Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?

Trasformare i documenti da
cartacei a digitali:
un costo o un’opportunità ?
Verona, 21 Aprile 2016
Ing. Domenico Barile

Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
Chi sono
 Ingegnere Informatico, libero professionista
 Automazione industriale, distributori automatici robotizzati
 Dematerializzazione, non materializzazione (generazione digitale
dei documenti)
 Conservazione digitale
 Fatturazione elettronica
 PDF, PDF-A
 Relatore al 3rd International PDF-A Conference di Berlino- 2009
 Relatore al 4th International PDF-A Conference di Roma - 2010
 Firma digitale, firma elettronica avanzata (grafometrica)
 Auditor/Lead Auditor Sistemi di Gestione della Sicurezza delle
Informazioni ISO/IEC 27001:2013

Argomenti
 Documento
 Dalla carta al documento digitale
 Il documento all’interno dell’azienda
 Sistema di Gestione Documentale
 ECM – (Enterprise Content management) & BPM – (Business Process
Management)
 Utilizzo di un sistema documentale
 I vantaggi di utilizzare un sistema documentale
 Conservazione Digitale
 Processo di Conservazione Digitale
 I vantaggi di utilizzare la Conservazione Digitale

Documento
 qualsiasi cosa sia portatrice di significato, a prescindere dal
supporto sul quale è registrato
 Il supporto che consente la registrazione e conservazione di
un documento può essere di due tipi:
analogico, legato alla concretezza fisica del supporto (carta,
fotografia, lastra radiografica,…. ma nel passato papiro, stoffa,
tela, rame, pietra, ....)
digitale

Documento Digitale
 Rappresentazione di contenuti analogici, mediante
un'elaborazione elettronica, espressi tramite testo, immagine
o filmato.
 Il termine digitale indica che tale rappresentazione è di tipo
numerico, ovvero che la grandezza fisica su cui si basa assume
valori numerici discreti.
 La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e
numerica della realtà sensoriale.

Analogico =>Digitale
 il processo di scansione trasforma un
documento analogico in documento
digitale
 In pratica, lo scanner svolge una funzione
esattamente opposta a quella della
stampante
Analogico
Scansione
Digitale
Stampa

Processi “analogici”
 Fatture vendita
Stampiamo e spediamo le fatture ai nostri clienti
 Documenti di trasporto
Il corriere vuole la copia cartacea
Bolla doganale, CMR, ….
Possono esserci annotazioni del cliente
 Paghe
Il dipendente vuole la copia cartacea
 Disegni / Progetti / Schemi
 Il fornitore vuole i disegni e le indicazioni su carta
 In fase di produzione mi servono i progetti / disegni

Processi “digitali”
 Fatturazione alla PA
Dall’1/4/2015 è obbligatoria la fattura elettronica
 Comunicazioni con PA
E’ obbligatorio l’uso della PEC
 Deposito bilancio
E’ obbligatorio da anni l’uso di XBRL o PDF/A
 Fatture da utility e grandi aziende
Riceviamo PDF anche se non li abbiamo richiesti
Spesso ricevere PDF ci consente degli sconti (costi spedizione
della fattura)

 GDO
Impone uso dell’EDI da moltissimi anni
 ENEL, TERNA, …
Impongono fatturazione elettronica mediante i loro portali
fornitori
 Fatture di vendita
Mandiamo PDF per email
 Fattura elettronica B2B
E’ in definizione la normativa per l’uso agevolato di fatturazione
elettronica tra aziende
Le nuove norme dovrebbero entrare i vigore con il 2017
Consentiranno risparmi diretti ed indiretti, fiscali e non

Convertire processi “analogici” in “digitali”
 E’ molto più semplice di quello che si creda
Non stampo o dematerializzo (scansione)
Uso sistemi di firma elettronica qualificata (smart card)
Uso un sistema di gestione documentale
Memorizzazione, organizzazione e ricerca dei documenti
Workflow interno e/o esterno all’azienda
Utilizzo di sistemi automatici per incrementare la produttività
Conservazione digitale
 E’ molto più conveniente di quello che si pensi

Vantaggi dei processi “digitali”
 Abbattimento costi di stampa, consumabili, carta,
manutenzione ed acquisto
 Riduzione degli spazi utilizzati per conservare i documenti
Documenti fiscali – 5 anni + 1
Contratti – tutta la durata del contratto + 1 anno (se non ci sono
contenziosi)
 Riduzione sostanziale dei tempi di ricerca e gestione dei
documenti
 Riduzione sostanziale dei rischi di perdita o di deterioramento
dei documenti

 Snellimento delle procedure operative
 Possibilità di aggiornare e modernizzare i processi
Gestione controllata dei processi
Ciclo acquisti con approvazione
Ciclo vendita con controllo incassi
Ciclo produzione con gestione terzisti
Introduzione di controlli che con la carta non sono facilmente
attuabili o troppo costosi
 Risparmi fiscali

