere con iniziative sperimentali le resistenze al cambiamento dei buyer
pubblici e degli operatori economici locali;
colmare il gap tecnologico con le regioni all’avanguardia nella fornitura di
servizi di e-procurement;
attivare un nodo per l’accesso delle amministrazioni pugliesi al modello
nazionale a rete di e-procurement.
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EmPULIA – Il progetto di sviluppo al 2012
Le attività
OR-1 Attività di sviluppo software e di adeguamento tecnologico
complessivo del servizio di e-procurement
OR-2 Sviluppo normativo, funzionale e merceologico di supporto alle
attività di EmPULIA
OR-3 Erogazione sperimentale dei servizi di e-procurement arricchiti
via via delle nuove funzionalità
OR-4 Realizzazione di un piano di comunicazione di EmPULIA a favore
della Regione Puglia, EE LL ed enti del SSR
7. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Come registrarsi
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8. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Come accedere / Profili
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Registrazione Ente / Registrazione Base / Registrazione Avanzata
Profili: Punto Ordinante [PO] soggetto interno alla PA dotato di poteri di firma
per l’acquisto di beni e servizi. Aderisce alle convenzioni
Punto Istruttore [PI] supporta il PO nella fase istruttoria e preliminare
all’effettuazione dell’ordine o della RdP
Fornitore, Professionista, RUP, Gestore ……
9. Le Convenzioni sono contratti-quadro stipulati dalla Regione Puglia
con Fornitori aggiudicatari di gare ad evidenza pubblica
(tradizionale o con asta elettronica).
Dopo la stipula, vengono allestiti appositi cataloghi elettronici,
attraverso i quali le Amministrazioni aventi sede nel territorio della
Regione Puglia possono effettuare ordinativi di fornitura on line con
beni e prezzi già negoziati.
Le Imprese prescelte si impegnano così ad accettare, alle condizioni
stabilite, ordinativi di fornitura fino ad un quantitativo di beni o servizi
predeterminato.
Adesione della Amministrazioni alle Convenzioni
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EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Modelli d’acquisto: Convenzioni
Quadro
10. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Convenzioni
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11. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Convenzioni
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12. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Convenzioni
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13. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Convenzioni
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14. EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Convenzioni
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EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Albo fornitori
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L’Albo dei Fornitori è lo strumento con cui la Regione Puglia procede
all’identificazione delle imprese più qualificate a fornire i lavori, le
forniture ed i servizi di cui necessita.
I Fornitori interessati, dopo aver effettuato la Registrazione Avanzata e
ottenuta l’abilitazione ad operare nel sistema EmPULIA, possono
iscriversi compilando una scheda di autocandidatura, utile a
qualificarne la specializzazione e il settore merceologico di
riferimento, all’interno dell’Albo stesso.
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
gen-07 ago-07 feb-08 set-08 mar-09 ott-09 mag-10 nov-10
Registrazioni Iscrizioni Albo
• Spesa economale e
spesa specifica
• Rapporto con l’albo SSR
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La Richiesta di Preventivo (RdP) è uno strumento di acquisto con il quale le
Amministrazioni registrate al sistema EmPULIA possono richiedere delle
offerte ad hoc a dei Fornitori prescelti tra quelli iscritti nell’Albo Fornitori
on line della Regione Puglia.
L’invio di una RdP ai Fornitori iscritti in Albo non è vincolante per
l’Amministrazione, la quale ha la facoltà di non inoltrare alcun ordine di
fornitura. Infatti, una volta pervenute le offerte, il Punto Ordinante
effettua una valutazione e decide se proseguire con la transazione
d’acquisto oppure no, a seconda che le condizioni di preventivo
soddisfino o meno le esigenze della struttura richiedente.
In caso di esito positivo della procedura, al Fornitore viene notificata
l’avvenuta aggiudicazione della fornitura.
