I datori di lavoro possono finalmente tirare un sospiro di sollievo: ora, oltre agli obblighi, sono chiari i limiti delle loro responsabilità in materia di salute e sicurezza sugli ambienti di lavoro.Sapere quali sono i limiti delle proprie responsabilità non è cosa di poco conto, considerato che fino ad ora l’incertezza regnava sovrana. Con DOCFLOW IMPROVE semplificherete il recepimento del D.Lgs 81/2008 e la sua aderenza nel futuro. Potrete così sfruttare i vantaggi di legge nel porre un limite alla vostra responsabilità sia civile che penale.

1. Recepimento del
Decreto Legislativo 81/2008
Sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro
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2. Executive Summary
• Grazie alle ultime novità i datori di lavoro e i committenti possono finalmente limitare le
proprie responsabilità civili e penali in materia di salute e sicurezza degli ambienti di lavoro.
• Per avvantaggiarsi serve introdurre i modelli organizzativi richiesti e i sistemi software in
grado di registrare le azioni condotte in conformità agli obblighi.
• DocFlow Improve è il prodotto che semplifica notevolmente il recepimento di queste novità di
legge
• All’alternativa di partire da zero, DocFlow offre alle imprese il vantaggio di adottare una
soluzione completa su tutte le dimensioni:
• normativa
• processiva
• organizzativa
• tecnologica
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3. Il contesto
I recenti provvedimenti normativi tra cui la legge 123 del 3 agosto 2007 ed il relativo decreto applicativo D. lgs. n. 81 del
9 aprile 2008, hanno modificato lo scenario normativo della sicurezza del lavoro.
Infatti la responsabilità delle aziende è passata da meramente dolosa in caso di infrazioni alle norme sulla sicurezza del
lavoro a una possibile responsabilità colposa in caso di omissione della sorveglianza sull’applicazione delle regole sulla
prevenzione. Inoltre la responsabilità si estende, in maniera solidale, anche agli illeciti commessi dalle aziende
appaltatrici.
Tutto ciò comporta l’esigenza di ridefinire le regole relative alla gestione della sicurezza del lavoro gestendo procedure
di controllo in tutte le fasi, dalla stipula del contratto, fino alla cessazione del rapporto con il lavoratore o con l’impresa
appaltatrice.
La regolarità formale degli adempimenti fiscali, assicurativi e previdenziali, nei confronti del lavoratore sono assolti
richiedendo all’appaltatore adeguata documentazione
Gli obblighi di sorveglianza e dei provvedimenti in caso di difformità dalle procedure adottate è assolto dalla
documentazione delle ispezioni e degli atti correttivi ordinati, registrando quindi al documentazione delle comunicazioni
effettuate tra l’azienda, i preposti, le aziende appaltatrici e i lavoratori, dipendenti o autonomi che siano.
La registrazione della documentazione anzidetta deve garantire anche la effettiva consegna agli interessati.
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4. Il DLgs 81/2008
Il quadro normativo è stato aggiornato con il TU Safety DLgs n°81/2008 in vigore dal 15 Maggio 2008,
che ha abrogato il DLgs 626/94, il DLgs 494/96 e la stessa Legge 123/07 integrandoli in un unico corpo
normativo dove è contemplata la responsabilità penale delle persone giuridiche.
Le disposizioni contenute nel decreto legislativo costituiscono attuazione dell'articolo 1 della legge 3
agosto 2007 n. 123, per il riassetto e la riforma delle norme vigenti in materia di salute e sicurezza delle
lavoratrici e dei lavoratori nei luoghi di lavoro, mediante il riordino e il coordinamento delle medesime in
un unico testo normativo.
Esso si applica a tutti i settori di attività, privati e pubblici, e a tutte le tipologie di rischio, estendendo la
responsabilità al committente, nei reati colposi commessi per violazione delle norme vigenti in materia
di sicurezza ed igiene del lavoro.
Il committente ha quindi la responsabilità di controllare la conformità degli appalti e dei subappalti alle
vigenti norme di legge in materia di contrasto del lavoro irregolare, e di vigilare sulla conformità dei
comportamenti delle imprese nei confronti delle vigenti leggi in materia di safety.
