Este documento presenta un plan para implementar un sistema de información para la ferretería Cavagochi. Actualmente la ferretería utiliza un sistema manual que es ineficiente. El plan propone crear una base de datos para registrar facturas, presupuestos, clientes, proveedores y empleados. También incluye diagramas de casos de uso, clases, entidades y relaciones. Se identifican los costos y beneficios del nuevo sistema, que muestra un ahorro neto positivo a los 3 años. El objetivo general es lograr eficiencia en el control de invent

1. Planificación y Modelado
Lic. Patricia Guadalupe Gamboa Rodríguez
Planificación y Modelado del Sistema de
Información para la “Ferretería Cavagochi”
Integrantes:
Bernar Silvan Neftalí
Carrera Ortega María del Carmen
Domínguez Canseco Erick
Vara Gálvez Gabriela
Instituto Tecnológico
Superior de Coatzacoalcos 16 de Octubre del 2012

2. Introducción
Actualmente el mercado se encuentra con una variedad de
Sistemas de Información sean estos de manera manual o
sistematizada en los ramos enfocados al área laboral.
Debido a esto se presenta un proyecto con la necesidad de
tratar de facilitar y agilizar el proceso de venta en una
ferretería, teniendo en cuenta la innovación llevando de la
mano las actualizaciones que existen hoy en día. La
necesidad creciente de comercializar cada día es mayor, y
para tratar de cubrir esta necesidad requiere de técnicas y
elementos que faciliten su desplazamiento hacia los
mercados potenciales de clientes.

3. Antecedentes
La Ferretería denominada “Cavagochi” tuvo sus inicios
en mayo 2011.
Incursionando en el ramo ferretero, proporcionando al
cliente artículos de calidad en plomería, material
eléctrico, herramienta en general, etc..

4. El pedido de los artículos, la comercialización o venta de estos lo
realiza el encargado de almacén de forma manual y lenta, lo cual
dificulta hacer más contratos y desprestigiar a la Ferretería.
Es por este motivo, se requiere un sistema automatizado y
apropiado para satisfacer de manera más adecuada y eficiente los
requerimientos del personal encargado. Por lo general un buen
control de inventarios constituye un pilar para la planificación de
operaciones y en la generación de información que ayude a la toma
de decisiones y de esta manera anular el gran problema que no solo
acomete a esta Ferretería sino a muchas que colapsan por la falta de
este instrumento.

5. Objetivo general
Crear con un Sistema de Información que permita lograr la
eficiencia en el control de los productos con los que
comercializa, así como también llevar un control de su
nómina, control de inventario, registro de ventas en productos de
una manera rápida, organizada y sencilla beneficiando tanto al
personal como a los clientes de la empresa.

6. Objetivos Específicos
Crear una base de datos que registre las facturas y
presupuestos de una manera ordenada.
Facilitar la búsqueda de los documentos archivados para
agilizar el movimiento de información.
Controlar y registrar los procesos de compra y venta.
Emitir Reportes de los movimientos, clientes , empleados y
proveedores para que el proceso organizativo sea más eficaz y
de esta manera lograr un buen manejo de las transacciones que
incurren en la empresa
Controlar los stocks máximos y los mínimos de la mercancía y
así saber en qué momento hacer los pedidos o no hacerlos.

7. Problemática
Se observar que durante todos los procesos que se efectúan en la
Ferretería es deficiente puesto que, cuando un cliente solicita su
mercancía el empleado debe ir al sitio a verificar si la mercancía
existe o no, lo que ocasiona el descontento en los mismos al
esperar mucho tiempo para saber su existencia, no existe un
control de registro clientes, proveedores ni de empleados ya que
su sistema es totalmente manual.

8. Justificación
Los procesos automatizados, son factores de importancia en la
organización, en estos tiempos se ha observado la innovación y
desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la
evolución de computadores que son capaces de producir
sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos
sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

9. Alcance
Ofrece soluciones funcionales ajustadas las necesidades
específicas de la empresa; se podrán acceder a los datos de la
empresa y específicos en tiempo real con herramientas fáciles de
usar que permitan la adecuada administración y control de una
ferretería.

10. Limites
Dificultades en el momento de recolectar datos, además de la
falta de conocimiento en el área para poder usar el sistema
adecuadamente, dando como resultados el que no se utilice este
sistema para lo que fue creado originalmente o que no se utilice a
su máxima capacidad. Capacidad y tiempo para generar la
seguridad en cuentas de usuario, contraseñas y permisos.

11. Sistema Actual
La empresa actualmente trabaja con un sistema totalmente
manual. Todas las facturas, son almacenan en carpetas y luego
son colocan en un archivo para posterior utilización al momento
de una revisión fiscal y contable.
La atención al cliente la realiza el propietario o cualquier personal
que se encuentre en ese momento, proporcionándole
información que este desee. Cuando el cliente hace una solicitud
para adquirir un producto primero se realiza la facturación y la
cancelación de la compra y luego de este proceso es que el
cliente recibe la mercancía.

12. Modelo Entidad – Relación

13. Diagrama Entidad – Relación

14. Diagrama Casos de Uso

15. Diagrama de Clases

16. Identificación de Costos
Costo de Desarrollo del Software: Este monto lo constituye el
monto fijado por el personal en el desarrollo de sistemas.
Análisis diseño, programación e Implantación ($ 300.00 por 4
meses) $12,000.00
Costo de Equipo para el Desarrollo: Computador Procesador
Intel® Core™2 Duo, 2 Gb memoria RAM, Disco duro de 500
Gb serial ATA, unidad lectora de CD y sistema de Back-up para
copias periódicas de seguridad, conexión a internet. --
$14,000.00

17. Impresora (Pruebas y Reportes) (4 paquetes de 500 hojas
máximo) $400.00
Prueba web -- $3150.00
Instalaciones en el lugar de trabajo -- $5000.00
Mantenimiento -- $5,000.00
Total anual = $34,700.00

18. Beneficios de la Implantación
Ahorro en tiempo derivado de la reducción en periodos de
espera por la computadora 8.75 días efectivos en un año, que
por el sueldo del gerente ($5,000.00 mensuales) significan
una recuperación de dinero perdido neta de $7180.00
Aumento de la productividad del gerente en atención de
mensajes electrónicos y resolución de gestiones del
personal, calculado sobre el promedio de beneficio obtenido
por gestión procesada de $30.00 y un promedio de 400
gestiones atendidas en un mes y luego anualizado $16,440.00

19. Beneficio extra de movilidad de la gestión de los recursos
humanos, atención de proyectos interdepartamentales y
coordinación de actividades especiales fuera del
departamento o de la empresa $2,000.00
Total anual = $18,020.00

20. Análisis en 3 años:
El resumen de costos y beneficios para un periodo de 3 años se
muestra a continuación.
Año 1 Año 2 Año 3 Total
Costo Total $34,700.00 $8700.00 $8700.00 $52,100.00
$76,860.0
Beneficio total $25,620.00 $25,620.00 $25,620.00
0

21. Conclusion
El objetivo de este proyecto fue crear un Sistema de
Información para una Ferretería con el fin de controlar los
puntos que hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una
implementación exitosa del sistema.
Como mencionamos a lo largo de este documento uno de los
problemas más frecuentes para que el sistema no cumpla con
el objetivo para el cual fue adquirido es que la implementación
del mismo no sea exitosa, y la mayor causa para que una
implementación fracase es no hacer una buena planificación