Le RdP sono “principalmente” utilizzate in R.P. per acquisti entro i 20.000€
aggiudicate al prezzo più basso e comunque per servizi e forniture
sottosoglia (art. 125 Codice dei contratti pubblici)
EmPULIA – Uno sguardo alle funzionalità
Modelli d’acquisto: le Richieste di Preventivo
22. GRAZIE PER L’ATTENZIONE
: www.empulia.it : helpdesk@empulia.it
Helpdesk: dal lunedì al venerdì h. 10.00 - 13.00
Tel. 080.540.3679/3108 - Fax 080.540.3592
Hinweis der Redaktion
Il progetto di creazione di una Centrale di Acquisto Territoriale, contemplato dalla L.R. 4/2010, è funzionale, da un lato, alla razionalizzazione della spesa pubblica (tramite la creazione di economie di scala e la semplificazione dei processi di acquisto) e, dall’altro, di modernizzazione del rapporto tra imprese e Pubblica Amministrazione Locale grazie alla realizzazione tramite l’introduzione di strumenti tecnologici innovativi ( eProcurement).
Una Centrale di Acquisto Territoriale (CAT) è un soggetto (ad esempio un’agenzia come nel caso di Intercent-ER in Emilia Romagna, o un consorzio come nel caso della Regione Piemonte) che ha il compito di centralizzare la funzione acquisti a livello regionale o sub-regionale, per tutte o alcune categorie merceologiche di spesa. In altre parole, un CAT aggrega i fabbisogni di spesa delle amministrazioni locali di un determinato territorio, elabora delle strategie di gara con riferimento alle esigenze locali, realizza le procedure di gara a livello centralizzato e promuove l’utilizzo di strumenti tecnologici innovativi volti a semplificare le procedure di acquisto. Il target del CAT è rappresentato da: amministrazioni ed enti regionali; enti locali; enti del servizio sanitario; altre PA aventi sede nel territorio della Regione.
Per eProcurement, si intende l’insieme delle tecnologie, delle procedure, delle operazioni e delle modalità organizzative, che consentono l’acquisto di beni e servizi on line, grazie alle possibilità offerte dalla rete Internet e dal commercio elettronico. L’eProcurement è, quindi, una modalità operativa che può avere effetti positivi sulla gestione in termini di efficacia, di trasparenza e di economicità dell’azione amministrativa. L’utilizzo delle tecnologie informatiche, infatti, abilita nuove forme organizzative di gestione degli approvvigionamenti pubblici, che risultano decisamente più efficienti.
EmPULIA, quindi, è la Centrale di Acquisto Territoriale della Regione Puglia che opera a favore dell’Amministrazione Regionale, degli Enti Locali pugliesi, degli Enti del SSR. L’acronimo nasce dall’unione contratta di “emporium” (mercato) e “Apulia” (nome latino della Puglia). EmPULIA è operativa a livello sperimentale da settembre 2007.
Poiché l’adozione da parte della PA di strumenti di e-procurement richiede non solo investimenti tecnologici ma anche lunghi periodi di sperimentazione, cambiamenti giuridici, culturali, istituzionali ed organizzativi a vari livelli, l’Amministrazione regionale con la legge n. 4/2010 ha inteso prolungare sino 31/12/2012 le attività sperimentali di EmPULIA, nonché finanziare nell’ambito dell’azione 1.5.1 del FESR 2007-2013 un apposito intervento di sviluppo e diffusione dei servizi offerti a favore delle Pubbliche Amministrazioni pugliesi e dei fornitori.
In base alla legge regionale 4/2010, EmPULIA:
Svolge funzioni di centrale di committenza (art 33 163/2006)
Stipula convenzioni/accordi quadro
Gestisce l’albo dei fornitori della Regione Puglia (r.r. n. 22/2008)
Mette a disposizione di amministrazioni ed enti locali (che ne facciano richiesta ai sensi del comma 9 art. 54 legge regionale 4/2010).) una piattaforma di e-procurement sviluppata con la società in house InnovaPuglia s.p.a. in continua evoluzione.
