1. 1
1.0 PENDAHULUAN
1.1 PENGENALAN
Peningkatan kadar pengangguran dalam kalangan graduan semakin membimbangkan, dengan
kekurangan peluang pekerjaan selain hubungan industri yang kurang mesra dalam penerimaan
graduan yang baru menamatkan pengajian mereka. Istilah fresh graduate merupakan satu istilah
yang sangat sinonim dengan graduan yang ingin mendapatkan pekerjaan setelah menghabiskan
pengajian mereka di institusi. Kesukaran ini sering diperdebatkan oleh masyarakat, golongan
professional dan pemain industri. Peningkatan graduan yang menganggur dikatakan berpunca
daripada permintaan industri yang ingin mendapatkan pekerja yang mahir selain permasalahan
kekurangan ilmu serta kemahiran yang dimiliki oleh graduan untuk memasuki alam kerjaya.
Disebabkan permasalahan ini, maka pihak Universiti Utara Malaysia (UUM) mengambil
satu inisiatif dengan mewajibkan semua pelajar tahun akhir untuk menjalani latihan industri di
semua organisasi yang berdaftar dengan UUM. Pusat Kerjasama Universiti-Industri (CUIC)
merupakan jabatan yang bertanggungjawab menjalinkan hubungan di antara universiti dengan
pemain industri dalam memberi latihan kepada para pelajar agar mempunyai ilmu serta kemahiran
sebelum menyertai alam kerjaya. Latihan industri bukan sahaja kursus untuk memenuhi syarat
pengijazahan tetapi lebih kepada mempersiapkan graduan dengan ilmu serta kemahiran untuk
menyertai alam kerjaya kelak.

2. 2
Oleh itu, pelatih telah mengikuti kursus latihan industri selama empat (4) bulan di Pejabat
Pembangunan Pelajar dan Alumni (PPA), Kolej Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian
Antarabangsa, Universiti Utara Malaysia. Pemilihan PPA COLGIS adalah berdasarkan kepada
pendirian pelatih yang ingin memasuki bidang kerjaya dalam pentadbiran. Bahagian ini, pelatih
akan menjelaskan latar belakang organisasi pelatih serta peranan yang dijalankan oleh organisasi
pelatih. Sebelum itu, pelatih akan menerangkan secara ringkas terlebih dahulu mengenai Kolej
Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian Antarabangsa (COLGIS).
1.2 LATAR BELAKANG KOLEJ UNDANG-UNDANG, KERAJAAN DAN
PENGAJIAN ANTARABANGSA (UUM COLGIS)
Kolej Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian Antarabangsa (COLGIS) merupakan pejabat
utama atau nadi kepada empat pusat pengajian termasuk PPA COLGIS yang berfungsi ke atas
semua aktiviti pembangunan pelajar yang melibatkan empat pusat pengajian di bawah UUM
COLGIS. Seterusnya, pelatih akan menerangkan serba sedikit latar belakang UUM COLGIS.
Sebelum ini UUM COLGIS telah dikenali sebagai Fakulti Pengurusan Awam dan Undang-Undang
(FPAU), telah ditubuhkan pada 16 November 2003 yang terdiri daripada tiga jabatan iaitu Jabatan
Pengurusan Awam, Jabatan Pengurusan Pembangunan dan Jabatan Undang-undang. Sejak
penubuhannya, FPAU telah menawarkan tiga program akademik di peringkat sarjana muda
dengan kepujian. Mereka adalah Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Awam, Sarjana Muda
Pengurusan Pembangunan dan Sarjana Muda Undang-undang. Sejak 1990-an, Jabatan Pengurusan
Awam telah berjalan enam program di peringkat lepasan ijazah, iaitu Sarjana Pengurusan Awam

3. 3
(Kursus), Sarjana Pentadbiran Awam, Sarjana Sastera (Sosiologi) dan Sarjana Sastera (Politik
Malaysia). Di peringkat PHD dengan penyelidikan, terdapat Ph.D pentadbiran dan Ph.D sosiologi.
Dari 1 Januari 2008 hingga 1 Julai 2011, Kolej UUM Pengajian Undang-undang, Kerajaan
dan Antarabangsa (COLGIS UUM) diketuai oleh seorang Penolong Naib Canselor dan dibantu
oleh tiga dekan, iaitu Dekan Akademik, Dekan Ghazali Shafie Graduate School of Government
dan Dekan Pembangunan Pelajar dan Alumni. Mereka lagi dibantu oleh Timbalan Dekan Hal
Ehwal Akademik dan Timbalan Dekan Ghazali Shafie Graduate School of Government (GSGSG),
di samping empat pengerusi program bagi Program Sarjana Muda. Prof Datuk Dr. Mohamed
Mustafa Ishak telah dilantik sebagai Naib Canselor UUM, pada 16 Jun 2010. Selepas
pelantikannya, dia mengubah kolej akademik ke dalam sistem sekolah, sesuai dengan kursus yang
ditawarkan oleh setiap kolej akademik. Oleh itu, empat (4) sekolah-sekolah telah ditubuhkan di
Kolej Pengajian Undang-undang, Kerajaan dan Antarabangsa, UUM (COLGIS UUM) iaitu
School of Government, Pusat Pengajian Undang-undang, Sekolah Pengajian Antarabangsa dan
Sekolah Pelancongan, Hospitaliti dan Alam Sekitar Pengurusan.
Sejak Julai 1, 2011, UUM COLGIS telah diketuai oleh seorang Penolong Naib Canselor,
empat (4) Dekan Sekolah, Dekan Ghazali Shafie Graduate School of Government dan Dekan
Pembangunan Pelajar dan Alumni. Mereka lagi dibantu oleh dua (2) orang Timbalan Dekan, iaitu
Timbalan Dekan Pembangunan Pelajar dan Alumni dan Timbalan Dekan Ghazali Shafie Graduate
School of Government. Bagi pentadbiran kolej, setiap sekolah mempunyai seorang Ketua Jabatan
diikuti oleh Penyelaras program. Ini penyelaras juga ditadbir oleh pihak pengurusan kolej melalui
Pengarah Institut Tadbir Urus, Inovasi dan Undang-undang (IGIL), Pengarah Institut Malaysia

4. 4
Analisis Politik (MAPAN), Pengarah Institut Penyelidikan'S UUM bagi Indonesia, Thailand &
Singapura (ITS) dan Pengarah Pengurusan Strategik & Kualiti. (Sumber: Sejarah COLGIS).
1.3 LATAR BELAKANG ORGANISASI
Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni (PPA) merupakan salah satu jabatan yang diletakkan
bersama dengan kolej-kolej akademik yang terdapat di Universiti Utara Malaysia (UUM). Antara
kolej-kolej akademik yang terdapat di UUM adalah Kolej Sastera dan Sains (UUM CAS), Kolej
Perniagaan (UUM COB) dan Kolej Undang-Undang, Kerajaan dan Pengajian Antarabangsa
(UUM COLGIS). PPA juga dipecahkan kepada tiga (3) pejabat mengikut kolej-kolej akademik
antaranya PPA CAS, PPA COB dan PPA COLGIS. PPA bukan saja berusaha mencapai Petunjuk
Prestasi Utama (KPI) Pelan Strategik UUM 2011-2015 tetapi lebih daripada itu dengan matlamat
membentuk dan meningkatkan kemahiran pelajar. Kebolehpasaran graduan pada masa kini
bergantung sepenuhnya kepada ilmu pengetahuan, pengalaman dan kemahiran yang dimiliki
pelajar dalam meneroka alam kerjaya kelak.
Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS antara jabatan yang diberikan
tanggungjawab dalam membantu mengembangkan potensi dan menggalakkan minat pelajar
terhadap perkhidmatan yang ditawarkan dalam usaha membantu mereka mempunyai nilai tambah
dalam kebolehpasaran graduan. Antara perkhidmatan yang ditawarkan adalah program pertukaran
pelajar, latihan praktikum, program alumni dan aktiviti badan berpersatuan yang berperanan
memberi nilai tambah pada perkembangan diri individu. PPA COLGIS sentiasa menjalinkan

5. 5
kerjasama dan hubungan strategik dengan jabatan lain di UUM COLGIS bagi memastikan
perkhidmatan yang disediakan sistematik dan berkesan.
Rajah 1.3: Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni

6. 6
Rajah 1.3.1: Direktori pegawai
(Sumber: Staf direktori)
1.4 VISI
Menjadi pusat kecemerlangan pembangunan pelajar dan menjadi komponen penting dalam
mencapai objektif universiti untuk menjadi universiti pengurusan dan melahirkan pelajar yang
berilmu. Dicapai, mempunyai teladan, pintar dan bijak.

7. 7
1.5 MISI
Membangun dan mengembangkan pembangunan pelajar dan sektor perkhidmatan secara
profesional, melalui kualiti yang tinggi, struktur yang cekap dan berkesan, proses, sistem dan
mekanisme.
1.6 OBJEKTIF
Bagi memupuk potensi pelajar dalam aspek mental, fizikal, dan rohani melalui aktiviti dan
program kurikulum dan bukan kurikulum mereka.
1.7 PIAGAM PELANGGAN
Dalam membentuk wawasan Universiti Utara Malaysia sebagai Eminent Management University,
kami di COLGIS dengan penuh tekad dan keazaman, bersumpah untuk memenuhi hak-hak
pelanggan kami seperti berikut:
1.7.1 UNTUK PELAJAR
 Menyediakan pendidikan yang berkualiti dengan state-of-the-art teknologi untuk
mengukuhkan maruah diri dengan mengintegrasikan budaya timur dengan nilai globalisasi.
1.7.2 UNTUK KAKITANGAN
 Berusaha untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan perkhidmatan yang
responsif kepada pelanggan kami.

