Extraits du rapport d'étude du Club Urba-EA. Une gestion efficace des Parties Prenantes est indispensable à la pertinence et réussite des travaux d’EA, par la mobilisation autour de l’intérêt commun et la prise en compte des attentes spécifiques et des résistances.

1. © Club Urba-EA
MOBILISER ET CONVAINCRE SUR LES TRAVAUX DE L’EA
EXTRAITS DU RAPPORT FINAL
Daniel BRETON - Michel DARDET
Janvier 2017
Le rapport complet est disponible pour les membres @
PROJET 2016

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À PROPOS DU CLUB URBA-EA
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Les actions menées par le Club
Les Mardis de l'Urba-EA
Organisés en partenariat avec le CIGREF. Rendez-
vous mensuels thématiques sur les tendances en
architecture et en gouvernance du Système
d’Information, sur la base d’exposés d’entreprises,
d’experts et de fournisseurs.
Journées professionnelles et partenariats
évènementiels
Les journées plénières et les manifestations avec
nos partenaires sont l’occasion d’élargir les points
de vue. Elles réunissent des experts et sont le lieu de
débats, d’échanges et de partage des résultats des
projets menés par le club.
Les projets d’échanges et de capitalisation
Menés en groupes de travail, ils sont l’occasion de
partager les expériences entre les entreprises et de
capitaliser des best-practices.
L’Observatoire des pratiques d’Architecture
d’Entreprise
Une vision des différentes pratiques d’Architecture
dans les entreprises qui permet d’en suivre les
évolutions.
Exigences métiers, entreprise numérique, transformation du SI,
maîtrise des données, opportunités technologiques, …
Le Club Urba-EA, association inter-entreprises, créée en 2000 par AXA, FNAC, ORESYS,
RATP, SUEZ Lyonnaise des Eaux, aborde les différents sujets liés à l’Architecture d’Entreprise
(ou « Enterprise Architecture, EA »).

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Une gestion efficace des Parties Prenantes est indispensable à
la pertinence et réussite des travaux d’EA, par
la mobilisation autour de l’intérêt commun et
la prise en compte des attentes spécifiques et des résistances
PRÉAMBULE
Les architectes doivent moduler
leur démarche et «mettre en balance»
leurs recommandations, optimisant
la réponse aux enjeux d’entreprise
en captant et intégrant la diversité
des intérêts particuliers
La pénétration des SI au cœur
des métiers et activités de chacun
nécessite de prendre en compte
la diversité des attentes et intérêts
des principaux acteurs au delà
des besoins généraux

4. © Club Urba-EA 4
SYNTHÈSE
Les architectes doivent reconnaitre l’importance d’une gestion efficace des Parties Prenantes
dans leurs travaux et intégrer une démarche appropriée, même simplifiée,
à toute activité et projet d’EA
Pour mener à bien et démontrer la pertinence de ses travaux, l’EA doit avant tout s’attacher à mobiliser et
convaincre les différentes parties impliquées dans les études et impactées par les résultats.
Identifier et comprendre les enjeux professionnels et les motivations personnelles des uns et des autres est
indispensable pour adapter la démarche, enrichir les scénarios de la diversité des points de vue, rassembler autour
de l’intérêt commun, en s’assurant de l’appui des acteurs clés et en déminant autant que possible les oppositions.
S’il n’y a pas de « recettes magiques » applicables à tous les contextes, des démarches pratiques, « de bon sens »,
existent dont c’est inspiré le groupe de travail, sur la base des 3 clés, QUI, QUOI, COMMENT.

5. © Club Urba-EA 5
SYNTHÈSE
QUI, POUR QUI, AVEC QUI QUOI, POURQUOI
COMMENT
Identifier et caractériser toutes les Parties Prenantes
 Les Décisionnels (donneurs d’ordre et décideurs), les
Opérationnels (porteurs de savoirs et savoirs faire), les
Influenceurs (conseillers, prescripteurs)
 Caractériser les niveaux d’engagement de chacune selon leurs
fonctions dans l’organisation et leurs postures personnelles vis-à-
vis du sujet
Préciser les attentes de l’EA,
 Rôles et apports attendus par l’EA de la part des principaux
acteurs dans le développement et la mobilisation autour du sujet
Appréhender les facteurs de motivation et de résistance du
point de vue des Parties Prenantes
 Qui va y gagner, qui risque d’y perdre, quels enjeux de pouvoir…
 Centres d’intérêt, doutes, oppositions, risques perçus, directs,
indirects…
Définir les tactiques propres à mobiliser les « Alliés » et contourner les « Opposants », par exemple:
 Impliquer les principaux acteurs dans une démarche de co-construction
des préconisations et les faire participer à étapes de communication et
de décisions,
 Être ouvert à une modulation des solutions et des jalons prenant en
compte certaines contraintes « locales » sans altérer les fondamentaux
de la cible,
 Adapter arguments et messages selon l’interlocuteur, niveau
d’implication, culture métier et langage,
 S’assurer de l’engagement des décideurs, donneurs d’ordre et
sponsors sur la durée des travaux et la validation des propositions,
 Identifier et s’attacher le soutien d’Influenceurs, en particulier les
prescripteurs transverses à l’organisation tels que finance, sécurité,
réglementaire…

