De plus en plus d'équipes projet se montent dans les organisations : pour préparer le lancement d'un nouveau produit, améliorer les processus internes, refondre un outil, etc. Les salariés sont invités à mettre à contribution leurs compétences et à travailler, en plus de leurs missions, sur des projets transverses. Pour les piloter, des chefs de projets sont nommés en interne : ils vont devoir animer une réflexion collective. Ce chef de projet, c'est peut-être vous ? Or animer des ateliers collaboratifs, ce n'est peut être pas votre coeur de métier. Qu'est ce qu'un atelier collaboratif ? Quand est-ce pertinent d'en organiser ? Quels sont les avantages et les limites ? Nous tenterons de répondre à ces questions, et partagerons avec vous des exemples de méthodes d'animation d'atelier, ainsi que nos bonnes pratiques.

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RÉUSSIR SON ATELIER
COLLABORATIF
DE L’ORGANISATION À
L’ANIMATION

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photo
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ELISABETH ALEXANDRE
Directrice conseil associée
ealexandre@concept-image.fr
MYRIAM VAN RHIJN
Directrice conseil
myriam@concept-image.fr

4. Mais vous allez pouvoir poser
des questions

6. ?

7. Notes
Nous avons donné préalablement la possibilité d’activer les webcams des participants au
webinaire.
On va commencer avec une série de quelques questions toutes simples, que je vais vous
dévoiler juste après.
Et pour ça, je vais justement vous demander de ne pas utiliser la fonctionnalité de
Questions/Réponses.

11. Notes
Vous allez me répondre avec 3 possibilités :
● Pour dire oui, je vais vous demander de rester face à votre écran.
● Pour répondre non, je vais vous demander de sortir du champ de votre webcam.
● Pour une réponse intermédiaire, vous n’allez afficher qu’une moitié de votre tête à l’
écran.

12. Je connais quelqu’un chez Concept Image

13. J’ai déjà participé à un webinaire
De la Com et des Chouquettes

14. J’adore m’enchaîner 8h de visio par jour

15. D’ailleurs, là maintenant, tout de suite,
je suis en chaussons

16. J’ai déjà participé à un atelier

17. Je maîtrise l’animation d’un atelier

18. J’ai déjà fait un gros bide dans un atelier

20. Mais restez avec nous !

21. Notes
Merci à tous, c’était la dernière affirmation. On va maintenant repasser dans un mode
webinaire plus classique, le temps de repasser chacun d’entre vous en tant que spectateur.
On ne vas plus vous voir mais restez avec nous.
On vous a fait vivre activement le début de ce webinaire pour vous mettre dans le bain
avant d’aborder la thématique de fond. Et maintenant on va s’attaquer concrètement au
sujet !

22. Pourquoi organiser
des ateliers collaboratifs ?

23. Tout le monde
est chef de projet
(un peu).

24. Notes
Pour optimiser et augmenter leur productivité, les entreprises n’hésitent plus pour affecter
des petites équipes sur des projets précis. Pour plancher sur le lancement d’un nouveau
produit, améliorer les process internes, etc.
Les sociétés travaillent de plus en plus en mode projet et mettent en place de chantiers
internes.
Les salariés sont invités à mettre à contribution leurs compétences, et à travailler, en plus
de leurs missions, sur des projets transverses.
Pour piloter ces projets, des chefs de projet sont nommés : il vont devoir animer une
réflexion collective. Or ce n’est peut être pas leur cœur de métier. Il va falloir faire parler à
des gens : externes et internes.
Ce n’est pas forcément leur métier, la gestion de projet.

25. Tout le monde
peut être amené
à organiser et animer un atelier

26. Et ça ne s’improvise pas

27. Notes
Pour être un bon chef de projet, il faut :
▪ Définir les objectifs
▪ S’entourer d’une équipe projet, qu’il faut mobiliser habilement, et qu’il faut embarquer
▪ Définir et piloter un planning, avec des étapes : jalons intermédiaires et un livrable
(une décision) final(e)
▪ Communiquer la décision, accompagner le changement
Vous n’allez pas mener votre projet dans votre coin, ou en envoyant uniquement des mails
à votre équipe. A un moment, il va être intéressant de se voir, et donc d’organiser… un
atelier de travail.

