Estructura funcional y operativa

En INTERVENCIÓN para ADMINISTRAR
Res. 000360,1 de Feb. 2019
Res. 006240, 25 de Jun. 2019
de la Super-Intendencia Nacional de Salud
RESOLUCIÓN No. 149
JULIO 17 DE 2019
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA
EN INTERVENCIÓN PARA ADMINISTRAR
DEPARTAMENTO DE CORDOBA
"POR LA CUAL SE ACTUALIZA LA ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA DE LA OFICINA ASESORA
JURIDICA"
EL Agente Especial Interventor de la Empresa Social del Estado Hospital San Jerónimo de Montería, identificada
con el NIT 891.079.999-5, designado por la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No. 006240
del 25 de junio de 2019, y posesionando mediante Acta de Posesión S.D.M.E. 013 de 26 de junio de 2019, en
ejercicio de sus facultades Constitucionales y legales, en especial, las conferidas en las Leyes 100 de 1993, 1437
de 2011 y Decretos 2555 de 2010 y 1011 de 2006, Resoluciones 1137 de 2016 y 1785 de 2017, y demás normas
concordantes sobre la materia, y;
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución Número 000360 del 1 de febrero de 2019, la Superintendencia Nacional de Salud ordenó
la posesión inmediata de los bienes, haberes y la Intervención Forzosa Administrativa para Administrar la E.S.E.
Hospital San Jerónimo de Montería, identificada con el NIT 891.079.999-5, ubicada en la carrera 14 No. 22-200 del
municipio de Montería, por el término de seis (6) meses, con la finalidad de garantizar la adecuada prestación del
servicio de salud, de conformidad con las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en Salud y lo
dispuesto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Que, para el efecto designó como Agente Especial Interventor al Doctor OMAR ALEXANDER PRIETO GARCÍA,
identificado con cédula de ciudadanía No. 79.686.044 de Bogotá D.C., y en ese sentido quedó facultado para
ejercer las funciones de Representante Legal de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, a partir de la fecha
de su posesión, correspondiéndole la guarda y administración de los bienes que se encuentran en poder de la
entidad junto con los demás deberes y facultades que les asigna la ley.
Que, posteriormente la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No. 006240 del 25 de junio de
2019, removió al Doctor OMAR ALEXANDER PRIETO GARCÍA y designó como nuevo Agente Especial
Interventor al Doctor RUBÉN DARÍO TREJOS CASTRILLÓN, tomando posesión en el cargo mediante Acta de
Posesión S.D.M.E. 013 de 26 de junio de 2019, con plenas facultades de Representante Legal de la E.S.E.
Hospital San Jerónimo de Montería, Córdoba
Que el Decreto 1011 de 2006, reglamentó el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en Salud
del Sistema de Seguridad Social en Salud, cuyas disposiciones se aplicarán a los Prestadores de Servicios de
Salud, a las Entidades Promotoras de Salud, a las Administradoras del Régimen Subsidiado, a las Entidades
Adaptadas, a las Empresas de Medicina Prepagada y a las Entidades Departamentales, Distritales y Municipales
de Salud.
Que dentro del Modelo Estándar de Control Interno, Subsistema de Control de Planeación y Gestión, se encuentra
el desarrollo de la actividad estructura organizacional y modelo de operación por procesos; que en ese sentido,
existe la necesidad de actualizar la estructura funcional y operativa de la Oficina Asesora Juridica de la Entidad, a
E.S.E. Hospital San Jerónimo Mon
Dirección: Carrera. 14 No. 22-2
IMI":1,n1 Teléfono: (4) 7958135 - 320 5747543 0
esesanjeronimo.gov.co o
pqrf@esesanjeronimo.gov.co

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE
JURIDICA
Código
C.12.1.PR.006
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Fecha: 17 de Julio de
2019
ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA
AREA DE JURIDICA.
2019.
Revisado: Subdirector
Administrativo y Financiero
Aprobado: Gerente
Firma
Firma
Fecha: 17 de Julio de 2019

PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de
2019
Código
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JURÍDICA
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nteriCION
SEGURIDAD DEL PACIENTE
PROCESOS ESTRATEGICOS
CONTAWEINTERNO
DISCIPLINARIO
APOYO DIAGNOSTICO
Y TFRAPFUnco
URG. ADULTOS IMAGENOLOGIA
• LAG. PEDIMRICAS ENDOSCOP1A
E CONSULTA EXTERNA NUTRICION Y DIET TI
• SALA DE PAREO E TERAPIA FISICA Y
• PUERPERIO RESPIRATORIA
• OUIRURGICA E PATOLOGIA
El MEDICINA INTERNA MORGUE
El PENSIONADOS LABORATORIO
• PEDIATRIA-NEONATOS-LACIA CLINICO
DCI id BANCO DE SANGRE
• UCE E SERVICIO
El HOSP. DOMICILIARIA FARMACEUTICO
• CIRUGÍA ENTERMERIA
Id TRANSPORTE SOLERCIA:. CLINICA DE HERIDAS
GESTION DE CALIDAD
PROCESOS DE
EVALUAC ION
RE VIS O RIA
FISCAL
PAMEC
(PROGRAMA DE
AUDITORIA PARA LA
CALIDAD)
•
SISTEMA DE
INFORMACION
DIRECCIONAMIENTO PLANEACION
SERVICIO
UENTE
AL
C
USUARIOS
GOTGOOCIÓ
rifbenefiC0
TALENTO
O HUMANO
SALUD
OCUPAS'
ONG-
URIDICA OESTON
MBIENTAL
FACTURACION
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS MISIONALES -
SERVICIOS MEDICOS
FSPFCIAII7Aoos
UI ADMISION DEL
PACIENTE
SERVICIO AL CLIEN
ESU
Firma
Firma
1. INTRODUCCION:
La Coordinación indispensable de los procesos y recursos de soporte administrativo que la ESE Hospital San
Jerónimo de Montería debe realizar para que el personal asistencial cuando atienda un paciente, logre su
satisfacción por la oportunidad y calidad del servicio, se constituye en un componente administrativo
indispensable para garantizar la optimización de los recursos, la obtención de utilidades necesarias para la
permanencia de la organización en el mercado y la garantía del soporte administrativo para que cada una de las
unidades funcionales pueda producir la atención a los pacientes que finalmente se facturan y lograr la
recuperación de los recursos invertidos por la empresa para la prestación de los servicios asistenciales
demandados.
2. OBJETIVO:
Garantizar la defensa judicial y el cumplimiento de los procesos de contratación necesarios para la excelente
prestación de los servicios de salud habitados y ofertados por la ESE Hospital San Jerónimo de Montería.
3. ALCANCE:
Aplica para cada uno de los procesos y procedimientos de la oficina Jurídica de la ESE, desde el momento de
inicien los procesos de contratación de venta de servicios de salud con las diferentes EPS.
4. MAPA DE PROCESOS DE LA ESE.
Aprobado: Gerente

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Aprobado: Gerente
Firma
Firma
5. ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL AREA DE JURIDICA:
El grupo funcional y operativo estará conformado de la siguiente forma:
Asesor Jurídico (Jefe del Área).
- Profesional Universitario Jurídica.
- Abogado Proceso de Contratación.
- Abogados Defensa Judicial.
- Técnico Archivístico.
- Auxiliar Administrativo.
6. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA UNIDAD:
GERENCIA.
ASESOR JURIDICO
AUX. ADMINISTRATIVO
ARCHIVO
6.1 Funciones del Área de Jurídica:
Desde el Área de Jurídica se realizan las siguientes funciones:
[
i CONTRATACION
L. J
I
DEFENSA
JUDICIAL
L
• Asesorar y apoyar en materia jurídica a la Gerencia y a las demás dependencias de la ESE.
• Asesorar y revisar, en los aspectos jurídicos, los proyectos de resolución o cualquier otro acto
administrativo que sea sometido a su consideración y que tengan relación con los asuntos de
competencia de la E.S.E.
• Hacer seguimiento y formular observaciones, cuando haya lugar, a los proyectos de resolución o
normativa relacionada con temas de la ESE.
• Establecer, desarrollar, evaluar y aplicar pautas y directrices para el desarrollo normativo que le
corresponde a la ESE.

