Vous avez un besoin pour un site web ou une application, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous avez du mal à élaborer vos budgets ? Vous ne trouvez pas le temps de formaliser vos besoins et de rencontrer les 12 entités en interne impactées par votre projet ? Les sujets que vous souhaitez lancer vous semblent techniques ? Vous voulez éviter de sélectionner un prestataire à la va-vite dans un domaine qui vous paraît flou ? Si vous vous posez ces questions, l’assistance à maîtrise d’ouvrage va vous simplifier la vie !
Nous parcourerons ensemble les grandes étapes d'un projet d'AMOA web et partagerons avec vous nos retours d'expérience ainsi que quelques outils pratiques.
L'AMOA web, un allié pour exprimer vos besoins et choisir vos prestataires.
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L'AMOA web, un allié pour
exprimer vos besoins et
choisir vos prestataires.
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Julie
de Moliner
Chef de projet
Elisabeth
Alexandre
Directrice conseil
associée
10. Notes :
Première option : récupérer un vieux cahier des charges écrit par votre collègue de
la DSI pour le renouvellement du réseau télécom de votre entreprise.
Accrochez-vous, ça à l’air un peu technique !
11.
12. Notes :
Deuxième option : lire l’article que nous avons publié à ce sujet et télécharger
notre modèle de cahier des charges gratuit pour construire le vôtre.
14. Dans les deux premiers cas, vous
commencez à écrire :
- Présentation de votre société
- Contexte du projet
- Périmètre du projet
- Déroulement de la consultation
18. ça y est le cahier des charges est
prêt à partir !
Le gros du boulot est fait,
à vous de faire bosser les prestas ;)
19. Pour savoir à qui l’envoyer,
vous avez plusieurs choix
20.
21. Notes :
L’envoyer à des prestataires que vous connaissez et que vous avez déjà rencontrés
(“j’ai gardé une plaquette d’une agence que j’avais rencontrée il y a 4 ans, le
commercial était sympa”)
26. Au global, vous avez envoyé votre cahier des
charges à
11
prestataires
27. Non on plaisante … vous n’êtes pas
maso
Vous l’avez probablement envoyé à
3-4 prestataires
28. Vous leur laissez 2 semaines pour
vous envoyer leurs offres
au début vous aviez prévu 3 semaines, mais bon
vous avez pris du retard avec la rédaction du
cahier des charges
32. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
33. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
34. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
35. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores :
Apple Store et Play Store ?"
36. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la
publication sur les stores ?"
37. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les
stores et interagit avec la communauté ?"
38. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les stores
et interagit avec la communauté ?"
"Quel est votre budget pour cette appli ?"
39. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les stores
et interagira avec la communauté ?"
"Quel est votre budget pour cette appli ?"
"Au niveau du langage de développement,
souhaitez vous privilégier un framework React
Native ?"
40. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les stores
et interagira avec la communauté ?"
"Quel est votre budget pour cette appli ?"
"Au niveau du langage de développement,
souhaitez vous privilégier un framework React Native ?"
"Est ce que l’appli devra communiquer avec
d’autres systèmes ?"
41. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les stores
et interagira avec la communauté ?"
"Quel est votre budget pour cette appli ?"
"Au niveau du langage de développement,
souhaitez vous privilégier un framework React Native ?"
"Est ce que l’appli devra communiquer avec d’autres systèmes ?"
"Via des API ou des WebServices ?"
42. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les stores
et interagira avec la communauté ?"
"Quel est votre budget pour cette appli ?"
"Au niveau du langage de développement,
souhaitez vous privilégier un framework React Native ?"
"Est ce que l’appli devra communiquer avec d’autres systèmes ?"
"Via des API ou des WebServices ?"
"Est-ce qu’un site responsive ne suffirait pas ?"
43. "Pourquoi souhaitez-vous déployer une application mobile
en complément de votre site Internet ?"
