1. SAP INVOICE MANAGEMENT BY OPEN TEXT

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 Progetti di implementazione
di un sistema SAP completo
 Progetti SAP Internazionali
 Business Intelligence (BI)
 Soluzioni Mobility
 Customer Relationship Management
 Supplier Relationship Management
 Middleware (SAP NetWeaver PI)
 Business Process Management
 Corporate Performance Management
 Internal Controls, Risk & Compliance
Management
DERGA è una azienda
italiana di medie
dimensioni dotata di
forti valori
imprenditoriali ed
elevata
professionalità.
Il Core Business è
l’erogazione di
servizi in ambito
SAP.
Modelli SAP ERP Certificati per i
settori:
 Food & Beverage
 Consumer Products
 Manufacturing
 Services
Competenze & Esperienze nei settori:
 Logistica e Trasporti
 Chimico
 Commercio all’ingrosso
 Utilities
 Pubblico
 Arredamenti
Profilo Derga

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CONTROLLATE
PARTECIPATE
oltre 1.700 collaboratori, ca 200 mln di Euro
Fra i primi dieci operatori ICT nazionali a capitale italiano, anno nascita 1985
Dedagroup ICT Network – il settore informatico del gruppo

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Agenda
 Le soluzioni SAP Enterprise Content Management: la suite
Open Text for SAP
 Perché SAP Invoice Management: il governo del processo della
fattura fornitore
 Cosa è e cosa fa SAP Invoice Management
 Come funziona SAP Invoice Management, dalla ricezione della
fattura al rilascio in pagamento

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Chi è Open Text
Leader nel mercato dell’ECM,
con un fatturato 2013
>$1.300M, con 8.200 dipendenti
e clienti in più di 100 nazioni.
Dal 2007 ha un rapporto di
resale con SAP per specifiche
soluzioni rivolte ai clienti SAP:
i prodotti Open Text for SAP
sono venduti e manutenuti
direttamente da SAP.
Lo sviluppo della suite Open
Text for SAP segue gli
sviluppi di SAP ECC.

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La suite SAP ECM by Open Text

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Scenario
CFO
Analisti
Fornitori
Contabilità
Ufficio Acquisti
Tesoreria
Questa
organizzazione
è pronta per:
 Incrementare
l’efficienza del
processo
 Ridurre costi

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 Risolve un problema di business: pagare l’importo corretto ai fornitori
in tempo e con il più basso costo di processo possibile.
 Aggiunge valore alla installazione SAP in termini di efficienza e
governance del processo.
 Si occupa solo delle fatture e note di credito che vengono elaborate da
SAP ERP.
 E’ un add-on di SAP ERP, la maggioranza delle funzioni e dei processi
vive all’interno di SAP
 Usa tecnologia SAP: ABAP e SAP Business Workflow, SAP NetWeaver
Java/SAP NetWeaver Portal
 E’ integrato con le funzioni standard SAP: Invoice Verification,
Financial Processing, etc
SAP Invoice Management: cosa è e cosa fa

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Risultato:
Operazioni efficienti
Costi ridotti
Miglioramento della
visibilità del processo
 Processi e sistemi integrati in
un unico scenario
applicativo
 Archiviazione univoca e
sicura dei file
 Completa integrazione con
SAP ECC (MM e FI)
 Visibilità complessiva ed
immediata sui passivi basata
su strumenti di ricerca
puntuale e report
personalizzabili
 Audit completo del processo
 Archiviazione digitale delle fatture
con possibilità di procedere alla
conservazione sostitutiva
 Approccio sistematico e basato
sulla collaborazione per la
gestione della fatture
 Automatismi e processi
standardizzati
 Semplificazione dei processi
manuali e cartacei
 Flussi di lavoro che
minimizzano i tempi di
riconciliazione
SAP Invoice Management: benefici

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SAP Invoice Management: gestione del processo
• or another SAP ArchiveLink-certified repository
CommentiWorkflow Registrazione
Riconoscimento
Fattura
Collaborazione
& Monitoraggio
Completamento
Fattura
Verifica
Fattura
Invoice
Capture
Center ERP (FI/AP)
Pagamento
SAP Invoice Management
Verifica e
Completamento
Gestione
Eccezioni
Approvazione
Riconciliazione e registrazione automatica
Transformazione
OCR
Validazione
Inbox
(cartaceo/
mail / fax)
SAP Archiving
by OpenText*
Scansione
Archiviazione
Preparazione Pagamento

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Invoice Capture
Center
Pagamento
SAP Invoice Management
Processo della
Fattura
SAP Business Suite
ERP (FI/AP)
Automated reconciliation and posting
SAP Invoice Management: canali di ingresso
$€
Y
Riconciliazione automatica e registrazione Pay
e.g. SAP Archiving by OpenText
Repository
EDI
PDF/
email
HUB e
Portali
EDI
Fornitori
Fax
FAX Document
Scan
e.g. SAP
Archiving -
Enterprise
Scan
Carta
Mail
Validazione

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Principali attori coinvolti
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