Si rende necessario quindi individuare le modalità di definizione degli incarichi/contratti verso i fornitori
in ottemperanza alla Normativa vigente in tema di Sicurezza (D.Lgs. 81/2008);
L’impatto sull’attività aziendale è ampio e capillare e richiede una infrastruttura di processo generale
centralizzata nella definizione delle modalità operative e nel controllo dell’effettività delle azioni
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5. Datore di lavoro e committente
Il datore di lavoro ha la piena responsabilità di Legge.
Esso può delegare le funzioni, ma tale delega non lo esclude dall'obbligo di vigilanza in ordine al
corretto espletamento da parte del delegato delle funzioni trasferite.
La vigilanza si esplica anche attraverso sistemi di verifica e controllo atti a registrare e comprovare le
azioni adottate.
La responsabilità di Legge si estende al committente, che è chiamato a controllare la conformità degli
incarichi, degli appalti e dei subappalti alle vigenti norme di legge in materia di contrasto del lavoro
irregolare, e a vigilare sulla conformità dei comportamenti delle imprese nei confronti delle vigenti leggi
in materia di safety.
Si rende quindi necessario per il committente individuare le modalità di definizione degli
incarichi/contratti verso i fornitori in ottemperanza alla Normativa vigente in tema di Sicurezza (D.Lgs.
81/2008);
Datore di lavoro e committente devono dunque dotarsi di adeguati modelli di organizzazione e di
gestione, e dei corrispondenti sistemi di verifica e controllo che siano in grado di documentare la
avvenuta ottemperanza agli obblighi (es. formazione, informazione, verifica della regolarità
previdenziale, iscrizione del fornitore alla CCIA, ecc.)
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6. Recepimento
I processi impattati sono trasversali rispetto all’Organizzazione:
• Personale e Organizzazione • Qualità
• Acquisti e approvvigionamento • Logistica
• Produzione • Amministrazione
• ecc.
Il recepimento del DLgs 81/2008 passa infatti per la definizione e l’attuazione di specifici modelli di
organizzazione e di gestione, e di opportune procedure di verifica e controllo (art. 30 del DLgs
81/2008).
E’ richiesta la presenza di idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività
prescritte, ciascuna delle quali fa parte di un processo organizzato condotto da più individui:
• Verifiche, dichiarazioni, certificazioni, approvazioni e autorizzazioni
• Audit e segnalazione non conformità
• Prevenzione attiva e passiva
• Rimozione delle non conformità
• Vigilanza operativa e procedurale
• Ecc.
La presenza e l’efficacia di tali sistemi esimono dalla responsabilità prevista dal D.Lgs 231/2001 in
merito alla responsabilità giuridica delle imprese per i reati commessi dai propri dipendenti e
collaboratori
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7. Conformità e obblighi di Legge
I sistemi previsti devono garantire la conformità dei processi dell’impresa alle prescrizioni di Legge di tutte e tre le
dimensioni:
• Certificazione dei fornitori
– Raccolta e validazione della documentazione obbligatoria
– Rinnovo documenti soggetti a scadenza o variazione nel tempo
– Scoring dei fornitori e registrazione delle non conformità a loro carico
– Sospensione di un fornitore per gravi inadempienze e propagazione della notifica ai delegati alle funzioni previste
• Operazioni
– formazione del personale: identificazione dei fabbisogni, distribuzione delle procedure e del materiale formativo,
registrazione degli accessi e sollecito ai ritardatari, valutazione o autovalutazione del grado di apprendimento e
preparazione
– Dotazione al personale: assegnazione e gestione strumenti di sicurezza
– Informazione al personale: divulgazione e sollecito alla presa visione delle avvertenze e degli accorgimenti in materia di
trattamento dei materiali pericolosi, referenti aziendali per gli ambiti sanitario, organizzativo, mobilità, coordinatore della
sicurezza in progettazione, coordinatore della sicurezza in esecuzione, ecc.
