ENODIA sur les enjeux et le bench’ réalisé
LYRECO et ROQUETTE Frères sur la piste d’audit
ORANGE sur la documentation
KPMG et FIDAL sur le monitoring du flux TVA
17 novembre 2016
Nouvelles obligations fiscales sur la piste d’audit : êtes-vous prêts ?
1. en partenariat avec
Nouvelles obligations fiscales sur la piste
d’audit : êtes-vous prêts ?
Accueil
Bertrand LEROY, Vice Président APDC Nord, Directeur Financier Roquette
David LECLERCQ, membre bureau APDC Nord, Président cabinet Enodia
17 novembre 2016
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Ils sont là pour vous ! mais pour quoi ?
David LECLERCQ Expert-comptable
Commissaire aux comptes
Jean-Yves ALLAEYS Accountant Assistant
Manager
Olivier CARPENTIER Responsable Comptable
Pascale VERNAY Méthodes &
Procédures, Comptabilité
Yohann VERMEREN
Laurent CHETCUTI
Associé
Associé
Françoise BOUTIN
3. en partenariat avec
Ordre du jour
18 h 30 – 18 h 50 ENODIA sur les enjeux et le bench’ réalisé
18 h 50 – 19 h 20 LYRECO et ROQUETTE Frères sur la piste d’audit
19 h 20 – 19 h 35 ORANGE sur la documentation
19 h 35 – 19 h 50 KPMG et FIDAL sur le monitoring du flux TVA
19 h 50 – 20 h 20 Tour de table - Questions / réponses
20 h 20 Mot de conclusion
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Votre environnement Fiscal IT
Petit retour vers le futur
David Leclercq Expert-comptable
Commissaire aux comptes
d.leclercq@enodia.fr
06.71.68.57.15
03.61.08.89.10 www.enodia.fr
www.fiduseine.fr
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Fiscalité et informatique
Une vieille histoire qui commence en 1990 !!
Contrôle fiscal des
comptabilités informatisées
(Loi de finance pour 1990 –
Art L47.A2 du LPF)
Fichier des Ecritures
Comptables (Loi de
finance pour 2012 –
Art L47.A1 du LPF)
Piste d’audit
« fiable » (Loi de
finance pour
2012, art 289 du
CGI sur la TVA
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CFCI depuis + de 20 ans
Contrôle fiscal des
comptabilités informatisées
(Loi de finance pour 1990 –
Art L47.A2 du LPF)
)
Conservation des données
élémentaires ayant une incidence
dans la formation du résultat
comptable et fiscal de la société,
Documentation expliquant le
fonctionnement du système
d’information comptable,
Capacité de retraitement d’une
comptabilité d’un exercice clos.
C’est un vrai sujet
pour les entreprises
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FEC depuis 2014
Fichier des Ecritures
Comptables (Loi de
finance pour 2012 –
Art L47.A1 du LPF)
Obligation de présenter les
documents comptables sous
format dématérialisé pour les
vérifications de comptabilité pour
lesquelles l’avis de vérification est
adressé après le 1er janvier 2014.
Nous en avons beaucoup parlé
depuis 2 ans
C’est du passé (normalement)
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Piste d’audit pour les factures
papiers depuis 2014 !
Piste d’audit
« fiable » (Loi de
finance pour
2012, art 289 du
CGI sur la TVA
Obligations portant sur l’authenticité de l'origine,
l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture, à
compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période
de conservation.
L’assujetti peut émettre ou recevoir des factures selon 3
modalités depuis le 1/1/2013 :
• La voie 1 qui relève de la mise en place d’une
piste d’audit permanente, fiable et
documentée. Cette piste d’audit induit la mise en
œuvre de contrôles permanents et documentés sur
l’ensemble de la documentation qui concourt à
l’établissement de la facture, de la commande à la
livraison etc...(y c pdf simple)
• La voie 2 qui s’applique à la facture électronique
sécurisée par une signature électronique
qualifiée et un dispositif de création de signature
sécurisée.
• La voie 3 concerne les factures
électroniques échangées sous forme EDI (fichier
structuré complet).
A aborder avec
pragmatisme, le regard
est-il très différent ?
