Op vrijdag 21 juni 2013 was de 1de conferentiedag van SIS Link in het NH Leeuwenhorst te Hoevenlaken. Stefan Osinski presenteerde tijdens de 1ste parallelsessie die ochtend een interessante case rondom de Technische Universiteit Eindhoven. Hoe zet de TU/e SharePoint in als flexibele collaboration/samenwerkomgeving voor medewerkers, studenten en externen terwijl ze voldoet aan de en stee ds strenger wordende wet- en regelgeving? TU/e heeft samen met Circle Software het concept Embedded Archive Services uitgewerkt. Het doel hiervan is relevante informatie al bij het ontstaan op simpele en laagdrempelige wijze te archiveren en in Verseon (organisatiebreed elektronisch depot) op te slaan volgens de geldende landelijke wet- en regelgeving en de regels van de universiteit (BSD).

1. Digitaal werken
Collaboration versus Compliancy
(archief)
21 juni 2013

2. Even voorstellen
Remi Scholten
• Manager KennisCentrum Onderwijs
• Circle Software (ECM Onderwijs/Overheid)
Stefan Osinski
• Technische Universiteit Eindhoven
• Informatie Expertise Centrum
• Hoofd Archieven & Media
/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 121-6-2013

3. Agenda
• Aanleiding/probleemstelling
• HORA
• Visie TU/e
• Oplossingen
• Onderzoek
• Bedrijfsprocessen / AO
• Onderwijs
• Conclusie
• Vragen
PAGE 221-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

4. PEST analyse
PAGE 321-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

5. Wat willen (jonge) mensen…
PAGE 421-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

6. Professionele vrijheid
Het nieuwe werken
PAGE 521-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

7. Bring your own device!
PAGE 621-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

8. Wat wil uw organisatie?
PAGE 721-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Betere dienstverlening Efficiëntere dienstverlening

9. Wat wil uw organisatie?
PAGE 821-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Governance & Compliance
• Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB)
• Archiefwet 1995
• Archiefregeling 2009
• Accountantscontrole (bekostiging)
• Onderwijsinspectie
• Wet onderwijstoezicht, leerplicht
• Wet openbaarheid bestuur
• Selectielijst archivering HBO Raad
• Declaraties bestuur
• F&C accoutantcontrole
• Taxonomy Kennisnet
• …. etc

10. HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 921-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
werving
Inschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatie
Toetsing
Deelnemer
counseling
Diplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemene
ondersteuning
Wetenschappelijke
informatie
voorziening
Bedrijfsvoering
Human Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
management
Documentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
Sturing
Beleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
management
Verantwoording
Strategie en
governance

11. Sturing
Onderzoeksondersteuning
Onderzoek
Onderwijsondersteuning
Onderwijs
Bedrijfsvoering
vordering
verplichtingjournaalpost
kostenplaats
activum
inkomende
betaling
uitgaande
betaling
dienst
betrekking
contact
campagne
competentie
(medewerker)
beoordeling
formatieplaats gebouw
ruimte
voorwerp apparaat
applicatie
systeem
software
configuratie
item
melding
organisatie
individu
werk
activiteit
leverancier
inkoop
contractwerkorder
medewerker
doelstelling indicator
onderwijs
instelling
organisatie
onderdeel
beleids
uitgangspunt architectuur resultaat
bewijsstuk
toetsmateriaal
leermateriaal
rooster
stageplaats
stage
onderwijs
eenheid
onderwijseenheid
deelname
examen
programma
toetsresultaat
onderwijs
overeenkomst
groep
competentie
(deelnemer)
deelnemer
waarde
document
stagebedrijf
onderwijs
product
opleiding
leeractiviteit toetsactiviteit
opdrachtgever werkpublicatie
(gepubliceerd)
subsidie
programma
onderz.geg.
(gepubliceerd)
subsidie
overeenkomst
samenwerkings
verband
expressie
manifestatie
item
leermateriaal
(gepubliceerd) uitleen
publicatie
onderzoeks
gegevens
toetsmateriaal
(gepubliceerd)
bedrijfseis
plan
onderzoeks
object
onderzoek
begroting
5 jaar of langer
bewaren
archief
indicatie
Selectielijst archivering Hoger Onderwijs