6. © Club Urba-EA 6
STRUCTURE DU RAPPORT COMPLET
CADRE DU PROJET
Définitions - Démarche
EXEMPLES DE DÉMARCHES FORMELLES
PartnerBooster® - TOGAF®
EXEMPLES DE CAS TYPES
Fiches pratiques pour 3 activités d’EA
FACTEURS DE POSITIONNEMENT DES PARTIES PRENANTES
Rôles et Fonctions – Postures personnelles
Le rapport complet est disponible pour les membres @

7. © Club Urba-EA 7
GROUPE DE TRAVAIL
Les résultats du projet s’appuient sur les retours d’expériences d’une vingtaine de participants représentant
17 organisations, au travers d’une série d’interviews et d’ateliers traitant de cas types de travaux d’EA.
Organisations participantes
Animation
 Daniel BRETON  Michel DARDET

8. © Club Urba-EA 8
QU’EST-CE QU’UNE PARTIE PRENANTE ?
Une Partie Prenante est un acteur, interne ou
externe, individuel ou collectif (groupe ou
organisation), activement (directement) ou
passivement (indirectement) concerné par une
décision ou un projet.
Ses intérêts, personnels ou liés à son statut
dans l’organisation, peuvent être affectés
positivement (bénéfices) ou négativement
(risques, pertes) par l’exécution (ou la non-
exécution) et les décisions prises durant et à la
suite du projet.

9. © Club Urba-EA 9
TYPOLOGIE DES PARTIES PRENANTES DE L’EA
DÉCISIONNELS OPÉRATIONNELS
INFLUENCEURS
 Le Sponsor
• (représentant du) Donneur d’ordre
 Les Décideurs
• Membres DG, Directions Métiers, DSI…
 Le Pilote
• Chef de projet
 Les Sachants
• Métiers et SI, MOA, MOE…
 Les autres Acteurs impactés
• Responsables applicatifs - Equipe projet - Opérateurs…
• Représentants Utilisateurs
 Les « Voix qui comptent» – Experts, leaders d’opinion, middle managers …
 Les « Prescripteurs transverses » - Finance, RH, sécurité, réglementaire…
 Les « Tiers » - Partenaires business, sous-traitants, éditeurs, fournisseurs SI…

10. © Club Urba-EA 10
La gestion des Parties Prenantes consiste in fine à sécuriser le déroulé des travaux d’EA
et la pertinence de leurs résultats, en valorisant leurs contributions
et en maitrisant au mieux les résistances.
POURQUOI GÉRER LES PARTIES PRENANTES ?
L’expérience montre qu’il est souvent très difficile d’obtenir l’accord de
multiples acteurs concernés par des systèmes complexes.
Les préoccupations des diverses Parties Prenantes sont souvent mal
adressées. Leurs motivations, intérêts, défiances, appréciation des risques,
sont aussi variées qu’il existe de Parties directement ou indirectement
impliquées et impactées.
Il est donc déterminant de les identifier au plus tôt pour anticiper leur impact
éventuel sur les travaux d’EA, comprendre leurs attentes et craintes, s’assurer
de leur implication, s’appuyer efficacement sur les alliés, déminer les
oppositions…
Les problèmes sont souvent exprimés et traités de façon empirique et trop
tardivement pour en éviter les conséquences sur les projets.
A l’inverse on ne s’appuie pas assez sur les alliés, faute de les avoir identifiés
et mobilisés à temps.
Si la contribution attendue de chacune des
Parties Prenantes est en principe connue, par
leur position et mission dans l’organisation ou
leur mandat dans le projet…
la réalité des engagements et des intérêts
particuliers peut fortement impacter le
déroulement et la bonne fin des activités
d’Architecture,
et ce, quelles que soient les Parties Prenantes
concernées et la pertinence des propositions de
l’EA en regard des objectifs de l’entreprise et
du sujet traité.