Fattura elettronica B2B
Decreto Legislativo n.127/2015 ha introdotto la fatturazione
elettronica tra privati.
Il DEF approvato l’8 Aprile 2016 dal Governo contiene importanti
anticipazioni sulle modifiche riguardanti il Decreto.
Il Governo ha disposto che (dal 1° luglio 2016 in via sperimentale
e dal 1° gennaio 2017 per opzione) i contribuenti che
decideranno di avvalersi delle procedure automatizzate di
fatturazione o di registrazione dei corrispettivi beneficeranno di
importanti semplificazioni negli adempimenti fiscali (sono
eliminati gli obblighi di comunicazione relativi al cosiddetto
‘spesometro’ e ‘black-list’, e potranno avere rimborsi Iva più
veloci).

Il Governo ha comunicato che è allo studio un decreto correttivo
mediante il quale si ipotizza di rendere obbligatorio, per i
soggetti che non opteranno per la fatturazione elettronica tra
privati a partire dal 1° gennaio 2017, l’invio telematico
all’Agenzia delle entrate di tutti i dati contenuti nelle fatture.
Equivale a dire: o usate le fatture elettroniche passando dai
sistemi che tracciano i dati o mi mandate i dati.
Sono allo studio degli incentivi e semplificazioni significative.

Sistema di gestione documentale
 O Document Management System (DMS), è un sistema
software che serve a organizzare e facilitare la creazione
collaborativa di documenti e di altri contenuti.
 Quando il DMS è utilizzato in un'azienda o in genere in
un'organizzazione strutturata, viene spesso
denominato Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM)
 I componenti principali che costituiscono una soluzione ECM
sono:
Sistema di gestione (si occupa del controllo, dell'indicizzazione e
della verifica dell'integrità delle informazioni acquisite)
Document management
Web Content Management (informazioni e documenti erogati dal
sito aziendale)
Records Management (informazioni – non solo collegate a
documenti – registrazioni della contabilità per esempio)
Business Process Management (BPM)

 Archiviazione e conservazione
I componenti per l'archiviazione sono utilizzati per quelle
informazioni che non devono essere più modificate e
necessitano di essere salvate permanentemente
Distribuzione
Le informazioni gestite, archiviate e conservate, possono essere
distribuite attraverso diversi canali. I principali canali di
distribuzione sono: internet ed intranet, e-mail e PEC.

Altri componenti
 Sistema di acquisizione (intelligente)
Optical/Intelligent Character Recognition (OCR/ICR)
Optical mark recognition (OMR) / Barcode Recognition
Handprint recognition
Freeform data recognition (interpretazione ed estrazione dati da
documenti non strutturati)
 Sistemi di firma
Firma massiva
Firma remota

Business Process Management (BPM)
 Consente di eseguire processi anche tra attori esterni
all’azienda e di monitorarne l'esecuzione.
 Consente di fare analisi e cambiare tecnologia e
organizzazione sulla base di dati concreti, piuttosto che in
base ad opinioni soggettive.
 Può essere composto da software differenti che ‘comunicano’
tra loro, da programmi che misurano i dati e altri che
contengono la descrizione dei processi "aggiornabile" con i
dati dell'operatività.

 I programmi che si occupano della rilevazione degli indicatori
di prestazione chiave (KPI – Key Performance Indicator)
forniscono dei resoconti sintetici sull'operatività dei processi,
e consentono un dettaglio dell'indicatore che può arrivare dal
globale della società al singolo operatore/macchina.

Un esempio d’uso
 Ciclo ordine a fornitore
Importo l’ordine dal gestionale (PDF)
Lo invio al fornitore usando la mail (o il sito aziendale
pubblicandolo in area riservata), che eventualmente ha modo di
rispondere. Se necessario posso allegare disegni, progetti o
documentazione relativa all’ordine recuperandola dal Sistema di
Gestione Documentale
Memorizzo tutte le fasi, comprese le risposte, coinvolgendo le
figure interessate (chi ha richiesto la merce, chi deve approvare il
prezzo, chi deve organizzare la consegna, chi deve effettuare il
pagamento, ecc.) chiedendo le necessarie autorizzazioni o
interventi nelle varie fasi

Al ricevimento della merce importo e ‘collego’ la DDT con la
quale ho ricevuto la merce
Se vi fossero problemi gestisco le comunicazioni col fornitore
con lo stesso sistema col quale ho gestito l’ordine
Al ricevimento della Fattura d’acquisto la importo e collego alla
DDT ed all’ordine avviando il workflow autorizzativo al
pagamento (la merce è arrivata tutta, in buono stato, il prezzo è
quello pattuito, le condizioni sono quelle concordate….)
All’atto del pagamento posso memorizzare i dati del pagamento
o la contabile per avere la ‘storia’ completa dell’ordine senza
dover cercare in faldoni ed uffici diversi
 Con pochi click posso recuperare tutte le informazioni ed i
documenti relativi ad una fornitura, mantenendo traccia di
quanto accaduto, specie in condizioni particolari