8. 8
 Untuk memupuk pelajar dengan nilai-nilai yang kukuh moral dan etika dalam undang-
undang, pentadbiran awam, kajian antarabangsa dan pelancongan dan hospitaliti.
1.7.3 UNTUK NEGARA
 Untuk memupuk rasa memuncak patriotisme di kalangan rakyat tempatan untuk
membolehkan mereka menjadi tenaga kerja yang berpengetahuan, beretika dan
bermotivasi untuk pembangunan negara.
 Bagi memastikan layanan yang sama rata dalam perkhidmatan pendidikan kepada semua
individu tanpa mengira bangsa, jantina, umur, agama, kecacatan, negara asal, fahaman
politik atau kepercayaan atau status perkahwinan. (Sumber: Tentang kami)
1.8 RINGKASAN AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH PELATIH
Pelatih akan menerangkan secara ringkas peranan yang telah diberikan oleh pihak PPA COLGIS
kepada pelatih sepanjang menjalani praktikum. Secara umumnya, pelatih telah diberi
tanggungjawab untuk membantu salah seorang Pembantu Tadbir dalam bidang tugasnya
menguruskan segala urusan berkaitan dengan program pertukaran pelajar. Pelatih juga telah
diberikan tanggungjawab sepenuhnya bersama dengan rakan pelatih untuk menguruskan
kehadiran tiga (3) buah universiti daripada Indonesia yang datang ke UUM untuk menyertai
program “Visiting Student” selama dua minggu. Tiga buah universiti tersebut ialah Universitas
Wijaya Kasuma, Surabaya, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim, Malang, dan
Universitas Pertahanan Nasional Veteran, Yogyakarta. Kami telah mengambil tugas merangka

9. 9
aktiviti mereka sepanjang dua minggu berada di UUM. Segala surat berkaitan dengan permohonan
serta tempahan bilik penginapan, kenderaan, lawatan di uruskan sepenuhnya oleh pelatih.
Pelatih juga telah diberikan tugas untuk menguruskan jadual temuduga pelajar UUM
COLGIS yang membuat permohonan pertukaran pelajar ke luar negara. Pelatih juga
bertanggungjawab menghubungi setiap pelajar yang telah lulus temuduga untuk mengisi borang
permohonan ke universiti luar negara antaranya Maejo University, Thailand, Universiti Brunei
Darulsalam (UBD) dan lain-lain universiti yang belum dapat pengesahan untuk menerima
kehadiran pelajar UUM COLGIS ke universiti mereka.
Pelatih juga membantu kakitangan PPA COLGIS dari bidang tugas lain termasuk bahagian
praktikum dengan mendaftar nama pelajar yang telah melapor diri di organisasi ke dalam sistem
pelajar semasa awal kemasukan pelajar praktikum di organisasi masing-masing. Pelatih juga
membantu menjual buku log praktikum kepada pelajar. Semasa di pejabat, pelatih juga
melaksanakan berbagai tugasan antaranya mencetak dokumen yang berkaitan atas arahan
kakitangan, membantu kakitangan membuat salinan dokumen serta surat dengan mesin fotostat,
scan dokumen yang diminta dan mengemas stor pejabat. Selain itu, pelatih juga membantu
kakitangan bahagian pembangunan pelajar yang melibatkan persatuan pelajar dengan
menguruskan tempahan baju untuk Kursus Pengurusan Organisasi (KPO) serta mengikutinya
sebagai ahli jawatankuasa logistik dan teknikal. Pelatih juga terlibat dengan persediaan untuk
majlis anugerah dekan, majlis minggu suaikenal pelajar semester pertama UUM COLGIS sesi
2015/2016, kursus etika majlis.

10. 10
Pelatih juga telah menguruskan kehadiran pelajar daripada Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Raja Haji (STISIPOL), Riau, Indonesia dengan gelegasi bertujuan membuat lawatan
akademik ke UUM. Pelatih diberikan tugas untuk membuat surat tempahan Mahkamah Mut, UUM
COLGIS untuk sesi taklimat bersama Ghazali Shafie Graduate School of Government (GSGSG)
serta Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni (PPA COLGIS). Pelatih juga telah membawa
rombongan delegasi melawat sekitar kampus dengan tumpuan lawatan ke Perpustakaan Sultanah
Bahiyah, dan Anjung Tamu. Selain itu, pelatih juga diberikan tanggungjawab untuk membuat
hampir keseluruhan buletin online buat PPA COLGIS setelah tamat seseuatu program, antaranya
kunjungan STISIPOL ke UUM, majlis anugerah dekan, program pelajar kelas pertama dan lain-
lain selama empat bulan pelatih di PPA COLGIS.

11. 11
2.0 PERBINCANGAN
2.1 PENGENALAN
Bahagian ini secara amnya akan membincangkan secara teliti mengenai aktiviti yang dilaksanakan
oleh pelatih semasa berada di Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS.
Bahagian ini juga menerangkan perkaitan bidang tugas pelatih semasa menjalani latihan industri
dengan aspek-aspek teorikal. Selain daripada itu, pelatih turut menjelaskan cabaran semasa
menjalankan aktiviti, pengalaman dan pengajaran yang diperoleh oleh pelatih serta pendapat
pelatih sepanjang menjalani latihan industri. Sepanjang berada di PPA COLGIS pelatih telah
diberikan tugas untuk membantu Encik Azwan Hatmi, Pemabntu Tadbir yang bertanggungjawab
menguruskan program pertukaran pelajar selain membantu kakitangan lain di PPA COLGIS.
2.2 MENGENDALIKAN PROGRAM PERTUKARAN PELAJAR (ECHANGE
STUDENT)
Program pertukaran pelajar memberikan peluang kepada pelajar menjalani aktiviti pembelajaran
di universiti selain daripada universiti di mana mereka mendaftar. Pendedahan kepada persekitaran
yang berbeza ini dapat memperluas dan memperkayakan pengalaman pembelajaran mereka, di
samping meningkatkan jaringan persahabatan dengan pelajar daripada universiti lain. Antara
tujuan lain pelajar dihantar menyertai program pertukaran pelajar adalah untuk mempromosikan
sesebuah universiti di luar negara selain di tempat pelajar berkenaan belajar. Secara tidak langsung,
bukan sahaja dapat meningkatkan kehadiran pelajar luar negara melanjutkan pengajian mereka di

12. 12
universiti tempatan tetapi lebih daripada itu meningkatkan pencapaian universiti dan mempromosi
budaya negara kita di mata masyarakat dunia. Tidak terkecuali dengan penglibatan aktif UUM
dalam program pertukaran pelajar ini.
Aktiviti program pertukaran pelajar dan pengiktirafan akademik yang seiring merupakan
antara syarat penting bagi seseorang pelajar yang dinamik dan terbuka. Aktiviti sebegini akan
membantu usaha-usaha pengantarabangsaan negara dan mengembangkan pasaran mobiliti.
Walaubagaimanapun, bagi seseorang pelajar itu boleh melibatkan diri dalam sebarang aktiviti
mobiliti, mereka perlu sumber kewangan dan sokongan untuk membolehkan mereka melanjutkan
pelajaran ke luar negara. Sememangnya amat penting sumber kewangan dalam membantu
pengajian mereka selama berada di universiti luar negara kerana perbezaan nilai mata wang boleh
membantutkan pengajian mereka selain menjejaskan prestasi akademik. Bagi negara maju seperti
Korea Selatan, Jepun, Singapura serta negara Eropah yang mempunyai taraf kehidupan yang tinggi
memerlukan sokongan kewangan yang tinggi.
Kebanyakan pelajar yang mengikuti program pertukaran pelajar memilih menyertai negara
yang mempunyai taraf kehidupan yang sama dengan Malaysia atau lebih sedikit agar mereka tidak
mengalami kekangan kewangan kelak. Sememangnya universiti ada menyediakan biasiswa
kepada para pelajar namun jumlah tersebut tidaklah terlalu besar dan sumber kewangan tersebut
hanya mampu menguruskan perjalanan mereka ke sana, urusan passport dan sebagainya. Boleh
dikatakan terdapat lebihan itu pun hanya untuk seketika sahaja. Pinjaman Perbadanan Tabung
Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN) yang diperolehi pelajar perlu diuruskan sebaik mungkin

13. 13
apabila berada di sana. Namun begitu, sebaiknya perlu ada sokongan kewangan yang lain agar
sebarang permasalahan yang wujud dapat di atasi dengan sebaiknya.
Terdapat beberapa jenis program pertukaran pelajar iaitu inbound berkredit, inbound tidak
berkredit, outbound berkredit dan outbound tidak berkredit. Definisi kepada inbound berkredit
adalah kemasukan pelajar antarabangsa mahupun tempatan ke UUM untuk mengikuti program
pengajian selama satu semester pada kebiasaannya berdasarkan kesesuaian program pengajian di
UUM yang berkaitan dengan program pengajian mereka semasa di universiti negara mereka.
Keputusan mereka di UUM akan dihantar pulang ke universiti mereka untuk dimasukkan di dalam
keputusan pengajian mereka walaupun melanjutkan pengajian sepanjang satu semester di
Malaysia bagitu juga dengan pelajar tempatan daripada universiti lain yang mengikuti program
pengajian di UUM. Manakala, program inbound tidak berkredit pula merupakan kehadiran pelajar
daripada universiti luar negara yang datang ke UUM melebihi tiga (3) hari serta tidak melebihi
satu semester iaitu enam bulan. Namun di UUM, mereka layak mendapat 1 kredit daripada
universiti sekiranya universiti mereka di negara asal memohon sedemikian daripada UUM.
Outbound berkredit adalah permohonan pelajar kita (UUM) yang ingin mengikuti program
pengajian di universiti luar negara atau pun universiti tempatan selama enam bulan atau satu
semester bergantung kepada kelulusan universiti. Kebiasaanya permohonan ini akan diuruskan
oleh PPA ketiga-tiga kolej di UUM. Bermula dengan taklimat program pertukaran pelajar yang
diadakan bertujuan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai program pertukaran pelajar.
Selepas itu, para pelajar boleh mengambil borang permohonan untuk di isi selengkapnya dengan
pilihan universiti yang dipohon dengan syarat mendapat pandangan daripada ketua jabatan pusat