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• Emitir conceptos, absolver consultas y responder derechos de petición que en materia jurídica formulen
los ciudadanos o ciudadanas, las distintas áreas de la E.S.E, y las autoridades en general, que tengan
relación con los asuntos de competencia de la Institución.
• Ejercer la representación judicial de la E.S.E en los diferentes procesos y ante las instancias judiciales y
administrativas, de conformidad con la delegación y bajo las directrices e instructivos que en materia de
defensa judicial se establezcan en la institución.
• Atender las diligencias administrativas que le comisione o delegue el Gerente de la E.S.E.
• Adelantar las investigaciones, estudios y análisis jurídicos sobre áreas o temas propios de la E.S.E,
llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente en relación con éstos,
a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso;
• Dirigir, orientar y vigilar la aplicación de normas y políticas en materia de contratación administrativa en
todas las etapas del proceso;
• Asesorar a las distintas dependencias de la E.S.E y coordinar la participación de ellas en las diferentes
etapas del trámite contractual, de conformidad con el Plan Anual de Contratación;
• Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, para lo cual deberá preparar los documentos
e informes de los procesos de evaluación adelantados por la entidad;
• Dirigir y coordinar la elaboración y revisión de los proyectos de resoluciones, actos administrativos,
contratos, convenios interinstitucionales y con organismos nacionales, internacionales, que le
corresponda suscribir al Gerente de la E.S.E.
• Dirigir y coordinar la actualización del sistema informático previsto para diligenciar, publicitar, registrar y
hacer seguimiento de todos los procesos contractuales;
• Autenticar las copias de los documentos que reposen en los archivos de las diferentes dependencias de
la E.S.E, de conformidad con la normatividad vigente;
• Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
7. ROLES Y FUNCIONES PERSONAL AREA DE JURIDICA:
7.1 Jefe Oficina Asesora Jurídica.
1. Coordinador de la Oficina Asesora Jurídica de la ESE Hospital San Jerónimo de Montería.
2. Asistir y asesorar a los directivos de la ESE, en los asuntos jurídicos, legales y procesales relacionados
con las funciones y actividades que son propias a sus cargos.
3. Asistir al nivel directivo de la ESE en la realización de estudios de carácter legal.
4. Elaborar los proyectos de actos administrativos, acuerdos y contratos que deban ser tramitados por la
Empresa Social del Estado para el eficiente y eficaz desarrollo de sus funciones.
5. Atender los litigios en que haga parte la ESE y adelantar las gestiones que estos requieran.
6. Estudiar, proponer y proyectar la definición de los criterios jurídicos de la ESE y velar porque se
mantenga una adecuada coordinación y unidad técnica, entre todas las dependencias en materia legal.
7. Dirigir y coordinar la compilación y actualización de la legislación y jurisprudencia relativas al sector
salud y velar por su adecuada difusión y aplicación en todas las dependencias de la Empresa Social del
Estado Hospital San Jerónimo.
8. Interpretar y aplicar textos legales, jurisprudencia y doctrina con el fin de dar fundamentos jurídicos a
las decisiones de la empresa.
9. Conocer, intervenir, vigilar y mantener actualizado el estado de las demandas instauradas contra la
ESE Hospital San Jerónimo de Montería.
Aprobado: Gerente
Firma Fecha: 17 de Julio de 2019

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10.Atender oportunamente las demandas que cursen contra la empresa.
11.Incoar las acciones judiciales y/o administrativas que fueren necesarias para la oportuna defensa de los
intereses y bienes de la empresa y demás acciones inherentes que fueren necesarias.
12.Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los
resultados esperados.
13.Ejercer las demás funciones que le asigne el Gerente de la empresa y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
7.2 Profesional Universitario Jurídica:
1. Apoderar judicialmente a la ESE en procesos de orden civil, comercial, administrativo, laboral,
ambiental y otros.
2. Visitar los despachos judiciales y administrativos donde cursan los juicios enunciados en el numeral
anterior, para percatarse de la marcha de los mismos.
3. Atender notificaciones y reclamaciones efectuadas por dependencias de carácter sindical en la
Regional del Trabajo, con el acompañamiento del asesor de talento humano.
4. Elaborar, revisar, tramitar y controlar los contratos o convenios por asignación de su jefe inmediato.
5. Fijar, aprobar y custodiar las pólizas y garantías que respaldan el cumplimiento de los diferentes
contratos celebrados por la ESE, por delegación de su jefe inmediato.
6. Efectuar estudios, elaborar conceptos o proyectos sobre consultas formuladas a la Oficina por
delegación de su jefe inmediato.
7. Elaborar los proyectos de actos administrativos, acuerdos y contratos que deban ser tramitados por la
Empresa Social del Estado para el eficiente y eficaz desarrollo de sus funciones, de aquellos aspectos
delegados por el jefe inmediato.
8. Acompañar a la oficina jurídica en los procesos judiciales en que esté vinculada la ESE y adelantar las
gestiones que estos requieran.
9. Estudiar, proponer y proyectar la definición de los criterios jurídicos de la ESE designados por el jefe
inmediato y velar porque se mantenga una adecuada coordinación y unidad técnica, entre todas las
dependencias en materia legal.
10.Interpretar y aplicar textos legales, jurisprudencia y doctrina con el fin de dar fundamentos jurídicos a
las decisiones de la empresa.
11.Ejercer las demás funciones que le asigne el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del
cargo.
12.Presentar informes periódicos al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica sobre el cumplimiento de las
funciones y tareas asignadas.
7.3 Abogados Defensa Judicial:
1. Conocer, atender y desarrollar las actuaciones atinentes a la representación judicial de la E.S.E, que se
sigan ante las jurisdicciones ordinaria y administrativa y que no sean de competencia de otra
dependencia.
2. Conocer, atender y desarrollar las actuaciones atinentes a los trámites de conciliación extrajudicial en
los que deba intervenir la Entidad.
3. Conocer, atender y desarrollar sobre las actuaciones atinentes al trámite para el pago de condenas
judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales de acuerdo con el procedimiento institucional que para tal
efecto se establezca y con la normatividad vigente.
Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector Firma
Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019

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4. Conocer, atender y desarrollar las actuaciones relacionadas con el Sistema Único de Información de
Gestión Jurídica de la E.S.E, en relación con los procesos a su cargo.
5. Llevar un registro actualizado de todos los procesos de su competencia de conformidad con el proceso
de gestión documental y la normatividad vigente.
6. Presentar informes periódicos al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica sobre el cumplimiento de las tareas
asignadas.
7. Proyectar la respuesta a las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
7.4 Líder Proceso de Contratación:
1. Coordinar y garantizar que se realicen las contrataciones diarias requeridas en la ESE.
2. Impulsar el proceso desde la etapa de planeación y en la etapa pre-contractual, conforme a las
actividades que se describen en este manual para el área solicitante.
3. Solicitar la colaboración de las demás áreas participantes en la contratación, de acuerdo con los temas
técnicos, jurídicos, financieros y/o económicos, según las competencias funcionales.
4. Coordinar las actividades y hacer el seguimiento que corresponda a cada una de las dependencias
involucradas, para que cuente con la información necesaria durante las etapas de planeación y pre-
contractual y pueda dar cuenta del estado del proceso de selección.
5. Seguimiento de proyecciones y órdenes de contratación.
6. Garantizar la creación y actualización de la bitácora de contratación.
7. Solicitud y control de documentos adicionales (OTRO SI pagos fijos, etc.).
8. Revisión y aseguramiento del indicador de contratación.
9. Coordinar y garantizar la gestión documental (documentos generados durante el contrato actas,
incapacidades, etc.).
10.Elaborar todos aquellos informes que la institución y los entes de control requieran en forma habitual,
periódica o esporádica que se relacionen con el proceso de contratación de la E.S.E.
7.5 Líder Proceso de Archivo del Área Jurídica:
1. Responder por el adecuado manejo y cumplimiento de los procesos de gestión documental de la E.S.E.
2. Mantener organizados los archivos de la oficina Jurídica.
3. Mantener el orden de cada una de las carpetas contractuales y de procesos judiciales.
4. Llevar un registro actualizado del archivo de la oficina jurídica.
5. Responder por el cumplimiento que en aspectos de gestión documental establezca la E.S.E.
7.6 Auxiliar Administrativo (secretaria):
1. Preparar y organizar la información que debe presentar el jefe inmediato.
2. Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes
respectivos.
3. Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y seguimiento de las actividades del área.
4. Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de informes.
5. Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad.
6. Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia.