"Quelle est la valeur ajoutée ? "
"A quel usage cela répond-il ? "
"Certains contenus vont-ils différer ? "
"Quelles seront les fonctionnalités spécifiques ? "
"L’appli doit-elle être présente sur les 2 stores : Apple Store et Play Store ?"
"Est-ce que c’est-vous qui vous chargerez de la publication sur les stores ?"
"Qui suivra ensuite les avis déposés sur les stores
et interagira avec la communauté ?"
"Quel est votre budget pour cette appli ?"
"Au niveau du langage de développement,
souhaitez vous privilégier un framework React Native ?"
"Est ce que l’appli devra communiquer avec d’autres systèmes ?"
"Via des API ou des WebServices ?"
"Est-ce qu’un site responsive ne suffirait pas ?"
"Ou au pire une Progressive Web App ?"
50. Notes :
Bref, vous n’avez pas franchement le temps de remettre en cause tout votre
cahier des charges et de rebriefer tous les prestataires
Et puis vous n’avez pas non plus très envie de comprendre ce qu’est un
“framework React Native” ou une "progressive web app"
Il n’y a même pas encore d’équivalent en français, ça a l’air barbare…
51. Donc dans la hâte, vous envoyez
un e-mail aux prestataires
52. Notes :
Donc dans la hâte, vous envoyez un e-mail aux prestataires en leur disant qu’il
n’est pas obligatoire de chiffrer l’application mobile en option
67. Notes :
ça fait une semaine que la réunion a eu lieu, et vous n’avez pas reçu le
compte-rendu de lancement ni un planning.
Pour vous, c’était pourtant évident que c’était le job de votre prestataire
69. Il peut y avoir une incompréhension entre
Ce que vous
pensez vouloir
acheter
Ce que votre
prestataire va vous
proposer
VS
70. Vous pensiez que
votre prestataire allait intégrer
tous les contenus éditoriaux dans
les pages de votre site internet
71. votre prestataire allait vous
proposer une stratégie de mots
clefs en 3 langues pour être bien
référencé sur les moteurs de
recherche à l’international
Vous pensiez que
74. Cette incompréhension peut être
due à plein de choses
Un oubli
Un changement d’équipe chez le presta
Un budget ultra serré
Des sous-traitants cachés
Des finances pas au top
...
75. Notes :
Vous avez peut être oublié de spécifier certaines choses, ou elles vous paraissent
tellement évidentes que vous n’avez pas jugé nécessaire de les préciser.
L’équipe projet de votre prestataire est totalement différente de celle avec qui
vous avez échangé en avant-vente, et vous avez l’impression de jouer au
téléphone arabe.
Vous avez fait une super négo au niveau du budget, et vous avez l’impression que
votre prestataire essaie de minimiser la prestation au maximum pour s’y retrouver.
Vous avez le sentiment que votre prestataire externalisé certaines prestations
sans vous le dire.
Votre prestataire est dans une situation financière compliquée.
76. Vous vous accrochez, tout n’est
pas rose,
mais bon il va finir par sortir ce
super site
85. Définir le
besoin
Ecrire le
cahier des
charges
Sélectionner
les agences
à consulter
Analyser
les offres
Piloter le
projet
Se préparer à
analyser les
offres
Sélectionner
le prestataire
87. L’AMOA va vous “obliger” à vous
poser plein de questions
88. Que veulent vos cibles ?
Vous avez pleins de façons d’obtenir des
réponses
89. Notes :
Le meilleur moyen de comprendre vos cibles, et leurs besoins, est de s’adresser
directement à elles.
Et vous avez plein de façons d’obtenir des réponses.
91. Notes :
Vous pouvez par exemple leur proposer de répondre à un questionnaire Google
Form. Il est possible de diffuser un questionnaire très facilement grâce aux
réseaux sociaux ou aux emails et d’obtenir des réponses.
Cette première base vous permettra de recueillir des éléments importants pour
affiner votre cible.
