Organización Formal

1. Universidad Nacional de Asunción
Facultad de Ingeniería

2. Organización de Empresas
UNIDAD 3 – LA ORGANIZACIÓN FORMAL

3. CONTENIDO
 3.1 Estructura de las Organizaciones: Concepto de estructura;
 3.2 Planeación: concepto de objetivo. Objetivos
organizacionales. El Planeamiento empresario. Proceso. Tipos
de planes. Niveles de planeamiento. Herramientas para la
planeación;
 3.4 Comunicación: concepto, elementos del proceso de
comunicación. Comunicación formal e informal;
 3.5 Información: concepto. Características. Importancia;
 3.6 Toma de Decisiones: Concepto. Clasificación. Elementos.
La toma de decisiones individual y grupal;
 3.7 Control: Niveles y tipos de control: control preventivo;
control por retroalimentación. Control de Gestión.

4. Estructura - Concepto
 Marco fundamental en el que operará el grupo social, es
decir, la organización.
 Marco en el que se desenvuelve la organización, de
acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas,
coordinadas y controladas, para el logro de objetivos
 Esto comprende la disposición y correlación de funciones,
jerarquías y actividades necesarias

5. Organización Formal
 Ubica los puestos de trabajo, funciones diferenciadas,
unidades y departamentos, relaciones establecidas y áreas de
incidencia
 Se basa en una división del trabajo racional, en la
diferenciación e integración de los participantes de acuerdo
con algún criterio establecido por aquellos que manejan el
proceso decisorio.
 Comprende la estructura organizacional, directrices, normas y
reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos,

6. Organización Formal
 Tipos de organizaciones formales:
 Lineal o militar
 Funcional o de taylor
 Lineo-funcional
 Staff
 Por comités
 Matricial

7. Tipos de organización formal
 Organización lineal o militar
 Existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad
entre superior y subordinados
 La toma de decisiones se concentra en una sola persona, quien
tiene la responsabilidad básica del mando.
 El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos,
quienes a su vez reporta a un solo jefe.
 Es la utilizada en instituciones militares, de ahí su
denominación

8. Tipos de organización formal
 Organización lineal o militar
Ventajas:
• Mayor facilidad en la toma de
decisiones y en la ejecución de las
mismas.
• No hay conflictos de autoridad ni
fugas de responsabilidad.
• Útil en pequeñas empresas.
• La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
• Es rígida e inflexible.
• La organización depende de
hombres clave, lo que origina
trastornos.
• No fomenta la especialización.
• Los ejecutivos están saturados de
trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a sus labores directivas,
sino, simplemente de operación.

9. Tipos de organización formal
 Organización lineal o militar

10. Tipos de organización formal
 Organización funcional o de Taylor.
 Propone que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho
especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho
tuvieran autoridad dentro de su área
 La organización funcional consiste en dividir el trabajo y
establecer la especialización de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número
posible de funciones.

11. Tipos de organización formal
 Organización funcional o de Taylor.
Ventajas:
• Mayor especialización.
Se obtiene la más alta eficiencia de
la persona.
• La división del trabajo es planeada y
no incidental.
• El trabajo manual se separa del
trabajo intelectual.
• Disminuye la presión sobre un sólo
jefe por el número de especialistas
con que cuenta la organización.
Desventajas:
• Dificultad de localizar y fijar la
responsabilidad, lo que afecta
seriamente la disciplina y moral
de los trabajadores por
contradicción aparente o real de
las ordenes.
• Se viola el principio de la unida de
mando, lo que origina
confusión y conflictos.
• La no clara definición de la
autoridad da lugar a rozamientos
entre jefes.