28. C’est quoi,
un atelier de travail ?

29. Notes
On appelle « atelier » une rencontre où différents participants mènent collectivement un
travail pratique sur un sujet.

30. Plusieurs participants

31. Notes
Chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu’il partage avec
l’ensemble du groupe.
Le groupe peut être composé de 3 à 100 membres, selon l’objectif de votre atelier.
L’organisation sera adaptée au nombre de participants.

32. Un
animateur

33. Notes
Il y a un chef d’orchestre.
Selon la taille du groupe, il peut y avoir 2 co-animateurs ou un assistant.

34. Le groupe est responsable
des productions issues de l’atelier

35. Notes
C’est un format engageant.
Les participants disent des choses qui ont été entendues par tous.
Lorsque l’on a besoin d’avancer sur une problématique, l’atelier force les gens à s’exprimer,
et ça responsabilise les gens, dans le sens positif du terme.

36. Pourquoi
un atelier de travail ?

37. 🎓Former en faisant pratiquer
🔮 Se projeter dans le futur
🤔 Solutionner un problème
💡 Trouver des idées
👌Informer / rassurer
Conduite du changement
📝 Prioriser
✍ Formaliser des messages
👯 Créer de la complicité
😤Purger une situation tendue
🧠Analyser et approfondir
👐 Prendre une décision
collective

38. Un atelier n’est
pas une réunion

39. Notes
Il ne doit pas se limiter à une communication descendante.

40. Il introduit
une dimension
ludique
Tout en restant
structuré et
adapté aux
objectifs

41. Diagnostic Conception Planification Réalisation Retour
d’expérience
Quand organiser un atelier ?

42. Avantages
d’un atelier

43. Consensus

44. Notes
La dynamique collective favorise le développement de la coopération intra-groupe, et
l’obtention d’un consensus au sein des équipes, qui ne partagent pas forcément les mêmes
intérêts.

45. Entendu, vu,
mis en
pratique,
motivant
Entendu, vu,
mis en
pratique
Entendu et vu
Entendu
Apprentissage / Mémorisation

46. Notes
L’apprentissage et la mémorisation sont plus puissants lorsque l’on pratique et qu’on
confronte des expériences.
Chacun apprend de l'autre.
Les mises en situation donnent lieu à une meilleure mémorisation.
L'individu retient mieux en étant acteur et non simple spectateur.

47. Motivation / Implication

48. Notes
Quand on est acteur d’une réunion, on est obligé de se mouiller, on ne peut pas rester sur
le banc de touche.
Et donc on est impliqué dans le projet, on n’est plus juste extérieur à celui-ci.
Or on peut tous être confrontés à des personnes en frein.

49. Créativité

50. Notes
Le travail en commun permet de générer des idées : pour trouver une solution innovante,
mais également pour explorer toutes les facettes d’un sujet ou d’un problème.
En groupe, on apprend toujours quelque chose.

51. Limites
d’un atelier

52. Coût

53. Notes
Vous mobilisez 5 collègues sur ½ journée. Ils sont facturés 1 000€ / journée, ça vous coûte
déjà 2 500€ de facturation.
Plus le matériel, la salle, et les croissants.

54. Disponibilités

55. Notes
Vous ouvrez les agendas Outlook… bon courage pour trouver un créneau commun.
Vous lancez un Doodle : vous n’avez pas une seule colonne verte complète.
Il va falloir convaincre les gens de se dégager du temps : il faut qu’ils comprennent quel est
leur intérêt de participer. Car ils ont un job à côté. Avec des objectifs à atteindre.