 Ad intervalli regolari o al bisogno posso ‘misurare’ in maniera
precisa ed oggettiva
Quanto impiego e quanto mi costa (in tempo uomo) acquisire la
merce che mi serve per produrre
Quante contestazioni ho con i fornitori
Quanti fornitori sono ‘affidabili’ e quali no
Posso capire quali siano i colli di bottiglia per i miei processi
d’acquisto ed agire per snellirli
….
Tutti questi fattori sono difficilmente quantificabili in termini di
risparmio e ROI ma senz’altro giustificano l’investimento in un
Sistema di Gestione Documentale

Documento Informatico
(documento digitale secondo il CAD)
 Il documento informatico
formato da chiunque,
memorizzato su supporto informatico
trasmesso con strumenti telematici
 ha la stessa validità, ad ogni effetto di legge, del documento
cartaceo e deve essere accettato da qualsiasi soggetto
pubblico o privato

 Autenticità: Il documento informatico deve garantire di
essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito
alterazioni o modifiche.
 Integrità: Insieme delle caratteristiche di un
documento informatico che ne dichiarano la qualità di
essere completo e inalterato.
 Affidabilità: Caratteristiche che esprimono il livello di fiducia
che l’utente ripone nel documento.
 Leggibilità: Insieme delle caratteristiche in base alle quali le
informazioni contenute nei documenti informatici devono
essere fruibili durante l’intero ciclo di gestione.
 Reperibilità: Il documento deve sempre essere disponibile alla
consultazione.

Conservazione digitale
 Processo informatico (e non solo) che permette la
dematerializzazione (distruzione) o la non materializzazione
(stampa) del cartaceo che per legge si dovrebbe mantenere
per anni (in base alla tipologia di documento per almeno 5 o
10 anni).
 Permette la NON stampa del cartaceo e la conservazione
direttamente con modalità digitali.
 I documenti “conservati” hanno piena validità sia dal punto di
vista Civile che Fiscale.

Documenti che si possono conservare
 Fatture attive/passive
 Note di Credito/Debito
 DDT Attivi/passivi
 Registro iva e altri registri
 Registro di protocollo
 PEC
 CARTELLA CLINICA DIGITALE
 LUL (Libro unico Lavoro) / CU
 Contratti
 F23 / F24 / ….
 Libri contabili
 Libro giornale
 Libro inventari
 Libro mastro
 Libro cespiti
 Giornale di magazzino
 …
 Modello Dichiarativi
 Modello 730 / Unico
 Modello 770
 ….
Elenco dei documenti fiscali da conservare nel provv. Agenzia Entrate Prot. n. 2010/143663

Documenti che si DEVONO conservare
 Documenti informatici
Fatture attive elettroniche inviate alla PA
PEC
Documenti con firma digitale qualificata
 Fatture attive dello stesso sezionale di quelle inviate alla PA
(se non si è scelto di usare sezionale separato)

Riferimenti normativi essenziali
 Il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa
DPR n° 445 del 28 Dicembre 2000
 CAD - Codice Amministrazione Digitale
DL n° 82 del 7 Marzo 2005 e successive modifiche
 Delibera CNIPA n° 11 del 19 Febbraio 2004
 DPCM del 3 Dicembre 2013 (G.U. del 12.3.2014) in vigore
dall’11 Aprile 2014
Nuove regole tecniche per la Conservazione dei documenti
informatici
 Decreto del Ministero dell’Economie e Finanze del 17 giugno
2014

Sistema di conservazione

Qualche consiglio
 Dimenticate il ‘si è sempre fatto così’
Non è detto che sia corretto, più rapido, vantaggioso o
economico
 Approfittate del passaggio al digitale per rivedere i Vostri
processi: serve programmazione e progettazione
Studiateli a fondo
Semplificateli (sicuramente c’è modo di farlo)
Si può ‘rivoluzionare’ quello che si ha senza distruggere quanto
fatto fin ora ma valorizzandolo
Non adattate il digitale ai Vostri processi ma i processi al digitale

 Mappate documenti, tipologie e funzioni aziendali
Può essere utile per ricostruire parte dei processi
 Utilizzate il cloud
Liberatevi da costi ‘occulti’ e rischi non sempre valutati
 Valutate le soluzioni open source non solamente per il prezzo
Non hanno costi di licenza ma come per tutte le soluzioni ci
sono costi per la messa in opera
 Esternalizzate i processi ‘specifici’ come la conservazione
digitale
Concentratevi sul Vostro core business e lasciate fare a chi vi
offre garanzie sul processo

http://bit.ly/DaCartaADigitale
d.barile@redflow.it
@dBarile

Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (19)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (20)

Ähnlich wie Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?

Ähnlich wie Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ? (20)

Mehr von Domenico Barile

Mehr von Domenico Barile (7)

Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?