Diana_Carolina_Moyano_Unidad2_PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES.pptx

Diana Carolina Moyano Salom
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

1. Introducción
2. La Conservación Digital
3. Definición de Conservación Digital
4. Definición de Preservación Digital.
5. Porque Conservar la Información Digital
6. Objetivos y Principios de la Preservación y la Conservación Digital
7. Políticas de la Preservación y la Conservación Digital
8. Características de las políticas de preservación digital
9. Estrategias de Conservación y preservación de los Documentos Digitales
10. Estrategias a corto plazo
11. Estrategias a medio plazo
12. Estrategias alternativas o enfoque no digitales
13. Estrategias de Preservación de Largo Plazo
14. Acciones de Preservación Digital
15. Mantenimiento de Contenidos
16. Creación, Conservación, y difusión de los Documentos digitales.
17. Dos Premisas Básicas del Proceso a la Hora de Digitalizar
18. Problemas que se Presenta en la Conservación Digital
19. Preservar Información en formato Digital
20. patrimonio Digital
21. Definición de Patrimonio Digital Según la UNESCO
22. Glosario
23. Bibliografía
CONTENIDO

INTRODUCCIÓN
La importancia de conservar de
forma permanente los documentos
digitales ha estado presente desde
los primeros tiempos de la revolución
informática. Sin embargo, han sido
pocas las experiencias de crear
archivos digitales, debido
principalmente a la dificultad para
encontrar soluciones técnicas a los
problemas de obsolescencia, al alto
coste económico y a la ausencia de
instituciones que asuman esta
responsabilidad

Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo.
XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.
LA CONSERVACIÓN DIGITAL
La conservación es el aspecto de la gestión
de documentos digitales que trata de
preservar tanto el contenido como la
apariencia de los mismos. Así pues,
comprende las estrategias y técnicas
específicas, referidas a la protección de los
materiales: impresos como digitales,
custodiados en archivos, bibliotecas,
mediatecas, frente al deterioro, los daños y
el abandono de los documentos. Afirman
Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016):

DEFINICIÓN DE CONSERVACIÓN DIGITAL
Conservación Digital: acciones tomadas a
corto plazo para anticipar, prevenir, detener o
retardar el deterioro del soporte de obras
digitales con objeto de tenerlas
permanentemente en condiciones de
usabilidad, tales como la estabilización
tecnológica, la reconversión a nuevos
soportes, sistemas y formatos digitales con el
fin de garantizar la trascendencia de los
contenidos (p.74).”
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo
plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación –
AGN.

DEFINICIÓN DE PRESERVACIÓN DIGITAL.
Voutssás (2009) define las acciones de
preservación y conservación digital
respectivamente de la siguiente manera:
“Preservación Digital: acciones
específicas cuyo fin ulterior y a largo
plazo, sería asegurar la permanencia y
acceso del contenido de documentos
digitales a lo largo del tiempo y las
tecnologías, independientemente de su
soporte, formato o sistema. Para ello,
debemos mantenerlos, esto es,
protegerlos y resguardarlos anticipada y
permanentemente; y en caso de
deterioro o daño debemos tratar de
restaurarlos. Issuu. (23 de abril de 2015). Cómo preservar mi patrimonio digital personal. Obtenido de
Issuu: https://issuu.com/eslibre.com/docs/c__mo_preservar_mi_patrimonio_digit

PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL
Porque conservar la información digital
Fuente: Lina M. Castro, Luz S. Giraldo, Fernando Hernández. (2016).

OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Objetivos.
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F.
(2016):
 Asegurar la legibilidad, es decir, la facilidad
de lectura y compresión del archivo digital y
la integridad de los objetos digitales
conservados.
 Conservar la autenticad e integridad de los
mismos, que la información preservada y
conservada sea la que inicialmente se guardó
y no halla cabida a modificaciones en su
contenido
Principios.
Afirma (Barnard & Delgado & Voutssás, 2014) que los
principios son los siguientes:
1. Permanencia de los documentos. Este principio está
relacionado con el concepto de que el documento
estará disponible por un lapso considerable. Está
asociado con su presencia, su seguridad, y por
supuesto, con la duración y continuidad de su soporte.
Con respecto a los soportes, diversos estudios han
comprobado que independientemente de su duración,
la tecnología para accederlos se hará obsoleta en un
promedio de cinco a diez años y serán inaccesibles en
veinte, al margen de lo que sus fabricantes afirmen.
2. Accesibilidad. Tiene que ver con la capacidad de
poder acceder en un futuro a la información o datos
contenidos en un soporte. Debemos poder reproducir
correctamente las cadenas de bits. Existen archivos
informáticos en formatos o soportes que pertenecen a
tecnologías obsoletas y por lo mismo ya no pueden ser
accedidos ya que se carece del equipo para leerlos o
del sistema operativo o el programa informático que los
operaba.

Políticas de la Preservación y la Conservación
Digital
Una política es una serie de reglas y
principios que guían la toma de
decisiones y las acciones para lograr
los resultados deseados para un
asunto o fin en particular. La política
debería aprobarse a un alto nivel
dentro de una organización y:
 Ser no prescriptiva.
 Tecnológicamente neutral.
 Soportar la estructura de gobierno
y la cultura organizativa de una
organización.
Ungoti. (2023). 7 Razones De La Importancia De Una Política De Conservación De Documentos.
Obtenido de Ungoti innovating ideas: https://ungoti.com/es/blog/politica-retencion-de-documentos/

Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos.
Archivo General de la Nación – AGN.
Características de las políticas de preservación digital

Estrategias de Conservación y preservación de los Documentos Digitales
También llamadas estrategias de mantenimiento.
Expresa (Barnard & Delgado & Voutssás, 2014)
que “consiste en un conjunto coherente de
objetivos y métodos para proteger y mantener la
accesibilidad de copias auténticas de documentos
de archivo digitales a lo largo de las primeras
etapas de la cadena de preservación”. Están
conformadas por los requisitos mínimos para
resguardar y mantener la accesibilidad de copias
auténticas de documentos de archivo digitales.
Actualmente se presentan diversas estrategias
que se pueden implementar para la preservación
de documentos digitales, donde la selección
depende de aspectos tales como:
 Formato de los documentos
 Uso previsto de los documentos digitales
 La capacidad técnica institucional de la
institución
Fuente:Biblogtecarios. (11 de enero de 2011). La preservación de documentos digitales.
Obtenido de Biblogtecarios: https://www.biblogtecarios.es/saulequihua/la-preservacion-de-
documentos-digitales/

Estrategias de conservación de documentos digitales
Estrategias a corto
plazo
•Conservar el entorno tecnologico: museos informaticos y
arqueologia de la información, es decir, conservar tanto
hardware como el software, a pesar que se encuentren
obsoletos.
•Conversión: busca dar solución a la gran variedad de
paquetes de software y formatos de almacenamiento,
depedencia del software de muchos objetos digitales y
sustitucion de las aplicaciones del software por nuevos
productos. Entre las conversiones se encuentran: (1) a
formato estandar SGLM o XML. (2) a modalidades de
software independiente, es decir, convertir los objetos
digitales independiente del software a texto simple ASCCI.
(3) a microfilm, consiste en crear copias de los objetos
digitales en microfilm.
•Renovación del soporte: refreshing
Fuente: Blogspot. (7 de enero de 2018). Preservación y Conservación de Documentos Digitales. Obtenido
de Blogspot: http://julexyalcivar.blogspot.com/2018/01/p-reservacion-y-conservacion-de.html

