Slides de apoyo a la Conferencia "Casos exitosos de PMO’s". Presentada en la AP-CON en Costa Rica el año 2009, por la Sra. Loreto Reyes, Jefe de Gestión y Control GDOS en BancoEstado de Chile y don Sergio Concha (Gerente General de COFRE Consultores, Actualmente COFRE Gestión Corporativa de Proyectos).

1. Casos exitosos de PMO’s
Sergio Concha / Loreto Reyes
COFRE Consultores / Banco del Estado de Chile

2. Sobre el presentador.
Ingeniero Civil Informático
Magister en Tecnologías de Información y Gestión
PMP®
Consultor de empresas y docente por más de 23
años
Sergio Concha
Gerente General

3. Sobre el presentador.
Ingeniero Informático
Diplomado en Finanzas y Gestión Estratégica
PMP®
Se ha desempeñado por mas de 25 años en
proyectos del área TI, en varias empresas del
sector bancario y financiero.
Loreto Reyes
Jefe de Gestión y
Control GDOS

4. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

5. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

6. Introducción
Este trabajo pretende mostrar, desde la experiencia:
– La importancia,
– Los beneficios,
– Las dificultades y
– Lecciones aprendidas
de organizaciones en que hemos implementado PMO’s y
metodologías de PM apropiadas a su realidad.

7. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

8. Una empresa de retail
• Una de las más importantes empresas de retail
• Negocios en supermercados, tiendas por departamentos y hogar
• Con presencia en Chile, Perú, Colombia, Argentina
• Tarjeta de crédito propia
• Ejemplos de proyectos: proyectos de integración relacionados con la apertura de
supermercados y tiendas, convenios con otros comercios, atención a clientes, etc.
• Cliente: Gerencia Administradora de Tarjetas

9. Una empresa de retail
2004 2005 2006 2007
2008
PMO (2 personas) y
Entrega.
Metodología para la
Operación interna
Administración de
Proyectos (MAP) Automatización:
herramienta web y
repositorio (PEIS)
Administración de
Portafolio y Selección de
Proyectos
Servicio de PMO con SLA’s
2 personas

10. Una empresa de tecnología
• Una de las más grandes empresas de servicios TI y BPO en Chile
• Entre sus clientes están: el gobierno de Chile, los principales bancos
• Presente en Chile, Uruguay, Perú, Ecuador
• Ejemplos de proyectos: externalización del servicio de canje bancario, servicio de
digitalización y validación de documentación bancaria, etc.
• Cliente: Gerencia de Tecnología

11. Una empresa de tecnología
2006 Marzo 2007 Agosto 2007 – Enero 2008
2008
PMO (1 persona), Metodología para
la Administración de Proyectos y Entrega.
soporte automatizado (PEIS) Operación interna
Re-estructuración de la empresa y
cambio de cliente: Gerencia de
Tecnología Re-lanzamiento de la PMO (2
personas)

12. Una clínica hospitalaria
• La clínica hospitalaria privada más grande de Chile
• Servicios de hospitalización, cirugía, laboratorio, exámenes, etc.
• Ejemplos de proyectos: implementación de un CRM, implementación de la ficha electrónica de
pacientes, selección e implementación del HIS, etc.
• Cliente: Gerencia de Operaciones y Tecnología

13. Una clínica hospitalaria
Su organización en OPM3
7% 93%
Nivel de madurez relativa Oportunidad de mejoramiento
Su organización en OPM3
Agosto 2005 Diciembre 2005 Septiembre 2006 EMCM
PPP - Abril 2007
2008
Evaluación OPM3
Entrega.
Operación interna
MAP, proyectos “piloto”,PMO de
Estandarizar Medir Controlar Mejorar
½ persona
Proyecto 18% 9% 9% 13%
Automatización:
Programa 0% 0%
herramienta web y 0% 9%
Portafolio repositorio (MS Project
0% 0% 0% 9%
Server) Incorporación de otras áreas:
médica, administrativa, desarr
ollo médico

14. Una clínica hospitalaria
Vista Proyectos

15. Una empresa del área minera
• Una de las más grandes empresas mineras del mundo y de Chile
• Cuenta con 5 divisiones productivas, una oficina central en Santiago y una unidad de exploraciones
mineras
• Con operaciones en Chile, Perú, Brasil, etc.
• Ejemplos de proyectos: nuevo sistema de Seguridad Corporativa, Sistema Corporativo de
Combustibles, nuevo ERP, etc.
• Cliente: Corporate IM (Information Management)

16. Una empresa del área minera
2007 Junio 2008
2009
PMO (3 personas), Adaptación Metodología para la
Administración de Proyectos y soporte Cobertura Américas
automatizado (Solución EPM de Microsoft)
Gestión de Portafolios
Servicio de PM