Vediamo le funzionalità attualmente attive:
Portale collaborativo e di accesso ai servizi, finalizzato principalmente a facilitare gli scambi informativi e transazionali tra i vari utenti (Fornitori, Punti Ordinati delle Amministrazioni Pugliesi). Sul portale sono pubblicate tutte le informazioni relative alle iniziative di acquisto promosse da EmPULIA (gare, convenzioni, ..), nonché una serie di servizi aggiuntivi.
Servizi di gestione dei Fornitori: in particolare, si fa riferimento a fondamentali attività quali:
la gestione dell’Albo Fornitori on line della Regione Puglia (gestione del procedimento di iscrizione e tenuta albo: raccolta istanze, valutazione requisiti, comunicazione di accettazione/diniego ai fornitori, iscrizione in Albo e pubblicazione, gestione rinnovi/cancellazioni);
abilitazione per le aste on line (pubblicazione bando, invito dei fornitori alla fase di negoziazione on line);
Richiesta di Preventivo: Questa procedura, strettamente informatica, consente agli utenti PA di richiedere un preventivo alle imprese iscritte nell’Albo Fornitori on line della Regione Puglia. L’invio di una richiesta di preventivo ai fornitori iscritti in Albo non è vincolante per la Pubblica Amministrazione, la quale ha la facoltà di non inoltrare alcun ordine di fornitura.
Servizi per la gestione di Aste elettroniche. L’asta elettronica è una modalità di aggiudicazione delle gare ad evidenza pubblica (sopra e sotto soglia), basata su un sistema di negoziazione telematica che interviene dopo una prima valutazione completa delle offerte. I fornitori pre-selezionati possono formulare le proprie offerte on-line in tempo reale, in un periodo di tempo predeterminato. Diversi fornitori accedono al sito web che funge da intermediario per un’asta elettronica. In particolare, viene gestito interamente l’iter procedurale: pubblicazione del bando di gara (con indicazione del ricorso all’asta), invito dei fornitori a presentare offerte, negoziazione telematica, aggiudicazione, assistenza all’utenza in tutte le fasi del procedimento;
Servizi di creazione e gestione di Convenzioni Quadro: le Convenzioni Quadro sono dei contratti stipulati tra la Regione Puglia e i fornitori aggiudicatari delle procedure ad evidenza pubblica (tradizionali o con asta elettronica). In particolare, viene gestita tutta la procedura di gara, a valle della quale, si provvede alla pubblicazione del catalogo elettronico dei prodotti oggetto della convenzione stessa, corredato dalle informazioni circa le condizioni di fornitura e i prezzi concordati. L’ordine può essere effettuato e gestito interamente on line (ricerca prodotti, creazione carrello, invio telematico dell’ordine al fornitore) e solo in via residuale off line (invio ordine via fax);
55 Punti ordinati: 40% interni alla Regione Puglia i rimanenti distribuiti tra Enti locali e USL
1.800M€ Acquisti tramite RdP+ Acquisti a catalogo in convenzione
57 numero di avvisi di Affari Generali dal 1/1/2009
Nonostante i positivi risultati raggiunti, la sperimentazione del CAT Puglia (2007-2009) ha fatto emergere alcune criticità sfociate essenzialmente nella necessità di consolidare il modello di funzionamento (in termini di struttura organizzativa, risorse dedicate e processi), predisporre gli opportuni interventi normativi, avviare un costante monitoraggio della spesa pubblica di beni e servizi in ambito regionale, ampliare la gamma di categorie merceologiche affrontate e l’adesione da parte di AA.SS.LL. ed Enti Locali, far evolvere l’attuale piattaforma di e-Procurement.