Estrategias a medio plazo
•Migración: es la transferencia del documento
creado en un determinado entorno y codificado en
un determinado formato, a otro formato para que
funcione en nueva plataforma informática mas
actual o más estandarizada.
•Emulación: poder recrear la apariencia y la
funcionalidad originales de un objeto digital
mediante la utilización de aplicaciones que emulen
(emulador) el funcionamiento de los programas
(software) originales con los que fueron creados
cuando estos están ya obsoletos, es decir, que
asegura su uso independiente del constante cambio
de tecnología. Esta estrategia de conservación es
una de las más caras

Estrategias alternativas o
enfoque no digitales
•Impresión en papel
•Sistema hibrido:
combinación de digitalización
y microfilmación
•Conservación de los
contenidos de la red

Estrategias de Preservación de Largo
Plazo
Actualización / Refreshing: Renovación
del soporte de almacenamiento
también conocido como “refreshing” o
“refresco”. Transferencia de datos de un
soporte a otro: realizar una copia, sin
alterar en absoluto la información
digital, pero con la diferencia de que se
buscan soportes de almacenamientos
más modernos.
Migración: Transferencia de datos de
un formato a otro. Es una operación
experimentada, no requiere
conocimientos técnicos especializados.
Es difícil programar la migración en
objetos complejos, altera los
documentos, y debe repetirse a lo largo
del tiempo.
Emulación: Programa que está diseñado
para crear una plataforma virtual donde
se puede ejecutar un programa
determinado. Uso de un dispositivo /
emulador de hardware diseñado para
simular el funcionamiento de una
plataforma de hardware totalmente
diferente a la que se ejecuta. 4. Museo
Tecnológico: Conservar todos los
modelos, copias y piezas de reparación,
para poder emular. Preservación de la
tecnología: Consiste en la conservación
de todo el entorno técnico que tiene
relación con una colección digital.
Mantención de los sistemas operativos,
del hardware y de la aplicación original
del software.
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de
información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario –
Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación –
AGN

Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII
Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Conservac
ion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf
Replicación: preservar múltiples copias
digitales en línea, en formatos estándares. Es
el duplicado y el copiado de la información
en uno o más sistemas y su principal fortaleza
es el almacenamiento en más de un lugar
para de esta manera evitar que una misma
alteración, intencional o accidental, o el
mismo desastre natural pueda hacer que se
pierda la totalidad de la información. 6.
Analogización: Apostar por soportes de
solvencia contrastada en preservación: papel,
microformas, entre otros. 7. Arqueología
Digital: es el conjunto de métodos para
restituir, recuperar y almacenar información
de la red y formatos obsoletos. Además, se
utiliza para ordenar los datos y proporcionar
soluciones tecnológicas eficientes para el
tratamiento de dicha información.
Estrategias de Preservación de Largo Plazo

Acciones de Preservación Digital
Creación de contenido:
Calidad, especificaciones
técnicas, masters
confiables, gestión de
metadatos, etc.
Integridad de contenido:
Documentos estrategias,
procedimientos técnicos,
identificadores, metadatos,
reportes de control y
verificación, etc.

Mantenimiento de Contenidos:
Infraestructura tecnológica,
humana, gestión de
almacenamiento, software integral,
automatizar estrategias de
preservación, planes de
prevención de desastres digitales,
etc.
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo
plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Cons
ervac ion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf

Creación, Conservación, y difusión de los Documentos digitales.
El proceso de la digitalización es la de
preservar y difundir, donde la preservación es
la necesidad de anticipar, prevenir, detener,
retardar un documento (texto, sonido, imagen,
video), mientras, la difusión se refiere a
facilitar las nuevas formas de acceso y uso.
Ahora bien, las instituciones culturales, como
por ejemplo bibliotecas, archivos o museos,
han tomado la responsabilidad de la
preservación a largo plazo de los contenidos
culturales en el ámbito de su función social,
sin embargo, esta actividad también perjudica
a la industria. Por otra parte, la difusión de los
contenidos, ya sea con propósitos
comerciales o para aumentar la accesibilidad
de la ciudadanía a los mismos, es un asunto
que daña de idéntica forma al ámbito público
y a la industria.
Fuente: Video YouTube