56. Effets de groupe

57. Notes
Vous l’avez peut être déjà vécu : une personne qui ne s’exprime pas dans un atelier.
Ou peut être même vous : on fait un tour de table, et vous cogitez, vous stressez. Jusqu’à ce
que votre tour arrive. Et ce n’est qu’une fois que vous vous êtes exprimé que vous
déstressez et écoutez enfin les autres.
Certains ont du mal à exprimer et développer leurs idées devant les autres.
Cela peut être pour des raisons très variées :
● Une mauvaise expérience passée sur un projet collectif
● Un problème autre dans son quotidien qui le pollue et le met en frein
● Un problème avec un autre participant
● Une difficulté à prendre la parole en public ou devant certaines personnes (devant
son N+1)
● Un besoin de préparer ce qui va être dit / Une difficulté face au spontané

58. Une structure éprouvée

59. Notes
On va poursuivre avec un déroulé type d’atelier (en présentiel, ou à distance).
Il n’y a pas de recette miracle !
Mais on a tout de même identifié les grandes étapes. Ce qui peut vous donner de quoi vous
inspirer pour l’organisation de vos prochains ateliers.

60. Pour assurer la concentration et
créer un cadre bienveillant
Les règles du jeu

61. Notes
● Écouter avec attention
● Parler avec intention : en son nom. Dire “je” plutôt que “on”
● Être bienveillant
● Se faire confiance : toutes les personnes qui sont là sont les bonnes personnes
● Nous sommes là pour générer un maximum de matière. Ne nous bridons pas, ne
jugeons pas, et faisons de l’association d’idées

62. Introduction, l’icebreaker
Pour lancer la dynamique

63. Notes
1ère étape : L’ice breaker, qu’on appelle aussi inclusion. Elle permet de faire entrer vos
participants dans l’énergie du groupe.
Chacun arrive avec son état d’esprit, son humeur du jour... Et l’inclusion permet d’avoir un premier
échange de mise à niveau, sans enjeu.
C’est comme sa séance d’échauffement quand on fait du sport. Tous les participants se mettent
au diapason avant d’attaquer les sujets de fond.
Cette étape sera pensée différemment si les participants se connaissent ou non.
● Vous l’avez vu tout à l’heure, on a expérimenté tous ensemble une inclusion, alors qu’on ne se
connait pas forcément tous et qu’en plus, on est à distance.
● Parfois les participants se connaissent entre eux mais l’animateur ne les connaît pas. Dans ce cas
l’animateur va choisir une inclusion qui lui permettra de connaître les participants, de sentir leur
caractère.
● Quand tout le monde se connaît, l’inclusion permet à chacun d’indiquer son humeur du moment.

64. Pour maîtriser la réunion
Rappel du contexte et des objectifs

65. Notes
L’animateur doit avoir fixé un objectif en amont et son but est de l’atteindre.
Pour cela le meilleur moyen est de le communiquer au groupe.
Pour un client dernièrement, on avait besoin de récupérer de la matière pour travailler sur la
personnalité et les valeurs d’une marque. On a organisé un atelier avec quelques uns des salariés
de la boîte pour récupérer de la matière, mais ils n’avaient pas été associés au projet en amont.
On leur a donc présenté les étapes du projet déjà franchies, à quel moment ils intervenaient et
comment serait utilisée la matière produite après.
De cette manière, les participants ont pu comprendre ce qui était attendu.
C’est également pendant cette introduction que l’animateur indiquera les timings, les temps de
pause.. Cela peut rassurer des participants de leur indiquer qu’ils pourront passer leur coup de fil
important à telle heure, pendant la pause, et qu’ils ne vont pas être coupés du monde pendant 2
heures.

66. Réflexion individuelle
Mettre en responsabilité

67. Notes
Autre étape, celle de la réflexion individuelle.
Certaines personnes ont besoin de temps pour formuler leur pensée.
Dans un atelier, on doit récolter les idées de chacun.
La réflexion individuelle permet à chacun de préparer ce qu’il a à dire sans être influencé
par les autres et d’être reconnu au même niveau que les autres.
C’est souvent grâce à la prise de notes, (sur des feuilles ou des post-it, les fameux) que l’on
mène cette étape.