- Flux IT pour le CFCI
- Plus organisationnel
pour la piste d’audit
(qualité du contrôle
interne en place)
Nous allons tenter
d’y répondre
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Sur la voie 1 … piste d’audit ?
Piste d’audit
« fiable » (Loi de
finance pour
2012, art 289 du
CGI sur la TVA
La piste d’audit fiable (art. 289 VII-1° du CGI)
s’applique :
• dès lors que le formalisme des voies 2 et 3
(CGI 289VII-2 et 3) n’est pas respecté.
• aussi pour les factures papier. En
conséquence, les textes ne font pas de
distinction entre une facture papier et une
facture PDF simple (sans signature
électronique).
« Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en
fonction de sa propre organisation, l'ampleur et les
moyens des contrôles qu'il doit mettre en place
pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du
contenu et la lisibilité des factures émises et
reçues ».
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Sur la voie 1 … 3 points clés
Piste d’audit
« fiable » (Loi de
finance pour
2012, art 289 du
CGI sur la TVA
« La taille de l'entreprise, la nature de son activité, ses
systèmes d'informations, la volumétrie des factures
qu'elle émet et qu'elle reçoit sont des paramètres à
prendre en compte pour déterminer le niveau adéquat
des contrôles. D'autres paramètres peuvent
également être pris en considération ».
• La capacité à montrer le lien entre l’ensemble des pièces justificatives et la
prestation sous-jacente donnant lieu à facturation, permettra de juger de la qualité et
de la recevabilité de la piste d’audit mise en place.
• Les contrôles mis en place doivent être documentés, c’est-à-dire décrits de façon
très précise et explicite dans un document à présenter à l’administration fiscale en
cas de contrôle.
Les audits internes permettent d’établir une relation entre les factures et les
autres documents tels que les commandes, les avis d’expédition, etc
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Les participants à ce groupe
• ADEO
• PROMOD
• DARTY
• Institut du Benchmarking ENODIA (animation)
Interviewés :
• ITESOFT
• KPMG
• LYRECO
• ROQUETTE Frères
• DECATHLON
• ORANGE
• ARCELOR MITTAL
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Retours d’expériences
Mise en place de la piste d’audit
Méthodologie et solutions en
environnement SAP
Jean-Yves ALLAEYS Accountant Assistant
Manager
Olivier CARPENTIER Responsable Comptable
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Lyreco en quelques mots
17
Nb de factures Marchandises Frais généraux Clients Total
France 75 000 28 000 1 200 000 1 303 000
Fondé en 1926 – Actionnaires privés -
Chiffre d’affaires : 2 Milliards en 2014
26 Pays
8,700 collaborateurs
We really care for our
customers.
PASSION
We strive for perfection
in everything we do.
We anticipate, innovate
and adapt to change.
We believe in trust, respect
and ethical behaviour.
RESPECTEXCELLENCE AGILITY
Les volumes de facturation en quelques chiffres:
Notre Mission
“Simplifier la vie au travail”
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Lyreco – Méthodologie -
18
• Cartographie des flux
• Fournisseur HA avec commande: Commande, Bon de livraison, Entrées en stock, Facturation,
Rapprochement commande/facture/ Gestion des écarts de facturation, Paiement / Archivages
des pièces
• Fournisseur Frais généraux sans commande: Commande, Bon de livraison, Facturation,
Gestion des écarts de facturation ou litiges, Paiement / Archivages
• Ventes Clients : Commande, Bon de livraison, Sortie de stock, Facturation, Gestion des écarts
de facturation, Paiement / Archivage
• Identification des contrôle en place
• Sur la base de contrôles permanents et systématiques
Contrôle Manuel en place
Contrôle automatique au travers de l’ERP
• Tableau de bord et Mise en place d’indicateurs
pertinents
Mise en place de reports :
Ex : Séquence et chronologie de facturation, Respect des taux de TVA appliqués,
états des bons de livraison non facturés, états des commandes non soldées, etc.
