Artículo donde explicamos las barreras más importantes que encontramos en las Compañías para la práctica de la Mejora Contínua. También describimos algunas prácticas que intentamos implementar para superarlas.

1. No tengo tiempo para hacer mejoras
Carlos Raúl Castro – Socio Director en SC&S Consultores Asociados
Somos lo que hacemos sistemáticamente. La excelencia, por lo tanto, no es un
acto, sino un hábito.
Aristóteles.
Nunca deja de sorprenderme el número de personas que conozco día tras día en nuestro trabajo
de consultoría que me dicen, "no tengo tiempo para hacer mejoras a mi trabajo".
"Me la paso apagando incendios todo el día!" viene generalmente a
continuación. ¿Te escuchás diciendo eso o al menos lo sentís de esa
manera? Es la barrera más común que he visto en las personas. Pero
apagar incendios (o como decía un colega y gran amigo “siempre estoy
debiendo plata”) o correr de atrás en el trabajo, no te hace sentir bien…
Así que algo debe hacerse para contrarrestar el efecto paralizante de
estas creencias.
Un paradigma es un mapa mental o un patrón de cómo vemos el mundo.
Aunque esto es conocido, la verdad es que la mayoría de nosotros no
está necesariamente seguro de con qué paradigma estamos operando
en el trabajo. Algunos de nuestros paradigmas nos ayudan (p. ej., creer
que la gente quiere hacer bien su trabajo), mientras que otros nos
lastiman (creer de que los jóvenes no se preocupan por hacer un buen
trabajo). El paradigma "no tengo tiempo para hacer mejoras en mi trabajo
diario" es particularmente pernicioso.
Así que en SC&S Consultores Asociados (www.scsconsultores.com) intentamos cambiar esos
mandatos mentales en las empresas donde trabajamos (y en nosotros mismos) para ayudar a
cambiar y generar una nueva forma de pensar sobre el trabajo y con algo de práctica, abandonar el
viejo paradigma. Aquí siguen algunos de nuestros aprendizajes:
1. Los procesos de trabajo siempre son dinámicos. O se mejoran o se deterioran.
Los procesos y prácticas de trabajo no se mantienen estables. Si se los deja sin cuidado, se
atrofian y caen en un estado de desorden debido a los cambios inevitables que ocurren en las
organizaciones (que, ya sabemos, son muy veloces!): cambios en las personas sin
solapamientos, prioridades conflictivas, falta de capacitación a los ingresantes en un nuevo
puesto, cambios de tecnología. Las prácticas estándares (standard work) está lejos de ser
suficiente para detener la degeneración de los procesos.
2. La principal barrera a la mejora es el trabajo
no planificado.
El trabajo no planificado es el trabajo que corroe
los momentos discrecionales que pensamos que
podríamos tener. Las principales fuentes de
trabajo no planificado incluyen reclamos, re-
trabajos, variaciones, roturas en los equipos o
discontinuaciones en el flujo de información,
sobrecarga, procesos de trabajo mal definidos y
las sorpresas imprevistas que provienen del
conflicto de prioridades y la falta de visibilidad en
el trabajo futuro.

2. 3. Las pequeñas mejoras siempre suman mucho!
Las pequeñas mejoras que se logran en los trabajos y procesos, son las más sostenibles en el
tiempo. Por ejemplo, es mejor practicar constantemente la mejora durante 15 minutos al día,
que buscar una hora al día y luego abandonar tu compromiso, ya que fue imposible encontrar
una hora libre todos los días. Practicar todos los días es clave. Creemos realmente que 40 días
consecutivos practicando una nueva forma de trabajo son suficientes para crear un hábito. Y
tendemos a volvernos realmente buenos en lo que pensamos y hacemos constantemente!
4. Hacer visible nuestras mejoras tiene una tremenda influencia en nuestros pares,
superiores y en nosotros mismos.
Crear un formato del tipo A3 y ponerlo bien visible, mostrando la fecha, tema, acciones y
próximos pasos, es un gran movilizador. Un rápido vistazo a este formato puede decirle a otros
lo que estás buscando, lo que va bien y lo que va mal y si el trabajo diario de mejora se está
llevando a cabo. Este paso requiere coraje, porque estás mostrando tu compromiso con la
mejora de procesos en forma pública. Pero justamente funciona porque a nadie le gusta tomar
un compromiso y no cumplirlo.
5. Para cambiar comportamientos, necesitás una rutina.
No se puede avanzar en la mejora si no te dedicás diariamente. Tener rutinas establecidas
ayuda enormemente. Hay un libro ya hace unos años en el mercado que se llama Toyota Kata
de Mike Rother. Kata es una palabra japonesa que describe una serie o secuencia de
movimientos establecidos que se pueden practicar. Se practica kata en escuelas tradicionales
de arte japonés, pero se asocia comúnmente a las artes marciales. De hecho, recuerdo como
los katas ayudaron a mejorar mi entrenamiento en mis años de práctica de karate. Este libro
explica las rutinas de mejora que pueden ser practicadas para terminar dominándolas. El
elemento crítico del entrenamiento es esencial para el desarrollo de personas y la creación de
capacidad para resolver problemas.
Resulta entonces contra-intuitivo y quizá por eso difícil de empezar, pero dedicar tiempo a diario a
la mejora de procesos es la única manera de salir de la trampa de sentir que no tenés tiempo. Y la
única manera de liberar tiempo para hacer lo que realmente importa y es gratificante, es comenzar
atacando las fuentes de los “fuegos” que generan el trabajo no planificado.
Carlos Raúl Castro es Socio de SC&S Consultores Asociados
www.scsconsultores.com