11. © Club Urba-EA 11
UNE TRAME À 3 AXES ET 4 ÉTAPES
Dans le cadre de ce projet, le groupe de travail
s’est appuyé sur une trame «simplifiée»
ciblant en priorité les 3 facteurs structurants à
toute démarche de mobilisation de Parties
Prenantes dans une activité ou projet
d’architecture et au-delà.
 QUI, POUR QUI, AVEC QUI,
qui est impliqué/impacté, sur qui s’appuyer,
qui convaincre, qui maitriser…
 QUOI, POURQUOI,
quels sont les objectifs et enjeux à traiter,
vus de l’EA, vus de l’auditoire (intérêts,
risques, résistances…)
 COMMENT
quelles modalités pour présenter le sujet, les
arguments, les conclusions. Tactiques,
langages, scénarios…
IDENTIFIER ET CARACTÉRISER LES PP
DÉFINIR COMMENT MOBILISER LES PP
1
4
 PP directes et indirectes (Décideurs, Acteurs, Influenceurs).
 Rôles et postures. Qui mobiliser et convaincre.
 Intérêts du projet pour la PP. Synergies à en attendre
 Antagonismes potentiels…
 Comment présenter le sujet, les arguments, les
préconisations, pour mobiliser et contourner les résistances
PRÉCISER CE QUI EST ATTENDU DES PP2
 Attentes implicites en regard du rôle de la PP dans l’organisation
 Apports spécifiques liées au contexte du sujet
APPRÉHENDER LE POINT DE VUE DES PP3
QUI
COMMENT

12. © Club Urba-EA 12
POSITIONNEMENT FORMEL POSITIONNEMENT PERSONNEL
PROFIL DE LA PARTIE PRENANTE VIS-À-VIS DU SUJET
Rôle & Responsabilité
dans l’organisation
Rôle & Responsabilité
dans le projet
Posture dans l’organisation
Posture dans le projet
Adhésion Leviers AntagonismesFreins
FACTEURS DE POSITIONNEMENT D’UNE PARTIE PRENANTE
Plusieurs types de facteurs participent à définir
le positionnement – posture, adhésion,
contribution – d’une Partie Prenante vis-à-vis
d’un sujet/projet donné:
 Facteurs liés à la fonction dans l’entreprise ,
au statut de la personne – statut, position,
rôle, mission…
 Facteurs liés au rôle dans le projet - mandat,
objectifs, engagement…
 Facteurs personnels - généraux et vis à vis du
projet – intérêts, risques, sensibilité…
De plus, certaines Parties Prenantes peuvent
être impliquées dans différents projets,
relevant d’un même programme (ex. plan de
transformation) ou sur des sujets différents,
pouvant induire des postures et motivations
différentes voire antagonistes.

13. © Club Urba-EA 13
CAS TYPES PRIS EN EXEMPLES
Les ateliers et interviews ont permis d’illustrer de
manière plus concrète 3 situations emblématiques des
activités de l’EA,
 PLAN DE TRANSFORMATION MÉTIER ET SI,
 DÉVELOPPEMENT DE RÉFÉRENTIELS DE DONNÉES MÉTIER,
 PILOTAGE D’UNE GPA DE TRANSFORMATION,
et de l’implication de Parties Prenantes types dans ces
travaux et projets.
Les fiches pratiques inclues dans le rapport final
présentent une synthèse de questionnements et de
vécus des participants, comme aide à la compréhension
des enjeux et support à la recherche des solutions à
adapter selon les contextes propres à chacun.
1 exemple de fiche est donné dans cet extrait pour
chaque activité traitée.

14. © Club Urba-EA 14
PLAN DE TRANSFORMATION MÉTIER ET SI
Parties Prenantes explorées,
 Direction Générale
− Sponsor/décideur quand le sujet est transverse à l’entreprise
 Direction Métier
− Sponsor/décideur sur le périmètre touchant à son métier
 DSI
− Sponsor/décideur sur les implications du et sur le SI
 Pilote – Chef de Projet
− Responsable opérationnel de a conduite et bonne fin du projet
PLAN DE TRANSFORMATION