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7. Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada
indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en
el proceso.
8. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en
los que interviene en razón del cargo.
8. RELACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA DE JURIDICA:
8.1 PROCESO DE CONTRATACION:
• OBJETIVO:
Estandarizar cada una de las actividades ejecutadas dentro de cada una de las etapas del proceso de
contratación de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería.
• ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION:
Aplica a todas las áreas de la E.S.E Hospital San Jerónimo de Montería
• RESPONSABLES DEL PROCESO:
Asesor Jurídico.
Líder Proceso de Contratación.
• SUBDIRECCION:
Gerencia.
• PRODUCTO/SERVICIO
Minuta contractual con todos sus soportes legales.
• RECURSOS:
Tecnológicos: Internet, computador, impresora, Teléfono
Logísticos: Elementos de oficina (Hojas de papel, tóner, Tinta de impresora, fotocopias, lapiceros,
marcadores, lápiz etc.)
Humanos: Profesionales especializados, profesionales Universitarios, técnicos, auxiliares
administrativos.
• ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO:
Proceso Proveedor: Identificación de necesidades de las diferentes áreas.
• ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO:
Aprobado: Gerente
Firma
Firma

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Revisado: Subdirector Firma
Aprobado: Gerente Firma
Salidas: Minuta de Contrato.
• PARAMETROS DEL CONTROL:
• Etapas Contractuales.
Contratos de Adquisición de bienes y servicios.
Requisitos Precontractuales.
La exigencia de estos requisitos variará según sea el contratista una persona natural o persona jurídica.
o Identificación de las necesidades (estudio de conveniencia y oportunidad).
o Determinación de la cuantía.
o Solicitud de ofertas teniendo en cuenta la cuantia.
o Solicitud de disponibilidad presupuestal.
o Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).
o Copia de resolución de la DIAN, que acredite la calidad de autorretenedor o gran contribuyente
de cada uno de los oferentes.
o Certificada de Cámara de Comercio vigente.
o Copia del Rut.
o Certificado de antecedentes judiciales vigente.
o Certificado de antecedentes fiscales.
o Certificado de antecedentes Disciplinarios.
o Certificado del Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC.
o Copia del documento de identificación del representante legal.
o Libreta militar si es hombre menor de 50 años.
o Certificación donde conste el pago de aportes al sistema general de seguridad social y
parafiscales, suscrita por el representante legal o por revisor fiscal.
o Planilla de pago del sistema general de seguridad social.
o Certificación de INVIMA para contratos de adquisición de medicamentos.
o Certificación de nacionalización de mercancías (Manifiestos de aduana en los casos de activo
fijos o productos importados).
o Certificación del funcionario de suministro en los que se indique los precios de los
medicamentos se ajustan al PLM.
o Certificación del funcionario de suministros en los que se señale que los precio establecidos en
el contrato son los mismos ofertados por el proveedor.
Nota: El funcionario responsable de la documentación anterior corresponde a las siguientes áreas:
1. Adquisición de activos fijos o productos importados: Técnico de Activo Fijo
2. Adquisición de Medicamentos e insumos médicos: Jefe de Suministros
Requisitos contractuales:
• Elaboración del contrato

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• Registro Presupuestal
• Póliza de Garantía, calidad, cumplimiento, laboral y responsabilidad civil extracontractual dado
el caso.
• Aprobación de póliza
Requisitos Post contractuales:
• Notificación al interventor y /o auditor del contrato
• Pago de impuestos
• Expedición de copias del contrato al proveedor con sus anexos.
• Acta de inicio
• Actas parciales
• Pagos del contrato de acuerdo al flujo de tesorería
• Acta de liquidación del contrato
• Informe del supervisor designado para los contratos de suministro
• Contrato de Prestación de Servicios.
La exigencia de estos requisitos variará según sea el contratista una persona natural o persona jurídica.
Requisitos Precontractuales:
o Identificación de las necesidades (estudio de conveniencia y oportunidad).
o Solicitud de disponibilidad presupuestal.
o Solicitud de presentación de propuesta.
o Propuesta presenta.
o Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).
o Certificado de Cámara de Comercio vigente si es persona jurídica.
o Hoja de vida de la función pública del representante legal.
o Hoja de vida de la función pública de la persona natural.
o Copia del Rut.
o Certificado de antecedentes judiciales vigente.
o Certificado Procuraduría del representante legal y de la persona jurídica, igual para persona
natural.
o Certificado Contraloría del representante legal y de la persona jurídica, igual para persona
natural.
o Certificado del Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC.
o Copia del documento de identificación del representante legal para persona jurídica y persona
natural.
o Libreta militar si es hombre menor de 50 años.
o Certificación donde conste el pago de aportes al sistema general de seguridad social y
parafiscales de la persona jurídica suscrita por el representante legal o revisor fiscal.
o Planillas de pago de seguridad social para persona natural.
o Afiliación a riesgos profesionales.
o Licencia Profesional.
Aprobado: Gerente
Firma
Firma

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Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector
Firma
Requisitos contractuales
• Elaboración del contrato
• Registro Presupuestal
• Póliza de Garantía, calidad, cumplimiento, laboral y responsabilidad civil extracontractual,
responsabilidad civil profesional, dado el caso.
• Aprobación de póliza
Requisitos Post contractuales:
• Notificación al supervisor designado del contrato
• Expedición de copias del contrato al contratista con sus anexos.
• Acta de inicio
• Actas parciales
• Pagos del contrato de acuerdo al flujo de tesorería
• Acta de liquidación del contrato
Formatos de Control:
o Formato de cumplimiento de requisitos.
o Formato de Hoja de ruta de contrato.
o Estudio de Conveniencia y Oportunidad.
o Acta de inicio.
o Informes de ejecución del contratista.
o Actas parciales de ejecución.
o Acta final.
o Acta de liquidación (dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del contrato).
• INDICADORES:
% de contrato con todos los requisitos.
• ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DESCRIPCION
AREA
RESPONSABLE
RESPONSABLE
Identificación de la
necesidad
Los jefes de área identifican las
necesidades en los servicios y
proceden a elaborar el estudio de
conveniencia y oportunidad para la
firma de la subdirección respectiva.
Suministros/activos
fijos/Subdirección
Administrativa/
Subdirección
Científica/Jefes de
Jefes de área

Firma
Firma
Aprobado: Gerente
Jefes e rea
ontratista
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Areas
Una vez el Gerente avala la
necesidad y se solicita la
Disponibilidad presupuestal.
Solicitada la Disponibilidad
presupuestal, se envía al área de
presupuesto para la expedición del
CDP.
Soliditüd de
Disponibilidad
Presupuestal
Certifico de
Disponibilidad
Presupuestal
Subdireccion
Administrativa
Gerente
Presupuesto rofesional
Universitario
Presupuesto
p
Una vez aprobado el- estudio de
conveniencia se solicita tres (3)
ofertas diferentes con relación al
objeto establecido y se escoge el
Proveedor, (en los procesos de
selección que correspondan).
Solicitud de ofertas Gerencia Gerente
Jefe de Área
Establecida la disponibilidad para la
contratación se solicita los
documentos para la propuesta
escogida.
Suministro
Activo Fijo
Jurídica
Recepcion de
Documentos.
Cuando el oferente cumple con los
requisitos establecidos en la etapa
precontractual se procede a la
elaboración del contrato.
Elaración del
Contrato
Asesor urnlco
Líder Proceso de
Contratación
Jurídica
Firma deFContrato El Gerente recibe el contrato firmado
por el proveedor para su respectiva
firma.
Gerencia
Radicación de
Contratos
Se envía el contrato a la oficina
Jurídica para su respectiva
radicación.
Secretaria Icina
Jurídica
Jurídica
Elaborado el contrato y firmado por
cada una de las partes, se envía a la
oficina de Presupuesto para la
expedición del Registro
Presupuestal.
Registro
Presupuestal
Profesiona
Universitario
Presupuesto
Compra de pólizas El contratista allega pólizas de
garantías a la oficina Jurídica para
Gerente
Presupuesto
Contratista