14. 14
pengajian atau dekan pusat pengajian berkaitan pemilihan subjek pelajar semasa mengikuti
program pengajian di universiti tersebut. Pandangan daripada ketua jabatan atau dekan penting
agar subjek yang dipelajari di universiti lain dapat di masukkan ke dalam keputusan semasa
mereka untuk menamatkan pengajian di UUM kelak dengan mencukupi mata jam kredit yang
perlu di ambil di UUM.
Rajah 2.2: Borang Pertukaran Pelajar
Manakala, outbound tidak berkredit bermaksud permohonan pelajar dari UUM yang akan
mengikuti program lawatan atau pertukaran pelajar ke universiti dalam negara atau luar negara
melebihi tiga hari dan tidak sampai satu semester. Kebanyakan program sebegini melibatkan pusat

15. 15
pengajian serta badan persatuan pelajar yang mengadakan program selama seminggu atau dua
minggu ke universiti pilihan antaranya seminar yang berkaitan dengan kedua-dua buah universiti
atau negara, persembahan budaya serta lawatan ke tempat-tempat menarik.
Antara pengalaman pelatih dalam program pertukaran pelajar ini apabila diberikan
kepercayan untuk merangka jadual aktiviti daripada tiga (3) buah universiti dari Indonesia yang
mengikuti program “Visiting Students” di UUM selama dua (2) minggu bersama dengan seorang
lagi rakan praktikum. Antara universiti yang terlibat adalah Universitas Wijaya Kusuma,
Surabaya, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, dan Universitas Pertahanan
Nasional Veteran, Yogyakarta. Kami perlu menguruskan penginapan mereka sepanjang di UUM
dengan rujukan daripada Pusat Penginapan Pelajar (SAC) yang akhirnya memberikan kami
kebenaran mendapatkan bilik penginapan di Dewan Penginapan Pelajar (DPP) Muamalat dan DPP
Yayasan Al-Bukhary. Kami juga perlu menguruskan pengangkutan mereka sebaik mendarat di
Lapangan Terbang Alor Setar mahupuan di Pulau Pinang. Perjalanan mereka dalam kampus
dengan menggunakan perkhidmatan bas kitara kampus perlu mendapat kelulusan daripada SAC
untuk mereka ke kuliah dan sebagainya.

16. 16
Rajah 2.2.1: Lawatan ke Anjung Tamu, UUM oleh pelajar program “Visiting Student”
Selain itu, kami juga mendapatkan kerjasama daripada persatuan pelajar dengan
penglibatan Persatuan Undang-Undang, Persatuan Pengurusan Awam dan Persatuan Pengajian
Antarabangsa untuk membawa pelajar-pelajar tersebut memasuki kelas dengan persetujuan
daripada pensyarah yang mengajar. Persatuan yang terlibat juga diberikan peruntukan untuk
melaksanakan program kepada para pelajar berkenaan. Pelatih turut membuat surat untuk
permohonan kenderaan universiti untuk program lawatan sekitar negeri Kedah dengan melawat
Muzium Padi, Menara Alor Setar dan Pusat Sains. Antara perkara yang mencabar bagi pelatih
apabila keenganan pelajar tersebut untuk membuat pembayaran sewa bilik serta caj perkhidmatan
yang telah ditetapkan walaupun sudah dimaklumkan lebih awal jumlah yang perlu di bayar.

17. 17
Rajah 2.2.2: Lawatan ke Pusat Budaya dan Seni, UUM oleh pelajar program “Visiting Student”
Malah ada sebahagian daripada mereka yang membuat pembayaran kepada SAC seolah-
olah tidak mempercayai kami yang menguruskan mereka sepanjang dua minggu di UUM. Kami
mengenakan bayaran pada harga yang berpatutan termasuk pengangkutan percuma menggunakan
kenderaan universiti itu pun masih dipersoalkan oleh mereka. Apa yang dapat dipelajari oleh
pelatih ialah bagaimana ingin menguruskan situasi atau program sebegini dengan lebih teratur dan
sistematik seperti apa yang dipelajari oleh pelatih dalam subjek GMJT 3013 - Pengorganisasian
Organisasi. Secara tidak langsung pelatih dapat mengaplikasikan apa yang dipelajari dengan
situasi sebenar dalam mengendalikan situasi berkenaan. Pelatih juga menguruskan pengambilan
kemasukan pelajar antarabangsa yang mengikuti program pertukaran pelajar di bawah UUM
COLGIS apabila perlu mengambil dua (2) orang pelajar dari Universiti Toyama, Jepun, tiga (3)
orang pelajar dari Universiti Malaysia Sabah (UMS) dan lapan (8) orang pelajar dari Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) selama satu semester.

18. 18
Bidang tugas sebegini memberikan peluang kepada pelatih memahami pengorbanan
seorang penjawat awam dalam melaksanakan tugas di mana perlu mengorbankan masa demi
melaksanakan tanggungjawab di mana pelatih perlu mengambil kesemua pelajar tersebut pada
waktu malam. Pelatih juga diberikan tanggungjawab membuat kertas kerja untuk Program
Taklimat Mobilit Jom Ke Luar Negara yang di anjurkan oleh PPA COLGIS untuk pelajar UUM
COLGIS selain mendapat pengetahuan yang berguna untuk disampaikan kepada rakan-rakan yang
tidak berksempatan menghadirkan diri ke program berkenaan. Pelatih juga banyak belajar untuk
membuat surat-surat antaranya surat berkaitan permohonan menggunakan bilik, surat maklum
balas menyokong pelajar yang ingin mengikuti program mobiliti pelajar dan sebagainya. Pelatih
juga diberikan tanggungjawab untuk menguruskan perjalanan pelajar yang baru tiba di UUM
antaranya menguruskan pendafatran penginapan, menguruskan pembayaran insuran,
menguruskan pendaftaran subjek di pusat pengajian, menguruskan pembuatan kad matrik pelajar
serta proses membuat visa mereka di Pusat Hal Ehwal dan Kerjasama Antarabangsa (CIAC).
Pelatih juga dapat menimba ilmu dalam bidang pengurusan seperti apa yang dipelajari
pelatih semasa mengambil subjek BPMN 1013 – Pengantar Pengurusan untuk dipraktikakn.
Pelatih diberikan tugas untuk menguruskan permohonan pelajar yang berminat untuk mengikuti
program pertukaran pelajar ke luar negara. Bermula dengan proses pemberian borang
permohonana kepada kepada pelajar, menghubungi pelajar untuk menghadiri sesi temuduga yang
diadakan bertujuan memilih pelajar-pelajar yang benar berkelayakan untuk mengikuti program
berkenaan. Selain latar belakang akademik, penekana terhadap aspek mental dan kewangan pelajar
juga penting. Pelatih juga mengubungi pelajar yang telah mendapat tempat atau universiti pilihan

19. 19
mereka bagi mendapatkan maklum balas segala butiran yang dimaklumkan oleh universiti yang
dipohon oleh pelajar.
2.3 MENGURUSKAN SISTEM REKOD FAIL DAN SURAT PROGRAM
PERTUKARAN PELAJAR
Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera.
Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada
pelanggan. Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi dalam melaksanakan
fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Pengurusan fail dan rekod adalah asas kepada
pengurusan pejabat sesebuah organisasi sama ada swasta ataupun awam. Pengurusan fail dan
rekod organisasi haruslah diuruskan dengan cekap untuk meningkatkan prestasi sesebuah
organisasi. Boleh dikatakan sesebuah organisasi boleh mundur sekiranya fail dan rekodnya tidak
diuruskan dengan baik dan cekap. Kecekapan perjalanan bidang tugas seseorang kakitangan
bergantung kepada sistem dan amalan fail yang digunakan dalam keadaan tersusun dan sistematik,
serta senang dirujuk apabila diperlukan dalam sebarang urusan yang berkaitan.
Fail dan rekod organisasi juga sebagai panduan utama perjalanan tugas di sesebuah
organisasi. Maka adalah penting bagi pelatih untuk mempelajari mengenai pengurusan fail dan
rekod di organisasi. Pelatih telah diberikan tugas untuk mengemaskini segala borang dan dokumen
yang berkaitan dengan program pertukaran pelajar sama ada berkredit mahupun tidak berkredit.
Proses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan, dan pengawalan untuk tujuan pengesanan
apabila diperlukan. Pelatih perlu membuat sistem fail yang baru bagi memudahkan pencarian

20. 20
dokumen serta borang berkaitan dengan lebih mudah dan cekap pada masa depan. Pelatih telah
menyusun setiap dokumen berkaitan program pertukaran pelajar mengikut sesi kemasukan,
berkredit dan tidak berkredit untuk pelajar tempatan ke luar negara serta pelajar luar negara yang
datang ke UUM.
Rajah 2.3: Pengurusan Sistem Rekod Fail Dan Dokumen Program Pertukaran Pelajar
Namun begitu, terdapat permasalahan yang agak ketara kerana tidak semua dokumen serta
borang terutama untuk item inbound dan outbound tidak berkredit tidak mempunyai simpanan
yang lengkap malah dokumen juga tidak ada untuk sesi yang terdahulu. Pengurusan fail penting
bagi sesebuah organisasi mengasingkan dokumen bertujuan memastikan dokumen yang berlainan
tidak dikumpulkan sekali bagi mengelakkan kesukaran mencari dokumen berkenaan serta
kelewatan dalam melaksanakan tugas melibatkan dokumen berkenaan seperti apa yang telah