68. Pour équilibrer la participation
Travail en (petits) groupes

69. Notes
Selon le nombre de participants, ça peut être intéressant de travailler ensuite en petits
groupes.
Par exemple, pour faire apparaître différents points de vue.
Pour le TER, nous avons réfléchi récemment à la création d’une nouvelle plateforme pour
gérer les abonnements scolaires. On a voulu trouver des idées de fonctionnalités
innovantes pour faciliter la vie de 2 types d’utilisateurs différents : l’équipe marketing du
TER qui gère ces abonnements, et les agents en gare. On a formé des binômes : chaque
binôme était dans la peau d’une de ces cibles.

70. Partage en plénière
Faire émerger les idées originales

71. Notes
Qu’il y ait eu travail en groupes ou pas, il est crucial de partager ses idées avec tout le
groupe.
● S’il y a des petits groupes, chacun présentera une restitution de ses travaux aux groupes et
l’animateur prendra des notes sur paperboard.
● S’il y a eu uniquement un travail individuel, chacun est amené à présenter ses idées et à les
afficher sur un support commun.
● S’il y a beaucoup de matière, l’animateur peut demander au groupe lui même, de catégoriser
les idées qui en ressortent.
Par exemple chez un client pour qui nous avons animé un atelier sur les cibles
consommateur, le groupe était appelé à trier les idées et ne retenir que celles avec
lesquelles tout le monde était d’accord.

72. Pour s’aligner sur une vision commune
Synthèse générale

73. Notes
Une fois toute la matière récoltée, l’animateur formulera une synthèse orale de ce qui a été
produit lors de l’atelier.
Cela permet au groupe de s’accorder sur une vision commune et de constater le travail
accompli.
C’est à ce moment que l’animateur indiquera les prochaines étapes du projet, pour que ça
soit clair pour tout le monde.

74. Déclusion

75. Notes
À l’inverse de l’ice breaker, le temps de déclusion permet à chacun de s’exprimer sur son
ressenti, de ce qu’il a vécu pendant cet atelier, avant de retourner à ses occupations.
Le temps de déclusion peut être un simple tour de table ou un petit jeu comme l’inclusion.
Pendant ce moment, l’animateur demandera un retour sur l’atelier et si besoin pourra
s’assurer que les participants sont en accord avec la décision prise.
Ce temps doit être prévu en amont et ne pas être bâclé.
Souvent, le format atelier peut créer une synergie nouvelle et le temps de déclusion est
souvent plus détendu que le reste de l’atelier.
Fréquemment, lorsque nous organisons des ateliers chez nos clients, les participants se
rendent compte du manque de communication entre eux et la méconnaissance qu’ils ont
des problématiques de leurs collaborateurs.

76. Quelques exemples
de méthodes d’animation

77. Pour démarrer :
l’inclusion

78. Il n’y a pas que la
météo
dans la vie

79. Choisissez votre icebreaker
En fonction du public, des besoins
Avec toujours
un tour de table

80. Des exercices pour briser la glace,
il en existe plein

81. Météo dans l’espace
Photolangage
Un mot / un objet / un dessin / un emoji
Pelote de laine
Crache ta valda
Les points communs
L’arbre à personnages
L’avion en papier
L’explorateur, l’acheteur, le vacancier et le prisonnier
...

82. Notes
Il y en a pour tous les goûts
Ce qui est intéressant c’est de bien comprendre ces exercices et de les vivre pour se les
approprier.
Si vous êtes amené à animer des atelier avec vos clients, testez d’abord vos mécaniques en
interne.

83. L’exercice d’inclusion que vous choisissez doit être
adapté à votre atelier
Est-ce que les participants se connaissent ?
Est ce que vous les connaissez ?
Les participants sont ils réfractaires aux ateliers ?
Quel est l’objet de l’atelier : générer des idées en quantité ?
Apprendre à se connaître ? Souder un groupe ? …
Parfois, on a aussi besoin d’une inclusion pour comprendre dans
quel état d’esprit les participants entrent dans l’atelier

84. Et le plus important, c’est de bien formuler la
question
à laquelle les participants doivent répondre
dans cette inclusion
Par exemple :
Comment vous sentez vous ?
Comment abordez vous ce projet ?
Quelles sont vos attentes ?