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anexarla al contrato.
ado
fel
to
)5
Una vez la secretaria de Jurídica
recibe la póliza, entrega carpeta del
contrato con soportes al asesor
jurídico para la elaboración de
aprobación de póliza.
Oficina Jurídica
Asesor Jurídico
Legalizado el contrato se notifica de
manera escrita al respectivo
supervisor y/o interventor del
contrato.
Gerencia Gerente
Una vez notificado al supervisor y/o
interventor este se reúne con el
contratista para elaborar y firmar
acta de inicio.
Funcionarios, Jefes de
Área, y/o Subdirectores
Supervisor designado
Para cada cobro parcial del valor del
contrato, el contratista debe adjuntar
a la cuenta de cobro, acta de avance
del objeto del contrato, informe de
supervisión y pago de seguridad
social.
E.S.E. HOSPITAL SAN
JERONIMO,
Supervisores
Supervisor /
Interventor
Contratista
Se harán efectivos antes de cada
pago del valor del contrato, para lo
cual el contratista debe anexar a la
cuenta de cobro la cancelación de
los impuestos.
Área de tesorería y/
pagaduría
Pagadora
Una vez ejecutado el contrato, se
procede a elaborar el acta final y de
liquidación del contrato.
Supervisores
designados y/o
interventor
Supervisor,
Contratista y Gerente
Aprobación d
Pólizas
Notificación al
supervisor design
Acta de Inicio
Actas de avance
objeto del contra
Pago de impuest
Acta final y de
liquidación del
contrato
Aprobado: Gerente
8.2 PROCESO CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES Y JUDICIALES:
• OBJETIVO:
Aplicar este procedimiento con el fin de solucionar conflictos de carácter particular y de contenido patrimonial,
para evitar que se originen procesos ordinarios, garantizando la defensa de los intereses de la E.S.E. Hospi al
San Jerónimo de Montería.

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Aplica a todas las áreas que tengan que interactuar en la solución de conflictos que eviten originar procesos
ordinarios en contra de la ESE; los integrantes del comité de conciliación de la ESE.
Gerente, Asesor Jurídico.
• SUBDIRECCION:
Oficina Jurídica de la E.S.E.
• PRODUCTO/SERVICIO:
Conciliación de proceso judicial.
• RECURSOS:
-- Tecnológicos: Equipos de cómputo.
Logísticos: Papelería, Tóner y demás elementos de oficina.
Humanos: Asesor Jurídico, secretaria.
Proceso Proveedor: Petición Solicitud de Conciliación.
Salidas: Acta de no conciliación judicial, o auto aprobación judicial de la conciliación.
INDICADORES
No. de Conciliaciones presentadas por mes
No. de conciliaciones conciliadas
No. de conciliaciones aprobadas judicialmente
• ACTIVIDADES:
DESCRIPCION FASE O ETAPA
PUNTOS DE
CONTROL
AREA
RESPONSABLE
RESPONSABLE

los
de
los
itud
Petición Oficina Jurídica Secretano del Comité
Conciliación
Documentos
verificados
Oficina Jurídica Asesor Jurídico
Solicitud de
conciliación
Oficina Jurídica Secretaria
Informe de
antecedentes de
la cuenta
no
de
s o
de
Certificación cuentas
reclamadas
Certificación bienes y
servicios
Concepto jurídico Oficina jurídica Abogado asesor
Solicitud de Comité
de
Conciliación
Oficina Jurídica
Secretario Comité
Conciliación
Secretario Comité de
Conciliación
ias
i a
las
:11a
Poder
Oficina Jurídica a
través del abogado
asignado
Abogado asignado
Audiencias de
conciliación
Oficina Jurídica a
través del abogado
asignado
Abogado asignado
Acta de conciliación Oficina Jurídica Asesor Jurídico
Firma
Firma
Recepción de la petición.
Repartir las peticiones entre
abogados de la oficina
Recibe copia de la solicitud
conciliación.
Recepcionar informes sobre
antecedentes de la cuenta o solic
del servicio.
Solicitar a Tesorería certificación de
pago de las cuentas reclamadas.
Solicitar a Suministros la certificación
entrega a satisfacción de los biene
servicios.
1 Rendir concepto técnico
Someter la información a Comité
conciliación.
Elaborar poder
Asistir a las audiencias de conciliació
Solicitar a las dependenc
involucradas que den cumplimient
las providencias que aprueban
conciliaciones dentro del término en
indicado.
Aprobado: Gerente
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8.3 PROCESO CONTESTACION DE DEMANDAS:
• OBJETIVO:
Controvertir las pretensiones de la demanda radicando oportunamente el memorial que contiene la contestación
de la demanda y asistir a todas las audiencias y etapas procesales ante el despacho del Juez que tenga el
conocimiento en forma oportuna y eficaz, a fin de garantizar la defensa judicial de la E.S.E. Hospital San
Jerónimo de Montería.
Gerencia, Jurídica, Áreas Administrativas, Áreas de Servicio.
Gerente
Asesor Jurídico
• SUBDIRECCION:
Gerencia.
Demanda contestada, asistencia a audiencia inicial, pruebas y juzgamiento si la hay. Presentar alegatos.
• RECURSOS:
Tecnológicos: Equipos de cómputo.
Logísticos: Papelería, Tóner y demás elementos de oficina.
Humanos: Asesor Jurídico.
Proceso Proveedor: Demanda
Salidas: Sentencia.
No. de demandas radicadas.
% de audiencias asistidas.
No. Procesos a favor de la ESE.
Aprobado: Gerente

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Firma
Aprobado: Gerente Firma
• ACTIVIDADES:
DESCRIPCION FASE O ETAPA PUNTOS DE CONTROL AREA RESPONSABLE RESPONSABLE
Recepción de la demanda Demanda Oficina Jurídica Secretaria
Repartir las demandas entre los
abogados de la oficina
Recolecta la información necesaria en
las dependencias involucradas.
Recepcionar pruebas de acuerdo con
las dependencias involucradas.
Acta de entrega del
proceso
Insumos para la defensa
e información
recolectada
Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Pruebas Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Elaborar poder.
Si es de falla médica, convocar a
través de Subdirección Científica al
médico del procedimiento, para revisar
el caso. Si es contable solicitar
certificación de pago o prestación de
servicio del área que se reclame.
Contestar la demanda.
Poder Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Concepto y o
certificación
Subdirección Científica -
Jurídica- Tesorería
Subdirector Científico—
Oficina Jurídica a través
del abogado asignado-
Tesorero(a)
Escrito de contestación Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Radicar demanda en el despacho
judicial que tenga el conocimiento de
la demanda.
Demanda Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Vigilar que se cumplan las etapas
procesales
Estados Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Interponer recursos. Recursos Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Asistir a las Audiencias
Presentar alegatos de conclusión
Defensa técnica Oficina Jurídica
Alegatos Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Recursos ala sentencia, en los casos
en que la decisión contravenga el
interés de la Entidad.
Recurso Oficina Jurídica Abogado Apoderado
Solicitar a las dependencias
involucradas que den cumplimiento a
la sentencia dentro del término en ella
indicado, en casos de condena.
Sentencia apelada Oficina Jurídica Asesor Jurídico
8.4 POLÍTICAS GENERALES DE DEFENSA JUDICIAL.
• OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir para la atención de los procesos judiciales en los que interviene la E.S.E.
HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA como parte demandada, con observancia de la normativa y
jurisprudencia vigente, propendiendo por una adecuada defensa jurídica de la Entidad y por la adopción de
políticas efectivas de prevención de un detrimento patrimonial.

