IT-tinget 2010: Slik lykkes du med nye portaler, trond wold

1. Slik lykkes du med nye portaler
Trond Wold
Rådgiver, Portal & Samhandling
trond.wold@ergogroup.no
990 90 975

2. Utbytte:
At du som eier av eller deltaker i et portalprosjekt:
• kan planlegge enda bedre
• kan velge riktige samarbeidspartnere
• kan se prosjektet i en større sammenheng
• kan unngå de vanligste feilene
At vi som leverandører:
• forstår og blir minnet på viktige utfordringer
• kan bistå med kompetanse på mer enn teknologi
Dette er en innledning til en større diskusjon

3. Inngangen til et portalprosjekt:
Intranett, ekstranett, internett
• Store forventninger
• Stort budsjett
• Store gevinstmuligheter
• Stort engasjement
• Store mulighetsrom
Gjennomførbart
prosjekt

4. Søk
Web 2.0 BI Møter
Avdelings- Kompetanse
informasjon -database
Infrastruktur
Sikkerhet
Saksbe
Dialog handling
Håndbøker
Dokument Prosjekt
håndtering styring
Skjemaer/ Styrende Min side
Rutiner dokumenter

5. Merkevare/identitet
Strategi og mål
Mobilitet og arbeidsformer
Kultur, dialog, språk
Ledelsesmodell og HR-policy
Kompetanse, kompetanseheving, motivasjon
Rutiner og prosesser

6. “Computer Science is no more about computers
than astronomy is about telescopes.”
– Edsger W. Dijkstra
Vi har teknologi som kan realisere de fleste visjoner, drømmer og mål.
Men evner vi å ta det i bruk på rett måte?

7. En «suksessoppskrift»:
• Topp forankring
• Tverrfaglig mottaksapparat
• Planmessig involvering av brukere
• Edruelig tidsplan og rammevilkår
• Balansert og helhetlig implementeringsmodell
• Fleksibel og dialogbasert gjennomføring
• Leverandørnettverk som dekker helheten i prosjektet
Et portalprosjekt er mer enn leveranser i tråd med spesifikasjoner.
Det er et tett samarbeid og en etappevis reise mot felles visjon.

8. Hva svikter? (intranett-sammenheng)
• Ledelsen dikterer, IT-avdelingen leverer, brukerne frustrerer
• Lanseringsversjonen har ikke viktige nok funksjoner
• Ingen dialog med brukere før, under eller etter prosjektet
• Ingen fyrtårn som reklamerer for løsningen og trekker folk med
• Intranett blir talerør for ledelsen
• For lite ressurser brukes på struktur, grensesnitt og design
• For lite tid avsatt til opplæring og brukerstøtte
• Det koster å bygge et fellesskap, og dette må kommuniseres
• Prosjektet har glemt å bygge inn målepunkter, ser ikke ROI
• Terskel for deltakelse for høy (teknologi, kultur)
• Omfatter kun privilegerte grupper

9. Skap balanse
Mål
Mennesker Prosesser
Teknologi

10. Tips 1
Ikke spesifiser deg vekk fra den beste løsningen.
Legg inngangsbeskrivelsen på rett nivå.
Inviter til dialog før kravene låses.

11. Gevinster:
Visualisering av funksjoner:
Redusert mailbruk
Raskere referat ut
Felles lagringssted
2
3
1
Gevinster:
Se helhet
Ensartet presentasjon
Finne rett ressurs

12. Inngangsbeskrivelse
Standardfunksjonalitet
Anvendt løsning
Eksempler
Muligheter
Betydning
Revidert
Tid Kost
spesifikasjon
Gujennomførbart

13. Tips 2
Bygg prosjektet rundt en helhetlig prosjektmodell.
Velg metode ut fra løsningens formål.

14. ErgoGroup SharePoint Implementation Framework
Rådgivning Prototyping/ Implementering Evaluering
• Strategiforankring planlegging •Installasjon •Prosjektevaluering
• Identifisering av •Etablering og •Konfigurasjon •Justeringer
gevinstmål avgrensning •Design •Gevinstmåling
• Kultur og •Interaksjonsdesign •Utvikling •Klimamåling og
brukerforståelse •Informasjons- •Test statistikk
• Strategiplan for arkitektur •Opplæring •Tilbakemeldinger
SharePoint •Infrastruktur / Drift •Informasjon fra brukere
•Opplæring •Videreutvikling og
•Intern- plan for neste fase
kommunikasjon
14

15. Er en god metode alltid god?
Internet Ekstranet Intranet
Polerte budskap Funksjonsorientert Formelt & uformelt
Polert design Integrasjoner Brobygger
Semistatisk innhold Forretningskritisk Prosessorientert
Stram redaksjon Knyttet til økonomi Flere redaktører
Planlagt Dynamisk
• Brukerorientert • Teknologitungt • Individuelt
• Designtungt • Prosessorient • Fragmentert
• «Byråmetodikk» • «IT-prosjekt» • «Helhetlig»

16. Tips 3
Smidig utvikling bidrar til at endringsordre, tolkningsdiskusjoner
og tvil og omgjøres til positiv energi rundt det ønskede
sluttresultatet.