85. Pour explorer

86. Et vous ça serait qui
l’ambassadeur
de votre boîte ?

87. Tintin
Homer
Simpson
Jean-Paul
Gaultier
Stéphane
Plaza
François
Pinault
Angela
Merkel
Michelle
Obama
Bernadette
Chirac
Claire Chazal
Line Renaud
Frida Kahlo
Elon
Musk
André
Citroën
Nicolas
Hulot
Bécassine
Christophe
Maé
Angèle Michel
Drucker
Olivier de
Kersauson
Patrick Poivre
d'Arvor
Marie-José
Pérec
Anne
Roumanoff
Hugh
Laurie
Autre …

89. Notes
Nous avons accompagné récemment un de nos clients, dans le secteur juridique et
comptable, dans la création de sa plateforme de marque. Nous avons besoin de matière
pour écrire son ADN, l’identité de l’entreprise. Et pour cela, on ne va pas demander de but
en blanc aux participants : “écrivez l’ADN de votre entreprise sur des post-its”. Bonjour
l’angoisse de la page blanche. Car c’est une question très (trop) abstraite.
A la place, on utilise un exercice, on fait un pas de côté.
On demande aux participants quel serait l’ambassadeur de leur marque. Et ils doivent nous
dire pourquoi.
Pour ce client, deux participants avaient notamment choisi PPDA pour les mêmes raisons :
au fait de l’actualité (puisqu’il la fait), présent tous les jours, pérenne et serein. Et attaché à
la Bretagne, sans en faire trop sur le côté Breton.

90. Pour se projeter
dans le futur

91. Le survivant

92. Notes
Nous avons utilisé cet exercice dans le cadre de notre travail pour la plateforme de marque
de notre client Ouest Biologie.
Nous leur posons la question suivante : dans 20 ans, tous les acteurs de votre secteur ont
échoué, sauf vous. Pourquoi avez-vous survécu ? Qu’est ce qui fait que vous êtes encore là
aujourd’hui ? Quelles difficultés avez vous su surmonter et comment ?
Cela nous permet d’avoir une matière très riche sur les axes de différenciation, la mission et
la vision de l’entreprise.

93. Pour prioriser

94. Acheter une fonctionnalité
Buy a feature

95. Notes
Cette méthode force vos participants à faire des choix. Nous avons organisé cet atelier pour
notre client Atlantic : l’objectif était de demander à des utilisateurs réels d’une application
mobile de quelles fonctionnalités ils auraient besoin dans une nouvelle version de
l’application.
Afin d’éviter l’effet « liste au père noël », nous avons présenté aux participants une
quarantaine de fonctionnalités, chacune ayant un prix fixé en fonction de sa complexité à
mettre en œuvre. Les participants se sont vu remettre une somme d’argent identique, et
ont dû acheter les fonctionnalités de leur choix. A chaque transaction, on demande au
participant de nous expliquer la raison de son achat.
Cela permet de prioriser, et de ne mettre en place que ce qui va être réellement utile.

96. Pour terminer:
la déclusion

97. Quand les
participants n’ont
pas l’habitude
des ateliers
Qu’en avez vous
pensé ?

98. Dans quel état d’esprit
retournez vous à vos
tâches ?
LE point que vous
retenez ?
Vos envies pour la suite ?
...
Pour ceux qui font
souvent des ateliers,
vous pouvez varier

99. Notes
Les participants vont vous diront naturellement ce qu’ils en ont pensé, si vous avez
instauré cette routine au sein de votre équipe. Alors profitez de ce moment pour leur poser
une autre question.

100. Un atelier,
ça ne s’improvise pas.

101. Notes
Maintenant qu’on a vu ensemble quelques exemples concrets de méthodes d’animation, je
vous propose de vous partager nos conseils pour réussir au mieux l’organisation et
l’animation de vos futurs ateliers. Je ferai un focus sur les ateliers à distance juste après.
Parce qu’un atelier, ça ne s’improvise pas !

