Dentro de una consultoría y formación de Koan Consulting para un proyecto de AECID en Santo Tome y Príncipe hicimos una formación sobre producto turístico y comercialización. Esta es la presentación empleada para hablar de la presencia en Ferias de Turismo, que se impartio tanto para agentes de viajes como para las técnicas de turismo de la Dirección de Turismo y Hotelería en diciembre de 2011. Ciudad de Sao Tome, Sao Tome e Príncipe.

1. PRESENCIA EN FERIAS
15 de diciembre de 2011
Sao Tome e Príncipe
Formación para técnicos de
turismo

2. La presencia en ferias
Guía a la preparación

3. La presencia en ferias
Una feria turística es ante todo una
exposición o presentación de destinos,
productos y servicios turísticos, con fines
combinados promocionales y comerciales.

4. La presencia en ferias
TIPOS DE FERIAS TURÍSTICAS
 Según ámbito geográfico.
 Según público objetivo:
• Público general
• Mixtas (profesionales + público en general)
• Cerradas o exclusivas para profesionales
 Según su modalidad productiva:
• generalistas
• especializadas o monográficas

5. HAY 3 MOMENTOS DIFERENCIADOS
 Pero todos son muy importantes y necesitan
de atención específica.
 Pre-feria, toda la preparación previa.
 Feria, el momento de mayor intensidad, el
escaparate.
 Pos-feria, donde tenemos que rematar todo
nuestro trabajo y evaluar la feria.

6. CRITERIOS PARA DECIDIR LA ASISTENCIA A UNA FERIA
Años de operación de la feria
Historial y evolución positiva o negativa de la misma
Prestigio de la feria en el sector
Nº de visitantes como público general
Nº de visitantes profesionales registrados
Nº de expositores procedentes del sector público
Nº de expositores procedentes del sector privado
Coste de la entrada a la feria
Coste del metro cuadrado de exposición
Accesibilidad a la feria (transportes externos e internos)
Ayudas y subvenciones para la participación
Instalaciones complementarias (salas, auditorios, centros de convenciones…)
Coste de los servicios básicos en feria (stand, mobiliario…) y complementario
(azafatas, telecomunicaciones…)

7. Participación en ferias y otros eventos
promocionales
Es necesario planificar:
 Contactos institucionales
 Identificación previa de contactos
comerciales y arreglo de citas con los mismos
Acompañamiento profesional a empresarios
y autoridades turísticas

8. La presencia en ferias
 Deben estar previamente diseñados:
 Materiales promocionales y merchandising
 Tarifas, presupuestos , fichas técnicas de
producto
 Presencia de productores locales para dar
respuesta a las peticiones de información,
conocimientos del destino y de la operativa de los
productos, etc.

9. Participación en ferias y otros eventos
promocionales
Es necesario evaluar la idoneidad de acciones
como:
 Seminarios de producto
 Eventos promocionales (ej. Degustación
gastronómica)
 Ruedas de prensa
 Presentaciones del destino
 Workshops
En caso de que se celebren, será necesario
planificarlas.

10. ¿CÓMO DEBE SER EL STAND?
 Tomemos como ejemplo como se eligen los más valorados en
FITUR, para conceder los premios a los mejores stands.
A la hora de conceder los premios, el jurado considerá los
siguientes parámetros:
 profesionalidad (adecuación del stand a las necesidades de
comercialización de cada producto);
 comunicación/promoción (identificación del stand con la
imagen y el producto);
 diseño (originalidad e innovación);

11. Primer premio Comunidades
Autónomas FITUR 2011

12. STAND SAO TOME E
PRÍNCIPE FITUR 2009

13. STAND SAO TOME E
PRÍNCIPE FITUR 2009

15. NUESTRA PARTICIPACIÓN
 Es sumamente importante una participación
activa, dinámica de todas las personas que
participen en el stand.
 Lenguaje corporal
 Atención al cliente
 Conocimiento del país y de sus productos
 Intuición/comprensión para entender a quien
derivar las consultas que nos hagan o el
material a entregar.

16. RECORDAR SIEMPRE
 Las ferias son un lugar de encuentro donde
todo el mundo intenta captar la atención de
los visitantes.
 Por eso es fundamental que los contactos
estratégicos los llevemos ya cerrados.
 Todo el mundo innova para captar la
atención, nos trata de mostrar lo mejor de su
destino, sus productos locales…

22. Concepto y funcionamiento de una bolsa
de contratación o workshop
Guía a la preparación

23. Qué es una bolsa
de contratación o workshop:

24. Qué es una bolsa
de contratación o workshop:
Se trata de un evento muy complejo:
Generalmente, lo convoca, propone y
promueve una entidad pública.
Combina:
 Elementos propios de la gestión de eventos
(OPC)
 Elementos propiamente comerciales

25. Proceso de preparación de un workshop:
1. Identificación del mercado objetivo.
2. Secretaría técnica.
3. Apoyo a actividades y desarrollo del
workshop.

26. Proceso de preparación
de un workshop
1. Identificación del mercado objetivo:
a. Recopilación de datos sobre la oferta y la
demanda.
b. Recopilación de información general mercado
turístico receptivo.