Creación, Conservación, y difusión de los Documentos digitales
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario –
Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/C
Incrementar el acceso: permitir el acceso del
mayor número de documentos al mayor
número de posibles usuarios. Preservar:
necesidad de anticipar, prevenir, detener,
retardar un documento (texto, sonido,
imagen, vídeo). Disminuir la manipulación y
el uso de materiales originales que puedan
ser frágiles, únicos o muy utilizados y crear
una «copia de seguridad» para documentos
en mal estado. Facilitar nuevas formas de
acceso y uso. (Gobierno Vasco. Kultura 2.0,
2011)

Figura 21. Dos premisas básicas del proceso a la hora de digitalizar: qué tipo de documento
tenemos y para qué deseamos digitalizarlo
1
Físico Analógico
2
Preservación
Criterios de almacenaje en
formatos estándares con
independientes de software
o hardware con previsión
de futuro.
Difusión
Visión/reproducción (video)
optimo del documento, se
tiene en cuenta el transmisor
/visor del documento y otros
aspectos como velocidad de
carga en el caso de internet
Formato
Se tiene en cuenta el original para evaluar
la extensión de archivo (text pdf,.ocr..),
video (avi), audio(wav). De esta manera
se otimiza en caso de que sea un archivo
a difundir (prima en el caso de internet la
velocidad de descarga sin tener excesiva
calidad o conservar parámetros de
estructura del origen)
Fuente: construcción propia
DOS PREMISAS BÁSICAS DEL PROCESO A LA HORA DE DIGITALIZAR

PROBLEMAS QUE SE PRESENTA EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema
Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.

La problemática en la
conservación digital se da
principalmente por las
características de los documentos
digitales:
 Dependencia de elementos
tecnológicos para su consulta
 Facilidad para modificarlos
 Virtualidad debido a su
independencia del soporte
físico
Dentro de las principales amenazas se
encuentran las siguientes según
(ecured, s.f):
 Medio Ambiente: Los daños pueden
producirse por la acción de Humedad,
Insectos, Hongos, Roedores,
Microorganismos, Bacterias y la incorrecta
manipulación.
 Las condiciones de temperatura y
humedad relativas a los depósitos, a largo
plazo, ejercen un impacto significativo y
perdurable en los materiales
bibliográficos.
 Desastres naturales: Los desastres
naturales como el fuego, los fenómenos
atmosféricos (ciclones o huracanes,
tornados, terremotos, maremotos,
volcanes) son mecanismos que atacan
directamente a las colecciones, y pueden
causar el deterioro o la pérdida completa
de los documentos, por lo que se
recomienda en caso de catástrofe,
adoptar las medidas preventivas que
ayuden a causar daños menores.


 El hombre: Constituye el hombre el
principal factor de deterioro de cualquier
formato en que se presentan los
documentos y se considera el causante
de daños irreversibles a los mismos,
además de ser el único capaz de poder
darle solución a estos.
 Obsolescencia tecnológica: es la
incapacidad de utilizar elementos
informáticos a causa de la evolución
tecnológica, es la desaparición del
elemento tecnológico original para poder
leer el documento quedando huérfano.
Revista cientifica. (2022). Políticas de Preservación Digital. Obtenido de Revista
cientifica: http://www.indteca.com/ojs/index.php/Revista_Scientific/preservation

PRESERVAR INFORMACIÓN EN FORMATO DIGITAL
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016),
la seguridad de la información se caracteriza como
la preservación en:
 Confidencialidad: asegurando que solo quienes
estén autorizados pueden acceder a la
información.
 La integridad: asegurando que la información y
sus métodos de proceso son exactos y
completos.
 La disponibilidad: asegurando que los usuarios
autorizados pueden acceder a la información y a
sus activos asociados cuando lo requieran. La
seguridad de la información se consigue
implantando un conjunto adecuado de controles,
tales como políticas, prácticas, procedimientos,
estructuras organizativas y funciones de
software. Estos controles han sido establecidos
para asegurar que se cumplen los objetivos
específicos de seguridad de la empresa.