102. Un atelier,
ça se prépare.

103. Notes
Parce que déjà, quand un atelier est préparé, on peut faire face à des imprévus. Alors
autant les éviter au maximum.
Ces imprévus peuvent être liés à :
● La dynamique du groupe : personnalités, diversité des profils, contexte dans l’entreprise,
contextes persos
● Retards / Départs pendant l’atelier (on essaie d’éviter, mais ça arrive)
● Hors sujets
● Dépassement du temps

104. Quelques conseils
avant de se lancer

105. Cadrage

106. Notes
Le rôle de l’animateur est d’abord de cadrer l’atelier.
Exemple : attribuer un horaire à chaque étape, pour être sûr de bien maîtriser la dynamique
(“l’inclusion doit être finie à 9h50, le rappel des objectifs à 10h…”)
Mettre des horaires permet d’avoir des repères et savoir où vous en êtes dans les étapes (si
vous êtes en avance ou à la traîne).

107. Préparer l’atelier

109. Notes
Votre atelier doit toujours être préparé, adapté à ses participants et contenir un peu
d’originalité.
Préparez votre objectif, votre ordre du jour, tout le contenu et le matériel nécessaire.
Outil intéressant et gratuit pour vos ateliers à distance :
MINDFULLMEETS qui permet d’incorporer votre ordre du jour dans Google MEET.
👉 https://www.getmindfulmeets.com/

110. Être clair sur le timing

111. Notes
On n’obtient pas la même chose en une heure ou en 4 heures.
Les participants doivent connaître les timings en amont.
Ce qui suggère que vous les avez définis et écrits.
Lors d’un atelier, si vous savez que les participants sont très sollicités par téléphone,
n’hésitez pas à leur demander d’entrée s’ils sont ok pour passer leurs appels à la pause.
L’animateur doit toujours avoir l’heure et le programme avec lui.

112. Être clair sur les prochaines étapes

113. Notes
Les participants doivent savoir ce qui sera fait de leurs contributions à l’issue de l’atelier.
Par exemple, dans le cadre d’un projet, nous avons fait réfléchir des collaborateurs sur les
valeurs de leur entreprise. Des idées fortes sont ressorties de l’atelier. Or ces idées ont
ensuite été retravaillées avec un groupe de travail plus restreint. Afin de ne pas frustrer les
participants à l’issue de l’atelier, il est crucial de leur expliquer en amont que la matière qui
sera produite en collectif sera ensuite ré-exploitée, mais ne sera pas reprise telle quelle.
Et ainsi bien leur ré-expliquer que c’est le groupe projet restreint qui va prendre les
décisions derrière.

114. Posture d’animateur
Animer

115. Notes
Il faut donner envie.
Et s’intéresser davantage à la dynamique qu’au contenu : rythme global, contributions,
interactions.
Votre rôle est de vous assurer que les timides parlent et que les bavards les écoutent !
Si vous animez un atelier collaboratif dans votre entreprise, vous serez peut être tenté de
réagir par rapport au contenu qui sera produit par les participants, car vous avez peut être
un avis sur la question. Mais ce n’est pas votre rôle : vous devez rester animateur et donc
avoir cette posture de neutralité qui est importante pour faire émerger toutes les idées.

116. Gérer les
digressions

117. Notes
Quel que soit votre objectif, vous pouvez vous retrouver face à des participants qui veulent
s’exprimer sur un autre sujet que celui que vous avez choisi.
Il est important de revenir toujours au thème principal.
Vous pouvez utiliser la technique du "bac à sable” : en amont de l’atelier, vous avez affiché
dans la pièce un paperboard vierge intitulé « bac à sable ». Vous viendrez y noter les idées
que les participants pourront émettre mais qui seront hors sujet. Ainsi, vous prenez en
compte les remarques, vous ne cassez pas la dynamique de contribution, vous recadrez
rapidement, et vous gardez en tête des idées qui sont peut être hors sujet mais qui peuvent
vous être précieuses.

118. Organisation et matériel

119. Notes
Il est crucial d’arriver en avance, pour que la salle soit prête et que le matériel fonctionne.
● Prévoyez des post-it (beaucoup).
● Préparez des chevalets avec les prénoms des participants.
● Venez avec suffisamment de matériel
● Munissez vous d’une montre, et / ou d’un chronomètre. Ou d’un Smartphone qui fera les 2 à
la fois.
● Pensez à la logistique et à la prise de notes.

