1. Défi
FoodDrinkEurope entend
automatiser le plus de processus
possibles pour pouvoir
collaborer plus efficacement
avec des collègues, membres
et partenaires. Elle entend
utiliser à cet effet les
technologies dernier cri mais
dans le respect de budgets
limités.
Solution
L’entreprise d’informatique EASI
a développé l’infrastructure
informatique pas à pas.
Aujourd’hui, FoodDrinkEurope
utilise une série d’applications
de référence pour, entre autres,
la messagerie, la planification,
les ressources humaines, le
CRM, la comptabilité et la
vidéoconférence, le tout étayé
par des serveurs stables.
Avantages
Réunions plus efficaces et moins
coûteuses avec RadVision,
applications « out of office » et
« signature » pratiques,
simplification de la planification
et de la gestion des tâches
avec l’application APM d’EASI,
communication via un extranet
sécurisé contenant de
nombreux documents destinés
aux membres, service
professionnel, proximité avec le
client.
FoodDrinkEurope professionnalise son
fonctionnement grâce aux solutions
informatiques accessibles d’EASI
FoodDrinkEurope est une organisation professionnelle qui représente les
intérêts des industries des aliments et des boissons de la 1e et 2
transformation tant au niveau européen qu’international. Le secrétariat
permanent à Bruxelles est le principal interlocuteur des institutions
européennes et internationales pour toute question concernant le
développement des industries alimentaires. FoodDrinkEurope coordonne
les activités de plus de 800 experts siégeant dans différents groupes de
travail traitant de des sujets tels que la protection des consommateurs,
la recherche et le développement, la concurrence équitable,
l’environnement et le développement durable.
Même si l’Internet et le courrier électronique étaient encore très limités il
y a 20 ans, quand Régine Mynsberghe a rejoint FoodDrinkEurope en
tant qu’Office Manager, celle-ci a résolument misé sur l’informatique
pour tenter d’insuffler un vent de professionnalisme dans l’organisation.
Elle a fait installer Lotus Notes et a collaboré avec le partenaire d’IBM,
EASI qui semblait être l’interlocuteur idéal pour l’aider à concrétiser son
ambition d’ériger FoodDrinkEurope en bureau sans (trop de) papier.
« Afin d’améliorer la collaboration, nous avons mis sur pied un extranet
où toute l’information et tous les fichiers étaient sauvegardés et répartis
en groupes d’intérêt », explique Régine Mynsberghe. « Nous publions de
tels document par le biais d’un serveur externe. Il est couplé à notre
application de messagerie e-mail Lotus Notes et à notre base de
données de contacts EASI BS CRM. Toutes les données de contact, tant
notre carnet d’adresses personnel que les contacts de la base de
données, sont accessibles via e-mail et BlackBerry. Si un élément est
modifié à un endroit, il est adapté partout. Lorsque quelqu’un place
aujourd’hui un nouveau document sur l’intranet ou l’extranet, les
personnes qui doivent en être informées sont automatiquement averties
par e-mail avec un hyperlien pointant vers un service externe. En
cliquant sur cet hyperlien, elles peuvent télécharger et consulter le
document, après s’être connectées avec un nom d’utilisateur et un mot
de passe sécurisé. »
FoodDrinkEurope ne doit donc plus envoyer de grandes pièces jointes,
ce qui allège énormément et optimalise le trafic e-mail. EASI BS CRM
permet également d’organiser des courriers personnalisés et d’envoyer
en une seule fois le courrier à tous les destinataires visés.
« Out of office » : tout naturellement
Plus aucun développement n’était prévu pour le progiciel comptable
utilisé par FoodDrinkEurope. Son évolution était pourtant impérative afin
de s’adapter aux modifications de la législation. C’est la raison pour
laquelle FoodDrinkEurope a opté pour l’EASI BS Financial & Purchase
Management pour la prise en charge de l’ensemble de sa comptabilité.
EASI a ensuite également installé son progiciel RH qui permet à
FoodDrinkEurope d’assurer rapidement le suivi des salaires et des
évaluations du personnel, ou d’approuver les demandes de vacances,
autant de processus devenus aujourd’hui totalement sans papier.
Quand des collaborateurs demandent des vacances, cette demande
est acheminée aux personnes ad hoc en vue de l’approbation. Même
le secrétariat social en est informé. « Le lien avec la fonction out of office
de Lotus Notes s’avère très pratique dans ce cadre », estime R.
Mynsberghe.