27. Proceso de preparación
de un workshop.
Identificación de la oferta:
 La clave: exhaustividad
• perfiles
• disponibilidad estacional
• cobertura legal/ marco jurídico

28. Proceso de preparación
de un workshop
Identificación de la oferta:
•Hoteles Recursos de interés
•Casas rurales turístico:
•Restaurantes •Museos y monumentos
•Agencias de viajes •Parques temáticos
•Empresas de turismo •Centros de interpretación
activo… •Centros de artesanía

29. Proceso de preparación
de un workshop.
Identificación y convocatoria de la oferta:
 Asociacionismo empresarial,
Como canal más adecuado
para la difusión.

30. Proceso de preparación
de un workshop
Recopilación de información general sobre el
mercado turístico receptivo:
• Viabilidad y accesibilidad destino
• Climatología, estacionalidad
• Suministros y abastecimientos
• Disponibilidad de recursos humanos especializados
• Condicionantes jurídicos de las empresas.
• Condicionantes jurídicos de las operaciones y gestión de
los recursos patrimoniales.

31. Proceso de preparación
de un workshop.
 Elaboración del Manual de productos u
operaciones

32. Proceso de preparación
de un workshop
Identificación de la demanda:
• Agencias de viajes mayoristas y minoristas
• Centrales de reservas en mercados emisores
• Cadenas hoteleras
• Asociaciones de profesionales de turismo
• profesionales independientes (ej.guías turísticos)
• transportistas

33. Proceso de preparación
de un workshop.
Potenciales vendedores y compradores
identificados:
Elaboración de FICHA TÉCNICA o PERFIL

34. FICHA TÉCNICA
Denominación de la empresa: Forma jurídica: Nº empleados:
Permisos de operación: Nº clientes anuales: Facturación anual:
Historial empresa: Años de operación:
Clientes y eventos importantes:
Segmentos de demanda y mercados emisores con los que opera:
Catálogo de productos y tarifas:
Organigrama

35. La participación de la empresa o
profesional independiente
 Puede apoyarse en las estructuras promocionales
públicas, que corren con todo o parte de los gastos
de asistencia:
 stand
 personal
 contratación de servicios
 elaboración de material promocional
 acciones de comunicación
 merchandising, etc.

36. La participación de la empresa o
profesional independiente
Participación eficaz de los empresarios locales:
 Aprovechar las fichas técnicas.
 Preparar tarifas.
 Valorar si existirán promociones por
la feria.
 Preparar dossieres de prensa.

37. Proceso de preparación
de un workshop
Fichas técnicas, Manual de productos:
 Timing en encuentros o entrevistas

38. Proceso de preparación
de un workshop
Cuanto más tiempo y medios se inviertan en la
elaboración de perfiles y recopilación de
información general sobre el mercado turístico
receptivo, más posibilidades de éxito habrá en
los encuentros comerciales.

39. Proceso de preparación
de un workshop.
2. Secretaría técnica: elaboración de
agenda del workshop.
 Tiempo: envío manual – cierre agenda

40. Proceso de preparación
de un workshop.
3. Apoyo a actividades y desarrollo del
workshop.
 Apoyo stand promocional: material
informativo destino
 Apoyo logístico‐ofimático: work centre
 Espacio reuniones fuera de agenda
 Apoyo personal convocante

41. Viajes de familiarización y viajes de
prensa.
Algunos tips

42. Diseño y realización de
press y fam trips.
 Equilibrio entre aspectos técnicos y aspectos
lúdicos.
 “Vivir” el destino: intensidad emocional.
 Coherencia en vivencias y mensajes con la
estrategia promocional general del destino.

43. Diseño y realización de
press y fam trips.
 La elección de la fecha de celebración:
para que llegue a los mercados emisores
en el momento exacto en que la
demanda toma sus decisiones.

44. Diseño y realización de
press y fam trips.
Tendremos que tener en cuenta:
 La programación de ferias.
 El lanzamiento de los catálogos por
parte de los touroperadores.
 Los especiales de viajes de la prensa, antes de
las principales temporadas de vacaciones.

45. Diseño y realización de
press y fam trips.
 Dossieres de prensa muy cuidados: para
que la demanda reciba una información
todo lo operativa y selectiva posible
(coherente con nuestra política de
promoción e imagen del destino).
 con imágenes y textos preparados para
apoyar la labor de los medios de
comunicación

46. Diseño y realización de
press y fam trips.
 Empresarios locales: presentación de
situaciones y condiciones operativas
realistas: el sobredimensionamiento de
las expectativas de los potenciales clientes
no aporta ningún beneficio a la estrategia
promocional de un destino.

47. Seguimiento o follow‐up de las
acciones promocionales
Briefing sobre la presencia en la feria y su
rentabilización
 Comunicación periódica con vendedores y
compradores en workshops, asistentes a
viajes.

48. Seguimiento o follow‐up de las
acciones promocionales
 Cuestionario de evaluación de un famtrip
 Press clipping de viajes de prensa.

51. PERO, ATENCIÓN, LA FERIA NO ES
EL FINAL, ES SÓLO EL PRINCIPIO
 Seguimiento, rápido, continuado.
 Dar respuesta a todas las solicitudes de
información.
 Gestionar los contactos y las distintas
posibilidades.
 Reforzar contactos anteriores.
 Retomar contactos que se han enfriado
 Evaluar los resultados y dejar toda la
información disponible para los que vengan
detrás.

52. Para ampliar la información:
 http://www.slideshare.net/linajimenez30/man
ual-organizacionde-ferias

53. MOITO OBRIGADO
www.rutaspangea.com
chus@rutaspangea.com
@chuspangea
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