17. Revidert
spesifikasjon
Revidert
spesifikasjon
Revidert
spesifikasjon
Revidert
spesifikasjon
Revidert
spesifikasjon
Revidert
spesifikasjon
Revidert
spesifikasjon
Versjon 1.0
Løsning

18. Tips 4
Bygg inn målemetoder og verdier i funksjonaliteten.
Sett tall på mulige gevinster, og gjør måling
til en del av drift og forvaltning

19. Eksempler på måling:
• Innen 6 måneder skal 70% av faste møter benytte
møteromfunksjonen
• Alle prosjekter som iverksettes etter lansering skal bruke
prosjektrom med tilhørende maler
• Tid brukt fra innrapportering av reise og til utbetaling skal ikke
overstige 60 timer
• Ett år etter lansering skal 70% av reservedelsordre plasseres
via ekstranett
Nøkkelen til en glad toppsjef = Dokumentert ROI

20. Tips 5
Involvering og motivasjon er kritisk for bruk og holdninger. Ikke
gjør dette til et venstrehåndsarbeid, men sett av ressurser og sett
opp en konkret aktivitetsplan.

21. Involveringsplan
Aktivitet Ansvar Kommentar
Sende ut nyhetsbrev om prosjekt Prosjektleder Presentere team, tidsplan og formål
Brukerundersøkelse HR / Prosjektleder Be om innspill til prioritering av
funksjonalitet etc.
Sende ut nyhetsbrev om prosjekt Prosjektleder Oppsummere undersøkelse, bygge bro til
strategi, avstemme forventninger
Opprette dialogsenter Prosjektleder Opprette kanaler for innspill underveis,
sørge for behandlingsrutine
Rekruttere superbrukere HR / Prosjektleder Finne fyrtårn som vil bidra i utvikling,
opplæring etc.
Sende ut nyhetsbrev Prosjektleder Informere om status, presentere fyrtårn,
vise bilder/skisser og stemningsrapport
Presentere lanseringsplan HR / Prosjektleder Informasjon om lansering, aktiviteter,
konsekvenser etc.
Presentere opplæringsplan HR Informasjon om dokumenter, kurs etc –
påmelding m.m.
Lanseringsdagen HR/Prosjektleder Presentere, gjenta, vise, være stolt!
Post-undersøkelse Prosjektleder Be om innspill X uker etter lansering

22. Tips 6
Læring er en individuell sak. Undersøk hvilke læringsformer som
passer for ulike målgrupper. Lag et tilpasset opplegg. Kjør
opplæring i flere runder.

23. Opplæringsmatrisen
Rolle Klasserom eLearning Bøker Wiki/Blogg
Guider
Bruker
G T G T G T I løsning
Superbruker G T G T I løsning
Redaktør G T G T I løsning
Globale
Drift/Admin Spesialkurs Spesialkurs Faglitteratur nettverk
”On the job trainer”

24. Tips 7
Vær tydelig på hvilke kanaler/systemer den enkelte skal forholde
seg til. Forklar hva den enkelte flate skal være og ikke være.
Tenk helhet!

25. Kanalkartet

26. Tips 8
Redaksjon! - Redaksjon ! - Redaksjon !

27. Om redaksjonelt arbeid
Det kreves kompetanse, tid og planlagt arbeid for å holde den ny-
lanserte portalen like pen over tid…
(1) Oppnevn en redaksjon som jobber på tvers av organisasjonen
(2) Utnevn en hovedredaktør, eller ansett en journalist
(3) Sett faste tidspunkt for redaksjonsmøter, ta det på alvor
(4) Lag en redaksjonsplan for alle områder og innholdsdeler i portalen
(5) Sett opp retningslinjer for tekst, bilder, lenker, figurer etc
(6) Kjør årlig revisjon, også basert på brukerundersøkelse
(7) Sørg for å ha gode tilbakemeldingsmekanismer for brukerne
(8) Redaksjonsmedlemmer kan ikke gjør dette «søndag kveld». Sett av tid!
(9) Sørg for kurs/opplæring av redaktør og journalister
(10) Redaksjonen skal (også) hjelpe andre i gang, smøre hjulene

28. Tips 9
Leverandørenes kompetanse er viktig,
men engasjement, bredde, egnethet
og kulturell forståelse er vel så avgjørende.
Sørg for at det eksisterer komplette team på
både mottakersiden og hos leverandørene

29. Leverandørteam
Kundeansvarlig
Test / Kvalitet / Dokumentasjon
Utvikler/Konfigurasjon
Prosjektleder
Konseptutvikler/Rådgiver
Grafisk design
Arkitekt
Opplæring/Informasjon

30. Kundeteam
IT/Drift
Superbrukere
HR
Prosjektleder
Prosesseiere
Marked/Kommunikasjon
Systemeiere
Ledelse

31. Til slutt:
Engasjement, motivasjon, kreativitet og fleksibilitet er de
beste kost/effekt faktorene i et portalprosjekt.
Det slår enhver rutine og prosedyre;
any day

32. Slik lykkes du med nye portaler
Trond Wold
Rådgiver, Portal & Samhandling
trond.wold@ergogroup.no
990 90 975