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El procedimiento inicia con la recepción de la notificación de la demanda judicial, continúa con el ejercicio de
representación y la defensa técnica, termina con una decisión judicial ejecutoriada que pone fin ala actuación
procesal.
Gerente
Asesor Jurídico
• SUBDIRECCION:
Gerencia.
Demandas contestadas y defensa técnica por parte del abogado defensor de la E.S.E. Hospital San Jerónimo.
• RECURSOS:
-- Tecnológicos: Equipos de cómputo.
Logísticos: Papelería, tóner y demás elementos de oficina.
-. Humanos: Asesor Jurídico.
Proceso Proveedor: Demanda
Salidas: Sentencia.
No. de demandas radicadas.
de audiencias asistidas.
No. Procesos a favor de la ESE.
• DEFINICIONES
Defensa judicial: Entiéndase por Defensa Judicial el conjunto de actuaciones y procedimientos de carácter
administrativo que adelanta una entidad pública con el fin de defender sus intereses particulares, que con
Aprobado: Gerente

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ocasión de litigios se instaure contra la misma ante instancias judiciales. Que se hace necesario, reformar las
políticas de prevención del detrimento patrimonial de la entidad, la defensa judicial y establecer dichas políticas.
Poder: Documento por medio del cual se confieren facultades al abogado correspondiente para actuar en el
proceso judicial.
Proceso judicial: Sucesión de actos que se desenvuelven progresivamente con el objeto de resolver mediante
la decisión de una autoridad judicial, la controversia o solicitud sometida a su conocimiento.
Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de
estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la
entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro
medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas,
procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
• GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO
La E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA interviene en procesos judiciales en los cuales requiere
el ejercicio de una apropiada defensa técnica jurídica de sus intereses, labor que desempeña la Oficina Asesora
Jurídica, la cual, además, genera estrategias para la aplicación de las normas sustanciales y procesales
atinentes al trámite judicial. Ahora bien, la designación de los procesos judiciales en cabeza de los apoderados
se encuentra en cabeza del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad.
• ACTIVIDADES
DESCRIPCION DE
ACTIVIDADES
AREA
RESPONSABLE
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
Recibir la notificación de la
demanda en la que la ESE
HOSPITAL SAN JERONIMO DE
MONTERIA sea parte o tercero
interviniente. Lo anterior recibe la
oficina de archivo, y/o por correo
electrónico institucional de LA
OFICINA JURIDICA.
Incluir la novedad referente a la
notificación recibida o frente a la
acción incoada junto con los
datos de radicación del proceso
en cuadro de la oficina jurídica.
Lo anterior se registra en base
Aprobado: Gerente
Documento de
Notificación.
Registro de fecha de
notificación
Archivo
General/Secretaria
Jurídica Auxiliar Administrativo
Jurídica
Coordinador Archivo
General
Radicación de
Notificación en base de
datos procesos judiciales
Firma
Firma
Oficina Jurídica
Abogado Encargado
Oficina Jurídica

MANUAL DE PROCESOS Y Código
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JURIDICA
C.12.1.PR.006
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)s
je
)n
a
d,
el
le
el
el
En base de dato de
procesos judiciales
registrar el abogado
asignado
Oficina Jurídica Asesor Jurídico ESE
Poder debidamente
diligenciado
in
e
al
:0
IS
a
y
o
Registrar fecha de
entrega de expediente
Base de Datos Procesos
Judiciales Actualizada
Oficina Jurídica
Abogado Designado
del Expediente
s Base de Datos Procesos
Judiciales Actualizada
Oficina Jurídica
Abogado designado del
expediente
/i.
I
),
a
11
ir
a
Solicitud formal por
correo institucional
Oficina Jurídica
expediente
Formato de Ficha
Técnica del Expediente
Oficina Jurídica
expediente
ir
11
Documento de
Contestación del
proceso.
Actualización base de
datos procesos judiciales
Oficina Jurídica
expediente
Asesor Jurídico ESE
datos generales de procese
judiciales.
Asignación del Abogado q
estará a cargo de la actuaci
atendiendo en lo posible,
criterios de especialida
complejidad. Quien asigna
abogado es el Asesor Jurídico
la ESE.
Elaborar el poder a nombre d
abogado designado para
conocimiento del caso.
Entregar el expediente junto cc
el poder al abogado que
encuentre asignado para
conocimiento del asunl
debidamente diligenciado.
Establecer el valor de l
pretensiones y monto total de
cuantía del proceso judicial,
realizar la calificación del riesg
procesal en el formato.
Análisis de la demanda y su
anexos.
Solicitar al área de cuentas p
pagar información sobre
acreedor (parte demandante
asimismo sobre el estado de
deuda si es del caso.
Realizar ficha técnica sobre
proceso judicial para convoc
comité de conciliación, y ver
viabilidad de conciliar el asunto.
Contestar la demanda y deje
copia de la misma en
expediente del proceso.
Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector
Firma

Reportar las novedades dentro
de los procesos judiciales a cada
uno de los apoderados.
Entregar el documento que
contenga la novedad al
apoderado y dejar constancia en
la base de datos y dejar copia en
el expediente judicial.
Actualización del
Expediente y base de
datos de procesos
judiciales
Actualización del
Expediente y base de
datos de procesos
judiciales
Recibido el reporte de
novedades, atender las
diferentes etapas del proceso
(Audiencia inicial, Audiencia de
pruebas, etapa probatoria,
interposición de recursos a que
hubiere lugar, incidentes,
nulidades, presentación de
alegatos y demás actuaciones
que sea necesario adelantar en
el curso del proceso) y dejar
constancia de las mismas en el
expediente. En el evento en que
en desarrollo de las actuaciones
que se desprendan de esta
actividad se requiera el
desplazamiento del apoderado a
cualquier lugar del país, quien
deberá elaborar y tramitar la
solicitud al área correspondiente.
Soporte documental y
digital en el expediente.
Actualización sobre las
actuaciones
desarrolladas en la base
de datos de procesos
judiciales
Oficina Jurídica Abogado Asignado
Proferido el fallo de primera
instancia se procede a impugnar
o solicitar la aclaración,
complementación o corrección
del fallo, si a ello hubiere lugar.
Soporte Documental de
la Actuación
Oficina Jurídica
Abogado
Asignado/Asesor
Jurídico ESE
En el evento de haberse
impugnado el fallo de primera
instancia, se deberá realizar, si a
ello hubiere lugar y atendiendo
las políticas establecidas por el
la Actuación
Oficina Jurídica
Abogado
Asignado/Asesor
Jurídico ESE
Firma
Firma
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Aprobado: Gerente

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Comité de Conciliación, la ficha
técnica de estudio de la
procedencia de conciliación.
Reportar las novedades dentro
de los procesos judiciales en
segunda instancia a cada uno de
los apoderados.
Proferido el fallo de segunda
instancia se procede a interponer
los recursos extraordinarios o
solicitar la aclaración,
complementación o corrección
del fallo, si a ello hubiere lugar y
dejar constancia de las mismas
en el expediente.
Proferido el fallo del recurso
extraordinario y ejecutoriada la
sentencia se archiva el proceso y
reportar la terminación del
proceso judicial yen firme el fallo
o la providencia que ponga fin al
proceso judicial, el
abogado/apoderado solicitará al
despacho judicial la constancia
de ejecutoria de la sentencia
la Actuación
Oficina Jurídica
Abogado
Asignado/Asesor
Jurídico ESE
la Actuación
Oficina Jurídica
Abogado
Asignado/Asesor
Jurídico ESE
la Actuación
Oficina Jurídica
Abogado
Asignado/Asesor
Jurídico
• ELABORACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE DEFENSA.
Las estrategias de defensa técnica se propondrán por el apoderado o abogado asignado al caso, quien deberá
enmarcar su actuación en los siguientes criterios básicos que la orienten:
a) Evitar decisiones condenatorias en contra de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA
b) Evitar detrimento económico para la entidad, procurando la conservación y adecuada ejecución de los
recursos públicos (Procesos Judiciales).
c) Atender a las políticas de defensa judicial y/o de prevención del daño antijurídico que hayan sido
determinadas previamente por el Comité de Conciliación de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE
MONTERIA.
Revisado: Subdirector Firma Fecha: 17 de Julio de 2019