21. 21
dipelajari pelatih semasa mengambil subjek SBLM 1053 - Bahasa Melayu Pengurusan. Penekanan
terhadap aspek pengurusan dokumen dan fail amat penting dalam menilai sejauh mana kecekapan
seseorang kakitangan dalam melaksanakan tanggungjawabnya.
Antara isi kandungan dalam fail yang perlu dipatuhi pelatih untuk meletakkan dokumen
berkaitan mengikut isi kandungan yang ditetapkan bagi memastikan tidak berlaku kehilangan bagi
rujukan pada masa depan mengikut sesi kemasukan:
i. Dokumen-dokumen lain atau email
ii. Senarai pelajar Asis
iii. Pengambilan kursus atau keputusan peperiksaan atau transkrip
iv. Surat tawaran
v. Surat permohonan (CIAC/HEA)
vi. Borang permohonan atau passport atau gambar atau sijil
Menurut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)
bahagian 7 , Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi
kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang
didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini membolehkan maklumat
yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail
mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. Di samping itu, kerajaan juga memberi penekanan kepada
integriti perkhidmatan awam. Teras kepada integriti adalah akauntabiliti dan ketelusan

22. 22
perkhidmatan awam. Integriti hanya dapat dilahirkan melalui rekod yang lengkap, sahih, mudah
dicapai dan boleh digunakan.
Setelah mendapat nasihat dan tunjuk ajar Pembantu Tadbir, pelatih telah mempelajari
untuk menguruskan fail dengan cekap dan teratur. Berdasarkan pengalaman dalam aktiviti ini,
pelatih telah mendapat tahu mengenai prosedur pengurusan dan penyusunan fail dan rekod jabatan
kerajaan. Pelatih juga mendapat pengajaran mengenai tatacara pengurusan fail dan rekod melalui
Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 ( Panduan
Pengurusan Pejabat) bahagian 7. Panduan ini telah dirujuk oleh pelatih dalam menjalankan aktiviti
ini dan panduan ini telah dipraktikkan dalam aktiviti ini. Hal ini dipercayai akan membantu pelatih
dalam pengurusan fail dan rekod pada masa bekerja dengan organisasi lain nanti.
Segala surat keluar mesti direkodkan di dalam buku rekod surat keluar serta satu Salinan
mesti disimpan dalam fail sebagai rujukan pada masa hadapan sekiranya wujud permasalahan.
Pelatih juga perlu menitikberatkan berkenaan nombor rujukan surat agar sesuai dengan tajuk yang
dibuat. Pelatih selalu merujuk kepada buku panduan surat yang mana mengandungi semua nombor
rujukan surat sama ada untuk surat permohononan, surat kelulusan, surat makluman mestilah
mengandungi nombor rujukan surat yang betul. Adalah salah sekiranya pelatih membuat surat
dengan menggunakan nombor rujukan yang salah dan boleh dipersoalkan peranan serta
tanggungjawab yang dilaksanakan oleh pelatih. Pelatih banyak membuat surat kepada
permohonan menggunakan bilik penginapan pelajar, surat maklum balas, surat menggunakan bas
kitaran kampus serta faks surat berkenaan kepada mereka yang terlibat. Pelatih perlu mematuhi

23. 23
segala tatacara yang telah ditetapkan oleh pengurusan dalam melaksanakan tugas pelatih sepanjang
berada menjalani latihan.
2.4 AKTIVITI YANG DIJALANAKAN PELATIH
2.4.1 BAHAGIAN PRAKTIKUM
Sepanjang pelatih menjalani latihan industri di PPA COLGIS, pelatih juga membantu bahagian
lain yang terdapat di PPA COLGIS. Antara bahagian lain yang pelatih bantu adalah bahagian
praktikum. Bahagian praktikum terbahagi kepada dua iaitu praktikum luar negara dan tempatan.
Pelajar boleh memohon diri kepada mana-mana organisasi luar negara tertakluk kepada kelulusan
daripada Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, COLGIS. Semua perbelanjaan untuk jenis
praktikum adalah dibiayai. Jenis kedua praktikum di luar negara menawarkan pelajar tempat untuk
praktikum di luar negara tetapi perbelanjaan adalah segala-galanya ke atas pelajar. Pilihan ketiga
adalah program khas di mana pelajar boleh mengikuti program praktikum yang ditawarkan oleh
UUM. Program khas ini ditaja sepenuhnya oleh UUM dengan kerjasama agensi luar. Lalu UUM
telah berjaya menghantar pelajar melakukan praktikum lebih sepuluh buah negara ke seluruh dunia
melalui program istimewa ini. Walau bagaimanapun pelajar boleh perlu memohon dan hanya
mereka lulus ujian pemilihan akan dipilih untuk program ini.
Bagi pelajar yang mengikuti praktikum dalam negara adalah di antara empat hingga enam
bulan. Proses penempatan akan diuruskan sepenuhnya oleh Pusat Kerjasama Universiti-Industri
(CUIC). Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu, pelajar dibenarkan memilih tempat

24. 24
mereka sendiri selepas berunding dengan penyelaras praktikum. Semua perbelanjaan yang dijaga
oleh para pelajar. Kedua-dua praktikum di luar negara dan tempatan membawa jam kredit sama
dan panjang. Bahagian praktikum di PPA COLGIS, merupakan bahagian yang diberikan
tanggungjawab untuk menguruskan pendaftaran pelajar yang bakal menjalani latihan industri
seperti mana yang sedang dilalui oleh pelatih sekarang. Selain mendaftarkan pelajar, bahagian
praktikum juga bertanggungjawab untuk memastikan bahawa pelajar melaporkan diri di mana-
mana organisasi seperti tarikh yang ditetapkan serta wajib menghantar borang lapor diri atau duty
report kepada PPA COLGIS sebagi bukti pelajar telah melapor diri di organisasi tersebut.
Pemilihan organisasi bukanlah dibawah tanggungjawab PPA COLGIS sebaliknya di
bawah CUIC sepenuhnya yang bertanggungjawab mencari organisasi yang sesuai dengan bidang
program pengajian pelajar berkenaan. Atau pilihan yang kedua, ialah pelajar mencari sendiri
organisasi yang ingin mereka menjalani latihan industri seterusnya melaporkan kepada CUIC
dengan menghantar surat confirmation form sebagai bukti pelajar sudah mendapat tempat di
organisasi tersebut. Kebiasaannya, CUIC tidak akan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap
sebarang permasalahan yang dihadapi oleh pelajar berkenaan sekiranya organisasi tersebut adalah
pilihan pelajar sendiri seperti jauh dari rumah dan sebagainya. Sekiranya pelajar menghadapi
permsalahan yang serius di organisasi, mereka boleh merujuk kepada Penyelaras Praktikum di
PPA COLGIS atau Dekan PPA COLGIS untuk mengadakan sesi perbincangan dan jalan
penyelesaian terhadap permasalahan.

25. 25
Selepas seminggu pelajar melapor diri di organisasi yang dipilih, pelajar perlu menghantar
duty form kepada PPA COLGIS sebagai bukti pelajar telah melapor diri di organisasi tersebut.
Pelatih telah diberikan tugas untuk membantu memasukkan data pelajar yang telah melapor diri di
organisasi ke dalam sistem dan menanda pada borang tersebut tarikh dihantar ke pejabat. Borang
yang dihantar melalui pos serta mesin faks akan disimpan ke dalam fail yang telah disediakan
sebagai rujukan pada masa depan. Pelatih juga menyemak kembali borang duty form yang dihantar
untuk menyemak tarikh borang tersebut dihantar dan menanda pada borang tarikh duty form
dihantar dan di sinilah pelatih mengesan beberapa orang pelajar yang tidak menghantar borang
duty form seperti tarikh yang ditetapkan. Bagi pelajar yang menyertai Sukarelawan Polis Siswa
Siswi (SUKSIS) dan Pasukan Latihan Pegawai Simpanan (PALAPES) diberikan kelonggaran
menghantar lewat kerana terlibat dengan kursus pegawai serta majlis pentaulihan mereka.
Beberapa orang pelajar yang tidak menghantar borang telah dihubungi oleh pelatih untuk
mengetahui status sebenar mereka pada ketika ini. Dua orang pelajar yang dapat menghubungi
menyatakan bahawa mereka menangguhkan sesi praktikum pada semester ini namun tidak
mengambil tindakan susulan sedangkan mereka telah mendaftar untuk menjalani latihan
praktikum pada semester ini. Tindakan segera perlu di ambil sebelum Gred F diberikan kepada
pelajar sedangkan mereka tidak mengikuti latihan industri.
2.4.2 PEMBANGUNAN PELAJAR DAN BADAN BERPERSATUAN
Pelatih juga terlibat dengan program pelajar kelas pertama “Trails of Excellent to Putrajaya”,
yang diadakan di Putrajaya selama 1 hari bermula 19 Oktober 2015 sehingga 20 Oktober 2015.