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Contrat Commande
Livraison,
Réception
Facture Validation Paiement Archivages
Contrat
papier
Commande
avec PO
BL papier
Facture
papier ou
PDF
Rappro avec
PO
E-Paiement
Archivage
des pièces
Facture
enregistrée
dans ERP
Archivage
contrats
Dans le système Création du fournisseur avec validation IBAN +
incrémentation automatique + lettrage des pièces
ERP génère
le paiement
Paiement via
ERP et outil
Tréso
Relevé
bancaire
Lyreco - Flux HA avec commande -
Archivages
durée légale
Traçabilité dans ERP
Archivage
papiers et
électronique
si pdf
Commande
enregistrée
dans ERP
Réception et
entrée en
stock
enregistrée
dans ERP
20. www.apdc-france.com
Sortie de
stock +
livraison +
BL émargé
Commande
enregistrée
dans ERP
Facturation
dans ERP
Archivage
contrats
Dans le système Création du compte client + incrémentation automatique + lettrage des
pièces
Lettrage
paiement
dans ERP
(Relevé
bancaire)
Lyreco - Flux ventes clients
Archivage
durée légale
Traçabilité dans ERP
Archivage
électronique
Contrat Commande
Livraison,
Réception
Facture Paiement Archivages
Contrat
papier
Commande
papier,
électronique
BL papier /
BL électronique
Facture
papier
Paiement
Archivage
des pièces
21. www.apdc-france.com
Lyreco – Book piste d’audit -
21
• Formalisation du book piste d’audit
• Décrire succinctement les processus et contrôles en place afin
de pouvoir les présenter à l’administration
Par une documentation explicative des flux
Par une documentation des contrôles et indicateurs en place
Et méthode pour rejouer les étapes du flux
• Test des contrôles en place
• Tester la piste d’audit
Rejouer les flux de manière aléatoire.
Sondage et test des contrôle en place
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Roquette en quelques mots
22
Factures
fourn.
Nbr Fourn. Factures
clients
Nbr Clients
France 160 000 4000 180 000 2500
Fondé en 1933 – Actionnaires privés -
Chiffre d’affaires : 3,1 Milliards en 2014
16 Pays
8 116 collaborateurs
Les volumes de factures annuel en quelques chiffres:
Notre Mission
“Offering the best of nature”
HEALTH
Pharma
Nutrition
Food
23. www.apdc-france.com
Roquette – Fournisseurs-
• Un nombre de fournisseurs important (+ 4000 par an)
• Plus de 90% des factures sont en bases commandes
• Plus de 6000 factures par mois
• Une solution d’OCR utilisée depuis 2011 (Itesoft)
pour les factures base commande
• Puis en 2014, volonté de passer en facture PDF
(objectif initial de 80%)
23
24. www.apdc-france.com
Roquette – Fournisseurs-
• Piste d’audit technique
• Suite à un plan de communication auprès de nos fournisseurs, Il n’est
pris en compte que les factures PDF arrivant dans une boîte mail
« sécurisée » et historisée durant la période d’archivage légale
• Piste d’audit fonctionnelle
• Si base commande dans SAP, la piste d’audit est assurée par SAP
avec la DA, le PO et la réception.
• Si absence de PO, la piste d’audit est assurée par notre politique de
validation des dépenses (double signature)
• L’archivage est réalisée sur la période légale via un
outil partenaire de SAP
24
25. www.apdc-france.com
Roquette – Fournisseurs-
25
• Les résultats
• Un engagement des fournisseurs moins rapide que
prévu: 50% du volume facture à ce jour.
• Une fiabilité du processus PDF identique à celui de la
facture papier.
• Un gain de temps pour nos équipes car il n’y a plus
de tri du courrier ni de préparation des lots de facture.
• Réception de la majorité des factures non signées
électroniquement
26. www.apdc-france.com
Intégration,
Intégration automatique Consultation des
images et des
données
ERP
Processus
factures fournisseurs
Capture & Saisie Automatiques
(LAD) Factures Fournisseurs
Lecture OCR (Full-Text)
et vérifications
automatiques
• Numérisation des factures
papier
Vidéo-codage
Acquisition
Lecture
Base de
connaissance
2011: Intégration de l’OCR en France,
Espagne et USA
Réception
d’une facture
papier
Factures
avec et sans
commandes
27. www.apdc-france.com
Intégration,
Intégration automatique Consultation des
images et des
données
ERP
Processus
factures fournisseurs
Capture & Saisie Automatiques
(LAD) Factures Fournisseurs
Lecture OCR (Full-Text)
et vérifications
automatiques
• Transfert
automatique du
mail dans une
boîte mail
« duplicate ».