12. Tipos de organización formal
 Organización Líneo - Funcional
 Combina los tipos de organización lineal y funcional,
 Conserva de la funcional la especialización de cada
actividad en una función
 Conserva de la lineal la autoridad y responsabilidad que
se transmite a través de un sólo jefe por cada función en
especial

13. Tipos de organización formal
Gerente
General
Gerente de
Producción
Gerente de
Finanzas
Gerente de
RR.HH.
Gerente de
Mercadotecnia
 Organización Líneo - Funcional

14. Tipos de organización formal
 Organización Staff
 La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas
y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con
ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de
proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de
línea.
Ventajas:
• Logra que los conocimientos expertos
influya sobre la manera
de resolver los problemas de
dirección.
• Hace posible el principio de la
responsabilidad y de la autoridad
indivisible, y al mismo tiempo permite
la especialización del staff.
Desventajas:
• Si los deberes y responsabilidades de
la asesoría no se delimitan claramente
por medio de cuadros y manuales,
puede producir una confusión
considerable en toda organización.
• Puede ser ineficaz por falta de
autoridad para realizar sus funciones
o por falta de un respaldo inteligente
en la aplicación de sus
recomendaciones.
• Pueden existir roces con los
departamentos de la organización
lineal.

15. Tipos de organización formal
 Organización Staff

16. Tipos de organización formal
 Organización por comités
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de
personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común
los problemas que se les recomiendan.
Los comités más usuales son:
1.- DIRECTIVO. Representa a los accionistas de la empresa que se encargan de
deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.
2.- EJECUTIVO. Es nombrado por el comité directivo, para que ejecuten los
acuerdos que ellos toman.
3.- VIGILANCIA. Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las
labores de los empleados de la empresa.
4.- CONSULTIVO. Integrado por especialistas, que pos sus conocimientos y
estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

17. Tipos de organización formal
 Organización por comités
Ventajas:
• 1. Las soluciones son más
objetivas, ya que representan la
conjunción de varios criterios.
• 2. Se comparte la responsabilidad
entre todos los que integran el
comité, no recayendo aquella
sobre una sola persona.
• 3. Permite que las ideas se
fundamenten y se critiquen.
• 4. Se aprovecha al máximo los
conocimientos especializados.
Desventajas:
• 1. Las decisiones son lentas, ya
que las deliberaciones son tardías.
• 2. Una vez constituido el comité,
es difícil disolverlo.
• 3. En ocasiones los gerentes se
desligan de su responsabilidad y
se valen del comité para que se
haga responsable de sus propias
actuaciones.

18. Tipos de organización formal
 Organización por comités

19. Tipos de organización formal
 Organización matricial
 Consiste en combinar la departamentalización por
productos con la de funciones, se distingue de otros
tipos de organización porque se abandona el principio
de la unidad de mando.

20. Ventajas:
• 1. Coordina la satisfacción de
actividades, tanto para mejorar el
producto como para satisfacer el
programa y el presupuesto requeridos
por el gerente del departamento.
• 2. Propicia una comunicación
interdepartamental sobre las funciones y
los productos.
• 3. Permite que las personas puedan
cambiar de una tarea a otra cuando sea
necesario.
• 4. Favorece un intercambio de
experiencia entre especialistas para
lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas:
• 1. Existe confusión acerca de quien
depende de quien, lo cual puede originar
fuga de responsabilidades y falta de
delimitación de autoridad.
• 2. Da lugar a una lucha por el poder,
tanto del gerente funcional como del
gerente de producto.
• 3. Funciona a través de muchas
reuniones, lo que supone pérdidas de
tiempo.
• 4. El personal puede sentir que su jefe
inmediato no aprecia directamente su
experiencia y capacidad.
• 5. Se puede presentar resistencia al
cambio por parte del personal.
Tipos de organización formal
 Organización matricial

21. Tipos de organización formal
 Organización matricial

22. PLANEACION ESTRATEGICA
Al futuro se puede llegar de tres maneras:
1. Sin hacer nada…
2. Empujados por la solución de problemas
3. Atraídos por un sueño.
“Para quien no sabe a que puerto
dirigirse ningún viento es el suyo.”
Séneca

23. VISION
 A dónde deseamos llegar y cómo seremos al estar ahí.
 Es una imagen mental viva, que representa un estado
futuro deseable; mientras más claridad y detalle
contenga la visión, mejor podrá traducirse en una
realidad.
 Representa el estado futuro deseable al que quiere
llegar la organización.

