Presentatie uitvoering en opvolging tetra - oktober 2014

agentschap voor Innovatie
door Wetenschap en Technologie
TETRA
Uitvoering & opvolging
Oktober 2014
Luc De Buyser en Ellen Pelgrims
1

TETRA
Agenda
Verwelkoming
Wat willen we bereiken met TETRA projecten?
Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden,
samenwerkingsovereenkomsten)
 Projectuitvoering en -opvolging
 Uitgangspunten
 Interactie met de doelgroep
 Gebruikerspoll
 Jaarlijks voortgangsverslag
 Leverbaarheden/performantie-indicatoren
 Opvolgen van bereik
 Financiële status en cofinanciering
 Verslaggevingmomenten (voortgangsverslag, tussentijds-
/eindverslag, financieel verslag)
2

TETRA
Agenda
Verwelkoming
Wat willen we bereiken met TETRA projecten ?
 Uitgangspunten
 Projectbarometer
 Leverbaarheden/performantieindicatoren
3

Recente wetenschappelijke kennis en/of recente
technologische inzichten en ontwikkelingen die publiek
beschikbaar zijn …
Vertalen naar
Praktisch bruikbare informatie om die kennis toe te passen
voor innovaties van producten, diensten en processen bij
een grote (Vlaamse) doelgroep aan bedrijven en social
profitondernemingen
Met
Relevantie voor het hoger onderwijs (studenten en docenten,
practica-labo’s en cursussen)
4
TETRA TETRA
Wat willen we bereiken ?

TETRA
Agenda
Verwelkoming
Wat willen we bereiken met TETRA?
 Uitgangspunten
5

6
TETRA
Projectspecifieke voorwaarden / Samenwerking
IWT
Gebruikersgroep
(Samenwerkinsovereenkomst)
Overeenkomst
Samenwerkingsovereenkomst
Reglement
van Orde
Begunstigde(n)

TETRA
Projectspecifieke voorwaarden
IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :
 Algemene voorwaarden → op IWT website
 Projectspecifieke voorwaarden: papieren documenten ter
ondertekening door IWT en de begunstigde(n, 1 exemplaar
naar IWT terugsturen
 Tabel leverbaarheden en streefwaarden voor de KPI’s (Als
bijlage projectspecifieke voorwaarden)
7

TETRA
Voordat deze overeenkomst door ons opgemaakt kan
worden :
- Informatie in web-opvolgingstool nagekeken worden,
- Administratieve gegevens;
- Startdatum van het project;
- Feitelijke onjuistheden in kpi’s en leverbaarheden
- In de webtool na nazicht: “finaliseer” de inlichtingenfiche
Jullie krijgen daar eerstdaags mailbericht voor met de link.
Opletten met nieuwe login-accounts, want slechts 2 weken
geldig
8

TETRA
Betalingen
Voorschot na ondertekening van de overeenkomst
Voorschot na ontvangst van documenten
 Verklaring gebruikersgroep/schuldvordering (template op website)
 Samenwerkingsovereenkomst(en) indien van toepassing
 Projectfiche innovatienetwerk is aangemaakt en ingevuld
Daarna: jaarlijks voorschot, laatste schijf na afsluiting (def. steun)
 betaling aan de hoofdaanvrager (hogeschool of universiteit),
verantwoordelijk voor vergoeding andere uitvoerders
 bijzondere voorwaarden zo snel mogelijk en binnen termijn
bepaald in overeenkomst
9

TETRA
Samenwerkingsovereenkomsten
Wat ?
 Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie
 Afspraken omtrent :
• uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en
verslaggeving aan IWT
• bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep
bijeen...)
• Behandeling van vertrouwelijke informatie (incl.
achtergrondkennis)
• eigendomsrechten en gebruiksrechten
• afspraken inzake publicaties & mededelingen
• duur van de overeenkomst
• aansprakelijkheden en geschillenregeling
• ontbinding en vereffening
 Dient door IWT goedgekeurd te worden !
10