120. Venez avec un assistant

121. Notes
S’il y a plus de 6 participants, faîtes vous accompagner.
Définissez bien en amont le rôle de chacun.
Si vous avez besoin d’enchaîner plusieurs exercices, vous pouvez alterner l’animation entre
vous et votre assistant pour gagner du temps.
Ou alors votre assistant ne fera que la prise de notes, le rangement, et surveillera le timing.
C’est très dur d’être animateur et de prendre des notes en même temps. Mais on n’a pas
toujours le luxe d’avoir un assistant, alors si vous êtes seul, vous pouvez prendre en photo
les contributions, ou encore filmer les restitutions de chaque groupe. Vous ne perdrez pas
de temps à noter, et vous repartez avec toute la matière !

122. Et à distance ?
Les mécaniques d’animation priment sur les outils

123. Notes
L’année 2020 est venue chambouler nos habitudes. Alors comment animer des ateliers à
distance ?
Le réflexe c’est de s’interroger sur les outils. Mais à distance, ce sont les mécaniques
d’animation qui priment sur les outils (comme d’habitude finalement).
Pour un atelier collaboratif à distance, comme pour un atelier classique en présentiel,
attachons nous d’abord au fond. Il faut se poser les mêmes questions :
● Qui sont les participants ?
● Quel est l’objectif de l'atelier ?
● De combien de temps on dispose ?
À distance, il vaut mieux privilégier des formats d’atelier plus courts, quitte à découper
votre atelier en 2 temps. Cela peut être à quelques jours d’intervalle. Parce que notre
concentration est moins bonne derrière un écran qu’en physique.

124. Et à distance ?
Comment gérer des mécaniques de sous-groupe à distance ?

125. Notes
Pour faire travailler vos participants en sous-groupes : vous allez devoir les constituer dès
que les gens se connectent, et vous, dans le rôle d’animateur, les faites passer dans des
sous-groupes et les ramenez dans votre groupe complet.
Vos participants se laissent porter et n’ont rien à faire. Et vous pouvez définir un temps
limité pour les travaux en sous-groupes : avec un chrono.
Pour cela, il faut des outils payants comme un compte Zoom Pro, Affaires ou Education.
L’alternative gratuite, c’est de créer plusieurs visio-conférences en amont, avec un outil de
visio gratuit. Tout simplement.
Par exemple la version gratuite de Zoom (inférieur à 30mn, mais pour des exercices en
sous-groupes en visio, ça suffit) ou Google Meet (pas de limite de temps).
Ce qu’il vous faudra, c’est un animateur par sous-groupe, qui veillera à bien tenir le timing.
Et pour que les participants ne soient pas perdus, envoyez leur l’ordre du jour en amont,
avec les liens vers les différentes visios.

126. Et à distance ?
Comment bien soigner l’inclusion et la déclusion ?

127. Notes
Pour l’inclusion, dans un atelier en présentiel, on aime se mettre en mouvement. Les bénéfices sont multiples. On
se met vraiment dans la dynamique de l’atelier. Mais comment fait-on quand on est tous assis derrière un écran ?
Et bien il existe plein de techniques pour l’inclusion ou la déclusion à distance.
La première, vous l’avez expérimentée tout à l’heure, où les participants répondent avec des affirmations avec leur
corps.
Il y en a plein d’autres.
On peut demander aux participants d’aller chercher un objet qui reflète leur état d’esprit du moment, qui
représente le sujet abordé lors de l’atelier.
Ou encore vous pouvez demander aux participants de prendre un papier et un crayon pour participer, et de
montrer leurs contributions à l’écran : un dessin pour illustrer leurs attentes vis-à-vis de ce projet ou un mot pour
représenter votre enjeu principal (en leur donnant une lettre, en mode “petit Bac”).
L’idée, c’est de créer du réel, de reconnecter les gens, qu’ils soient à la maison en télétravail ou au bureau.
Et avant de lancer l’inclusion, ajoutez une intro spéciale visio : on coupe Slack, les emails, le calendrier et les
téléphones.