PATRIMONIO DIGITAL
En los documentos de la UNESCO, el
patrimonio se define como nuestra herencia
del pasado, nuestros bienes actuales y lo que
legamos a las generaciones futuras. El
patrimonio es, o debería ser, algo que se
transmite de generación en generación porque
se valora.
La noción de patrimonio cultural es conocida:
se trata de aquellos lugares y objetos tangibles
e intangibles que poseen valor cultural,
histórico, estético, arqueológico, científico,
etnológico o antropológico para determinados
grupos o individuos. También el concepto de
patrimonio natural es muy familiar:
características físicas, biológicas o geológicas,
hábitats de especies de la flora o la fauna y
zonas que poseen valor por razones
científicas o estéticas, o desde el punto de
vista de la conservación.

DEFINICIÓN DE PATRIMONIO DIGITAL SEGÚN LA UNESCO

GLOSARIO
SGML: es un acrónimo de Standard Generalized Markup Language o
Lenguaje de Señalización General Normalizado. Esta es una norma
ISO derivada de una anterior (GML de IBM). SGML permite que la
estructura de un documento pueda ser definida en base a la relación
lógica de sus partes.
XML: Lenguaje de Marcas Extensible, es un meta-lenguaje que
permite definir lenguajes de marcas desarrollado por el World Wide
Web Consortium utilizado para almacenar datos en forma legible.
ASCII: es un código de caracteres basado en el alfabeto latino, tal
como se usa en inglés moderno. Fue creado en 1963 por el Comité
Estadounidense de Estándares como una refundición o evolución de
los conjuntos de códigos utilizados entonces en telegrafía.
La resolución de una imagen: indica la cantidad de detalles que
puede observarse en esta. El término es comúnmente utilizado en
relación a imágenes de fotografía digital, pero también se utiliza para
describir cuán nítida es una imagen de fotografía convencional.
OCR (Optical Character Recognition): Reconocimiento Óptico de
Caracteres, la noción se utiliza en la informática para nombrar a un
procedimiento que permite digitalizar un texto a través de un escáner.

BIBLIOGRAFÍA
ABDALA BARCENAS, A (s.f). Objetivos de un proyecto de administración y de gestión de
documentos y archivos electrónicos. Bogotá: Archivo General de la Nación; Comité de Gestión
de Documentos, 2000. 15 p.
Barnard A. & Delgado A. & Voutssás (2014). Los Archivos Digitales. Una Visión Integradora.
Tomo I. Primera Edición. Recuperado desde
http://iibi.unam.mx/voutssasmt/documentos/archivos_digitales_3_corto.pdf
De Giusti, M. R., & Villarreal, G. L. (2018). Revision of different implementations for digital
preservation: towards a methodological proposal for preserving and auditing IR reliability.
RDBCI: Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, 16(2),
273-292. Recuperado desde
https://periodicos.sbu.unicamp.br/ojs/index.php/rdbci/article/view/8651589
Ecured. (s.f). Conservación de documentos. Recuperado
desde
https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos
García A.(2020). Cuánto tiempo dura un CD, DVD y Blu-ray antes de morir. Recuperado desde
https://www.adslzone.net/reportajes/tecnologia/vida-util-discos-opticos/
Gobierno Vasco. (2011). Kultura 2.0. FORMATOS DE DIFUSIÓN y FORMATOS DE
PRESERVACIÓN DE CONTENIDOS DIGITALES. Recuperado desde
http://www.kultura.ejgv.euskadi.eus/contenidos/informacion/kultura2_0_prestakuntz
a/es_k20_form/adjuntos/cuaderno-DIG-52.pdf .

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