TETRA
Agenda
Verwelkoming
Projectuitvoering en -opvolging
 Uitgangspunten
11

Uitgangspunten:
i) Projectuitvoerders en gebruikers aanmoedigen om het
projectverloop gestructureerd en actief op te volgen
• Stand van zaken van de leverbaarheden/mijlpalen?
• Financiële status ?
• Welke ondernemingen worden bereikt en met welk resultaat ?
• Goede en regelmatige interactie met de gebruikers en de
ruimere doelgroep
• Hoe staat de doelgroep tegenover het projectverloop?
ii) Risico-inschatting van het projectverloop door IWT
iii) Portfolio-analyse, resultaten/effecten op programmaniveau
12
TETRA - Uitvoering en opvolging
Uitgangspunten

TETRA
Agenda
Verwelkoming
Wat willen we bereiken met TETRA ?
 Uitgangspunten
13

TETRA - Projectuitvoering en opvolging
Interactie met de doelgroep
Functionele gebruikersgroep
 Een actieve en betrokken gebruikersgroep is van fundamenteel
belang voor de slaagkansen van projecten gericht op het realiseren
van innovaties bij een groep van bedrijven
 Reglement van Orde (afsprakendocumenten) regelt taak/werking GG
en rechten en plichten leden (template beschikbaar), ondertekening
door leden GG + verklaring dat bedrijven RvO ondertekend hebben
en schuldvorderingen uitgestuurd werden. Voor Tetra bevat deze
verklaring ook steeds een clausule waarin de hoofdboekhouder van
de organisatie tekent in te zullen staan voor het 'innen' van de co-financiering.
 Essentieel om goed op de hoogte zijn van de mening van de bedrijven
over het projectverloop en over de mogelijke toepassing van de
projectresultaten in hun onderneming
 Om de projectleiders te ondersteunen bij het verzamelen van gerichte
feedback vanuit de gebruikersgroep, werd een hulpmiddel ontwikkeld
14

Gebruikerspoll (leden gebruikersgroep)
 bevraging na elke vergadering van de GG (sensibiliseren/informeren leden)
 automatisch gekoppeld aan registratie aanwezigheden GG
 gebruiksvriendelijk, vergt weinig tijd van gebruikers/uitvoerders
 geaggregeerde resultaten naar projectuitvoerders
GEBRUIKERS
Relevantie van het project voor de gebruiker
Projectverloop en behaalde projectresultaten
Tevredenheid over ruimte en overleg binnen de
gebruikersgroep
Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de
gebruikersgroep
Verwachtingen in verband met de toepassingen van
de projectresultaten door de gebruiker

Projectgegevens, hier kan u enkel gegevens bekijken en eventueel
een ander project waarvoor u ook verantwoordelijk bent selecteren
Gebruikersgroepleden, hier vult u de (contact)gegevens in van de
leden van uw gebruikersgroep
Vergaderingen, hier maakt u vergaderingen aan en registreert u de
aanwezigheden
Gebruikerspoll, hier kan u als projectuitvoerder de feedback van de
gebruikers bekijken.

U kan het ONDERNEMINGSNUMMER van een onderneming of organisatie
opzoeken via de link naar de kruispuntbank
(http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html )

In welke mate is het onderwerp van het project nog steeds relevant voor uw
onderneming
{scoren op schaal (i) zeer relevant; (ii) relevant, (iii) neutraal, (iv) minder prioritair, (v) niet langer relevant }
Hoe scoort u het projectverloop en de tot nu toe behaalde projectresultaten in
functie van de te bereiken doelstellingen?
{ scoren op schaal (i) minder dan voorzien , (ii) zoals voorzien, (iii) beter dan voorzien
Hoe tevreden bent u over de ruimte voor interactie en sturing door de
ondernemingen (gebruikers) binnen het project?
{ scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvreden}
Hoe tevreden bent u met de behandelde punten in de
gebruikersgroepvergaderingen?
{ scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvrede}
Hoe hoog scoort u de (mogelijke) toepassing van concrete, bruikbare
resultaten bij uw eigen onderneming (of uw ledenbedrijven) op korte termijn?
[KT is tijdens of < 1 jr na afloop]
{ scoren op schaal: (i) de resultaten worden al toegepast in de onderneming (ii) de resultaten zullen wellicht
binnen het jaar na afloop van het project worden toegepast in de onderneming, (iii) de resultaten zijn tot op
heden op kt niet bruikbaar voor de onderneming, maar mits bedrijfsspecifiek vervolgonderzoek wel nog
mogelijk in de toekomst (iv) de resultaten blijken niet bruikbaar voor de onderneming }

 Responsabiliseren van de leden van de gebruikersgroep
 Voldoende informeren over de opzet en het doel van de
bevraging
 motiveren om mee te werken aan de bevraging
 Voldoende feedback geven over de resultaten van de bevraging
(bespreken op volgende gebruikersgroep)
 Best zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de
aanwezigheden ingeven
 Verslagen gebruikersgroep (min. 2 per jaar) !