• Verifiche e controlli
– Supporto alla pianificazione e al coordinamento delle ispezioni periodiche o a campione
– Redazione verbali di audit, loro archiviazione e trace&track
– Gestione dei manuali delle procedure (compreso l’iter approvativo e l’iter divulgativo)
– Censimento non conformità rilevate e carenze formative del personale anche preposto
– monitoraggio ai fini della rimozione delle non conformità
– Registrazione delle azioni di sorveglianza in capo al datore di lavoro, ecc.
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8. DocFlow Improve
Il prodotto per
il recepimento e la conformità al D.Lgs 81/2008
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9. Finalità di DocFlow Improve
1. Semplificare il recepimento del D.Lgs 81/2008 con la ristrutturazione dei modelli
organizzativi e delle procedure coinvolte
2. Sostenere i processi di certificazione dei fornitori, gestione operativa e controllo in
conformità al D.Lgs 81/2008
3. Introdurre gli opportuni strumenti di registrazione previsti dalla normativa
4. Semplificare l’onere di verifica, controllo e sorveglianza
5. Scorporare da fattori soggettivi il rischio di non conformità per il datore di lavoro e per le
imprese committenti
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10. DocFlow Improve – Vista d’insieme
DocFlow Improve è la soluzione a supporto dei processi regolamentati ad elevata
partecipazione umana e condivisione documentale:
+ Costruito su motori documentali leader di mercato
+ Abilitato al Web (no software sui PC degli utenti)
+ Predisposto all’integrazione con i sistemi operazionali e ERP (es. Sap)
+ Concetto di pratica e dei relativi attributi di correttezza/completezza/conformità
+ Matrice dei ruoli/responsabilità per un controllo fine degli accessi
+ Supporto all’iter di creazione approvazione/modifica trasmissione validazione
+ Gestione dei flussi di lavoro su eventi sincroni, asincroni e per escalation
+ Cruscotto operativo per la gestione delle non conformità
+ Registrazione e audit
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11. Esempio – certificazione fornitori
Sottoprocesso standard: Raccolta e validazione della documentazione obbligatoria
Dai Fornitori Dai Subappaltatori dei fornitori
COSA • Il Contratto firmato in originale • La richiesta del Fornitore
RACCOGLIERE: • Gli allegati vidimati • I documenti previsti per il fornitore
• Dichiarazione possesso requisiti • I rinnovi dei documenti in scadenza
• Dichiarazione art. 14 DLgs 81/2008
• Dichiarazione idoneità professionale
• Dichiarazione insussistenza forme c
controllo art. 2359 cc
• Elenco attrezzature, mezzi ed e
equipaggiamenti
• Dichiarazione INPS, INAIL
• Dichiarazione sul CCNL applicato
• Dichiarazione organico medio annuo
• Iscrizione CCIA
• Certificato antimafia
• I rinnovi dei documenti in scadenza
COSA EMETTERE: • Autorizzazione all’inserimento nell’Albo Fornitori • Lettera di autorizzazione all’utilizzo del subappalto
• Autorizzazione all’emissione di ordini di acquisto • Lettera di diniego all’utilizzo del subappalto
• Documentazione Privacy • Lettera di autorizzazione all’ampliamento dell’importo
del subappalto
• Lettera di svincolo della polizza fidejussoria
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12. Esempio – certificazione fornitori
Sottoprocesso standard: autorizzazione al subappalto
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13. DocFlow Improve – Principali funzionalità
Improve incorpora i principi dell’Enterprise 2.0, per mezzo dei quali si riduce sensibilmente il ricorso alla doppia
lavorazione e si stimolano gli attori esterni all’Impresa ad agire in autonomia:
Raccolta iniziale di tutti i dati dei fornitori, attraverso la compilazione da parte del fornitore di un questionario
pubblicato on-line, e la loro archiviazione
Elaborazione dei dati raccolti e procedura di qualifica dei fornitori attraverso schede di valutazione;
valutazione e confronto delle performance dei fornitori tramite indici opportuni;
Raccolta dei dati rilevati durante gli audit periodici e registro delle non conformità rilevate e delle misure
adottate per risolverle;
Aggiornamento nel tempo dei dati raccolti per il mantenimento delle certificazioni;
Raccolta e archiviazione dati e documenti
Stampa modelli per autocertificazione
Verifica completezza documentazione
Controlli su aggiornamenti, scadenze e rinnovi
Controlli e validazioni sulla completezza
Registrazione e storicizzazione, con generazione report
Compilazione assistita dei template ed archiviazione
Gestione delle autorizzazioni
Gestione richieste subappalto
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14. Metodologia di configurazione
La metodologia di configurazione è articolata sulle 3 dimensioni di Legge:
1. Certificazione dei fornitori
Regolamentazione delle attività di raccolta, valutazione, archiviazione e mantenimento della
documentazione comprovante l’adeguatezza dei fornitori rispetto alle prescrizioni di legge.