Vidéo-codage
Lecture
Base de
connaissance
Depuis 2014 : Traitement des factures reçues
par mail au format .pdf
Réception
d’une facture
pdf par mail
Factures
avec et sans
commandes :
réception dans
une boîte
sécurisée
28. www.apdc-france.com
Roquette – Clients
• Possibilité selon souhait du client de recevoir une
facture papier ou une facture PDF signée
• Les factures PDF sont signées électroniquement.
• Ce projet passe via une société externe (Cegedim).
• Bonne pratique: gestion via une boîte mail générique
28
31. www.apdc-france.com
Chiffres clés pour Orange SA
240 000 commandes par an
dont 88% en électronique
1 200 000 factures d’achat
dont 75% en EDI/DEMAT
TVA déductible : 2,9 milliards €
Orange
Chiffres clés pour Orange SA
18
32. www.apdc-france.com
les enjeux de la DOCUMENTATION de la « Piste
d’audit fiable »
sanction fiscale si pas de
documentation :
remise en cause de la TVA
déductible sur les factures
d’achat
présenter les contrôles,
expliquer, permettre
d’appréhender facilement
prouver que les contrôles
sont effectifs et réels, que
les preuves sont
archivées
Orange
36. www.apdc-france.com
• Adresse
• N° de TVA
• N° de commande
• Lieu de départ des biens
• Lieu de réalisation des
services
• Poids
• Nomenclature
• Taux de TVA non
mis à jour
• Pas de mise en
place du Paquet
TVA
• Ship from/to
• Clients
• Fournisseurs
• Articles
• Administration des
ventes
• Logistique
• Comptabilité
• Acheteurs
• Employés (notes de
frais)
Origines
diverses de
l’information
Multiplicité des
référentiels
Volume
d’informations
élevé
Erreurs de
paramétrage
COMPLEXITÉ DE GESTION DE LA BASE DE DONNÉE
36
37. www.apdc-france.com
L’IMAGE DE LA RIVIÈRE SOUTERRAINE
• La cartographie type d’une transaction (achat/vente d’un bien ou service) dans un ERP, depuis
sa conception jusqu’à la déclaration du chiffre d’affaires, peut être représentée comme suit :
37
38. www.apdc-france.com
- Autoliquidation sur achats
-Déduction de la TVA (exigibilité)
-Paiement de la TVA collectée
- Forme des factures et conservation
comptabilisation TVA étrangère
-TVA et avoirs
Interface ERP/transactions manuelles
application des tax codes
TVA et créances douteuses
Réconciliations de
chiffre d’affaires
Gestion des
remboursements de
Crédits de TVA
Détermination du régime
de TVA (exonération,
taux, territorialité)
IMPACTS EN CAS D’AUTOMATISATION DES TRAITEMENTS
38
39. www.apdc-france.com
Quelques constats
alarmants…
• Selon notre expérience...
• …les entreprises oublient de déduire 5% de leur TVA
• Ceci présente 50k€ par million d’euros d’achats.
• ...les entreprises reçoivent en moyenne 10k€
d’amende pour déclaration incorrecte par million
d’euros de ventes
• Les déclarations de TVA sont mal renseignées pour 3% des factures de vente.
Les fonctionnalités fiscales installées nativement sur les ERP ne permettent
généralement pas de calculer la TVA correctement.
• ...les déclarations d’impôts sur les transactions
internationales sont complexes et mobilisent des
ressources considérables
• Et si ces activités étaient automatisées ? Les employés pourraient ainsi se
concentrer sur des tâches à plus forte valeur (gestion des exceptions…).
