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Índice
Introducción a MS
Outlook………………………………………………….…3
Configurar MS
Outlook………………………………………………………….6
Administrar correo electrónico:
enviar y recibir correo…………………..8
Contactos………………………………………………………………
………..…11
Las ventajas de agendar citas,
reuniones y
tareas en MSO
utlook……………………………………………………...…13
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INTRODUCCIÓN A MS OUTLOOK.
Descripción general
Outlook es un software que no solo le permite enviar, recibir y administrar el correo
electrónico, sino que también administra el calendario y los contactos, como amigos y
socios empresariales.
Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de
Internet.
Outlook forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de
software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el
correo electrónico.
Características
•Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar.
•Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones.
Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail o de
prácticamente
•Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y Personalizar tareas
comunes en comandos de un solo clic.
•Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
•Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las
herramientas de office.
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Funciones
•FORMULARIO DE MENSAJE DE CORREO DE VOZ Y VISTA PREVIA DE CORREO DE VOZ
El formulario de correo de voz de Outlook y Outlook Web App se parece al formulario de
correo electrónico predeterminado, pero proporciona a los usuarios una interfaz para
realizar acciones como reproducir, detener o pausar mensajes de voz, reproducir
mensajes de voz en un teléfono y agregar y editar notas
•OPCIONES DEL FORMULARIO DE CORREO DE VOZ
El formulario de correo de voz está disponible cuando un usuario obtiene acceso a su
correo de voz mediante Outlook Web App o Outlook .
•VISTA PREVIA DEL CORREO DE VOZ
Cuando los usuarios reciben un correo de voz, reciben un mensaje que contiene no solo la
grabación, sino también el texto que se crea a partir de la grabación de voz. Los usuarios
ven el texto del correo de voz en el mensaje de correo electrónico de Outlook Web App o
en la versión siguiente de Outlook.
•CONFIGURACIÓN DEL CORREO DE VOZ
Una vez que el usuario queda habilitado para el acceso a correo de voz, puede cambiar la
configuración de las reglas de contestador automático de Outlook Voice Access, las
notificaciones de mensajes y correo electrónico, y la vista previa de correo de voz.
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INTERFAZ GRAFICA DE MS OUTLOOK.
1.-barra de título: muestra el nombre de la carpeta seleccionada y el nombre del software
2.-Menú: los comandos necesarios para trabajar se encuentran en menús, como Archivo y
Edición. Haga clic en el menú para mostrar el grupo de comandos.
3.-Barra de herramientas: los comandos que se usan con mayor frecuencia se encuentran aquí.
4.-Panel de navegación: puede cambiar entre las ventanas Correo, Calendario, Contactos y
Tareas para mostrar la carpeta donde se guarda el correo electrónico, el calendario o la lista de
tareas.
5.-Ventana de información: muestra información acerca del correo electrónico, el calendario, los
contactos y las tareas.
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6.-Barra de tareas: muestra el correo electrónico importante, la agenda del día y las actividades a
realizar.
7.-Barra de estado: muestra la cantidad de elementos y el estado del correo electrónico enviado
y recibido.
CONFIGURAR MS OUTLOOK
1.-Una vez que se halla abierto
MS OUTLOOK nos dirigimos a
Herramientas-Configuración de la cuenta.
2.- Elegimos nuevo y a continuación
se nos abre una ventana nueva.
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3.- En ella escribimos nuestros datos:
•Nombre
•Correo electrónico
•contraseña
4.-Damos clic en siguiente
5.- Esperamos a que se configure y Listo.
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ADMINISTRAR CORREO ELECTRÓNICO:
ENVIAR Y RECIBIR CORREO
Bandeja de entrada.
En bandeja de entrada podemos visualizar correos que hemos recibido.
Bandeja de Salida.
Los mensajes que esperan a ser enviados aparecen en la Bandeja de
salida.
Borrador
Microsoft Outlook guarda automáticamente todos los mensajes sin
terminar. De forma predeterminada, los mensajes sin terminar se
guardan en la carpeta Borradores cada tres minutos.
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Correo electrónico no deseado
Los mensajes que captura el Filtro de correo
electrónico no deseado se mueven a una carpeta
especial, Correo electrónico no deseado. Es una
buena idea revisar los mensajes de la carpeta
Correo electrónico no deseado de vez en
Cuando para asegurarse de que no hay mensajes
legítimos que desea ver. Si son legítimos,
puede devolverlos a la Bandeja de entrada
marcándolos como correo no deseado.
También se pueden arrastrarlos a
cualquier carpeta.
Elementos eliminados.
Los elementos que elimine se moverán a la
carpeta Elementos eliminados, pero no se
eliminarán definitivamente hasta que no se
vacíe esta carpeta.
Elementos enviados.