FirmaRevisado: Subdirector
Ifti4
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d) Se debe implementar la calificación del contingente judicial, es obligación de cada apoderado al estudio de
los procesos judiciales, solicitudes de conciliación extrajudicial o tramites arbitrales en contra de la entidad,
realizar el cálculo de la provisión contable. Artículo 1° Ley 448 de 1998, Resolución 356 de 2007, Decreto
1069 de 2015 numeral 5 del artículo 2.2.3.4.1.10, Resolución 353 del 1° de noviembre de 2016, e informarlo
de conformidad a las normas precedentes al área contable y financiera de la entidad.
e) El apoderado de la E.S.E., debe seguir los lineamientos normativos: Factura de venta/ Ley 1231 de 2008,
Código Comercio, Código Civil- (cesiones de crédito), Código General del Proceso, Ley 1438 de 2011, Ley
1122 de 2007 y Ley 1479 de 2015, para realizar la defensa judicial.
f) El apoderado de la E.S.E., debe seguir los lineamientos jurisprudenciales: Consejo de Estado y la Corte
Suprema de Justifica, para realizar la defensa judicial.
g) El apoderado de la ESE debe asistir a las audiencias judiciales.
• CRITERIOS PARA LA INTERPOSICIÓN DE RECURSO EN CONTRA DE PROVIDENCIAS
JUDICIALES.
Los siguientes criterios orientan la decisión que se encuentra en cabeza de cada apoderado de la Entidad en los
eventos en que debe determinar si interpone o no un recurso en contra de una providencia proferida por un
Despacho Judicial:
a) Que la interposición del recurso no haga más gravosa la situación de la E.S.E., dentro del proceso judicial.
b) Que se verifique la adecuación de los supuestos de hecho en las normas que se pretenden invocar en la
interposición del recurso.
c) Existencia de fundamentos jurídicos que sustenten la razonabilidad de la interposición del recurso.
d) Existencia de jurisprudencia que sustente la razonabilidad de la interposición del recurso.
8.5 PROCESO CONTESTACION DE DERECHOS DE PETICION Y ACCIONES DE TUTELA.
• OBJETIVO:
Analizar la Petición, su contenido y demás fundamentos para determinar de qué áreas se requiere apoyo, y darle
pronta resolución dentro de los términos legales.
Se les da trámite y respuesta a todas aquellas peticiones que presenten ante la E.S.E, sus usuarios, familiares,
particulares, órganos de control, otras entidades y otros, con el fin de dar Cumplimiento al parámetro
Constitucional que lo consagra como derecho fundamental.

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Gerente.
Asesor Jurídico.
• SUBDIRECCION:
Gerencia.
Dar respuesta oportuna y dentro de los términos Constitucionales y Legales, a todo aquel requerimiento
"PETICIONES" solicitadas por las personas que tengan un motivo de interés General o Particular.
• RECURSOS:
Tecnológicos: Equipos de cómputo, linea abierta telefónica.
Logísticos: Oficina de Asesoría Jurídica con todos los estándares de calidad, Contratos y documentos
soportes, Papelería, formatos-modelos.
Humanos: Asesor y Asistente Jurídico.
• Proceso Proveedor: Recepción Derecho de Petición.
Salidas: Respuesta Derecho de Petición
INDICADORES:
- % de respuesta en el término legal.
- Numero de derechos de petición contestados en el mes.
• ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD DESCRIPCION DEPENDENCIA RESPONSABLE
1 Recepcionar los
Derechos de petición
Inmediatamente se reciba en la
oficina de Archivo, se radica en el
Archivo Central Auxiliar de Archivo
Aprobado: Gerente

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presentados po
escrito.
Radicación de
documento en
gerencia
Envío dé documento a
jurídica
Análisis de la
! información
-
Analizar la petición.
, Proyectar respuesta al
! derecho de petición
para la firma de la
Dirección.
Visto Bueno de la
respuesta del derecho
' de petición.
Firma del derecho de
petición
ro de reparto de
íspondencia y se envía a
ncia.
etaria de gerencia recibe
mento del área de archivo y
a en libro, registrando firma
esponsable de la entrega del
mento, fecha y hora.
Gerencia Secretaria de Gerencia
envía para dar tramite al
cho depetición. Gerencia Secretaria de Gerencia
se
or jurídico ánálízan ó1 derecho
petición y la información
Lada, se levanta la información
remite a las áreas
Jcradas para dar respuesta al
;ha de petición.
Jurídica Asesor Jurídico
mismo,
esor jurídico lee el contenido
[ petición y solicita apoyo de
stintas áreas involucradas con
en caso de que la
nación suministrada por las
recciones no este totalmente
o completa.
Juridica Asesor Jurídico
cimientos
esor jurídico al documentar la
'esta de la petición, para no
ir en violación de un derecho
¡mental, compilando los
íptos dados por las áreas de
5 y aplicando los
propios de la rama
)(echo.
Jurídica Asesor Jurídico
rel asesor jurídico proyecta
pspuesta del derecho de
in, su respectivo visto bueno
;tenor firma de gerencia, en
de que no se este de acuerdo
a respuesta se devuelve al
jurídica señalando las
divas aclaraciones.
Jurídica/Gerencia Asesor Jurídico/
Gerente
vez se tiene la firma, se envía
mento por libro de radicado a
írencia para su respectiva
y envio a la persona y/o
:se que radico el derecho de
in.
Gerencia Secretaria de Gerencia
cuan
COrr
gere
Secr
docu
radic
del
docu
Se
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Ases
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solici
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invol
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conc
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Una
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petici
y po
caso
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área
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Una
docu
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firma
empr
petici
8.5.1 PROCEDIMIENTO ACCIÓN DE TUTELA
La contestación de la demanda de tutela es la oportunidad que tiene la entidad demandada para
pronunciarse acerca de la solicitud de protección, argüir sus argumentos relacionados con la
procedencia y prosperidad de amparo, allegar pruebas, solicitar pruebas, vincular a otras entidades y el
decreto de medidas provisionales. Es el escenario fundamental de defensa, por cuanto en este proceso
Fecha: 17 de Julio de 2019FirmaAprobado: Gerente

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no existe etapa de alegatos de conclusión, ni otra semejante, debido precisamente a la celeridad en la
que debe ser fallada esta clase de demandas.
En la contestación de la demanda de Tutela se deben analizar los elementos fundamentales para
determinar la procedencia y la prosperidad del amparo. Así como solicitar pruebas, la vinculación de
terceros y el decreto de medidas provisionales.
Es importante realizar una defensa de fondo, por cuanto el juez de tutela tiene el poder de dictar
cualquier orden en aras de configurar los elementos para la procedencia del amparo. Cuando se
vinculan múltiples entidades, es importante solicitar la desvinculación y señalar expresamente la
entidad que tiene la obligación más determinada, esto es, más concreta y exigible respecto de la
satisfacción de derechos.
Si el juez no determina expresamente la desvinculación, debemos estar pendiente de todo el proceso
judicial.
Ahora bien, como primera medida se debe empezar por describir los parámetros que se deben tener en
cuenta para la contestación de las Acciones de Tutela en el HOSPITAL SAN JERONIMO DE
MONTERÍA.
1. Se sebe señalar el marco normativo que regula las competencias de la Entidad respecto del
problema planteado, al igual las normas que regulan los aspectos particulares del caso
concreto, si existen.
2. Debe exponerse claramente los actos que la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO hubiese
desarrollado frente al caso y los antecedentes del mismo.
3. Se debe aportar los soportes documentales requeridos a fin de ejercer el derecho de defensa y
contradicción.
4. Se debe efectuar la contestación de la demanda dentro del término señalado por el juez
constitucional.
Por otra parte, para ejercer la defensa judicial de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE
MONTERIA y teniendo como base el objeto de las Tutelas presentadas en contra de esta Institución,
debemos acudir a la norma, en este caso el Decreto 2591 de 1991, especialmente tener presente su
artículo 6° que reza lo siguiente:
Artículo 6°. Causales de improcedencia de la tutela. La acción de tutela no procederá:
1. Cuando existan otros recursos o medios de defensa judiciales, salvo que aquélla se utilice como
mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. La existencia de dichos medios será