12. Probleemstelling TU/e
• Dynamische omgeving
• Eigenwijze professionals en jonge studenten
• Waarborging verantwoording middels archief
• Naadloze integratie van de dynamische
werkomgeving met “archief” E-depot omgeving
PAGE 1121-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

13. Visie TU/e
PAGE 1221-6-2013
Digitale universiteit
“de TU/e zet de komende jaren stappen in
de richting van het concept digitale universiteit”
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

14. Visie Informatie Expertise Centrum
PAGE 1321-6-2013
• Contentmanager TU/e
• Informatie vastleggen, bewaren en beschikbaar stellen
• Kerntaken:
• Digitaal (samen-)werken
• E-depot
• Digitaal archief
• Repository
• Academisch Erfgoed
• Digitale Bibliotheek
• Fysieke Bibliotheek
• Beleidskeuze
• Creëer geen informatie maar gebruik deze!
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

15. Visie op content…
PAGE 1421-6-2013
Bieden van
MAXIMALE VRIJHEID
i.c.m.
PROVEN TECHNOLOGY
Het streven:
1. Dynamiek met Sharepoint
2. Self archiving m.b.v. Verseon e.a.
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

16. De oplossing…..
PAGE 1521-6-2013
Bedrijfsbus / Bizztalk
CorporatesystemsMiddenlaagApplicatielaag
Oracle
Financials
OWIS
Oracle
HRM
VUBIS METIS
RMA
e-Depot
MetadatamodelTU/e
GoogleSearchAppliance
GUI
OASE
GUI
Self
Archiving
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Sharepoint

17. Oplossing: GUI Self Archiving
PAGE 1621-6-2013
SharePoint webparts voor maximale vrijheid
De user interface voor medewerker en student
Archieffunctionaliteit binnen DM omgeving:
• Zelf vastleggen
• Zelf archiveren
• Publiceren naar Sharepoint
En dat voor Onderwijs, onderzoek &
Administratieve Organisatie
/ Remi WScholten & Stefan Osinski

18. Projectenportal
PAGE 1721-6-2013
Een combi van Onderzoek & Financiën
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

19. Digitaal projectendossier; aanvraag
PAGE 1821-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

20. Projectenportal; mijn aanvragen
PAGE 1921-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

21. Projectenportal; mijn projecten
PAGE 2021-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

22. Projectenportal; Projectinfo
PAGE 2121-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Real time informatie uit Oracle Financials

23. Projectenportal; contentinfo
PAGE 2221-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Er zijn 8 document libraries die overeenkomen met de 8 “tabbladen”
in het projectdossier. Bij afsluiten van het project worden de
documenten opgenomen in het RMA-projectdossier.

24. Document Lifecycle; documentcreatie
SharePoint webparts i.c.m. huisstijl & Verseon metadata
PAGE 2321-6-2013
METADATA document naar RMA
TU/e huisstijlintegratie?
RMA kenmerk uit Verseon
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

25. Sharepoint functionaliteit i.c.m. Verseon
SharePoint webpart; registreren
/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 2421-6-2013
Document registreren in RMA
RMA kenmerk zowel in
documentbibliotheek als in document

26. Klaar? Archiveren
SharePoint webpart; Archiveren
PAGE 2521-6-2013
Document archiveren in RMA
Verdwijnt uit Documentbibliotheek
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

27. Opslaan in Verseon, presenteren in SP
SharePoint webpart; Publiceren archiefbescheiden
PAGE 2621-6-2013
Link naar RMA document
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

28. Onderwijs: OWinfo
PAGE 2721-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

29. Onderwijs: Gui OASE
PAGE 2821-6-2013
OASE – Digitale Leer- & werkomgeving
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

