"Abbiamo scelto DocFlow RIN per poter avere uno strumento agile e specifico per la gestione del ciclo di vita dei documenti normativi interni, in grado anche di recepire ed utilizzare i metadati fondamentali della Banca gestiti dallo strumento di mappatura dei processi" BPM, Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione

1. Modelli e strumenti evoluti per la gestione
integrata della normativa interna
18 Marzo 2014
Mario Migliori – Resp. Normativa e Metodologie Organizzazione

2. 2Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
Normare…
…significa semplicemente fare bene
ciò che dobbiamo fare“
“
KAORU ISHIKAWA

3. 3
Il contesto (1/2)
• Contesto legislativo in continua evoluzione
• Maggiore attenzione dalle istituzioni di
controllo
• Aumento delle complessità organizzativa
• Contingenza economica negativa
• Incremento dei rischi operativi
Pressioni esogene • Tempestività nel processo di adeguamento
• Maggiore condivisione della conoscenza
• Maggiore efficienza del sistema dei controlli
• Flessibilità e dinamismo dei processi interni
• Spinta sulla collaborazione
Esigenze interne
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

4. 4
Il contesto (2/2)
E-Mail driven…
Processi di estensione delle
norme lenti e farraginosi,
integralmente supportati da
un caotico scambio di e-mail
Fonti disordinate…
Fonti normative poco chiare e
scarsa presenza di modelli di
base e di criteri condivisi di
redazione.
Strumenti complicati…
Strumenti di lavoro complessi e
troppo distanti dagli utenti
responsabili della redazione dei
contenuti
Utenti digitali…
Utenti sempre più abituati alla
velocità, alla comunicazione
social e alla fruizione
semplificata di qualsiasi
informazione sia necessaria
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

5. 5
Proposta di
intervento
Definizione
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
1
2
3
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA

6. 6
Proposta di
intervento
Definizione
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
2
3
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
1. Una nuova
soluzione di
pubblicazione
dei contenuti
1. Una nuova
soluzione di
pubblicazione
dei contenuti

7. 7
DAL PORTALE DOCUMENTALE AL PORTALE
• L’interfaccia permette di usufruire di
un’efficace ed innovativa piattaforma di
ricerca «Google like» basata su logica
semantica
• L’utente ha accesso a funzionalità evolute di
ricerca come l’auto-completamento e la
comprensione del «linguaggio naturale»
• La ricerca può essere ulteriormente affinata
con il supporto di «filtri»; i risultati sono disposti
in ordine di rilevanza e l’utente ha la
possibilità di accedere direttamente al
paragrafo di interesse, catturato nell’intero
documento
• Hyperlink per navigazione integrata tra
documenti normativi
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

8. 8
Proposta di
intervento
Definizione
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
1
3
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
2. Revisione
delle
logiche di
redazione
delle norme
2. Revisione
delle
logiche di
redazione
delle norme

9. 9
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»
Responsabili
dei contenuti
Analista
di processo
FruitoriBPA Tool Documenti office
delle norme
Scenario tradizionale
• Standardizzazione dei dati di base
del modello normativo
• Metadati «riutilizzabili» in fase di
consultazione
• Base dati arricchita per l’utilizzo da
parte delle funzioni di controllo
• Fruibilità più complessa per limiti
intrinseci di editing (non posso
aggiungere elementi grafici, tabelle,
bullet multilivello…)
• Necessità di competenze specifiche sul
BPA
• redattori costretti ad un utilizzo improprio
dello strumento BPA solo per scrivere
testi
• Necessità di ricorrere ad outsourcing per
accelerare la redazione
Pro Contro
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

10. 10
Responsabili
dei contenuti
Analista
di processo
Fruitori
BPA Tool
Documenti office
delle norme
Nuovo scenario
Tenendo fermi i punti positivi abbiamo
drasticamente abbassato la complessità
della fase di redazione riportandola in un
ambiente semplice (MS Word) seppur
incapsulato in regole e standard predefiniti
Cosa abbiamo fatto?
Viene valorizzato con l’alimentazione delle
info necessarie alle funzioni di controllo,
oltre ad utilizzarlo nelle sue funzioni «CORE»
di analisi e ridisegno dei processi
E il BPA?
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»

11. 11
Permettere ad un redattore di utilizzare su
Word le Ontologie definite sul BPA e
all’occorrenza alimentarle dall’esterno.
Un’ idea semplice
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»

12. 12
In-place editing, Word lavora
direttamente sul documento
che risiede sul sistema DocFlow
per la Redazione Integrata
della Normativa
L’applicazione DocFlow mette a
disposizione tutti i tag riutilizzabili
in fase di redazione
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»

13. 13
Anche la struttura del documento è
il frutto di uno scambio
sincronizzato tra il BPA e
l’applicazione DocFlow
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»

14. 14
Il redattore, dopo aver definito il
testo di un controllo, può
archiviarlo direttamente da Word.
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DALLA MAPPATURA DEI PROCESSI
AL «CONTENT MANAGEMENT»

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Proposta di
intervento
Definizione
documento
Estensore 1
Estensore 2
Estensore 3
Estensore N Validazione
Approvazione
Fruizione
Gestione
documento
1
2
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
ANAGRAFICHE
La vista di insieme e le tre aree di intervento
WORKFLOW
PROCESSO
BPA
3.
Automazione
del processo
3.
Automazione
del processo

16. 16
DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»
• Un workflow dinamico che permette di
orchestrare l’intero ciclo di vita delle pratiche
normative
• Una mappa di lavoro a «maglie larghe» che
permette di gestire il flusso introducendo
dinamiche collaborative (possibilità di
lavorare a quattro mani sui documenti,
gestione delle richieste estemporanee di
informazione,…)
• L’email come mezzo di notifica e non come
strumento di condivisione.
• Abbattimento dei tempi di chiusura del ciclo
di concordanza grazie alle minori rilavorazioni
• Pronto per l’utilizzo mobile.
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

17. 17
Todo List = la lista delle pratiche sulle
quali è richiesto l’intervento dell’utente
Watch List = le pratiche delle quali
l’utente può controllare lo stato
avanzamento lavori
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»

18. 18
Dashboard di controllo sulle
principali milestone di pratica
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna
DAL «TRAFFIC JAM» DELLE MAIL ALLA «LONDON TUBE»

19. 19
E Ora?
Due potenziali nuove direzioni
Azioni di
verifica
Riorganizzazioni
Nuova
legislazione
Social tool
Analisi/Brainstorming
Social tool
Analisi/Brainstorming
Input nuove
Pratiche
Supporto alle
attività di verifica
Supporto alle
attività di verifica
Sistema dei
controlli
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna

20. 20
Paragrafi con elenchi puntati
PER MODIFICARE LO STILE DEL TITOLO
MARIO MIGLIORI
Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione
mario.migliori@bpm.it
GRAZIE per l’ attenzione
Modelli e strumenti evoluti per la gestione integrata della normativa interna