26. 26
Pelatih telah ditugaskan untuk mencari pelajar kelas pertama seramai 28 orang pelajar bagi
mengikuti program berkenaan. Selain menggunakan medium senarai nama dari pusat pengajian
bagi semua program pengajian yang berada dibawah UUM COLGIS, pelatih menggunakan media
sosial sebagai langkah proaktif menarik penyertaan peserta melalui facebook, whatsapp, dan
wechat. Kepada mereka yang berminat dan telah mendaftar, senarai tentatif program semasa
diberikan kepada para pelajar sebagai panduan untuk persediaan mereka.
Antara cabaran yang dihadapi pelatih ialah ketidakhadiran pelajar pada masa yang
sepatutnya semua pelajar berkumpul iaitu pada jam 6 petang, 19 Oktober 2015 serta kesilapan
perhubungan antara pemandu bas universiti dan kakitangan PPA COLGIS. Bas yang sepatutnya
berada di UUM COLGIS pada 6 petang tidak dihubungi lebih awal untuk membuat pengesahan
masa perjalanan bertolak. Apabila dihubungi pada jam 6 petang, pemandu kenderaan telah pulang
dan meminta untuk bertolak dari UUM ke Putrajaya pada jam 10.00 malam. Pelatih mengambil
ruang ini untuk menghubungi beberapa orang pelatih yang tidak hadir lagi untuk berkumpul dan
mereka menyatakan bahawa mereka tidak dapat pergi namun tidak membuat pembatalan bagi
memberi ruang kepada pelajar lain yang berminat lebih awal. Para yang hadir telah diberikan masa
untuk rehat, solat di surau serta makan di Dewan Penginapan Pelajar (DPP) MAS.
Program ini dijalankan dengan matlamat mendedahkan pelajar tentang isu kebolehpasaran
graduan dan suasana dalam alam pekerjaan. Program tersebut telah diiringi oleh Encik Muhammad
Hafiz Badarulzaman yang merupakan Penyelaras Praktikum, UUM COLGIS. Program ini telah
diadakan pada 9 dan 10 Oktober 2015 bertempat di Putrajaya dengan fokus lawatan di
Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) serta Istana Kehakiman. Lawatan ini telah dipecahkan

27. 27
kepada dua sesi. Pada sesi pertama, taklimat telah diadakan di KPT. Para pelajar telah diberikan
penerangan mengenai kebolehpasaran graduan (graduate employability) berkaitan cabaran dan
persediaan pelajar untuk menyertai industri dan alam pekerjaan. Penekanan terhadap aspek
’extraordinary’ merupakan aspek penting yang perlu ada di dalam diri setiap orang pelajar bagi
membolehkan mereka mendapat pekerjaan. Sesi taklimat ini telah dikongsi oleh Puan Enson Binti
Din, Ketua Penolong Pengarah Kanan, Bahagian Pembangunan Mahasiswa dan Encik
Subramanian A/L Krishnasamy, Ketua Penolong Pengarah Kanan, Unit Perancangan dan
Hubungan Industri. Selain itu, para pelajar juga sempat bertemu dengan Menteri Pengajian Tinggi,
YB Dato’ Seri Idris Jusoh semasa berada di KPT.
Manakala pada sesi taklimat kedua di Istana Kehakiman, para pelajar turut didedahkan
dengan sistem perundangan negara pada masa kini. Selain itu, penerangan juga banyak berkaitan
tentang peluang pekerjaan sebagai Pegawai Tadbir Diplomatik (PTD) di mana-mana agensi di
Malaysia termasuklah Istana Kehakiman. Perkongsian pengalaman serta kehidupan pegawai
undang-undang yang berkhidmat sebagai Majistret turut disentuh. Sesi berkenaan telah
disampaikan oleh Tuan Lukman Hakim Bin Abu Bakar Sedik dan Tuan Muhammad Najib Bin
Ismail, Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia. PPA COLGIS
mengharapkan perkongsian yang diperolehi sepanjang program ini dapat meningkatkan keyakinan
pelajar dalam bidang akademik serta bersedia memperkukuhkan diri dengan nilai tambah dan
kemahiran insaniah untuk memasuki alam kerjaya kelak. Sepanjang program ini pelatih telah
diberikan tanggungjawab sebagai jurugambar sepenuhnya bermula dari awal program sehingga
tamat program.

28. 28
Rajah 2.4.2: Program“Trails of Excellent to Putrajaya” di Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)
dan Istana Kehakiman, Putrajaya
2.4.3 TAKLIMAT PERTUKARAN PELAJAR (MOBILITI) “JOM KE LUAR
NEGARA”
Pelatih telah diberikan tanggungjawab untuk menyediakan kertas kertas mengenai Taklimat
Pertukaran Pelajar (Mobiliti) “Jom Ke Luar Negara”. Program ini bertujuan untuk menyalurkan
maklumat berkaitan program pertukaran pelajar selain memberi pendedahan kepada pelajar
mengenai kelebihan yang dimiliki. Majlis ini juga selaras dengan kehendak universiti untuk
menghantar lebih ramai pelajar tempatan ke universiti luar sama ada dalam negara atau luar negara
melalui program pertukaran pelajar selain menjalinkan kerjasama strategik antara dua buah
universiti. Taklimat tersebut telah disampaikan oleh Dr. Nurhaizal Azam Arif, Timbalan Dekan
PPA COLGIS, turut hadir sama dalam majlis ini adalah Puan Roshadah Yaacob, Penolong
Pendaftar PPA COLGIS dan kakitangan PPA COLGIS. Taklimat telah diadakan pada 6 Oktober

29. 29
2015 di Dewan Kuliah Gugusan (DKG) 5/1. Pada sesi taklimat tersebut para pelajar telah diberikan
penerangan mengenai beberapa perubahan dalam sistem permohonan program pertukaran pelajar
serta kelebihan yang disediakan oleh pihak universiti terhadap para pelajar yang berminat.
Rajah 2.4.3: Taklimat Pertukaran Pelajar (Mobiliti) “Jom Ke Luar Negara”
Pada masa yang sama, perkongsian pengalaman oleh bekas pelajar mobiliti ke luar negara
telah disampaikan oleh Tan Sin Yee, pelajar Program Hospitaliti (BHM) yang mengikuti program
pertukaran pelajar ke Sejong University, South Korea, Chu Zhi Qing pelajar Program Pengajian
Perniagaan Antarabangsa (BIBM) ke Tsukuba University, Jepun, dan Saidatul Nadhrah Ismail
Pelajar Program Pengurusan Awam (BPM) ke Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY).
Diikuti oleh perkongsian pengalaman Nindi Utami pelajar dari UMY yang mengikuti program

30. 30
pertukaran pelajar di Universiti Utara Malaysia pada semester ini. PPA COLGIS mengharapakan
perkongsian ini akan dapat meningkatkan keyakinan serta minat pelajar-pelajar dalam menyertai
program pertukaran mobiliti.
Program ini bukan sahaja bertujuan untuk memberikan niai tambah serta pengetahuan
kepada pelajar ianya juga bertujuan untuk Memenuhi Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UUM
COLGIS khasnya dan UUM amnya. Menggalakkan lebih ramai penyertaan pelajar dalam program
pertukaran pelajar sama ada dalam negara atau luar negara. Menjana pelajar yang lebih
beridealisma, proaktif dan kreatif merupakan dasar universiti yang cuba dicapai melalui program
ini. Memperluaskan lagi pandangan pelajar secara global dalam pelbagai isu yang berkaitan
dengan masyarakat, persekitaran, menjaga keamanan dan isu-isu global yang lain. Menggalakkan
dan mengukuhkan rantaian hubungan antara UUM dengan institusi-institusi dalam dan luar
negara.
Pelatih telah membuat 50 salinan universiti luar negara yang mempunyai Memorandum of
Understanding (MOU) dengan UUM untuk di edarkan kepada para pelajar yang hadir semasa
taklimat. Para pelajar yang berminat dengan program pertukaran pelajar bolehlah mendapatkan
borang permohonan di PPA COLGIS pada bila-bila masa. Namun begitu, program ini perlu di
mohon lebih awal kerana proses untuk mendaftarkan pelajar terpilih ke sesebuah universiti
mengambil masa yang lama kerana melibatkan urusan di kedutaan negara di mana universiti yang
telah di mohon oleh pelajar, pemilihan mata pelajaran di sana, sumber kewangan memerlukan
kepastian agar tiada permasalahan wujud di kemudian hari.

31. 31
2.4.4 MAJLIS ANUGERAH DEKAN
Majlis anugerah dekan merupakan satu majlis yang diadakan bertujuan meraikan serta menghargai
pencapaian pelajar dalam bidang akademik. Ia juga sebagai pemangkin kepada motivasi pelajar
untuk berusaha lebih gigih lagi dan mencapai sasaran perbadi mereka seterusnya selain
meningkatkan bidang akademik di UUM secara amnya melalui pencapaian para pelajar. Hampir
setahun majlis anugerah dekan tidak di anjurkan oleh pusat pengajian kerana mengalami masalah
dari segi penganjuran akibat kekurangan dana. Maka, majlis ini telah diserahkan kepada PPA
COLGIS sepenuhnya kerana mempunyai kemampuan dari segi kewangan. Sememangnya diakui
PPA COLGIS mempunyai peruntukan termasuk untuk program persatuan pelajar, namun PPA
COLGIS tidak terlibat secara langsung dalam bidang akademik termasuk program. Antara pusat
pengajian yang terdapat di UUM COLGIS adalah School of Government (SOG), School of Law
(SOL), School of Tourism, Hospitality and Environmental Management (STHEM) dan School of
International Studies (SOIS).
Rajah 2.4.4: Majlis Anugerah Dekan, UUM COLGIS

