Intervento di Alessandro De Pasquale, Direttore Servizi Consulenza DocFlow, durante il convegno organizzato dal DocFlow e Microsoft dal titolo "GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: NORMATIVA E SOLUZIONI TECNOLOGICHE"

1. GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche
DocFlow e Microsoft ‐ Milano, 3 febbraio 2010
Gestione e conservazione sostitutiva
dei documenti informatici:
NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI
SCENARI EVOLUTIVI
Alessandro De Pasquale – Direttore Servizi Consulenza
www.docflow.com
3 Febbraio 2010
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI DocFlow e Microsoft
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2. Riepilogo normativa
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3. Principali norme
• D.Lgs 231/2001 Responsabilità civile delle aziende
• Legge 196/2003 protezione dei dati personali
• Basilea II Documentazione del credito
• CC artt. da 2214 a 2220 conservazione delle fatture,
scritture e corrispondenza
• Legge 633/1972 IVA
• Terza direttiva antiriciclaggio europea
• 21 CFR Part 11 regolamentazione FDA (food and Drug
Administration) per l’archiviazione dei dati relativi al ciclo di
sviluppo del farmaco
• Sarbanes Oxley Act (SOX) • Europee
• Reach (registration, Evaluation and Authorization of
Chemicals)
• ROHS (Restrictions on the Use of Certain Hazardous
Substances in Electrical and Electronic Equipment)
• Leggi internazionali
• Sarbanes Oxley ACT (SOX)
• FALCPA (Food Allergen Labeling and Consumer
Protection Act)
• 21 CFR Part 11 ‐ Regolamentazione FDA (food and
Drug Administration) per l’archiviazione dei dati
relativi al ciclo di sviluppo del farmaco
• Norme interne
• Procedure istituzionali
• ISO
• Codici deontologici
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4. Aree di intervento delle norme
• Disposizioni generali
– Codice civile
– D.lgs. 231/2001 • Ministero delle finanze
– Legge 196/2003 protezione dei dati personali
• Ministero per il lavoro / INAIL / ASL
• Norme sulla sicurezza del lavoro
– D.lgs 81/2008
• Autorità per il farmaco / Ministero per la
• Normative specifiche
salute
– Norme sulla ricerca e produzione del • Banca d’Italia
farmaco • CONSOB
– Norme sulla gestione del credito
• ISVAP
– Regolamenti per le assicurazioni
• Garante per la privacy
• Autorità per l’energia il gas e l’ambiente
• Magistratura
• ISO
• Ordini professionali
• …
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5. Codice civile
• Art. 2214 Libri obbligatori e altre scritture contabili
– L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro
giornale e il libro degli inventari.
– Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla
natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per
ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere
ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture
spedite.
• Art. 2220 Conservazione delle scritture contabili
– Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima
registrazione.
– Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i
telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei
telegrammi spediti.
– Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere
conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre
che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni
momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal
soggetto che utilizza detti supporti.
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6. Caratteristiche del documento
• Immodificabilità: Il documento deve conservare inalterato
il suo contenuto o quantomeno mostrare traccia della avvenuta modifica.
• Conservabilità: Deve essere possibile conservare nel tempo
un documento
• Autenticità: E’ necessario poter stabilire che un documento è
autentico e cioè emesso ed approvato da una specifica entità .
• Non ripudio: Insieme alla autenticità è altresì necessario potersi
opporre all’eventuale strumentale disconoscimento (ripudio) del documento
da parte di chi lo ha emesso..
• Data certa: Spesso è necessario poter attribuire ad un
documento una data certa, sopratutto in circostanze dove esso ha valore
legale.
• Riservatezza: Tutti i documenti hanno un diverso livello di
accessibilità.
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7. Documento informatico
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8. Sono già tra noi
• I documenti informatici sono già una parte importante
della vita aziendale
– Posta elettronica (certificata o meno)
– Home Banking
– Bollette e fatture
– Comunicazioni con le Amministrazioni Pubbliche
• Comunicazioni con le Authority
• Dichiarazioni fiscali
• Documenti doganali
• Notifiche dai Tribunali
– Documentazione sanitaria
– …
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9. Gestire i documenti elettronici
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10. Tipi di firma
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11. Data e ora
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12. Legge 2 / 2009
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13. Documenti rilevanti ai fini tributari
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14. Tre fasi
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15. Processo di conservazione elettronica
Firma qualificata del
file con le impronte
Documenti Analogici
XWK9034YYX
Preparazione
dell’indice e calcolo
Conservazione
delle impronte
Documenti
informatici firmati
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16. Contenuto dell’archivio
Nome Cognome PI … rif temporale impronta
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Documenti Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
conservati Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Firma del responsabile della
conservazione
Marca temporale
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17. Responsabile della conservazione
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18. Responsabilità amministrativa
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19. Addebito delle sanzioni
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20. Manuale della conservazione
(art. 5 deliberazione CNIPA 11/2004)
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21. Esibizione dei documenti
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22. Disegno di Legge Brunetta App. CDM del 12/11/2009
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23. grazie Alessandro De Pasquale
Direttore Servizi Consulenza
EMAIL: alessandro.depasquale@docflow.it
TEL: 02 57 50 33 66
BLOG: http://blog‐conservazione‐sostitutiva.docflow.com
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