La carpeta Elementos enviados sirve para realizar
un seguimiento de los mensajes que envía y de
los destinatarios de los mensajes. De forma
predeterminada, Outlook conserva una copia de
los mensajes que envía en la carpeta Elementos
enviados.
Fuentes RSS.
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Las fuentes RSS son una manera fácil de mantenerse al día en sus sitios
web favoritos, como blogs o revistas en línea. Si un sitio ofrece una fuente
RSS, recibirá una notificación cada vez que se publique una entrada de
blog y luego podrá leer un resumen de todas las entradas.
Como enviar un mensaje en MS OUTLOOK
1.-Una vez abierto MS Outlook
damos clic en NUEVO.
2.- se abrirá una ventana
nueva donde Introducirás el
correo a quien enviaras
El mensaje, el asunto
y el mensaje por escrito.
3.- por ultimo lo enviamos
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CONTACTOS
Las ventajas de agendar contactos en MS Outlook.
Las ventajas de agendar contactos en Outlook es que tenemos nuestros
contactos más en orden y de facil acceso a ver su información.
Como agregar contactos en MS Outlook.
•En el menú Archivo, elija Nuevo y, a
continuación, haga clic en Contacto.
Método abreviado de teclado
Para crear un contacto, presione
CTRL+MAYÚS+C.
•Escriba un nombre para el contacto.
Escriba la información que desee incluir
para el contacto.
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•Cuando aya agregado todo lo que quería
Agregar haga clic en guardar y cerrar.
Como localizar a un contacto agregado en MS Outlook.
•Podemos encontrar nuestros contacto
en la barra inferior izquierda de MS Outlook
Como se visualiza la información de los contactos.
Los contactos aparecen en un cuadro donde muestra su información como número
telefónico empresa donde trabaja etc…
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Las ventajas de agendar citas, reuniones y
tareas en MS Outlook.
Al agendar nuestras citas reuniones y tareas en MS Outlook es más fácil
administrarnos.
La barra Tareas pendientes también conecta tareas que pueden estar
guardadas en otro programa de Microsoft Office como Project, OneNote y
Microsoft Windows SharePoint Services. Por último, la integración con los
elementos de la barra Tareas pendientes en el calendario nos ayuda a
programar y reservar tiempo para el seguimiento de los elementos.
Con las categorías de color de Office Outlook 2007, se pueden personalizar y
agregar categorías a cualquier tipo de información: tareas, contactos,
elementos del calendario o correo. Las categorías de color nos ofrecen una
manera sencilla y visual de distinguir los elementos entre sí, lo que facilita la
organización de los datos y la búsqueda de información.
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Como crear una tarea en MS Outlook
•En el grupo Nuevo de la ficha
Inicio, haga clic en Tarea.
.
•En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea. Puede
agregar más detalles en el cuerpo de la tarea.
•En la ficha Tarea, en el grupo
Acciones
haga clic en Guardar y cerrar.
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Como crear una cita en MS Outlook.
• En el menú Archivo, elija Nuevo y, a
continuación, haga clic en Cita.
*Método abreviado de teclado
Para crear una cita, presione CTRL+MAYÚS+A.
•En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
•En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación.
•Así como el comienzo y la finalización.
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•Para hacer que la cita sea
periódica, en la ficha Cita,
en el grupo Opciones,
haga clic en Periodicidad .
•Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la
que debe repetirse la cita y, a continuación, seleccione las opciones
que desee para la frecuencia.
•Haga clic en Aceptar.
•En la ficha Cita, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y
cerrar.
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Como crear una reunión con tus contactos
en MS Outlook.
•En el menú Archivo, elija Nuevo y, a
continuación,
haga clic en Convocatoria de reunión.
•En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
•En el cuadro Ubicación, escriba una descripción o haga clic en Salas para
elegir una de las salas disponibles y realizar una programación automática
mediante Microsoft Exchange.
•En las listas Comienzo y Finalización, seleccione las horas de comienzo y
finalización de la reunión. Si tiene previsto que la reunión dure todo el día,
active la casilla Todo el día.
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•En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para
programación.
•Haga clic en Agregar otros y, a continuación, haga clic en De la libreta de
direcciones.
•En el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el
cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona o el recurso que desea invitar
o usar en la reunión. Si busca con la opción Más columnas, haga clic en Ir.
•Seleccione el nombre de la lista de resultados, haga clic en Necesario,
Opcional o Recursos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
•Los asistentes Necesario y Opcional aparecen en el cuadro Para de la ficha
Reunión, mientras que los Recursos aparecen en el cuadro Ubicación.
•Si desea que la reunión sea periódica, en la ficha Reunión, en el grupo
Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione la frecuencia y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
•Cuando agrega la frecuencia a la solicitud de reunión, la ficha Reunión
cambia a Reunión periódica.
•En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.
•Haga clic en Enviar.