24. “El secreto esta en
considerar que NADA es
imposible y luego,
transformar las
posibilidades en
probabilidades.”
David Copperfield
VISION

25. La visión de tu empresa debe ser:
 Corta
 Llena de significado
 Motivadora
 Hace diferente a la organización
 Con estrategias implícitas
 Un camino de desarrollo
“Ganar el respeto y la lealtad de nuestros clientes, a través del desarrollo
descentralizado de productos y de las oportunidades del mercado, identificadas y
explotadas por nuestros empleados.”
Hewlet Packard
Ejemplos de Visión:
VISION

26. VALORES
La balanza moral que nos guía en nuestra
búsqueda.
Ejemplos de Valores
• Respeto a las personas
• Responsabilidad
• Honestidad
• Puntualidad
• Disciplina
• Búsqueda del cambio
• Orden
• Lealtad
• Limpieza
• Amor al trabajo

27. MISION
 Razón de ser y de existir.
 La escalera de logros necesaria par realizar la visión.
MISION VISION
hoy mañana
Identifica al cliente Inspiración, idea brillante
Nivel de cumplimiento Eterna, sin límite de tiempo
Verbo Adjetivo

28. La Misión responde a preguntas tales como:
 Para qué existe mi empresa?
 Cuáles son las funciones más importantes de mi empresa y los retos que enfrenta?
 Cual es la razón de ser de mi negocio?
MISION
Ejemplos de Misión
Formar profesionales de la Contaduría Pública y la Administración de
Empresas, que comprometidos con su comunidad, apliquen su máximo
esfuerzo en mejorarla.
ESCA UA de C

29. Es una herramienta estratégica que se utiliza para conocer la situación presente de una
empresa. Identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y las
fortalezas y debilidades internas de la organización
ANALISIS ESTRATEGICO
 Para saber a dónde vamos, debemos conocernos y a los
que nos rodean, es decir la organización debe analizar su
situación y su entorno
 Una herramienta es el análisis FODA
 FORTALEZAS
 OPORTUNIDADES
 DEBILIDADES
 AMENAZAS

30. ANALISIS ESTRATEGICO
F O D A
INTERNAS
EXTERNAS

31. Fortalezas y Debilidades
 Se identifican en la estructura interna de la organización.
 Deben evaluarse
 Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.
 Eficiencia e innovación en las acciones y los procedimientos.
 Capacidad de satisfacer al cliente.
• F: Incremento en producción, prestigio, horarios, servicio, tecnología, etc.
• D: Faltas en el personal, costos altos, bajas en la producción, etc.

32. Oportunidades y Amenazas
 Se identifican en el exterior de la organización. Analiza:
 Los principales competidores y la posición competitiva que ocupa la
empresa entre ellos.
 Las tendencias del mercado
 El impacto de la globalización, los competidores internacionales que
ingresan al mercado local.
 Los factores macroeconómicos sociales, gubernamentales, legales y
tecnológicos que puedan afectar.
• O: Incursionar en el mercado internacional (exportar), convertir en
proveedor de alguien, adquirir un nuevo cliente, periodos de paz,
mayor poder adquisitivo de las personas, etc.
• A: Estabilidad monetaria (devaluación), Inflación, clima, impuestos,
aranceles, reglamentación, creencias, idiomas, etc.

33. Comunicación
 Comunicación empresarial o corporativa es la
comunicación que proviene de una empresa, ONG,
organización o instituto y se dirige a sus distintos
públicos-meta.
 Interno: empleados, accionistas,
 Externo: clientes, proveedores,
 Genera un vínculo entre la organización y sus públicos
metas

34. Comunicación
 Una eficaz comunicación empresarial debe promover:
 Sólida cultura empresarial
 Identidad corporativa consistente
 Adecuada relación profesional con sus diferentes públicos
 Comprensión de las herramientas de comunicación y las
nuevas tecnologías
 Uso de los instrumentos globales de comunicación.

35. Comunicación - Proceso

36. Comunicación – Formal e informal
 Comunicación Formal: Es la propia organización la que
establece las vías de comunicación siguiendo los niveles
jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para
transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones
relacionadas con el trabajo.
 Comunicación Informal: Es la que surge
espontáneamente entre los miembros de una empresa
movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los
cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites,
y en ocasiones permite obtener información adicional.