128. Et à distance ?
Comment je remplace mon matériel ?

129. Notes
Comment je remplace mon matériel ? Comment je fais pour remplacer feutres, tableaux,
ardoises et autres… ?

131. Notes
Jam Board est une solution Google très simple : vous disposez de tableaux blancs sur
lesquels vous pouvez écrire du texte et ajouter des post-it.
Au-delà des post-it, vous pouvez écrire, gommer, ajouter des images, et pointer des
éléments à vos participants sur le tableau. La solution est gratuite, vous avez simplement
besoin d’un compte Google. Et vos participants, eux, n’ont rien besoin d’installer.
👉 https://jamboard.google.com/

135. Notes
Slido vous permet de créer des sondages.
Avec des modes d’interactions assez basiques mais largement suffisants :
● QCM
● Questions ouvertes
● Nuages de mots
● Quiz
● Notations
Le mode gratuit vous permet d’avoir 100 participants, et de faire 5 sondages par atelier.
L’interface est très facile à prendre en main pour l’animateur (enfin pour les anglophones, car elle n’est
malheureusement pas disponible en français) et vous pouvez préparer tous vos sondages en amont.
Le petit plus ? Slido est intégré à Google Slides. Pour cela, il vous suffit d’installer une extension sur votre
navigateur et là encore, c’est gratuit.
👉 https://www.sli.do/

136. Et à distance ?
La règle d’or : la préparation.

137. Notes
Le secret d’un bon atelier, c’est la préparation. Et à distance, c’est encore plus vrai.
Vous pouvez faire face à des aléas liés à :
● La technique : une connexion Internet pas toujours stable…
● Une plus grande difficulté à analyser le non-verbal et à maîtriser la distribution et le temps de parole des participants
Alors pour être vraiment serein et exploiter toute votre énergie dans l’animation de l’atelier, vous pouvez suivre ces quelques
conseils :
● Envoyez à vos participants la veille de l’événement : la durée de l’atelier, l’ordre du jour et le lien pour se connecter
● Renvoyez le lien de connexion 10 minutes avant l’atelier
● Pour chaque exercice avec un nouvel outil, faites d’abord participer les gens avec un exercice qui compte pour du
beurre. Comme ça, vous vous assurez que la consigne a bien été comprise, et vous répondez aux questions avant de
vous lancer sur vos vrais sujets.
● Si votre atelier revêt un fort enjeu, faites un filage quelques jours avant.
● Si vous le pouvez, entourez-vous d’assistants pour l’animation :
➔ La hotline : si l’enjeu de l’atelier est fort et que les participants ne sont pas forcément à l’aise avec les outils, nommez un
contact technique qui servira de hotline. Ainsi, les participants pourront l’appeler s’ils n’arrivent pas à se connecter à
votre visio par exemple.
➔ Le maître du temps
➔ Le scribe

139. Notes
Mais dans l’absolu, une fois que vous maitrisez un peu, vous pouvez assurer seul tous ces
rôles. Et si vous y arrivez : chapeau !

140. Faites-vous plaisir !

141. Notes
N’hésitez pas à sortir du cadre scolaire et à vous adapter.
Si un exercice prend bien, laissez-le durer.
Plus votre atelier est préparé, plus vous saurez jouer avec en direct.
Si une étape traîne en longueur, marquez une pause.
Si l’émotion est trop forte, l’ambiance lourde, proposez un exercice léger juste après.
Vous impulsez l’énergie du groupe. Si vous vous faites plaisir, vos participants vont le
ressentir. Et vont se nourrir de votre énergie.

142. Avant de se quitter

143. Dites-nous ce que vous avez envie d’appliquer
en rentrant au bureau et pourquoi ?

144. Dites-nous ce que vous avez envie d’appliquer
en rentrant au bureau et pourquoi ?

145. À vous de jouer !
(On est là si besoin)

147. Retrouvez nos conseils,
bonnes pratiques et outils pour votre
COMMUNICATION DIGITALE
blog.concept-image.fr

148. Cet encart ne peut être enlevé
Mettre l’image par dessus en respectant la taille
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149. Vous avez passé un bon moment ?
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