TETRA
Agenda
Verwelkoming
Stand van zaken overeenkomsten (projectspecifieke
voorwaarden/samenwerkingsovereenkomsten)
 Uitgangspunten
 Leverbaarheden/resultaatsindicatoren
22

Projectbarometer
6-maandelijks status aanvinken
 Enkel bij afwijking verdere detaillering nodig
 Meldingen
 Toelichtingen
PROJECTUITVOERDERS
Inhoudelijk verloop project t.o.v. werkplan
Behalen innovatiedoel
Interactie met doelgroep
Inzet van de middelen
Valorisatiekansen

24
Projectbarometer
PROJECTBAROMETER Laat IWT toe om het globale projectverloop te volgen met een minimum aan administratie
Inhoudelijk verloop van het project (planning, leverbaarheden, mijlpalen)
 zoals voorzien
 kleine afwijking met beperkte invloed
 grote wijziginguitvoering
Interactie met de doelgroep (o.a. via de gebruikersgroep)
 goed (positief, interesse stijgt)
 neutraal (interesse constant)
 zwak (interesse daalt)
Haalbaarheid van het innovatiedoel (KPIs, doelstellingen)
 zoals voorzien
 grote wijziging
Inzet van de middelen (financieel, menskracht, cofinanciering)
 zoals voorzien
 grote wijzigingen
Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij de begunstigden of uitvoerders
 geen
 kleine wijziging met beperkte invloed
 grote wijziging

TETRA
Agenda
Verwelkoming
 Uitgangspunten
25

Voortgangsverslag
Jaarlijks voortgangsverslag = projectbarometer en specifieke
aanvullingen:
 Status vooropgestelde leverbaarheden
 Status performantie-indicatoren (KPI’s)
 1-op-1 bereik
 Collectief bereik
 Toelichtingen
 Succesverhalen/relevante cases
 Activiteitenoverzicht
26

TETRA
Agenda
Verwelkoming
 Uitgangspunten
27

Voortgangsverslag - leverbaarheden/performantie-indicatoren
Projectbarometer en specifieke aanvullingen:
Projectuitvoerders geven de status aan van de vooropgestelde
leverbaarheden en performantie-indicatoren (KPI’s):
Twee types leverbaarheden:
 projectspecifieke kennisontwikkeling (output, volgend uit
activiteiten)
 Collectieve kennisoverdracht (grotere schaal verspreiding van
de projectspecifieke kennisontwikkeling)
Leverbaarheden worden ondergebracht in categorieën die
gelijklopen over de programma’s heen
Mogelijk om nieuwe leverbaarheden toe te voegen tijdens het
project
Geen uitvoerige beschrijving van de uitgevoerde activiteiten
28

Voortgangsverslag - leverbaarheden
Status leverbaarheden
Categorie Omschrijving* Datum
verwacht
Voorzien
maar nog
niet gestart
Volledig
behaald
Lopend
zoals
voorzien
Lopend met
vertraging
Vroegtijdig
stopgezet
Projectspecifieke kennisontwikkeling
X1 XXXXXXXXX
X1 XXXXXXXXX
X3 XXXXXXXXX
… ….
Collectieve/generieke kennisoverdracht
Y1 XXXXXXXXX
Y2 XXXXXXXXX

Voortgangsverslag - performantie-indicatoren
• Beperkte set van meetbare PROJECTSPECIFIEKE sleutelfactoren waar
het project goed moet in zijn opdat DOELSTELLINGEN (innovatiedoel)
bereikt worden
“ KPI’s zijn bij voorkeur gericht op de verandering die men wil realiseren
bij de bedrijven in plaats van op de activiteiten die men zal uitvoeren”
• IWT legt geen gemeenschappelijke KPI’s op
“Wat relevant of cruciaal is voor project A, is veel minder van toepassing
voor project B”
• Onder te brengen in 4 grote blokken
• INNOVATIVITEIT
• BEDRIJFSBEREIK
• IMPLEMENTATIE
• ANDERE
• Streefwaarden getuigen van voldoende ambitieniveau en staan in
verhouding tot het gevraagde steunbedrag