15. © Club Urba-EA 15
 Analyse de l’existant
− adhésion à l’analyse des forces et faiblesses du SI
− fourniture des éléments d’analyse
− Contraintes et cnditions du maintien en état opérationnel…
 Intérêts:
− fédérer autour d’une vision commune
− Levier de positionnement du DSI dans la transformation
− opportunité de renforcer son influence et appuyer les orientations
techniques
• Rationaliser, simplifier, réduire l’obsolescence
• Engagements budgétaires
• Engagements sur SLA
DSI
 Freins :
− Risques de rupture/déséquilibre dans les choix d’allocations entre
« run » et « build »
− Budgets insuffisants donnant lieu à des solutions minimales en
incohérence avec le plan
− Perturbation de la production (run)
− Problème (de manque) de compétences
 Orientations
− validation/orientation des choix techniques et leur exploitabilité
− validation/orientation des choix de sourcing
PLAN DE TRANSFORMATION
ATTENTES DE L’EA VIS-À-VIS DE LA PP
APPRÉHENDER LE POINT DE VUE DE LA PP
Montrer la plus value
Montrer que « pendant les travaux l’activité continue » - trajectoire, coexistence, transition, roadmap…
Montrer l’optimisation des coûts
COMMENT
MOBILISER LA PP

16. © Club Urba-EA 16
DÉVELOPPEMENT DE RÉFÉRENTIELS
DE DONNÉES MÉTIER
Parties Prenantes explorées
 Direction Générale
 Direction Métier
 Chef de Projet
RÉFÉRENTIELS DE DONNÉES

17. © Club Urba-EA 17
 Expression de besoins claire
 Validation des livrables
 Intérêts:
− Amélioration de la qualité des données (contrôle, unicité…)
− Coûts et délais moindres pour remplacer l'existant et purger l'existant
− Mise sous contrôle de leurs données de référence
− Voir l'interaction avec d'autres projets tout le monde souffre au
jour le jour du manque de référentiels
− Tester les nouvelles capacités technologiques pour gérer les données
DIRECTION MÉTIER
 Freins :
− Périmètre du référentiel coût et délai du projet MDM
− Nouveaux processus et nouvelle gouvernance
• changements organisation, rôles et responsabilités
ATTENTES DE L’EA VIS-À-VIS DE LA PP
APPRÉHENDER LE POINT DE VUE DE LA PP
RÉFÉRENTIEL DE DONNÉES
organiser des réunions de partage
retours d'expérience avec d'autres patrons de référentiels
en cas de divergence sur le planning (agilité, rapidité) proposer une approche temporaire vers la cible commune
COMMENT
MOBILISER LA PP
 Forte implication
 Participer à la gouvernance des données

18. © Club Urba-EA 18
PILOTAGE D’UNE GPA DE TRANSFORMATION
Parties Prenantes explorées
 Directions Métiers
 Responsables applicatifs
 CTO / Responsable Exploitation
 Direction financière
 Key users
PILOTAGE D’UNE GPA

19. © Club Urba-EA 19
 Agir en co-Sponsor de l’activité
 Aider à convaincre les autres Parties Prenantes
 Fournir les données et les critères de scoring financier
 Intérêts:
− Renforcer le point de vue finance face aux métiers dans les décisions
d’évolution du parc applicatif
− Connaissance et maitrise des coûts du parc applicatifs
− Anticipation des coûts des projets d’évolution du parc
DIRECTION FINANCIÈRE
 Freins :
− Doutes sur l’arrêt effectif des systèmes et des coûts résiduels
ATTENTES DE L’EA VIS-À-VIS DE LA PP
APPRÉHENDER LE POINT DE VUE DE LA PP
PILOTAGE D’UNE GPA
Sensibilisation aux objectifs et démonstration par l’exemple la valeur de la GPA
Co-construction – définir les indicateurs financiers pertinents
Participation à l’élaboration et revue des scénarios
COMMENT
MOBILISER LA PP

20. © Club Urba-EA 20
DANS LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE DU CLUB
GUIDE D’USAGE DE LA TRAME DES ACTIVITÉS D’AE (LIVRE BLANC 2013)
EA ET ENTREPRISE NUMÉRIQUE (PROJET 2013)
EA ET VUE MÉTIER DE L’ENTREPRISE (PROJET 2014)
EA ET PROJETS AGILES (PROJET 2015)
EA ET TRANSFORMATION D’ENTREPRISE – SYNTHÈSE (PROJET 2015)
ANALYTICS ET BIG DATA (LIVRE BLANC 2015)
… ET PLUS @ WWW.URBA-EA.ORG/PUBLICATION/
EA ET TRANSFORMATION D’ENTREPRISE (PROJET 2015)