Le principali criticità riscontrate durante la fase di sperimentazione hanno riguardato in particolare:
relativamente alle iniziative di acquisto aggregato, la scarsa partecipazione delle altre amministrazioni pubbliche pugliesi (diverse dall’Ente Regione) sia durante la fase preliminare all’espletamento della gara (definizione fabbisogni di acquisto e strategia di gara), sia alla successiva adesione alle Convenzioni Quadro;
la difficoltà per EmPULIA ad operare senza un assetto giuridico-istituzionale definito; in tal senso è stata approntata, nel corso del progetto APQ CAT una bozza di legge istitutiva di EmPULIA;Difficoltà superate a febbraio con la legge 4/2010
i tempi necessari per gli adempimenti amministrativi (indizioni gare, approvazioni regolamenti), per il trasferimento di competenze e per le innovazioni organizzative degli Enti non sono state compatibili con i 15 mesi della sperimentazione del progetto APQ. In parte risolti con l’istituzione dell’Ufficio E-procurement
Il ruolo di EmPULIA verso le strutture del SSR
Da queste considerazioni partono gli obiettivi per il progetto del PO 2007-2010 (finanziato nell’ambito della misura 1.5.1) che sono elencati nella slide
Prima di presentare i singoli OR (obiettivi realizzattivi, presenti in dettaglio nelle pagg 19-27 del progetto approvato) è opportuni inquadrare le attività.
Il progetto di sviluppo di EmPULIA rientrante nel FESR 2007 – 2013 azione 1.5.1, è finalizzato principalmente a dotare la Regione Puglia di un sistema per la Gestione telematica delle procedure di gara, aperte-ristrette e negoziate, sia sopra che sotto soglia comunitaria, con criteri di aggiudicazione basati sul prezzo più basso o sull’offerta economicamente più vantaggiosa (D.Lgs. 163/2006) ed a consentire l’Espletamento di aste elettroniche a partire da una gara tenutasi in modalità elettronica e a partire da una gara tenutasi in modalità tradizionale (art 85 D.Lgs. 163/2006);
Inoltre, alcune Centrali di acquisto territoriale offrono alle Amministrazioni ed Enti presenti sul territorio (es. Centrale Lombardia e sistema eToscana), servizi di “negoziazione telematica” finalizzati a:maggiore concorrenza e trasparenza del mercato; semplificazione ed ottimizzazione dei processi; conseguimento di risparmi sul costo delle transazioni sia per le amministrazioni acquirenti sia per le imprese fornitrici; maggiore sicurezza.
Ci si è proposti pertanto di realizzare con il progetto di sviluppo una Applicazione regionale di e-procurement (denominata per brevità New-EmPULIA) che integri al le funzionalità di EmPULIA con quelle del “Portale Gare telematiche” avute in riuso ad a titolo non oneroso dall’amministrazione provinciale di Napoli.
A partire dai primi mesi del 2011 sarà possibile pertanto attivare all’interno del portale EmPULIA:
“aree personalizzate in cui a singole Amministrazioni/Enti (anche del SSR) è offerta la possibilità di usufruire dei servizi EmPULIA e di gestire in autonomia gare telematiche (ristrette, aperte, negoziate) ed aste elettroniche, automatizzando tutto l’iter dall’indizione alla pubblicazione dell’aggiudicazione sul portale”
OR1: Accordo Riuso con Provincia di Napoli, Gare telematiche, Nuovo Portale, Sviluppo software per gestione Accordi Quadro
OR2:Sono innovazioni conseguenti all’adeguamento tecnologico: Regolamento Acquisti in Economia, Nuovo Regolamento Albo fornitori evoluzione del reg. 22/2008, Analisi e progettazione dei processi “core” di EmPULIA: Attivazione e gestione convenzione, Gestione Albo, Rilevazione della Customer Satisfaction, Gestione delle Attività di Help desk; standardizzazione dei documenti di gara; Piano degli Acquisti verdi
OR3: ovvio ed in continuità con il presente
OR4: il piano prevede incontri, tavoli tecnici e seminari con l’utenza (Amministrazioni e fornitori), la partecipazione ad eventi nazionali, la redazione di news …..