32. 32
Sepatutnya, pusat pengajian menjalankan peranan mereka seperti yang sudah termaktub
dalam bidang tugas mereka dan hanya perlu memohon dana daripada PPA COLGIS untuk
melaksanakan majlis tersebut. Apabila majlis ini diserahkan kepada PPA COLGIS, kesemua
empat pusat pengajian di bawah UUM COLGIS mesti memberikan kerjasama yang baik dalam
melicinkan majlis berkenaan. Segala data berkaitan keputusan akademik melibatkan pelajar hanya
pusat pengajian sahaja yang ada termasuk senarai nama pelajar yang telah praktikum. Oleh itu,
mereka perlu menyalurkan maklumat berapa ramai jumlah pelajar yang akan hadir apabila majlis
tersebut diadakan. Agak pelik, sekiranya PPA COLGIS perlu menguruskan semua dan pihak
pejabat telah memohon kepada semua pusat pengajian supaya menyediakan kesemua pelajar yang
layak menerima sijil pada majlis berkenaan.
Pihak PPA COLGIS hanya menguruskan pendaftaran pelajar yang hadir, surat pelepasan
kuliah kepada pelajar yang ada kelas pada masa majlis diadakan serta tempahan tempat dan
makanan. Setelah pendaftaran pelajar ditutup, PPA COLGIS telah menghantar senarai nama
pelajar yang hadir kepada pusat pengajian untuk diasingkan sijil yang akan diserahkan kepada
pelajar yang hadir dan bagi pelajar yang tidak hadir sijil mereka boleh dituntut di pejabat pusat
pengajian masing-masing. Sememangnya diakui kelewatan pihak pusat pengajian menghantar
senarai nama pelajar menyukarkan pihak PPA COLGIS di mana tempat pelatih menjalani
praktikum untuk membuat pendaftaran pelajar lebih awal, malah senarai nama yang dihantar tidak
menyenaraikan pelajar yang menjalani praktikum menyebabkan pelatih bersama kakitangan PPA
COLGIS menyemak kembali status pelajar berkenaan.

33. 33
Kurangnya kerjasama yang diberikan daripada pusat pengajian menyebabkan PPA
COLGIS perlu bekerja keras bagi memastikan segala persiapan majlis berkenaan berjalan lancer.
Pelatih turut membuat nombor kecil untuk dilekatkan pada kerusi dan menanda setiap bahagian
tempat duduk dengan pusat pengajian masing-masing bagi memastikan pelajar duduk di kerusinya
dan bangun mengambil sijil yang disusun mengikut nama. Lagi merumitkan keadaan apabila
komputer yang terdapat di Auditorium SOIS tidak boleh menggunakan paindrive dan VCD untuk
kami pasang latar belakang majlis serta penyediaan lagu negaraku, lagu biru warna dan music latar
belakang semasa majlis penyampaian sijil berlangsung. Pelatih berada di hadapan pentas
sepanjang majlis berlangsung menjaga laptop, bermula dengan nyanyian lagu serta memainkan
musik latar belakang ketika Penolong Naib Canselor (PNC), UUM COLGIS dan dekan pusat
pengajian masing-masing untuk menyampaikan sijil kepada pelajar.
2.4.5 KURSUS ETIKA MAJLIS
Etika merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun sama ada dalam kehidupan
harian, dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau
tidak formal. Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang
diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan
peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. kesempurnaan majlis yang
dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kreadibiliti dan keupayaan
sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis. Tujuan kursus etika majlis diadakan
bertujuan mencapai objektif universiti sebagai universiti pengurusan terkemuka dengan

34. 34
penghasilan mahasiswa yang berketerampilan dan tidak kekok apabila menghadiri majlis-majlis
rasmi.
Apabila pendaftaran untuk kursus etika majlis dibuka, rakan pelatih mengambil
tanggungjawab menguruskan pendafatarn tersebut. Apabila rakan pelatih sibuk dengan tugasan
lain atau ketiadaannya di pejabat, maka pelatih mengambil tanggungjawab menguruskan
pendafatran pelajar yang ingin menyertai kursus berkenaan. Pelatih juga membantu kakitangan
pejabat membuat cetakan modul kursus etika majlis dan membawa pada hari kursus tersebut
diadakan. Kursus etika majlis telah diadakan di Edc Hotel UUM dan pelatih telah ditugaskan untuk
menjaga meja pendaftaran yang telah diasingkan nama pelajar mengikut laluan penginapan
masing-masing dan menyerahkan modul kepada pelajar yang hadir. Ketika majlis sedang
berlangsung, pelatih bersama kakitangan pejabt dan rakan pelatih telah mengasingkan sijil
mengikut nama abjad pelajar untuk diserahkan kepada pelajar setelah tamat program.
Rajah 2.4.5: Pendaftaran Peserta Kursus Etika Majlis

35. 35
2.4.6 KURSUS PENGURUSAN ORGANISASI (KPO)
Kursus Pengurusan Organisasi (KPO) merupakan satu program yang diadakan setiap tahun oleh
PPA COLGIS untuk kesemua persatuan pelajar yang berada di bawah UUM COLGIS. Pelatih
telah mengambil inisiatif dengan merangka sendiri design baju t-shirt untuk kegunaan semasa
kursus diadakan. Pelatih juga mengambil tanggungjawab membuat tempahan baju tersebut dengan
kedai yang terletak di Alor Setar, Kedah setelah mendapat persetujuan dan kepercayaan kakitangan
PPA COLGIS. Pelatih juga perlu memastikan saiz baju yang dihantar oleh pelajar, dan kakitangan
yang terlibat mencukupi dengan jumlah yang telah diluluskan oleh Dekan PPA COLGIS. Tugas
lain pelatih adalah menguruskan bahagian logistik dan teknikal bertujuan memastikan
kelengkapan peralatan yang dibawa mencukupi serta tidak mengalami masalah seperti liquid
crystal display (LCD), laptop, public address system (PA SYSTEM), walkie talkie, printer dan
kamera. Pelatih perlu memasang LCD dan laptop di dalam dewan setiap sesi dijalankan serta
memastikan dewan sentiasa berada dalam keadaan baik. Selain itu, pelatih juga perlu memastikan
pelajar mencukupi semasa menaiki bas yang telah siap di label dengan bas A, B dan C. Pelatih
perlu memastikan pelajar menaiki bas yang sama semasa pergi dan balik termasuk berhenti di
Rehat dan Rawat (R&R) Gurun serta jumlahnya mencukupi seramai 35 orang pelajar bagi bas
jagaan pelatih iaitu bas B.

36. 36
2.5 MENGHADIRI PROGRAM BERSAMA PPA COLGIS
Penglibatan jabatan dalam program yang dianjurkan oleh universiti merupakan sokongan padu
daripada semua jabatan dalam memacu pertumbuhan jalinan ikatan kekeluargaan antara
kakitangan jabatan dalam UUM selain memastikan kecermerlangan universiti dalam bidang
pengurusan berjaya. Banyak acara yang di anjurkan oleh universiti dengan penglibatan beberapa
jabatan yang berkaitan dalam usaha memastikan acara yang di anjurkan mencapai objektif serta
sasaran yang ditetapkan.
2.5.1 SAMBUTAN HARI RAYA AIDILFITRI PERINGKAT UUM DAN UUM COLGIS
Hari Raya Aidilfiti merupakan perayaan utama masyarakat islam khususnya bangsa Melayu yang
diraikan terbesar di Malaysia. Hari Raya Aidilfitri merupakan kemuncak kepada ibadat puasa di
bulan Ramadhan. Sepanjang bulan Ramadhan, umat Islam berpuasa pada siang hari dan
mengerjakan sembahyang terawih pada sebelah malamnya. Pada malam terakhir berpuasa, lampu
atau pelita dipasang untuk menerangi kawasan rumah merupakan signifikan kepada sambutan
perayaan di Malaysia. Sifat kesetiakawanan ditonjol melalui zakat fitrah yang wajib dikeluarkan
sebelum 1 Syawal tatkala Hari Raya Aidilfitri akan dirayakan bersama.
Hari Raya Aidilfitri disambut dengan penuh kesyukuran. Umat Islam saling bermaaf-
maafan, kunjung-mengunjung sesama mereka untuk mengeratkan ikatan silaturrahim. Rumah
terbuka yang dilakukan oleh individu, mempersilakan sesiapa sahaja datang ke rumah. Inilah
kemeriahan sambutan Hari Raya Aidilfitri di Malaysia berbanding dengan sambutan Hari Raya di

37. 37
negara-negara lain. Antara acara yang disertai oleh pelatih adalah Jamuan Raya Aidilfitri peringkat
UUM yang diadakan bertujuan meraikan seluruh warga UUM. Selain kakitangan UUM, turut
diraikan sama dalam majlis yang cukup meriah ini adalah para pelajar antarabangsa yang sedang
mengikuti program pengajian mereka di sini selain pelajar tempatan. Majlis ini sememangnya
memberikan seribu makna kepada pelatih tentang hubungan antara manusia walaupun berbeza
agama, latar belakang kehidupan, jawatan, bangsa, warna kulit yang seharusnya bukan menjadi
penghalang kepada setiap insan untuk hidup bersama-sama.
Pada majlis ini pihak UUM COLGIS telah diberikan satu tapak untuk menyediakan satu
menu khas untuk dipersembahkan kepada hadirin yang hadir pada majlis tersebut. Semua pejabat
yang terdapat di UUM COLGIS telah memutuskan untuk membuat rojak bauh-buahan. Di sini
telah memperlihatkan satu ukhwah yang terbina dalam kalangan kakitangan. Sesuatu yang positif
ditampilkan setiap individu dalam memastikan kejayaan penglibatan UUM COLGIS dalam majlis
ini. Kerjasama sebelum majlis berlangsung dengan kehadiran sebahagian kakitangan untuk
menghias khemah supaya kelihatan berseri dan mampu menarik minat hadirin untuk datang ke
khemah UUM COLGIS.
Selain itu, sambutan turut diteruskan di peringkat kolej dengan sambutan yang diadakan di
laluan R&R UUM COLGIS dengan ucapan aluan oleh Penolong Naib Canselor (PNC) UUM
COLGIS. Terdapat dua aspek yang telah dipelajari oleh pelatih melalui aktiviti ini. Antaranya ialah
perhubungan awam dan pengucapan awam. Sesebuah organisasi perlu berkomunikasi dengan
pelbagai pihak yang berada di dalam dan juga luar organisasi dengan pelbagai tujuan. Menurut
Gayeski (1993), komunikasi dalam organisasi bertujuan mengurangkan ketidakpastian serta