2. « Dès que les jours de vacances sont approuvés,
Lotus Notes active déjà automatiquement un
message out of office pour les jours de vacances
visés. Ces fonctions simples rendent le travail plus
agréable. Ainsi, plus personne n’oublie de prévoir
son message out of office. »
Le module « signature » de Lotus Notes se révèle
aussi très pratique. C’est ainsi que les signatures
avec un lien URL ou une illustration sont adaptées
au bas des e-mails, par exemple en fonction de
campagnes ponctuelles ou d’événements comme
des congrès. Régine Mynsberghe crée alors un
modèle qu’elle envoie ensuite à chaque
collaborateur au sein de l’organisation. Les
collègues ne doivent alors plus qu’y cliquer pour
adapter leurs données personnelles.
Régine Mynsberghe, Office Manager du FoodDrinkEurope
Planification simplifiée
FoodDrinkEurope a aussi adopté l’application APM
(acronyme de ‘Activity & Planning Management’)
d’EASI. Cette application fait également partie
d’EASI BS CRM. Une nécessité pour une organisation
telle que FoodDrinkEurope, où des réunions se
tiennent en permanence. Par le passé, on utilisait le
calendrier dans Lotus Notes associé à une petite
application pour les réunions internes. EASI BS CRM
permet aujourd’hui de travailler dans des conditions
nettement plus professionnelles. En effet,
l’organisation de réunions est beaucoup plus rapide,
parce que la disponibilité des collègues est
directement visible, via un lien entre la CRM, Lotus
Notes et la base de données de contacts. EASI BS
CRM permet également de convenir de rendez-
vous privés dans votre agenda, qui restent toutefois
« invisibles » pour les personnes extérieures. Et ce
n’est pas tout !
« Notre président souhaite obtenir chaque mois un
résumé des contacts avec des membres,
partenaires ou interlocuteurs déterminants. Par le
passé, les secrétaires de chaque département
devaient parcourir tous les agendas de tous les
collègues séparément et rassembler les principaux
rendez-vous dans un fichier Excel. Un travail
titanesque. Aujourd’hui, EASI BS CRM produit une
telle liste en quelques clics », constate Mynsberghe.
« Le document Excel pour le président est composé
sur la base des queries définies et programmées
ainsi par EASI. Les dîners d’affaires et les rendez-vous
privés ne sont par exemple pas repris dans le
document, et les collaborateurs peuvent, le cas
échéant, encore apporter des corrections a
posteriori, lors du contrôle de la liste. Nous utilisons
aussi l’application APM d’EASI BS CRM pour gérer
nos tâches. Vous voyez ainsi immédiatement
chaque matin ce que vous devez faire. »
RadVision et Mobilité
La mobilité est un des grands points d’attention de
FoodDrinkEurope. Par conséquent, tous les
collaborateurs disposent aujourd’hui de leur propre
ordinateur portable. Grâce à l’infrastructure
informatique moderne, ils peuvent en principe
travailler partout. Une connexion internet suffit pour
accéder à toutes les informations du serveur.
FoodDrinkEurope a récemment investi dans
RadVision pour la vidéoconférence. En raison de ses
nombreux contacts avec des organisations et
membres internationaux, il n’est pas toujours simple
pour FoodDrinkEurope d’organiser simplement et
rapidement des réunions en face à face.
Régine Mynsberghe: « Des entretiens téléphoniques
ne sont pas toujours une solution de remplacement
valable : la qualité sonore laisse souvent à désirer et
vous ne voyez pas votre interlocuteur. C’est
pourquoi nous utilisons désormais la
vidéoconférence pour certains types de réunion.
RadVision est intéressant, parce que les participants
ne doivent pas disposer eux-mêmes d’un logiciel
spécial pour pouvoir l’utiliser. En effet, une webcam
et un téléphone suffisent. Nous avons acquis deux
écrans full HD. Nos secrétaires ont suivi une
formation pour organiser des réunions et nos
membres ont également reçu un manuel abrégé.
Les écrans peuvent être divisés de telle sorte que
vous voyiez tous les participants. La personne qui
prend la parole s’affiche à l’avant de l’écran. Nous
devons encore, il est vrai, nous familiariser avec ce
système, mais il représente en tout cas un gain de
temps et d’argent pour nous et nos membres. »
À proximité du client
Aujourd’hui, EASI fournit à FoodDrinkEurope tout ce
qui a rapport à l’informatique : le matériel, les
logiciels et l’infrastructure sous-jacente.
