Elaborado por Patricia Cuadrado, Francisco Ferriol, Emilio Martín y Jesús Martínez para Turismo de Eventos, Negocios y Congresos. Curso de Adaptación al Grado de Turismo 2011-12

1. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
MANUAL PARA ORGANIZADORES
DE FERIAS
Autora: Magdala Sagastume
Programa Promoción de la Microempresa, Pequeña y
Mediana Empresa de Guatemala
ALUMNOS: PATRICIA CUADRADO BORONAT, FRANCISCO FERRIOL SENENT,
EMILIO MARTÍN HERNÁNDEZ,JESÚS Mª MARTÍNEZ GINER
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2. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
1-INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como objetivo ser una
guía que permita a los actores públicos y
privados que apoyan la comercialización en el
país, contar con una guía de ferias que
permita:
PLANIFICAR – EVALUAR – EJ ECUTA R
este tipo de eventos
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3. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
2- DESCRIPCIÓN DEL MANUAL OBJETIVOS
-Facilitar la promoción, comercialización y
fortalecimiento de las micro, pequeñas y medianas
empresas.
-Ser un instrumento de utilidad para asesores,
gobiernos locales, instituciones, organizaciones
empresariales y actores locales.
- Dar a conocer los pasos para la planificación,
organización, ejecución, evaluación y monitoreo de las
ferias.
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4. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
3- MARCO TEÓRICO DE FERIAS
¿ Qué es una Feria ?
Un punto de encuentro entre la oferta y la
demanda de una aldea, municipio, región, país…
La feria forma parte de la estrategia de
mercadeo que busca desarrollar el mercado en
un área productiva. Son eventos que tienen
como objetivo promocionar a la MiPyMe sea cual
sea su actividad.
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5. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
4 - OPORTUNIDADES COMUNIDAD LOCAL
APOYOS • Aportes de financiamiento, tecnología y asesoría.
INSTITUCIONAL
ES
• Lograr alianzas de cooperación entre los actores que promueven un
ORGANIZACIÓN
INTERINSTITUCIO
sector.
NAL
• Visita de grupos de empresarios a la región. Incrementa el uso de los
servicios.
VALOR
AGREGADO
• Se promueven a nivel local, regional o internacional
ADOPCION
DE SERVICIOS
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6. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
4 - OPORTUNIDADES EMPRESAS PARTICIPANTES
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7. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
5- UTILIDADES
La idea central de las ferias es promocionar
aquellos sectores productivos, cuyas ventajas
comparativas y competitivas, permiten formar un
sector empresarial articulado a una propuesta de
desarrollo económico local.
Permite un cambio de actitud en los productores
y/o distribuidores, buscando nuevos nichos,
satisfaciendo necesidades y deseos de los
potenciales clientes con buenos productos.
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8. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
6- TIPOS DE FERIAS
Las ferias se clasifican:
a) Según el tipo de muestra que exhiben:
- Ferias sectoriales.
- Ferias multisectoriales.
b) Según el tipo de público:
- Ferias Generales.
- Ferias Especializadas.
c) Según su alcance y cobertura:
- Ferias Regionales.
- Ferias Nacionales.
- Ferias Internacionales.
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9. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
7- ESTRUCTURA DE UNA FERIA
1ª Etapa : Pre-feria (planificación y organización). Describe
la forma de cómo planificar y organizar este tipo de
eventos precio a su ejecución.
2ª Etapa: Feria (ejecución). Se habla de la ejecución del
evento, se toma en cuenta una lista de chequeo de todas
las actividades.
3ª Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Permite
definir el impacto de la feria. Para los patrocinadores es de
suma importancia, porque les permitirá visualizar si la
inversión les ha generado los resultados esperados.
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10. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
8 - PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA:
1. El Grupo Organizador: Grupo que dirigirá la feria, principalmente
definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El coordinador
general es el responsable directo de la ejecución de la feria
2. Equipo de trabajo: La función de cada equipo de trabajo es: llevar a
cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio
descrito en el plan de trabajo.
3. Comisiones: Integradas por: Coordinador, equipo de trabajo y voluntarios.
Por ejemplo: Comisión de Capacitación, de mercadeo, de finanzas, de
seguridad, de logística, etc.
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11. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
9 - COORDINACIÓN
EL GRUPO ORGANIZADOR:
Creación del grupo.
Líder de la coordinación.
Comité organizativo.
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12. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
10 – EQUIPO DE TRABAJO.
- Función
- De 3 a 5 personas.
11 – COMISIONES.
- Coordinador
- Equipos de Trabajo
- Voluntarios
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13. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
TIPOS DE COMISIONES.
 De mercadeo.  De ruedas de
 De finanzas. negocios.
 De formación y  De seguridad.
capacitación.  De logística.
 De cultura.  De monitoreo y
 De voluntariado. evaluación.
 De gastronomía.  De seguimiento y
 De protocolo en planificación de la
inauguración. proxima feria. 13

14. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
12- PLANIFICACIÓN
Criterios de una feria
Nombre de la Feria Lugar (Recinto Ferial)
Logotipo o marca Stands
Fecha de realización la Inscripción
Público Objetivo Servicios adicionales
Lineamientos Lanzamiento de la feria
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15. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
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16. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
1. INTRODUCCIÓN
¿Por qué lo hacemos?
2. ANTECEDENTES
¿Qué se ha logrado?
¿Cómo se ha logrado?
¿Con quiénes se ha logrado?
3. JUSTIFICACIÓN
¿Para que?
4. OBJETIVOS
¿Qué se va a lograr? 16

17. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Actividades Se implementan las actividades
Resultados Se logran los resultados
Si se logran los resultados
Objetivos Alcanzamos los objetivos
Específicos específicos
Objetivo General Se realiza el objetivo superior 17

18. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
5. RESULTADOS
¿Qué lograremos?
6. ACTIVIDADES
7. PLAN DE TRABAJO
8. PRESUPUESTO
9. RECURSOS
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19. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
14 - INAUGURACIÓN DE LA FERIA
ACONSEJABLE / A TENER EN CUENTA
- Realizar el acto de inauguración en el recinto
ferial
- Mesa principal: Autoridades y patrocinadores
- Elaborar un programa con posible acto cultural
- Apertura de la Feria (corte de cinta) y visita de
stands
- Acto final ( cocktail, cena, etc.)
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20. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
15 - ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN
Propuesta de actividades paralelas a la Feria
para promover el desarrollo local:
- Conferencias o Foros Magistrales
- Premios a la Excelencia de la Micro o pequeña
empresa
- Encuentros profesionales 20

21. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
16 - MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES
- Lista de Chequeo (Check list)
- Instrumentos para el monitoreo:
. Encuestas de opinión a visitantes de la Feria
. Encuestas de opinión a participantes de la Feria
. Comunicación de los resultados
. Análisis de los datos obtenidos 21

22. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
17 - CLAUSURA DE LA FERIA
Cierre del recinto ferial, de sus actividades y
conocimiento de los resultados de la Feria
como:
. Número de visitantes
. Número de participantes
. Cantidad de negocios cerrados
. Gastos de las actividades planificadas
y realizadas
. Premio empresas de montaje de
stands, atención al cliente, etc.
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23. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
18 - DESMONTAJE, BALANCE GENERAL Y
MEMORIA DE LA FERIA
- DESMONTAJE: A cargo de la comisión de
stands.
- BALANCE GENERAL: Elaboración informe del
balance, conclusiones y recomendaciones e
informar a los patrocinadores y donantes sobre
resultados financieros de la feria.
- MEMORIA DE LA FERIA: Recopilación y
publicación de los resultados de las comisiones de
la Feria en una memoria donde conste entre otros:
Antecedentes, Objetivos, Resultados
previstos, Estrategias, Actividades, Comité
Organizador, Resultados de las23

24. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
19- INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL
IMPACTO Y MONITOREO DE LOS RESULTADOS
INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTO
Evaluación de la Feria desde el punto de vista de:
- Los visitantes
- Los participantes
- Los organizadores
MONITOREO DE LOS RESULTADOS
- Análisis del crecimiento de las empresas participantes
- En el ámbito local, observar el desarrollo del sector
productivo y su impacto en el crecimiento de PYME´S.
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25. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS
¡ MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA
ATENCIÓN!
Si alguien está interesado, puede descargar la presentación en la siguiente
dirección:
http://www.slideshare.net/EmilioMartnHernandez/manual-organizadores-
de-ferias-24042012
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