38. 38
meningkatkan koordinasi tindakan ahli-ahlinya bagi mencapai sasaran yang ditetapkan. Manakala,
komunikasi luar organisasi pula biasanya melibatkan awam atau para pelanggan untuk meraih
sokongan atau pembelian sesuatu produk dan perkhidmatan yang ditawarkan. Di sinilah
terletaknya peranan perhubungan awam dalam sesebuah organisasi iaitu untuk membantu
organisasi menyesuaikan dan mengadaptasi persekitaran melalui pemantauan pendapat awam,
perubahan sosial dan pemindahan budaya (Broom, 2009). Justeru, peranan seorang pengamal
perhubungan awam dalam sesebuah organisasi ialah,
“…berkomunikasi dengan semua publik dalaman dan luaran yang relevan untuk membangunkan
hubungan yang positif dan konsisten antara matlamat dengan organisasi dengan jangkaan
masyarakat” (Bahtiar et al. 2005).
Dalam konteks aktiviti di kaunter perkhidmatan PPA COLGIS, pelatih dikehendaki
berkomunikasi ataupun harus menguruskan perhubungan awam dengan cekap dan selaras dengan
matlamat PPA COLGIS. Pelatih harus melayan dengan baik dan menggunakan perkataan yang
sopan dengan pelanggan. Pelatih juga bertanggungjawab dalam memastikan sebarang pertanyaan
pelanggan serta mendapat jawapan dan layanan yang memuaskan. Oleh yang demikian, sekiranya
pelatih tidak mendapat jawab sebarang pertanyaan pelesen di kaunter perkhidmatan, maka pelatih
dikehendaki merujuk kepada kakitangan yang lain. Dalam hal ini, pelatih telah melaksanakan
tanggungjawabnya dalam pengurusan perhubungan awam dengan baik.

39. 39
2.5.2 LAWATAN KERJA TIMBALAN PERDANA MENTERI MALAYSIA KE UUM
Pelatih turut terlibat bersama dengan kakitangan PPA COLGIS yang lain apabila ditugaskan
menjaga meja pendaftaran untuk peserta yang terdiri daripada pelajar dan kakitangan yang
berkhidmat dengan UUM. Pelatih juga menyerahkan kupon makanan kepada pelajar yang hadir.
Kedatangan Yang Amat Berhormat Dato' Seri Dr. Ahmad Zahid Hamidi adalah atas dasar lawatan
kerja dan menyaksikan Universiti Utara Malaysia (UUM) telah menandatangani Memorandum
Persefahaman (MoU) dengan Kementerian Dalam Negeri (KDN) di Dewan Mu'adzam Shah.
Memorandum tersebut telah ditandatangani oleh Naib Canselor, Prof. Dato' Seri Dr. Mohamed
Mustafa Ishak dan Ketua Setiausaha KDN, Dato' Seri Alwi Ibrahim.
Tujuan pemeteraian MOU itu adalah bagi mengadakan kerjasama dalam bidang
penyelidikan saintifik dan empirikal (kajian dari pengumpulan data) serta menerbitkan penulisan
tentang isu keselamatan dan ketenteraman awam di Malaysia khususnya dan di rantau Asia amnya.
Antara aktiviti yang dilaksanakan melalui MOU itu adalah penganjuran Seminar Keselamatan dan
Pengurusan Sempadan (SKPS) yang telah dirasmikan oleh Timbalan Perdana Menteri.
SKPS anjuran bersama Ghazali Shafie Graduate School of Government (GSGSG) UUM
COLGIS dan Institut Keselamatan Awam Malaysia (IPSOM) KDN itu melibatkan seramai 2000
peserta dari agensi kerajaan khususnya KDN, pemimpin masyarakat serta kakitangan dan pelajar
UUM. Sementara itu, Naib Canselor berkata, sebagai sebuah universiti awam yang ditubuhkan
dengan tumpuan dalam pengurusan, UUM bukan sahaja bergerak ke hadapan dalam bidang
akademik, tetapi turut terlibat dalam persediaan menjadi sebuah negara maju. Ujarnya, selain

40. 40
mendidik dan menyediakan bimbingan modal insan untuk keperluan tenaga kerja dalam dan luar
negara, UUM turut bekerjasama dengan organisasi lain sama ada kerajaan atau swasta serta
memberi sumbangan kepada komuniti setempat khasnya di Wilayah Utara.
2.5.3 MENJAGA KHEMAH MILIK UUM COLGIS DI TAPAK PESTA KONVO, UUM
KE-28
Pihak UUM COLGIS telah mendapat satu tapak untuk pameran bertujuan mempromosi segala
aktiviti dan program yang terdapat di UUM COLGIS. Namun disini telah wujud permasalahan
ketara dari peringkat awal perbincangan antara pembuat keputusan di pihak atasan sehingga
menimbulkan kekeliruan kepada kakitangan serta pelatih dan yang menjadi mangsa keadaan
adalah pelajar persatuan yang terlibat. Bermula dari peringkat mendapat tapak sehingga hari di
mana promosi perlu dibuka selama seminggu amat jelas tujuan utama apa sebenarnya yang ingin
dipromosi oleh pihak UUM COLGIS. Semua pejabat di bawah UUM COLGIS perlu memberikan
kerjasama terutama pusat pengajian untuk mempromosikan program pengajian yang berada di
bawah pejabat mereka.
PPA COLGIS juga boleh mengiklan mengenai peranan yang dimainkan dalam membentuk
nilai tambah kepada para pelajar melalui program persatuan, program pertukaran pelajar,
praktikum dan program bersama alumni sebagai tambahan. Satu lagi permasalahan yang timbul
tujuan penglibatan persatuan pelajar dalam program ini. Perlu jelas penglibatan persatuan pelajar
sama ada memohon bantuan mereka untuk menjaga gerai yang diperolehi atau menjual barang
mereka sendiri. Tiada guna memberi peluang kepada pelajar berniaga sambil menjaga barang

41. 41
promosi UUM COLGIS kerana ruang yang terhad. Apa yang terjadi barang pameran diketepikan
pelajar untuk berniaga tudung dan membuat lukisan inai dan perkara sebaliknya berlaku Dekan
PPA COLGIS datang marah kepada pelajar sedangkan mereka yang membuat keputusan
membenarkan pelajar berniaga walaupun ruang terhad.
Perlu diperjelaskan dengan teliti kepada pelajar ruang mana yang pelajar berniaga dan
sebahgian lagi mereka wajib menjaga barang promosi UUM COLGIS. Bagi pendapat pelatih
sepatutnya gerai tersebut dijaga sepenuhnya oleh kakitangan pejabat yang berada di bawah pelajar
dan dari awal lagi pastikan produk apa yang ingin dipromosikan oleh UUM COLGIS kepada orang
luar yang hadir. Kerana apa yang ada di gerai agak hambar dan sebaiknya menyerahkan kepada
pelajar untuk berniaga sepenuhnya sekiranya tiada produk untuk dipromosikan daripada hanya
membuatnya untuk menampkkan supaya tidak ditegur pihak atasan dan membebankan masa
kakitangan yang lain. Sebagai contoh UUM COB yang memanggil pelajar mereka berada di tapak
gerai mereka pada waktu malam.
2.6 MENGHADIRI MESYUARAT DI PPA COLGIS
Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS merupakan salah sebuah pejabat
kerajaan yang pastinya mempunyai mesyuarat bagi melicinkan pentadbirannya. Semasa pelatih
menjalani latihan praktikum, pelatih telah berpeluang untuk menghadiri beberapa mesyuarat yang
dilaksanakan oleh pihak PPA COLGIS. Sebelum pelatih menghuraikan dengan lebih panjang
berkenaan dengan mesyuarat, terlebih dahulu pelatih ingin memperkenalkan konsep dan definisi
mesyuarat. Mesyuarat ditafsirkan sebagai perjumpaan sekumpulan manusia. Mesyuarat

42. 42
merupakan satu aktiviti yang berdasarkan kepada komunikasi dua hala antara individu dalam
situasi yang formal. Mesyuarat yang baik akan menentukan sesuatu keputusan dibuat dengan cepat
dan berkesan.
Menurut Barker (2002), (dipetik daripada Mazlan Ismail et.al. 2006: 160 di dalam bukunya
iaitu Pengurusan Pejabat) mentafsirkan mesyuarat sebagai sekumpulan manusia yang berfikir
dengan satu tujuan secara bersama-sama manakala Pohl (1990), (dipetik daripada Mazlan Ismail
et.al. 2006: 160 di dalam bukunya iaitu Pengurusan Pejabat) mendefinisikan mesyuarat sebagai
satu majlis perhimpunan ahli-ahli di dalam sesebuah organisasi untuk menjalankan pentadbiran
dan perniagaan. Sesi mesyuarat memberi tumpuan kepada susunan sesebuah program atau agenda.
Penjelasan ini lebih merujuk kepada mesyuarat rasmi yang berkaitan dengan cara menghadiri dan
mempengerusikannya.
2.6.1 MESYUARAT PERBINCANGAN AKTIVITI PPA COLGIS
Bertarikh 17 Ogos 2015, pelatih telah mendapat email untuk menghadiri mesyuarat yang akan
diadakan di Bilik Mesyuarat PPA COLGIS. Antara perkara yang telah dibincangkan di dalam
mesyuarat tersebut ialah persediaan berkenaan dengan kemasukan pelajar baru ke UUM, yang
mana PPA COLGIS akan terlibat untuk satu slot pada 3 September 2015 di Dewan Tan Sri Othman
(DTSO) iaitu program Dekan-Dekan Pusat Pengajian bersama pelajar semester satu sesi
2015/2016 UUM COLGIS. Pelatih telah diminta untuk menyediakan slide untuk Dekan PPA
COLGIS berucap pada majlis tersebut. Pengumuman turut dibuat berkenaan kehadiran pelawat