94. Notes :
Pour aller encore plus loin, vous pouvez réaliser des interviews individuelles avec
de potentielles cibles, sous formes d’échange téléphonique ou de visio par
exemple. C’est l’occasion de vraiment approfondir leurs attentes et leurs
comportements.
Attention, vous ne devez pas avoir une approche de vente, sinon vous n’obtiendrez
aucune information pertinente. Ne perdez pas de vue que le but de cet échange
est avant tout d’être à l’écoute de la personne que vous interrogez et de la
comprendre.
95. Que veulent vos équipes ?
Quels sont les enjeux en interne ?
96. Le planning aussi
Ce qui va vous intéresser,
c’est POURQUOI votre boss veut un nouveau site
pour dans 6 mois ?
97. Notes :
En connaissant la raison, si vous voyez que ce n’est pas conciliable avec le
périmètre projet, vous pourrez trouver des solutions : y aller par étapes via des
lots successifs par exemple.
98. Je ne pensais pas que l’atelier
allait me permettre d’avoir des
remontées du terrain
ça m’a permis d’avoir le regard des
gens sur la société. Ils ont besoin
d’être entendus
Je ne comprends pas
pourquoi le projet est porté
par la com’ de la filiale et pas
au niveau du groupe
99. Bref, l’AMOA va vous permettre de définir votre
besoin
RÉALISTE
de façon
EFFICACE
104. Notes :
Devez-vous être très directif pour que les choses soient comme vous les imaginez
? Ou au contraire plus vague pour ""ne pas brider les prestataires"» ?
L’AMOA vous aiguillera pour mettre le bon niveau de détail.
105. En synthèse, décrivez en
profondeur :
- votre organisation
- vos axes de différenciation
- votre vision
- vos cibles
- vos objectifs
106. Notes :
S’il y a des points techniques dans votre cahier des charges (ex : un interfaçage
avec une solution tierce), annexez la documentation de cette solution, voire
transmettez le contact d’un interlocuteur technique.
107. S’il y a des points techniques dans
votre cahier des charges
annexez la documentation de cette solution
108. Et surtout, pour tous les fonctionnements que
vous attendez sur votre futur site, précisez
POURQUOI
109. Notes :
Cela permettra au prestataire de vous proposer une alternative s’il trouve quelque
chose de plus malin pour répondre à votre besoin.
110. C’est (déjà) le
moment de
réfléchir à ce qui
va être important
dans la sélection
de votre futur
partenaire
111. Notes :
Cette info est cruciale pour tirer le meilleur des prestataires consultés.
130. Notes :
Le cadre de réponse oblige les prestas à organiser leurs réponses selon VOTRE
plan.
131. ça peut paraître beaucoup de
paperasse
mais on peut s’en inspirer pour bien cadrer la
suite des travaux, même si vous n’êtes pas
soumis aux marchés publics
132. Il faut aussi indiquer aux prestataires
le temps que vous leur accordez
pour vous faire une proposition
133. Notes :
Si vous leur demandez un dossier très poussé, ou une proposition créative : il vaut
mieux leur laisser un peu de temps. Une réponse bien soignée leur permettra
d’aller au fond des choses : ça vous fera gagner du temps pour la suite.
Si votre enjeu majeur est la réactivité, vous pouvez les mettre au défi de vous
répondre très vite.
Bref : c’est à réfléchir en fonction de vos critères de décision et des éléments que
vous demandez dans la proposition commerciale.
134. Enfin, l’AMOA va vous aidez à bien
formuler votre besoin et à éviter les
“fausses bonnes idées”
135. “Nous souhaitons un
hébergement dédié”
“Vous souhaitez un
hébergement costaud”
VS
Vous n’avez peut-être pas besoin d’un
hébergement dédié (et surtout pas d’y dépenser
4K / an)
136. “Une pénalité de
retard de 100€ sera
appliquée pour
chaque jour de retard
d’envoi d’un livrable
par le prestataire”
Vous souhaitez
travailler avec un
prestataire
professionnel et qui
tient ses délais
VS
Les agences risques de provisionner ce risque
dans leur budget, et donc de gonfler leurs prix
137. “Le site devra être
compatible avec
toutes les versions
d’Internet Explorer”
Vous souhaitez que
votre site soit
compatible avec de
multiples navigateurs
VS
Vous n’avez pas forcément conscience qu’un
site compatible avec IE8 en coûte le double
139. L’AMOA peut vous aider à
sélectionner les agences à qui
envoyer votre cahier des charges
140. Est-il préférable de travailler avec
un ou plusieurs prestataires pour
votre projet ?