• Le attività a basso valore decisionale sono condotte direttamente dai fornitori (data entry,
dematerializzazione, abbinamento, protocollazione, validazione di completezza, ecc.)
• Il coordinamento e controllo operativo è intrinseco al sistema (sollecito del fornitore al
completamento dell’iter, controllo sull’abbinamento dei documenti originali con quelli
dematerializzati, checklist sul soddisfacimento dei requisiti obbligatori, smistamento della
documentazione agli enti preposti alla certificazione o approvazione, ecc.)
• Le attività a valenza decisionale sono condotte dal personale dell’Impresa, che opera sotto la guida
del sistema Improve (approvazione/rifiuto dei documenti prodotti dal fornitore, valutazione del
punteggio associato, autorizzazione all’inserimento in albo, ecc.)
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15. Metodologia di configurazione
2. Gestione operativa
Regolamentazione del ciclo di vita della fornitura, nell’osservanza dei controlli e delle verifiche peviste
dalla Legge
• Le attività a basso valore decisionale sono condotte direttamente dai fornitori (sostituzione di documenti a
validità limitata, produzione di dichiarazioni a compendio, presa visione di non conformità rilevate, dichiarazione
di impegno alla rimozione delle non conformità, dichiarazione di avvenuto ravvedimento, ecc.)
• Il coordinamento e controllo operativo è intrinseco al sistema (sollecito del fornitore alla sostituzione di
comumentazione scaduta, notifica della rilevazione di non conformità, sollecito al ravvedimento, sollecito alla
dichiarazione di adeguata formazione del personale impiegato, ecc.)
• Le attività a valenza decisionale sono condotte dal personale dell’Impresa, che opera sotto la guida del sistema
Improve (selezione del campione da sottoporre a verifica, redazione verbale di ispezione e iter approvativo,
ecc.)
3. Gestione del Controllo
Ad esclusivo utilizzo del personale dell’Impresa, per la razionalizzazione della documentazione
comprovante il modello di organizzazione e controllo istituito nell’osservanza della normativa (verifiche
operative condotte, verifica livello di formazione del proprio personale, auto-valutazione livello di
preparazione alla gestione di materiale pericoloso, autovalutazione alla conduzione delle ispezioni, ecc.
• Il coordinamento e controllo procedurale è intrinseco al sistema (sollecito all’auto-valutazione,
segnalazione carenza formativa, ecc.)
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16. Esempio di GUI– gestione del controllo
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17. Approccio
• Come consuetudine per DocFlow, viene adottato un approccio di deployment agile
e iterativo, con cui:
– Abbattere il time to go-live dell’infrastruttura a supporto del business
– Recepire tempestivamente le evoluzioni del quadro normativo
– Anticipare e neutralizzare il rischio di rigetto da parte degli utenti
– Garantire un ROI sostenibile grazie alle graduali efficienze colte
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18. Continuità nel tempo
A garanzia dei risultati e dei benefici, DocFlow provvede a:
• trasferire la conoscenza tematica al personale dirigente preposto dell’Impresa
• partecipare al reengineering dei processi coinvolti
• addestrare il personale coinvolto
• assumere in formula outsourcing tutte o parte delle attività del processo di
certificazione dei fornitori
• condurre audit periodico
• includere il cliente nell’osservatorio normativo
• ristrutturare gli Albi fornitori pregressi per adeguarli alla normativa vigente
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19. Grazie
marketing@docflow.it
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