43. 43
dari Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Raja Haji (STISIPOL), Riau, Indonesia ke UUM
di mana pelatih perlu membuat surat mengadakan lawatan ke Anjung Tamu, UUM, Perpustakaan
Sultanah Bahiyah, UUM dan surat tempahan Mahkamah Mut, UUM COLGIS untuk sesi taklimat.
Selain itu, pelatih juga perlu pastikan cadar dan sarung bantal untuk pelajar dari Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) diambil lebih awal sebelum ketibaan mereka di UUM untuk
mengikuti program pertukaran pelajar selama satu semester di UUM.
2.6.2 MESYUARAT PENGURUSAN PEMBANGUNAN PELAJAR DAN ALUMNI,
UUM COLGIS BIL. 4/2015
Mesyuarat ini telah diadakan pada 1 September 2015 dengan dipengerusikan oleh Dekan PPA
COLGIS, DR. Rusdi Omar yang telah menekankan kehadiran kakitangan serta pelajar praktikum
ke pejabat lebih awal iaitu tidak melebihi jam 8.00 pagi iaitu waktu kemasukan ke pejabat. Dalam
mesyuarat ini juga Dekan telah memutuskan bahawa Cik Anith Raihana, Pegawai Eksekutif untuk
bersama Encik Azwan Hatmi, Pembantu Tadbir PPA COLGIS mengerakkan sama-sama kerja
dalam bidang program pertukaran pelajar kerana bahagian ini sememangnya diakui antara
bahagian yang sibuk dan banyak proses untuk mengendalikan kemasukan pelajar. Penekanan
terhadap merekod surat yang dihantar keluar juga penting sebagai rujukan pada masa depan
sekiranya berlaku kesilapan.
Selain itu, dalam mesyuarat ini juga turut dibincangkan mengenai persiapan untuk minggu
suaikenal dan slide sebagai peringatan kepada pelatih kerana pelatih bertanggungjawab
sepenuhnya menyediakan slide. Perbincangan diteruskan dengan perkembangan program

44. 44
kebolehpasaran graduan yang dikendalikan oleh Timbalan Dekan PPA COLGIS, Dr. Nurhaizal
Azam Arif serta “COLGIS WEEK” yang dicadangkan untuk dilaksanakan pada bulan Oktober.
Mesyuarat turut menyentuh mengenai pelan strategik dan perancangan untuk pejabat PPA
COLGIS.
2.6.3 PERBINCANGAN PERSIAPAN MAJLIS ANUGERAH DEKAN UUM COLGIS
Mesyuarat ini diadakan dengan dipengerusikan oleh Puan Roshadah Yaacob, Penolong Pendaftar
PPA COLGIS yang turut dihadiri Timbalan Dekan PPA COLGIS, Dr. Nurhaizal Azam Arif untuk
membincangkan persiapan serta perjalanan untuk Majlis Anugerah Dekan yang akan diadakan di
Auditotium SOIS. Perbincangan berkisar bagaimana cara untuk memberikan sijil kepada pelajar
yang bakal menerima sijil mereka. Sama ada setiap orang akan mengambil sijil mereka atau
meminta wakil dari setiap program sahaja. Kedudukan para pelajar dalam auditorium turut
dibincangkan. Pelatih telah diminta untuk membuat nombor berdasarkan jumlah pelajar yang hadir
bagi setiap kolej untuk dilekatkan pada kerusi. Hasil daripada mesyuarat, pelatih mempelajari
sesuatu yang mana satu keputusan perlu disepakati apabila hasil perbincangan telah diputuskan
untuk berbuat demikian.
2.6.4 MESYUARAT LAMAN WEB JABATAN DAN VIDEO KORPORAT UUM
COLGIS
Mesyuarat ini telah dipengerusikan oleh Timbalan Dekan PPA COLGIS, Dr. Nurhaizal Azam Arif
yang ingin sistem penyampaian maklumat mengenai PPA COLGIS disampaikan secara berkesan

45. 45
dan sesuatu maklumat yang ingin dihebohkan sampai kepada pelajar. Sesetengah daripada pelajar
yang mempunyai telefon pintar dan aplikasi moden seperti facebook, whatassp tetapi tidak
mengenai wujudnya laman sesawang PPA COLGIS dan banyak maklumat yang disampaikan.
Maka penambahbaikan terhadap laman web PPA COLGIS yang cuba ditukar oleh Timbalan
Dekan untuk menarik lebih ramai pelajar mengunjunginya. Namun begitu, kesukaran untuk
mencipta atau mengubah laman web PPA COLGIS kerana jenis software yang sama digunakan
oleh kesemua jabatan dalam UUM. Untuk mengubahnya memerlukan pembelian software yang
baru dan memerlukan perbelanjaan maka telah diputuskan untuk kekal dengan laman web sedia
ada.
2.6.5 MESYUARAT PENYELARASAN BENGKEL PELAN STRATEGIK BADAN
PELAJAR (KPO), UUM COLGIS
Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Puan Roshadah Yaacob, Penolong Pandaftar PPA COLGIS.
Antara perkara yang disentuh dalam mesyuarat berkaitan dengan pembahagian tugas semua
kakitangan serta pelajar praktikum bagi tujuan mengendalikan Kursus Pengurusan Organisasi
(KPO) badan persatuan pelajar UUM COLGIS sesi 2015/2016 pada 19 hingga 21 November 2015
bertempat Bukit Merah Laketown Resort, Perak. Taklimat diberikan berdasarkan tugas yang telah
ditetapkan agar segala perjalanan program berjalan dengan lancar seperti yang telah dirancangkan.
Pelatih telah ditugaskan menguruskan bahagian kunci serta penginapan dengan pihak resort serta
pembahagian kunci kepada para pelajar dan kakitangan bagi mengelakkan permasalahan timbul.

46. 46
3.0 KESIMPULAN
3.1 PENGENALAN
Kesimpulannya, usaha-usaha pihak universiti bagi mewajibkan praktikum untuk semua
mahasiswa merupakan langkah yang baik bagi melahirkan pada graduan yang berpengalaman
dalam bidang kerjaya sebelum menempuh alam pekerjaan yang sebenar. Langkah menjadikan
praktikum salah satu syarat wajib sebelum mahasiswa bergraduasi adalah untuk melatih
mahasiswa mengetahui tentang dunia pekerjaan yang lebih mencabar pada masa akan datang.
Selain mendedahkan para pelajar dengan dunia pekerjaan, praktikum juga secara tidak langsung
membantu para pelajar mempertingkatkan lagi pengetahuan mereka serta dapat memberi sedikit
sebanyak sumbangan kepada organisasi yang telah mereka berkhidmat.
Tugas-tugas yang telah diberikan kepada pelatih semasa menjalani latihan praktikum di
Pejabat Pembangunan Pelajar dan Alumni, UUM COLGIS merupakan tugas yang penting dalam
sesebuah organisasi. Sebagai seorang yang baru dalam menceburi alam pekerjaan, banyak perkara
yang telah pelatih pelajari sepanjang tempoh berada di PPA COLGIS di samping mengaplikasikan
teori yang telah dipelajari semasa pengajian. Hasilnya, pelatih telah dapat menyelesaikan segala
tugasan dan kerja yang diberikan dengan baik. Setiap tugas yang diberikan oleh penyelia sedikit
sebanyak akan membantu pelatih untuk lebih mengetahui fungsi dan tugas-tugas organisasi
tersebut.

47. 47
Untuk meningkatkan lagi kecekapan pelatih semasa praktikum, pihak organisasi perlulah
memberikan tugas-tugas khas dan mencabar untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran
pelatih dalam bidang pekerjaan kelak. Sebagai contoh, untuk setiap tugasan atau kerja yang
diberikan boleh memberi sesuatu kelebihan. Pada masa yang sama, ia boleh meningkatkan
kemahiran dan keupayaan seseorang pelatih. Apabila pelatih diberikan tugasan yang sama setiap
hari, ia tidak dapat mempengaruhi pelatih untuk menjadi pekerja yang lebih efisien. Apabila
organisasi berhadapan dengan sesuatu tugasan yang besar atau kecil, kakitangan organisasi boleh
memperkenalkan kerja yang memerlukan daya pemikiran yang tinggi kepada pelatih. Hal ini
kerana, untuk memberikan pelatih berfikir luar dari kotak pemikirannya bagi menyiapkan sesuatu
tugasan tersebut. Sebagai contoh, tunjuk ajar kakitangan organisasi diperlukan bagi mengarahkan
pelatih untuk menyediakan satu dokumen tender bagi mana-mana projek.
Hasil sepanjang berlangsungnya praktikum ini, pelatih dapat melihat masalah-masalah
yang wujud di dalam organisasi. Salah satu masalah yang timbul yang dilihat pelatih adalah
sesetengah kakitangan masih kurang mahir untuk menggunakan komputer. Oleh itu, diharapkan
pihak pengurusan perlu mengadakan kursus khas pengendalian komputer yang merangkumi
pembelajaran Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point serta cara-cara melayari
Internet untuk tujuan email dan sebagainya. Masalah-masalah yang timbul ini tidak seharusnya
dipandang ringan oleh pengurusan organisasi kerana ianya dikuatiri akan menjejaskan kualiti dan
produktiviti kerja setiap kakitangan.