40. www.apdc-france.com
Exemples d’erreurs classiques de paramétrage
détectées
• Régime TVA intracommunautaire à la vente dicté par la seule adresse de
facturation du client
• Régime TVA erroné
• Mention sur facture erronée ou inexistante
• Mauvaise application des règles de TVA intracommunautaire en cas
d’opérations complexes
• Absence de distinction dans le système entre biens et services
• Régime TVA erroné
• Mention sur facture erronée ou inexistante
• Déduction de la TVA par anticipation pour les services
• Absence d’autoliquidation de la TVA pour les services facturés par des
prestataires de services établis hors France
• Codes taux imprécis
• Utilisation erronée d’un code taux
• Manque de détails pour réaliser le reporting fiscal
41. www.apdc-france.com
Notre démarche projet en 3 étapes
Validation des exceptions et
création des tableaux de bord
Validation des exceptions et
création des tableaux de bord
Définition des exigences TVADéfinition des exigences TVA
Extraction et validation des
données ERP
Extraction et validation des
données ERP
Catalogue
standard TVA
de KPMG
• Animation d’ateliers avec les parties
prenantes pour :
Déterminer les principaux risques
liés au calcul de la TVA, les
opportunités potentielles et les
contrôles à mener
Définir les règles de TVA applicables,
parmi un catalogue de plus de 80
analyses disponibles
• Validation du choix final des analyses
TVA
• Analyse d’écart entre les modèles de
données pris en charge dans le “Tax
Intelligence Center” et les données
employées pour calculer la TVA
• Validation de la fiabilité des données
utilisées pour calculer la TVA
• Installation et lancement des scripts
d’extraction des données dans les
systèmes ERP
• Chargement des données sur le Tax
Intelligence Center de KPMG
• Alimentation des tableaux de bord
standards avec les données TVA des ERP
• Identification des exceptions
• Collecte et analyse d’échantillons de
factures pour étudier les exceptions
• Organisation d’un groupe de travail avec
les parties prenantes pour valider les
résultats de l’analyse d’exceptions
• Ajustement du contenu des tableaux de
bord TVA
• Validation du rendu final des tableaux de
bords
42. www.apdc-france.com
En synthèse…
• Diminution du temps passé pour traiter la
TVA
• Identification d’inefficacités dans le
processus de traitement de la TVA et du
reporting
• Identification d’axes d’optimisation des
fonds de roulement
• Détection des erreurs de calcul plus tôt
grâce à plus de 60 tests analytiques, et
réduction des risques de pénalités
• Suivi du master data management pour
contrôler la correcte application des
contrôles internes
• Limitation des risques de réputation liés au
non-paiement des taxes
• Une réallocation des effectifs vers des
opérations à plus haute valeur (gestion
des exceptions…), grâce aux gains de
productivité
• Extraction et exploitation des
données transactionnelles, avec
des analyses et restitutions sur
mesure
• Architecture flexible, reposant sur
les plateformes SI existantes
Optimisez la gestion du
risque
Optimisez l’efficacité
opérationnelle
Analysez exhaustivement vos
actions de taxation indirecte
Centrez-vous sur votre
cœur de métier
Amélioration
continue
44. www.apdc-france.com
Exemples de tableaux de bord
Achats – Analyse des déductions TVA
(qualité du traitement manuel des factures)
Reporting – Simulation retour TVA par pays
(comparaison avec les rapports TVA effectifs)
Ventes – Suivi des contrôles clés TVA
(aperçu des faiblesses du contrôle TVA)
Cockpit de conformité TVA / efficacité
(assurance sur la conformité, aperçu de l’efficacité du process)
52. www.apdc-france.com
Exemples d’analyses d’exceptions
• Factures de fournisseurs locaux sans taux de TVA appliqué
• Factures de fournisseurs internationaux avec taux de TVA appliqué
• Factures où le taux de TVA renseigné sur le bon de commande est différent de celui
indiqué sur la facture
• Factures sans numéro de TVA renseigné
Dettes
fournisseurs
• Ventes locales sans taux de TVA appliqué
• Factures avec un montant de TVA >0, alors que le taux de TVA renseigné est de 0%
• Factures sans numéro de TVA renseigné
• Factures où le taux de TVA appliqué a été rentré manuellement
Créances
clients
• Clients sans numéro de TVA renseigné
• Fournisseurs sans numéro de TVA renseigné
Master Data
TVA
53. www.apdc-france.com
TIS - retours d'expériences (1/2)
Pour une entreprise de commerce
de détail en ligne, nous avons
effectué une revue approfondie de
la qualité et de la fiabilité des
déclarations TVA soumises.
