Eine zeitgemäße Arbeitsorganisation bietet ein Shared Desk. Die Software und App FlexWhere übernimmt das Buchungsmanagement
Der während der Corona-Pandemie angestoßene Trend zum hybriden Arbeiten wird auch nach der ,,Rückkehr ins Büro'' anhalten. Unternehmen müssen daher Lösungen suchen, um den Anforderungen größerer Flexibilität nachzukommen. Eine Lösung ist ein geteilter Büroplatz, ein sogenannter Shared Desk. Eine geeignete Shared Desk Software erlaubt deren Verwaltung mit wenigen Klicks.
Endlich kommt Bewegung in deutsche Büros
Shared Desk Software
Eine einfache Lösung für hybrides Arbeiten
Bereits vor Corona war eine Auslastung von lediglich 70 Prozent der Arbeitsplätze in deutschen Büros keine Seltenheit. Für die Zeit nach Corona rechnet der große Immobilienberater Colliers International damit, dass nur noch die Hälfte der Büroplätze besetzt sein wird oder sogar nur vier von zehn. Es bedarf also deutlich weniger Schreibtische, als Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind. Für die Verantwortlichen der Arbeitsorganisation bedeutet das zweierlei: zum einen ein enormes Einsparpotenzial bei Raummiete, technischer Infrastruktur, Mobiliar, Verpflegung etc., zum anderen einen erhöhten Verwaltungsaufwand, um allen, die ganz oder teilweise vor Ort arbeiten, einen Platz bereitzustellen.
Die Lösung für beide Probleme lautet "Desksharing", "Hot Desking" oder auch Arbeiten am "Shared Desk". Die verschiedenen Anglizismen meinen stets dasselbe: die Mehrfachbenutzung eines Büroplatzes durch verschiedene Mitarbeiter. Die haben dann keinen Stammplatz mehr, sondern wählen ihren Schreibtisch jeden Tag neu aus.
Shared Desk Software automatisiert das Arbeitsplatzmanagement
Die Erfahrung zeigt, dass Desksharing gut funktionieren kann, wenn einige Voraussetzungen beachtet werden. Zunächst gelten sie für das Antreffen und Verlassen des Arbeitsplatzes. Niemand will die Hinterlassenschaften eines Vorgängers wegräumen. Jeder Schreibtisch - auch der des Rechners - muss zu Arbeitsende aufgeräumt und zu Arbeitsbeginn eingerichtet werden. Zudem muss unter allen Mitarbeitern ein lückenloser Informationsfluss gewährleistet sein - über alle Arbeitsorte hinweg: Die Besetzung von Einzel- und Großraumbüros, Besprechungs- und Seminarräumen muss den Beteiligten stets ersichtlich sein.
Der Schlüssel zu solch effizientem Arbeitsplatzmanagement ist Software, wie sie Dutchview information technology entwickelt. Seit mehr als zehn Jahren unterstützt die GmbH aus Steinfurt im Münsterland Unternehmen bei der Einführung flexibler Arbeitsplätze.
Arbeitsplatzreservierung über die mobile App
Für das Desksharing haben die Spezialisten das Buchungs-Tool Flexwhere im Portfolio. Mit seiner Hilfe können Mitarbeiter per mobiler Shared Desk App mit dem Smartphone oder am Monitor einen favorisierten Arbeitsplatz wählen und buchen, Reservierungen für Teamtreffen vornehmen, Kollegen finden, ungestörtes Arbeiten ankündigen und vieles mehr - ganz unkompliziert.
2. Was sind die Vorteile von FlexWhere?
Besprechungsräume
reservieren
Parkplätze reservieren
Arbeitsplätze reservieren und
Gruppenreservierungen
Nach Kollegen
suchen
Echtzeit-Statistiken über
Arbeitsplatzbelegung
Nutzen Sie das Gerät
Ihrer Wahl
3. Einfacher Check-In und Belegung
Der Status wird direkt als belegt angezeigt
Über die Verbindung mit einer Dockingstation
Über Desktop App: Der gebuchte Arbeitsplatz wird
automatisch belegt, sobald Sie Ihr Gerät im Büro anschalten
Automatische Belegung (auto claim)
Belegen Sie Ihren Arbeitsplatz per Klick via Desktop
und Web App
Belegung per Klick
4. Double screen
Sit/Stand
Fixed workplace
IT Department
Marketing department
White board
Label
Verfügbarkeit
Stockwerk
Zeit
Kontaktieren Sie Ihre Kollegen
Status Home Office / Remote
Sehen Sie den Status Ihrer
Kollegen und wo sie arbeiten
Suchen Sie über den Namen/
die Funktion/ oder die Abteilung
Finden Sie Ihre Kollegen
Finden Sie den passenden Arbeitsplatz
in der Nähe Ihrer Kollegen
Filtern Sie nach Merkmalen
REMOTE
Via Teams kontaktieren
Sales
Sarah Scheller
5. Besprechungsräume finden
und buchen
Verknüpfen Sie FlexWhere mit Ihren
Systemen und sehen Sie Termine und
Verfügbarkeiten in FlexWhere
Planen Sie Ihre Meetings im Voraus
Spontane Besprechung?
Finden Sie schnell einen freien
Besprechungsraum und buchen Sie
ad-hoc mit FlexWhere
Ad-hoc-Besprechungsräume
Telefonzelle
6. Überwachen und Analysieren Sie
Büro-Statistiken
Überwachen und Analysieren Sie
Büro-Statistiken
Reduzieren Sie
Gemeinkosten
Einblick in Ihre
Büroauslastung
Informationen zu
Schreibtischen
Filter nach Stockwerk
oder Gebäude
Belegung
7. Unser System für flexible Arbeit erfüllt die Anforderungen der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), unser
Internetprovider wendet die höchsten Sicherheitsstandards an
und wir speichern keine Daten, die Rückschlüsse auf
individuelle Personen zulassen
Privatsphäre
Kontakt
Allgemein: +49 (0)2551 185 9881
info@flexwhere.de
Bahnhofstr. 35
48565 Steinfurt, Deutschland
Wir halten die Sicherheit auf höchstem Niveau mit einem
eigenen Sicherheitsexperten, sicheren Servern, Zertifikaten für
ISO 9001 und ISO 27001, Treuhandvereinbarung und
regelmäßigen externen Audits
Sicherheit
FlexWhere ist eine Anwendung von Dutchview. Ein IT- Unternehmen, das
Unternehmen dabei unterstützt, das Bestmögliche aus sich
herauszuholen. Die Entwicklung von innovativer Software ermöglicht es,
intelligent, effektiv und zeitsparend zu arbeiten.
Dutchview besteht aus über 50 begeisterten Menschen, die an unseren
Standorten in Deventer (NL), Steinfurt (DE), London (UK) und Bangalore
(IN) für Ihren Erfolg arbeiten.
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