30. Onderwijs: Gui OASE
PAGE 2921-6-2013
OASE; mijn profiel
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

31. Onderwijs: Gui OASE
PAGE 3021-6-2013
OASE i.c.m. Outlook
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

32. Onderwijs: Gui OASE
PAGE 3121-6-2013
OASE i.c.m. digitaal studentendossier
/ Remi Scholten & Stefan Osinski

33. Conclusie…..
PAGE 3221-6-2013
Bedrijfsbus / Bizztalk
CorporatesystemsMiddenlaagApplicatielaag
Outlook OWIS
Oracle
HRM
VUBIS METIS
RMA
e-Depot
MetadatamodelTU/e
GoogleSearchAppliance
GUI
OASE
GUI
Self
Archiving
DIGITAALWERKEN
SharePoint ideaal als dynamische
samenwerkingsomgeving
Governance, compliance geregeld met
bewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot.
(via BT ook geïntegreerd met HRM, SIS etc)
Vrijheid
on premise
& cloud
eindgebruikers flexibiliteit
organisatie verantwoording.
Het beste van twee werelden !
/ Mike Meens & Stefan Osinski

34. PAGE 3321-6-2013

35. HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 3421-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
werving
Inschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatie
Toetsing
Deelnemer
counseling
Diplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemene
ondersteuning
Wetenschappelijke
informatie
voorziening
Bedrijfsvoering
Human Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
management
Documentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
Sturing
Beleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
management
Verantwoording
Strategie en
governance
Zelfde technologie om:
• Powerpoint document archiveren
• Stageverslagen te archiveren
• Etc.

36. HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 3521-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
werving
Inschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatie
Toetsing
Deelnemer
counseling
Diplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemene
ondersteuning
Wetenschappelijke
informatie
voorziening
Bedrijfsvoering
Human Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
management
Documentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
Sturing
Beleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
management
Verantwoording
Strategie en
governance
Onderwijsonsteuning, intake

37. Onderwijsondersteuning, intake
Bakjes per doelgroep:
1. Nieuw door AO te verwerken aanmeldingen
2. Bij SCC voor planning intake
3. Geplande intakes (staat ook in outlook)
4. Afgeronde intakes

38. Dossier en documenten in te zien via
outlook of rechtstreek in SharePointIntaker kan documenten uploaden en mbv sjablonen
documenten met vast format aan dossier toevoegen.
Op termijn kan aspirant zelf items toevoegen en status inzien.
Centraal opgeslagen document inzichtelijk via meerdere bronnen.
Doorzetten SIS (Alluris, SAP, Peoplesoft, ..). Maar ook OnStage …
Eenmalig centraal beheerd.

39. HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 4021-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
werving
Inschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatie
Toetsing
Deelnemer
counseling
Diplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemene
ondersteuning
Wetenschappelijke
informatie
voorziening
Bedrijfsvoering
Human Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
management
Documentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
Sturing
Beleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
management
Verantwoording
Strategie en
governance
Ondersteuning vergadering
Besluitvorming proces

40. HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 4121-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
werving
Inschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatie
Toetsing
Deelnemer
counseling
Diplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemene
ondersteuning
Wetenschappelijke
informatie
voorziening
Bedrijfsvoering
Human Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
management
Documentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
Sturing
Beleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
management
Verantwoording
Strategie en
governance
Zaakgericht werken binnen
bedrijfsondersteuning

41. Verseon zoeken van informatie in de
kennisbank

42. Overzicht informatie kennisbank

43. Gebruik applicaties waar ze goed zijn.
• SharePoint ideaal als dynamische samenwerkingsomgeving
• Governance, Compliance dienstverlening is geregeld met
bewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot. (ook
geïntegreerd met HRM, SIS etc).
• Combinatie biedt eindgebruikers flexibiliteit en organisaties
oplossing voor verantwoording.
• Organisatie kan bepalen wat on premises en welk
onderdeel in de cloud.
eindgebruikers flexibiliteit
organisatie verantwoording.
Het beste van twee werelden !
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Conclusie Collaboration vs Compliancy
PAGE 4721-6-2013

44. Dank voor jullie aandacht!
Vragen?
Remi Scholten scholten@circlesoftware.nl
Stefan Osinski S.C.Osinski@tue.nl
/ Remi Scholten & Stefan Osinski