31
Voortgangsverslag - performantie-indicatoren
Status Key Performance Indicatoren (KPI’s)
KPI Bereikt Verwacht Cumulatief
Streefwaarden
overeenkomst
KPI 1 :
KPI 2
KPI 3
…

TETRA
Agenda
Verwelkoming
 Uitgangspunten
32

Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ en ‘collectief’ bereik
1 op 1 bereik
Unieke identificatie van de klanten (ondernemingsnummer)
Opvolgen van type activiteiten (definities) en direct resultaat van
geleverde activiteit
Geen contractuele streefwaarden
Activiteiten Direct Effect/Resultaat
A.1. Advies R.1. Directe toepassing kennis/methode
A.2. Validatie R.2. Opstart LT-Innovatieplan/strategie
A.3. Begeleiding R.3. Start (gesubsidieerd) project
A.4. Nazorg R.4. Nieuwe samenwerking
A.5. Matching

Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ bereik
Activiteiten
A.1. Advies Analyses, bevragingen, tests, audits en andere activiteiten die tot doel hebben een
gemotiveerd advies te verstrekken met betrekking tot een specifieke
probleemstelling in het innovatieproces van het bedrijf en/of de identificatie van
mogelijke innovatie-opportuniteiten. Dit zijn zaken die typisch in een klein rapport
gegoten worden, en/of waar een substantiële tijdsinvestering tegenover staat.
A.2. Validatie Activiteiten die tot doel hebben om, in een bedrijfscontext, kennis/methodologieën
te testen, te demonstreren ter validatie en als hulpmiddel bij de doorstroming naar
en de implementatie in de ruime doelgroep.
A.3. Begeleiding Begeleiding bij de voorbereiding van een innovatieproject/traject in de
onderneming, bij een IWT project, Europees project, project op eigen kracht...
A.4. Nazorg begeleiding (geen uitvoering!) vanaf de start van een innovatieproject/traject in de
onderneming, bijv. een IWT project, Europees project, project op eigen kracht...
A.5 Matching Op een onderbouwde manier (men informeert zich grondig en begeleidt waar
nodig) een bedrijf in contact brengen met een andere organisatie voor oplossingen
van een specifieke innovatievraag, zowel binnen en buiten het VIN als
internationaal

Opvolgen van bereik - 1 op 1 bereik
Resultaten
R.1. Directe toepassing
kennis/methode
De aangereikte (nieuwe) kennis of methode wordt door het
bedrijf toegepast, en biedt direct een oplossing.
R.2. Opstart LT-Innovatieplan/
strategie
De onderneming werkte een lange termijn innovatieplan
en/of -strategie uit.
R.3. Start
(gesubsidieerd) project
De onderneming start een gesubsidieerd innovatieproject
(uitvoering, niet de aanvraag van subsidies), of start een
intern project op eigen kracht.
R.4. Nieuwe
samenwerking
De onderneming start een nieuwe, aantoonbare
samenwerking met een partner.

Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ bereik
Betrokken
partner in het
consortium
Naam
Onderneming
Ondernemings-nummer
Type
activiteit*
Direct
Resultaat
**
Organisatie naar
wie wordt
doorverwezen***
IWT -
project-nummer
****
Andere
subsidies,
bv EU
****
xxxx xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A4 R3 NVT NVT
xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A4 R4 VIGC NVT EFRO-xxxxx
xxxxxx2 xxx-xxxxx-xx2 A3 R3 NVT XXXXX1
xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A3 R2 NVT XXXXX2
xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A2 R4 FIT NVT
Starter Starter A3 NVT XXXXX3
*Voor elke afzonderlijke activiteit (1 activiteit kan meerdere contacten omvatten) en/of direct resultaat een nieuwe lijn;
** Er kunnen verschillende resultaten optreden of een resultaat kan evolueren over de tijd. Elk nieuw resultaat wordt geregistreerd
via een nieuwe lijn;
***Rapporteren op organisatieniveau;
****Indien de activiteit of het resultaat te linken is aan een door de onderneming ingediend IWT-project, wordt het projectnummer
van het IWT-project in kwestie gerapporteerd. Indien er een link is met een Europees of ander niet-IWT project, geef dit dan ook aan
via bv acroniem.