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apreciada en concreto, en cuanto a su eficacia, atendiendo las circunstancias en que se encuentre el
solicitante".
El inciso 1° del artículo 6° es del Decreto 2591 de 1991, se puede utilizar frecuentemente en la
contestación de las Acciones de Tutela que se presentan en contra del Hospital, como mecanismo de
defensa puesto que un gran porcentaje de éstas se derivan de querer demostrar la existencia de
contratos realidad.
Así mismo, se debe tener en cuenta que, al ser notificados de cualquier Acción de Tutela interpuesta
en contra nuestra, debemos tratar de que el objeto de la demanda se convierta en un hecho superado.
Lo anterior teniendo en cuenta que el hecho superado se presenta cuando la acción u omisión, que
causó la amenaza o vulneración ha cesado y se satisfizo lo pedido, de allí que no sea necesario un
pronunciamiento de fondo. La carencia actual de objeto por hecho superado se configura "cuando en el
entre tanto de la interposición de la demanda de tutela y el momento del fallo del juez de amparo, se
repara la amenaza o vulneración del derecho cuya protección se ha solicitado".
Las órdenes que se deben proferir cuando se configura un hecho superado dependen de las causas
por las cuales la vulneración se superó. En este escenario, la improcedencia de la Acción de Tutela
sólo puede ser declarada cuando la superación obedeció a la voluntad del agente causante. En otros
términos, si la amenaza o vulneración se superó por la orden del juez de tutela, lo procedente sería
entonces confirmar la decisión del juez instancia que así lo decidió.
Así, en sentencia T-775 de 2012 se concluyó que "la amenaza de vulneración de los derechos
fundamentales de los accionantes ha cesado, pues la prestación exigida se encuentra satisfecha en la
actualidad. El servicio de salud se presta de manera continua y en las condiciones anteriores a la
interposición de esta acción de tutela". Conforme con lo anterior se declaró la carencia actual de objeto
por hecho superado.
De igual manera, el artículo 26 del Decreto 2591 de 1991 dispone que ante la presencia de un hecho
superado se declarará fundada la solicitud únicamente para efectos de indemnización y de costas de
ser procedente.
En cuanto al cumplimiento de los fallos de Acciones de Tutela, debe tenerse en cuenta que es deber
del Hospital cumplir las decisiones judiciales directamente. En el caso que la decisión de primera
instancia sea desfavorable al Hospital, se deberá impugnar el fallo dentro de los tres días siguientes a
la notificación de éste.
8.6 MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA.
• OBJETO:
1

Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector Firma
Aprobado: Gerente [Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
)1i4
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Este manual busca contribuir al mejoramiento de la calidad de la supervisión e interventoría de los contratos
que suscriba la E.S.E, estableciendo criterios que faciliten la labor a desarrollar por cada supervisor e
interventor, dependiendo de la tipología de contratación a su cargo, procurando en lo posible, normalizar las
actividades a desarrollar y fijando parámetros mínimos para su ejecución, sin olvidar que cada contrato u
orden, de acuerdo con su especificidad tiene características diferentes, las cuales debe tener en cuenta el
responsable de la supervisión o interventoría, para conforme a ello, adecuar al caso concreto los
lineamientos aquí previstos.
• ALCANCE:
En cuanto a los alcances, este manual deberá ser aplicado por todos los servidores públicos de la E.S.E
Hospital San Jerónimo de Montería, que sean designados y/o contratados como supervisores o
interventores, así como por todas las dependencias que tengan relación con dicha actividad.
Esta función estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad,
económica, imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia que en términos
generales rigen la actuación administrativa de las entidades estatales. Se ejercerá con plena autonomía, en
total coordinación con el ordenar del gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso
contractual para el logro de los cometidos institucionales y los fines que se buscan con la contratación y el
principio del debido proceso, en los casos de requerimiento al contratista.
• GENERALIDADES DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA:
Semejanzas y Diferencias:
Tanto el supervisor como el interventor representan al Hospital en la iniciación, ejecución y liquidación del
contrato y se encargan de ejercer las labores de supervisión, seguimiento y vigilancia para la correcta
ejecución de los mismos. No obstante, ninguno de ellos tiene facultades para exonerar al contratista de
ninguna de sus obligaciones contractuales, así como en ningún caso tendrán la potestad de modificar el
objeto del contrato, ni podrán ordenar y aprobar modificaciones en el plazo y valor, ni ordenar modificaciones
en la concepción general de las obras principales o que impliquen un cambio sustancial en el mismo.
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren
conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a
través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
El interventor, siempre será una personal natural o jurídica técnicamente calificada contratada para tal efecto.
La interventoría no podrá contratarse con el autor del proyecto o diseño correspondiente. Tampoco podrá
contratarse la interventoría con las personas cuyo proyecto o diseño no se hubiere aceptado, ni con quien

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hubiere quedado en segundo lugar en la solicitud de ofertas que precedió al contrato objeto de la
interventoria.
Designación del Supervisor: Corresponde al ordenador del gasto o la personal que haya sido delegada,
designar al servidor público que actuara como supervisor. Se recomienda que tal designación recaiga en
personas con experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o convenio
respectivo.
Contratación del Interventor: En los casos que la ley obliga a contratar interventor, o cuando la entidad
considera necesario contratado, sea por la naturaleza, cuantía o por el objeto del contrato, deberá ser
seleccionado de manera anterior o al menos simultanea a la selección del contratista que se supervisara.
• FUNCIONES VIO ACTIVIDADES GENERALES DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES.
Los supervisores o interventores, en ejercicio de sus funciones o actividades según el caso, se encargarán de:
1. Velar por la oportuna y cumplida ejecución del contrato.
2. Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.
3. Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia objeto
del contrato.
4. Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas,
especificaciones, procedimientos y demás condiciones contratadas.
5. Formular las recomendaciones que fueren del caso, tendientes a la debida ejecución contractual.
6. Informar oportunamente al responsable del proceso de gestión contractual, y demás dependencias
competentes cuando se produjeren incumplimientos parciales o totales de las obligaciones derivadas
del contrato o de mala calidad de los bienes o servicios contratados.
7. Emitir conceptos de viabilidad para la realización de OTRO SI a los contratos objeto de supervisión,
bien se trate de adiciones, prorrogas, modificaciones, suspensiones, terminación bilateral, cesiones,
etc., y tramitar cuando sea el caso las correspondientes disponibilidades presupuestales tratándose de
adiciones en valor.
En estos casos, la justificación del OTRO SI, contendrá los aspectos previstos en los lineamientos
establecidos tanto en el formato adoptado institucionalmente como en el instructivo que desarrolla el
mismo, los cuales se hallan publicados en el proceso de gestión contractual.
8. Informar a la subdirección administrativa y financiera cuando el contrato se encuentre en un 70% de
avance de ejecución, con el fin de programar a tiempo las respectivas prorrogas y/o adiciones si fuere
del caso.
9. Colaborar con el contratista y con las dependencias del HOSPITAL, suministrándoles toda la
información que estos requieran, respecto del contrato en ejecución.
10.Expedir las certificaciones de cumplimiento relacionadas con la ejecución del contrato y autorizar los
pagos al contratista que estén de acuerdo con la forma pactada en el contrato acompañadas del
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Firma Fecha: 17 de Julio de 2019Aprobado: Gerente