L’accesso ai servizi di EmPULIA è subordinato ad un processo di registrazione on line, che consta di due fasi distinte e successive:
1. Registrazione Base
2. Registrazione Avanzata
Preliminarmente le Amministrazioni che intendono aderire ad EmPULIA devono inviare una manifestazione di interesse utilizzando l’apposito modulo
La Registrazione Base consente di individuare il profilo dell’utente che intende registrarsi ad EmPULIA (PA o Fornitore) e gli fornisce le credenziali di accesso al sistema (UserID e password), utili per la successiva fase di Registrazione Avanzata.
Attraverso la Registrazione Avanzata gli utenti completano la fase di inserimento dei dati relativi al profilo di appartenenza e, a registrazione ultimata, hanno accesso a tutte le funzionalità del sistema previste per quello specifico profilo.
Punto ordinante (PO)Soggetto registrato al sistema ed autorizzato ad impegnare la spesa per conto dell'Amministrazione di appartenenza entro i limiti previsti dai propri poteri di delega. Può effettuare ordinativi di fornitura e richieste di offerta, anche mediante l’utilizzo della firma digitale.
Punto istruttore (PI)Soggetto registrato al sistema cui il Punto Ordinante delega la predisposizione degli ordinativi di fornitura e delle richieste di offerta. Tali documenti dovranno essere sottoposti all’esame ed alla firma del Punto Ordinante, che è l’unico soggetto abilitato ad effettuare acquisti attraverso le Convenzioni ed il Marketplace di EmPULIA.
Infine prima di terminare la richiesta, ed “ inviarla ” ai fornitori (poiché deve essere prima validata dal Punto Ordinante di riferimento) il sistema presenta una pagina riepilogativa dei dati inseriti:
Riepilogo richiesta di preventivo;
Item da aggiudicare;
Fornitori invitati.
Per scaricare lo stesso riepilogo mostrato a video in un formato file *.pdf, premere il pulsante “Riepilogo Pdf ”
Allegato Capitolato d’oneri (requisiti amministrativi che caratteristiche tecniche della fonitura)
Il sistema presenta a video una schermata riepilogativa composta da quattro sezioni differenti:
Riepilogo Richiesta di preventivo: contiene tutte le informazioni di base che contraddistinguono univocamente la RdP, ovvero descrizione, numero di protocollo, Punto Ordinante di approvazione e data di scadenza;
Fornitori invitati:contiene l’elenco dei fornitori in Albo con indicazioni sulle rispettive offerte: data e ora di invio, data di scadenza e il link al file allegato in aggiunta alla stessa
Item da aggiudicare: contiene la lista degli item, oggetto della richiesta di preventivo, che devono essere ancora valutati e di conseguenza aggiudicati o meno;
Item aggiudicati: contiene la lista degli item valutati ed aggiudicati ad un determinato fornitore;
Item annullati: contiene la lista degli item valutati e non aggiudicati a nessun fornitore.
Il processo di valutazione inizia dall’analisi delle offerte pervenute dai fornitori invitati. E’ consigliabile scaricare e stampare su carta, o aprire i file allegati sul proprio PC in modo da aver a disposizione durante questa fase l’offerta economica e l’eventuale dettaglio tecnico (tempi di spedizione, modalità di pagamento, assistenza tecnica, ecc.)
L’aggiudicazione di un item consiste nell’esaminare le offerte pervenute (prezzo offerto ed eventuali note aggiuntive ed allegati inseriti dal fornitore), valutare quella più vantaggiosa in base ai propri criteri di aggiudicazione ed assegnare o meno la fornitura. Per aggiudicare la stessa ad un determinato fornitore premere sul link Aggiudica corrispondente, altrimenti se le condizioni di preventivo non soddisfano le esigenze della struttura richiedente, premere il pulsante “Elimina prodotto” e la fornitura per quel item non sarà assegnata.