Voortgangsverslag – collectief bereik
COLLECTIEVE ACTIES
- Geen unieke identificatie van aanwezigen collectieve acties, de
klemtoon wordt gelegd op het aantal verschillende bedrijven dat
bereikt wordt
- Directe effecten van collectieve acties worden niet systematisch
gerapporteerd (wel in eigen belang van project om dit op te volgen –
responsabilisering nodig)
Datum Naam/Omschrijving* Partner ** # bereikte
ondernemingen
xx-xx-20xx xxxxx1 NVT 20
xx-xx-20xx xxxxx2 VITO 10
xx-xx-20xx xxxxx3 IC-OVL 15
xx-xx-20xx xxxxx4 NVT 18
*Studiedagen, workshops, seminaries, demonstraties of andere (netwerking)events die
rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van een VIS-project en waarop minimaal 5
verschillende bedrijven aanwezig zijn.
** Organisatie waar eventueel mee wordt samengewerkt

Voortgangsverslag – wat nog ?
Verslagen gebruikersgroep (gekoppeld aan vergaderingen)
 Toelichtingen (indien relevant)
 Succesverhalen of relevante cases
 Activiteitenoverzicht
ingezette menskracht toegewezen aan 1 van de 5 vaste activiteitscodes (PM:
Projectmanagement, PN: Platformwerking/netwerking, OKV:
Onderzoeksactiviteiten/kennisverwerving/vertaling, CK: Collectieve kennisverspreiding,
AIO: Activiteiten met individuele ondernemingen)
38
prestaties voor de periode……... tot………..
type activiteit*
naam personeelslid aantal gepresteerde
mensmaanden in
deze periode
cumulatief
totaal

TETRA
Agenda
Verwelkoming
 Uitgangspunten
39

TETRA- Projectuitvoering en opvolging
Financiële status en co-financiering
 Geen jaarlijkse financiële status (kostenstaat), wel in
projectbarometer financiële status aangeven – afwijkingen
dienen toegelicht te worden !
 Financiële verslaggeving is onderdeel van het eindverslag, wordt
gebundeld door coördinator of kan individueel aangeleverd worden
 Welke kosten zijn aanvaardbaar: zie handleiding TETRA
 personeelskost (reële kost, gestaafd met loonfiches) + overige kost
(max. 40.000 EUR/VTE, belangrijkste posten toelichten)
 92,5% subsidie, financiering van resterende 7,5% via bijdragen van
de doelgroepbedrijven
 Status van de gerealiseerde co-financiering + op welke manier de co-financiering
gerealiseerd werd
40

TETRA
Verwelkoming
 Uitganspunten
 Verslaggevingmomenten (voortgangsverslag,
tussentijds-/eindverslag, financieel verslag)
41

Verslaggevingsmomenten
42

Verslaggevingsmomenten
43

Verslaggevingsmomenten – eindverslag/valorisatiefiche
Eindverslag
 cfr. Voortgangsverslag
 Toelichting behaalde projectresultaten
 Toelichting aanwending projectresultaten bij de doelgroep
 Verantwoording van de gemaakte kosten (financieel verslag + co-financiering)
Valorisatiefiche
 één jaar na afloop
Update bereik, directe resultaten
44

TETRA
Info
 Verslagen naar tetra@iwt.be (kopie naar projectadviseur)
 Toekomst → opvolging via digitaal platform
Website http://www.iwt.be/subsidies/tetra
 Template Projectbarometer
 Template Voortgangsverslag
E-tool voor gebruikersbevraging
Communicatie/vragen:
 Mailbox (tetra@iwt.be)
 e-tool voor gebruikersbevraging (gebruikerspoll@iwt.be)
 e-tool voor opvolging (eloket@iwt.be)
45

agentschap voor Innovatie
door Wetenschap en Technologie
Koning Albert II-laan 35, bus 16
B-1030 Brussel
Tel.: +32 (0)2 432 42 00
Fax.: +32 (0)2 432 43 99
E-mail: info@iwt.be
www.iwt.be

Presentatie uitvoering en opvolging tetra - oktober 2014

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Presentatie uitvoering en opvolging tetra - oktober 2014

Ähnlich wie Presentatie uitvoering en opvolging tetra - oktober 2014 (20)

Presentatie uitvoering en opvolging tetra - oktober 2014

Hinweis der Redaktion