Nous avons ainsi identifié des écarts
entre la TVA effectivement versée
aux autorités et celle simulée par
TIS.
Nous avons notamment identifié
une liste de factures d’achats avec
des taux de TVA incorrects, des
paiements dupliqués, et une
opportunité pour récupérer une
somme de 200k€ de TVA étrangère.
Simulation des déclarations TVA
et reporting des anomalies
Pour une compagnie d’assurances,
nous avons calculé le montant
potentiellement remboursable de
TVA acquittée.
En utilisant TIS et des techniques
statistiques d’échantillonnage, nous
avons identifié une liste de factures
pour lesquelles la TVA acquitté
n’avait pas été récupérée.
Une demande de correction de la
TVA, s’élevant à 400k€ sur les 5
dernières années, a ainsi pu être
soumises aux autorités fiscales.
Analyse du remboursement de
la TVA acquittée
Une société de produits chimiques
rencontrait des difficultés pour
générer automatiquement des
rapports TVA corrects depuis son
module fiscal externe.
KPMG a utilisé TIS pour reproduire
les déclarations TVA à partir des
données du système ERP. La
comparaison entre les déclarations
TVA produites avec TIS et celles
soumises aux autorités a révélé que
l’entreprise a surpayé 2.1 M€ de
TVA sur une période de 2.5 ans.
L’entreprise a ainsi soumis une
demande de correction de la TVA
aux autorités fiscales locales.
Recalcul des déclarations TVA
54. www.apdc-france.com
TIS - retours d'expériences (2/2)
Un producteur d’équipements
électroniques utilise les fonctionnalités
natives de son ERP pour prendre en
charge un modèle complexe de chaîne
logistique.
L’entreprise n’était pas convaincue que
la configuration de son système ERP
était conforme aux règles pour le
traitement fiscal de ses opérations.
KPMG a utilisé TIS pour évaluer la
logique de calcul de la TVA appliquée,
en comparant en détail les calculs de
TVA appliqués par le module aux
montants de TVA conformes aux règles.
Ces analyses ont révélé l’existence d’un
risque de conformité/reporting de 3.4
M€ sur une période de 3 ans.
Simulation de la TVA pour une
structure complexe
Pour une entreprise sidérurgique, nous
avons effectué une analyse complète
des transactions effectuées, en
comparant le traitement effectif de la
TVA sur les factures de ventes aux
montants théoriques.
Cette analyse a révélé que l’entreprise
a incorrectement appliqué les règles
européennes d’opérations triangulaires
de la TVA sur 250k€ de TVA due et
180k€ de TVA à récupérer.
Analyse de la TVA dans une
chaîne logistique avec TIS
Une société pharmaceutique de
dimension mondiale a investi dans la
conception/mise en œuvre d’un centre
de services partagés pour ses activités
de back-office financier en Europe.
KPMG a employé TIS pour contrôler la
qualité du codage manuel de la TVA par
les employés de ce centre.
Ce contrôle a révélé que 3% des
factures fournisseurs avaient un code
TVA incorrect. Une analyse approfondie
de ces factures a montré que les
codages incorrects étaient dus à des
oublis dans les outils de support utilisés
par les employés sur le calcul de la TVA.
Analyse de TVA acquittée pour
un centre de services partagés
55. www.apdc-france.com
Capacités techniques de TIS
TI Analytics TI Reporting
• Plus de 50 tableaux de bord
standardisés
• Analyses flexibles par dimension,
période ou organisation
• Flexibilité totale pour créer et
personnaliser des tableaux de
bord
• Vérificateur automatique du
numéro d’immatriculation à la
TVA.
• Module d’échantillonnage
statistique aléatoire des factures
avec piste d’audit
• Plus de 50 tableaux de bord
standardisés
• Analyses flexibles par dimension,
période ou organisation
• Flexibilité totale pour créer et
personnaliser des tableaux de
bord
• Vérificateur automatique du
numéro d’immatriculation à la
TVA.
• Module d’échantillonnage
statistique aléatoire des factures
avec piste d’audit