Parfois il vaut mieux 2 experts qu’un généraliste,
et parfois il vaut mieux n’avoir qu’une seule
agence
141. Puis l’AMOA vérifie
Si les prestataires
couvrent bien tout le
périmètre
Leur façon de travailler,
et l’adéquation avec la
vôtre
La taille réelle des
prestataires
La santé financière des
prestataires consultés
142. Notes :
Leur façon de travailler, et l’adéquation avec la vôtre (ex : méthode agile / cycle en
V ?)
La taille réelle des prestas : vous n’avez pas envie d’être le plus petit client, ni un
trop gros client
144. ça y est, les prestataires sont en
train de plancher sur votre dossier,
vous pouvez vous reposer
Eh bien non, ou alors vous faites bosser votre
AMOA !
151. Dans le cadre d’une consultation bien préparée,
on estime à minimum
½ journée d’analyse
pour chaque offre
152. C’est donc là que vous allez remplir
votre grille de dépouillement
Vous pouvez alors très vite faire une shortlist
avec vos finalistes, et identifier les questions à
leur poser
153. Notes :
C’est très pratique, car cet exercice va faire apparaître immédiatement les
disparités entre les offres : niveau de détail, points à éclaircir, informations
manquantes.
156. Dans ce cas, c’est souvent le
feeling
qui fait la différence
157. L’AMOA va aussi vous aider dans la
préparation des rencontres avec
les finalistes
(ce qu’on appelle parfois les auditions ou les
soutenances)
car à l’issu de ces RDV, il va falloir
se décider
158. Notes :
On communique aux prestataires en amont les questions que l’on va poser et
l’ordre du jour. On peut également leur demander à rencontrer l’équipe projet : en
physique voire en visio-conférence.
159. On peut aussi contacter d’anciens
clients afin d’avoir leur vision des
choses sur les projets passés
160. Une fois la décision prise, vous
rappelez les prestataires consultés
161. L’AMOA peut vous faire un
récapitulatif synthétique de notes
afin que vous puissiez faire un retour à chaque
prestataire ayant répondu à votre consultation
165. L’AMOA est à vos côtés dès la
réunion de lancement, afin de s’assurer
que le projet démarre bien
L’AMOA est là pour s’assurer que le prestataire
tienne bien ses engagements dès le début
166. Notes :
Parfois, les équipes d’avant-vente et les équipes projet diffèrent chez les
prestataires, et vous n’avez peut être plus en tête toutes les exigences du cahier
des charges.
L’AMOA est aussi là pour vous aider à bien comprendre la démarche du prestataire
et ce que cela implique pour vous.
167. En fonction de
vos besoins, vos ressources et des enjeux du
projet, vous pouvez continuer à mobiliser un
AMOA
tout au long du projet
168. Pour vous aider à piloter votre
prestataire de façon très
opérationnelle, ou pour challenger
les livrables
Car parfois, votre agence vous demandera de
statuer sur certains points, et vous ne vous
sentez pas forcément légitime
171. NON
Il est plutôt
Votre chef de projet intérimaire
Votre diplomate en chef
Votre professeur particulier sur le digital
Et votre avocat
172. Définir le
besoin
Ecrire le
cahier des
charges
Sélectionner
les agences
à consulter
Analyser
les offres
Piloter le
projet
Se préparer à
analyser les
offres
Sélectionner
le prestataire
173. Avec l’AMOA,
on évite les surprises
on minimise les risques
et vous vous concentrez sur votre
métier
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