37. Información
 Información es un dato o un conjunto de datos que, en un
contexto determinado tienen un significado para alguien,
y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado.
 La información es un recurso que puede determinar el
éxito o el fracaso de una institución
 Gestionada adecuadamente constituye una parte vital y
fundamental de toda empresa
 Le provee un alto nivel de competitividad frente a su
competencia
 Contribuye a la mejora de la administración y gerencia

38. Información - Importancia
 Aumenta el conocimiento de los miembros de la
organización
 Por tanto, ayuda en el proceso de toma de decisiones
 Apoya en las actividades de rutina o repetitivas, en este
caso operativas que realiza la Organización. Ej. manuales.
 Sirve de evidencia sobre hechos y operaciones ocurridos
en la Empresa.
 Permite comprender la situación de la organización
 Presenta hechos pasados y/o provee datos para
proyectar las acciones futuras

39. Toma de decisiones
 Proceso mediante el cual se realiza una elección entre las
opciones o formas para resolver diferentes situaciones de
la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar,
personal o empresarial (utilizando metodologías
cuantitativas que brinda la administración)
 Proceso de transformación de la información en acción
 Proceso por el cual se identifican los problemas que se le
presenta a toda organización y se escogen la/las mejores
vías para superarlos

40. Toma de decisiones

41. Toma de decisiones
 Etapas

42. Toma de decisiones individual
 Todos los miembros de una organización deben elegir
entre dos o más alternativas
 La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por
el hecho de que una persona haga uso de su
razonamiento y pensamiento para elegir una solución a
un problema que se le presente en la vida personal o
laboral

43. Toma de decisiones en grupo
• Propuestas, alternativas
• Interacción e intercambio de
ideas
Individuos
relacionados
entre sí, que
aportan:
• Consenso
• Decisiones conjuntas
• Solución de problemas
• Efectividad, Eficiencia y Calidad.
Esfuerzo grupal
hacia un fin
común, dirigido
para lograr:

44. Los grupos pueden sugerir una mayor cantidad de
propuestas.
Los grupos aportan conocimientos y experiencias
diversos.
Se promueve la participación de todos los miembros
en la aplicación de la solución.
La información acerca de la decisión fluye mejor en
todos los niveles. Mayor comunicación.
La estrategia de solución es más completa.
VENTAJAS
Toma de decisiones en grupo

45. Los grupos siguen a su líder
Los grupos pueden decidir en base a premisas comunes
o situaciones conocidas
El criterio grupal impuesto no siempre es el mejor
DESVENTAJAS
Toma de decisiones en grupo

46. Control
 Mecanismo que permite corregir desviaciones a través de
indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de
los objetivos
 Proceso formal técnico de seguimiento e informal que
evalúa factores culturales, organizativos, humanos y
grupales
 Función administrativa que hace parte del proceso
administrativo que permite verificar y evaluar la calidad,
la oportunidad y pertinencia de los productos y servicios.

47. Control - Importancia
 Permite:
 Crear mejor calidad
 Enfrentar el cambio
 Producir ciclos más rápidos
 Agregar valor
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

48. Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”
RETROALIMENTACIÒN
CONCURRENTE
PRELIMINAR
Tipos de control

49.  Control preliminar
 Se produce antes de que inicien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad.
 Permite ejercer una influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.
Tipos de control

50.  Control concurrente o de gestión
 Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes
e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades
 Puede ayudar a garantizar que lo planificado será llevado a
cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Tipos de control

51.  Control de retroalimentación
 Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de
estándar aceptable.
 Se ejerce después de que un producto o servicio ha sido
terminado, con el objeto de verificar que éste cumpla con las
normas y objetivos correspondientes
Tipos de control

52. Bibliografía
 Chiavenato, I (2001) Administración, Teoría Proceso y Práctica
 http://www.master-
comunicacion.com/que_es_la_comunicacion_empresarial.htm
 http://www.monografias.com/trabajos82/proceso-
comunicacion-organizacional/proceso-comunicacion-
organizacional2.shtml
 http://izamorar.com/la-informacion-y-su-importancia-en-las-
empresas/
 http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-5.pdf
 http://www.grandespymes.com.ar/2012/09/19/importancia-
del-control-en-la-retroalimentacion-del-ciclo-administrativo/