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ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA ARFA DE
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informe de ejecución y la respectiva factura y demás soportes requeridos para el pago, remitiéndolos
dentro de los plazos establecidos por el área financiera.
11.Exigir y verificar la presentación mensual del pago de aportes al sistema general de seguridad social en
salud, pensiones y riesgos laborales.
12.Verificar que el contrato cuente con el respectivo registró presupuestal para la tramitación de las
órdenes de pago.
13.Controlar el cubrimiento y la vigencia de las pólizas de garantía que respaldan el contrato.
14.Velar por la correcta inversión de anticipo y la amortización del mismo cuando el contrato lo establezca.
15.Suscribir las actas y documentos que se deriven de la ejecución del contrato y exigir al contratista la
iniciación de los trabajos, obras, servicios o entregas de bienes dentro de los términos establecidos en
el contrato.
16.Suscribir con el contratista el formato donde conste la fecha de iniciación y terminación del contrato yen
los casos en los que se prevea la elaboración y suscripción de acta de inicio Especial, realizar la
pertinente en representación del hospital, relacionando en la misma de manera clara entre otros
aspectos: los antecedentes del contrato, las licencias o los permisos concedidos y su vencimiento el
plazo contractual, el cumplimiento de las especificaciones técnicas ,el plan de trabajo, así como
también el personal ,las instalaciones , los equipos y los materiales del contratista disponibles en el sitio
(tratándose de contratos de obra), y cualquier otra observación que se considere necesaria .
17.Llevar y mantener actualizado el archivo de la supervisión o interventoría, como correspondencia y
demás documentos requeridos para el control de la ejecución del contrato, relación de los equipos y
materiales empleados, relación del personal y en general toda la información que se refiera al proceso
de ejecución del mismo. Esta información podrá reposar bajo la responsabilidad del supervisor durante
la ejecución del contrato. Terminado el mismo y recibidos todos los bienes o productos del contrato y
tramitados los pagos al contratista, el supervisor remitirá dichos antecedentes al PROCESO DE
CONTRATACION, debidamente depurados, archivados y foliados de acuerdo con los requisitos y
lineamientos establecidos por el archivo central (tablas de retención documental), a fin de reposar en el
expediente del respectivo contrato. Tratándose de contratos que pasan de una vigencia a otra, el
supervisor o interventor, remitirá al PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL, los soportes de
supervisión correspondientes a la vigencia que termina, en las condiciones antes anotadas para que
reposen en el expediente del contrato.
18.Reposar los daños que aparezcan en las obras o equipos, o la deficiente prestación del servicio,
señalando sus causas y presentando las soluciones que se puedan adoptar y ordenar la suspensión de
los trabajadores que se estén ejecutando de manera similar, hasta tanto el contratista cumpla con las
especificaciones convenidas. En caso de que los daños no sean reparados oportunamente, debe
solicitar al responsable del proceso de gestión contractual y al proceso de gestión contractual, la
aplicación de las sanciones previstas en el contrato y/o la declaratoria de incumplimiento y la efectividad
de las garantías a que hubiere lugar.
19.Entregar por escrito al contratista sus órdenes y sugerencias, en los casos en que lo estime necesario,
lo cual deben estar enmarcado dentro de los términos del respectivo contrato.
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Firma
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Administrativo y Financ
Aprobado: Gerente
20. Verificar que los bienes suministrados por el contratista se encuentren en perfecto estado de
funcionamiento, si es inferior en calidad o en cantidad al ofrecido en su propuesta u al requerido y
estipulado en el contrato, el supervisor exigirá el cambio o adición del equipo necesario. De no darse
cumplimiento a lo anterior, deberá solicitar al responsable del proceso de gestión contractual la
aplicación de las sanciones previstas en el contrato.
21. Solicitar los permisos y autorizaciones para el ingreso a las instalaciones del HOSPITAL de los
empleados, trabajadores y equipos del contratista.
22. Controlar el estado financiero del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del
mismo, garantizando que en todo momento el contrato cuente con el respaldo presupuestal necesario
para su adecuada ejecución.
23.Estudiar las sugerencias, reclamos y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que
sean de su competencia y tramitar aquellas que no lo fueren, a la dependencia competente para que se
dé la solución pertinente.
24. Cuando el objetivo del contrato lo requiera, estudiar y conceptuar respecto de los manuales o
descripciones elaboradas por el contratista, sobre el mantenimiento y conservación de las obras y/o
bienes y sobre la prestación de los servicios contratados.
25. Efectuar el definitivo de las obras o bienes mediante la elaboración y suscripción del acta respectiva, en
cumplimiento del contrato, siguiendo las normas vigentes para el efecto.
26. Exigir al contratista la actualización de documentos, los cuales deben mostrar todas las modificaciones
realizadas durante la ejecución del contrato, incluyendo en cualquier información que sea necesaria.
27. Coordinar la entrega de las obras y/o bienes mediante acta, el área encargada de la operación,
mantenimiento, custodia y/o administración e incluir un inventario detallado de los mismos. Cuando se
trate de contratos de suministro o compraventa efectuar entrega al almacén del HOSPITAL mediante
acta de los elementos, repuestos, equipos, etc., en la que se conste la relación detallada de los mismos
con su referencia técnica, precios unitarios y destinación especifica si es el caso y adjuntar las actas de
entrega al servicio publico cuentadante, donde se incluya el nombre, la cedula y la firma en original de
quienes intervienen. Este mismo procedimiento deberá efectuarse en el evento de sobrantes de
materiales, elementos, repuestos, equipos, etc.
28.Elaborar y allegar al PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL, la documentación requerida para el
acta de liquidación final del contrato de acuerdo con las normas vigentes.
29. Las demás que se requerían para procurar la debida, cumplida y oportuna ejecución del objeto
contractual de conformidad con el estatuto de contratación de la entidad y demás disposiciones legales
vigentes.
• PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR Y/0 SUPERVISOR.
A los supervisores o interventores les está prohibido:
a. Al supervisor o Interventor le está prohibido aceptar el cargo si está incurso en alguna inhabilidad, o
incompatibilidad o conflicto de interés.

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b. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dadivas, favores o
cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.
c. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
d. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en
relación con el contrato.
e. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el
contrato.
f. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
g. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos en el contrato.
h. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
Expedir Acta de recibo a satisfacción del objeto contractual, cuando no haya lugar a ello.
j. Dar órdenes verbales o escritas al contratista que modifiquen, alteren o interpreten las condiciones del
contrato.
• DEL DERECHO AL DEBIDO PROCESO DEL CONTRATISTA.
El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales, según
lo establece el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y aplica al contratista.
En desarrollo de dicho precepto y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que celebre La ESE
Hospital San Jerónimo de Montería, tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el
contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
• IMPOSICION DE MULTAS.
En caso de incumplimiento parcial o total de obligaciones, o irregularidades que se presenten durante la
ejecución del contrato, comunicar por escrito al contratista la obligación incumplida, la fecha de
incumplimiento y el valor de la multa que tomara de la cláusula de multas previstas en el contrato y
requerir al contratista su pronunciamiento sobre el particular dentro del término que establezca el contrato y
remitir copia, en el momento que se produzcan, al expediente del contrato que reposa en la Oficina Jurídica.
Remitir por escrito al Oficina Jurídica dentro del término establecido en la cláusula del contrato "multas,
parágrafo Procedimiento para imponer la multa", el respectivo informe con todos sus soportes y su
pronunciamiento para revisión de la actuación por parte de la oficina jurídica, quien suscribirá oficio citando
al contratista o a su representante legal, a una audiencia con el Gerente y el Interventor y/o supervisor, en la
que se escuchara al Contratista, garantizando así el derecho a la defensa y el debido proceso, para que se
adopten oportunamente las medidas pertinentes, de igual forma se comunicará al garante para lo de su
defensa.
El Interventor y/o supervisor responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la
actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley.

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Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventora o asesoría, como por los
hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de
la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de
consultoría, interventora o asesoría.
Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en
los términos de la ley.
9. ANEXOS FLUJOGRAMAS DE PROCESOS.
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Fecha: 17 de Julio de 2019Aprobado: Gerente Firma

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Coordinación de Calidad Asesor Jurídico Gerente
Oficina Asesora Jurídica Oficina de Gestión de Calidad Gerente
CUADRO DE REVISIONES
CONTROL DE COPIAS
1
2
Controlada
Controlada
Gestión de Calidad Octubre de 2016 Octubre 2018
Gestión de Calidad Julio de 2019 Julio de 2021
DESCRIPCION DE CAMBIOS
Elaboración de la Estructura Funcional y Operativa Oficina Jurídica
002 Ajustes a las etapas del proceso y a la defensa judicial, etapas proceso de supervisión
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