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Validatore
 Riceve i documenti
 Li suddivide in fatture con ODA e fatture senza ODA
 Applica il barcode o inserisce un foglio bianco per la suddivisione dei documenti
in modo da scansionarli tutti insieme
 Nel caso di documenti ricevuti via mail o PEC come allegati PDF, procede alla
trasformazione in TIFF
 Avvia l’acquisizione dei documenti e verifica che la scansione sia stata eseguita
correttamente (la procedura batch provvede all’elaborazione OCR dei
documenti)
 Entra nel client di validazione e verifica che la fattura sia stata letta
correttamente in tutte le sue parti
 Può istruire il client di validazione perché impari nuovi formati di fatture
fornitore (funzione di tutor)

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Acquisizione del documento

15. www.derga.it
Validazione del documento: dati di testata

16. www.derga.it
Validazione del documento

17. www.derga.it
Validazione del documento: righe di fattura

18. www.derga.it
Principali attori coinvolti
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

19. www.derga.it
CFO: immediata visibilità del passivo

20. www.derga.it
CFO: immediata visibilità del passivo

21. www.derga.it
Principali attori coinvolti
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

22. www.derga.it
Il
Riceve le fatture da registrare direttamente nel workplace VIM (la carta non è
più necessaria).
Cosa può fare?
 Effettuare la registrazione
 Filtrare i documenti da lavorare ordinandoli secondo diversi criteri (data,
importo, fornitore etc)
 Verificare quanti e quali fatture sono in attesa di informazioni per poter
procedere
Se non dispone di tutte i dati necessari a procedere:
 Chiede le informazioni agli Info Providere (esempio: ufficio acquisti,
magazzino etc)
Contabilità Fornitori

23. www.derga.it
VIM Workplace

24. www.derga.it
Controllo le fatture per cui ho chiesto informazioni

25. www.derga.it
Ordino le fatture da registrare
 Chiedo info ad uno info provider

26. www.derga.it
Controllo delle eccezioni
VIM indica subito e chiaramente quali sono i problemi che ha
riscontrato (ad esempio scostamento di prezzo o quantità rispetto
all’ordine etc); VIM sa anche quali sono le tolleranze che posso
accettare, quindi accende il semaforo rosso solo quando serve

27. www.derga.it
Chiedo chiarimenti su una fattura

28. www.derga.it
Chiedo che venga fatto il carico di magazzino

29. www.derga.it
Processo di gestione della fattura fornitore
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

30. www.derga.it
Info Provider
 Ricevono la richiesta di informazioni dalla contabilità fornitori;
a loro volta possono chiedere informazioni ad altri.
 Ogni comunicazione è tracciata ed associata al fattura.

31. www.derga.it
Contabilità Fornitori
La fattura è tornata con le informazioni richieste agli info provider: si
apre direttamente la transazione SAP e si procede alla registrazione.

32. www.derga.it
Contabilità Fornitori
In sintesi:
 Non deve più fare data entry
 Ha un monitor di tutte le informazioni che ha chiesto (a chi, quando,
per cosa)
 E’ aiutato nella rilevazione degli errori
Quindi:
 Può fare meglio e più velocemente il proprio lavoro

33. www.derga.it
Il responsabile della Contabilità Fornitori
Può sapere in ogni momento cosa sta avvenendo all’interno del suo staff,
con una reportistica real-time:
Selezione
per ruolo o
individuale
Comparazione
di periodi
Focus sul
problema

34. www.derga.it
Aging Report
Chi ha in
carico la
soluzione
del
problema?
Raggruppamento
per ruolo o tipo di
documento
Con un doppio
click accedo ai
dettagli

35. www.derga.it
Analisi della efficienza
Quale
eccezione/
fornitore/
società sta
causando
un maggior
lavoro?
Comparazione
di periodi
Focus sul
problema

36. www.derga.it
KPI disponibili in un unico colpo d’occhio

37. www.derga.it
Processo di gestione della fattura fornitore
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

38. www.derga.it
Approvatore
 Riceve la lista di tutte le fatture da approvare
 Può filtrarle nel modo più comodo: per importo, per scadenza,
per fornitore etc
 Ha accesso all’immagine della fattura con tutte le sue pagine
 Vede tutte le note sia della contabiltà fornitori che degli info
provider
 Firma o rigetta la fattura con un click

39. www.derga.it
Approvazione via SAP GUI

40. www.derga.it
Approvazione via Mobile: ricevo, ricerco, seleziono

41. www.derga.it
Approvazione via Mobile: leggo, consulto, approvo

42. www.derga.it
Processo automatico di gestione della fattura fornitore
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
Se la fattura è conforme a ordine ed entrata
merce, è possibile
effettuare registrazione automatica (con o senza
approvazione per il rilascio in pagamento)

43. www.derga.it
Processo con registrazione automatica
• or another SAP ArchiveLink-certified repository
CommentiWorkflow Registrazione
Riconoscimento
Fattura
Collaborazione
& Monitoraggio
Completamento
Fattura
Verifica
Fattura
Invoice
Capture
Center ERP (FI/AP)
Pagamento
SAP Invoice Management
Verifica e
Completamento
Gestione
Eccezioni
Approvazione
Riconciliazione e registrazione automatica
Transformazione
OCR
Validazione
Inbox
(cartaceo/
mail / fax)
SAP Archiving
by OpenText*
Scansione
Archiviazione
Preparazione Pagamento

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Filiali:
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cell. +39 334 6688444
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