17. Un banco
– Historia: BancoEstado cumple 55 años, pero tiene 153 años desde su origen
– Misión: Ser un banco universal, de todos y para todos, con servicios financieros integrales, para que cualquier chileno, en cualquier
lugar, pueda desarrollarse y emprender .
– Activos : MM.US$ 21.687.= Patrimonio propio: MM.US$ 1.144.=
– Mayor red bancaria: 313 sucursales y 1014 “cajas vecina”.
– Somos el único banco en el 43% de las comunas chilenas.
– 1.259 ATMs BancoEstado (mas 3.700 cajeros “Redbanc”)
– Banco #1 en clientes:
• Cuentas de ahorro 8 Millones (1/2 de chilenos, 95% del mercado)
• Prestamos Hipotecarios 0,5 millones (2/3 familias)
• 310.000 Microempresarios (53,6% del mercado, 3er lugar en Latinoamérica)
– • Transacciones 1/3 de la industria,
Nuestro “socio” para gestión de70% automatizadas
proyectos: Cofre Consultores

18. – Historia: BancoEstado cumple 56 años, pero tiene 156 años desde su origen
– Misión: Existimos para que cualquier chileno, en cualquier lugar, pueda desarrollarse y emprender.
– Visión: Ser un banco de excelencia, con una gestión comercial, de alto impacto social
– Activos : MM.US$ 25.640. Patrimonio propio: MM.US$ 1.146.
– Mayor red bancaria: 342 sucursales y 45 Serviestado
– Somos el único banco en el 43% de las comunas chilenas.
– 1.515 ATMs BancoEstado (mas 4.704 cajeros “Redbanc”)
– 2.000 puntos de Caja Vecina (crecimiento de 234% anual, jun 2009=2.500)

19. – Banco #1 en clientes:
• Cuentas de ahorro 8 Millones (1/2 de chilenos, 95% del mercado)
• 1 millón de Cuenta Rut, junio 2009 1,7 millones
• Prestamos Hipotecarios 0,5
millones (2/3 familias)
• 340.000 Microempresarios
•Canal del gobierno para política anti-crisis BANCOESTADO 15,9%
RESTO SISTEMA
5,4%
2,3% 2,7%
2,1% 1,4%
1,2%
-0,2%
-0,8% -1,2% -0,8% -1,2%
-1,5%
-5,5%
Nuestro “socio” para gestión de proyectos:
Ene-09 Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 a jun.

20. ¿ Como implementar una PMO ?
• Identificar necesidades de la empresa
• Estudiar los conceptos de PMO
• Hacer un proyecto de implantación

21. El proyecto Gestión de Proyectos:
– Inicio:
• Alcance: funciones específicas, seguimiento y control, manual
• Apoyo directo de la Gerencia  FCE
– Planificación:
• Plan de trabajo con plazos, hitos, entregables, costos
• Plan de difusión
• Plan de implantación: Proyectos pilotos y catastro
– Ejecución:
• Procedimientos, encuestas, formularios, normas
• Diseño de informes de gestión, definición de indicadores
• Ejecución piloto
– Cierre:
• Evaluación Piloto, Cartera completa,
– Inicio de Operación

22. 1998 2001 2003 2005 2007 2008 - 2009
2010
Proyecto 2000: área C U L T U R A PM
gestión formal y solo
del proyecto
Proyecto 1: Proyecto BANCO:
Formación PMO Nuevo modelo para el
2 personas, Proyecto 2: BANCO.
Crecimiento en Inicio Marzo 2009
Área de gestión de Automatización
cantidad de proyectos
Proyectos Herramienta
PMO 3 personas
Proceso Manual web, repositorio (PEIS) Proyecto 4:
Nueva versión de
herramienta
Nuevo Modelo de
operación

23. Portafolio de Proyectos
Estado de proyectos vigentes
Crecimiento de la Cartera TOTAL GDOS (Jul 2009)
68%
240 205
19%
200
150 147
11%
Cantidad
160 125 2%
Sin Informe Atraso avance >20%
120 80 Atraso avance >10% < 20% En plazo
72 71 74
80
40 En c urso
Términados
71%
29%
0
2002 2003 2004 2005 2006 2007 Jun- Jun-
2008 2009
Período

24. JEFES DE MS Project
PROYECTOS +
Gestión del proyecto: Funcionalidades agregadas
avance, hitos, riesgos, etc. por PEIS MIEMBROS DE LOS
EQUIPOS DE TRABAJO
Participan de la gestión: atienden
asuntos, informan horas, etc.
Interfases:
Project EIS Manager Seguridad, Presupuesto
Project EIS Time
Report
Gerentes
Análisis de Gestión
Directorio
Alta Gerencia
Interfases: Sistema de Análisis
Gestión Banco de Gestión
Repositorio
de Proyectos
y Recursos
Project EIS Manager
Project EIS Manager
Project EIS Manager
MS Project
+
Alarmas y Mensajes Funcionalidades agregadas
Project EIS por PEIS
Administrador
Área 1 Consultas y otras funciones desarrolladas
Área 2 para el Banco
ÁREA GESTIÓN
COORDINADORES DE DE PROYECTOS
PROYECTOS Área “n” Análisis de Gestión
Análisis Administración
de Gestión
Administración
Project EIS Administrador

25. Vista Resumen Proyecto
25

26. Informe de Avance

27. Hacia el 2010
El futuro pertenece
a quienes creen
en la belleza de los sueños
Ves cosas y dices,
"¿Por qué?"
Pero yo sueño cosas Eleanor Roosevelt
que nunca fueron y digo,
"¿Por qué no?"..
George Bernard Shaw

28. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

29. Similitudes y Diferencias
Similitudes
Comparten una cultura.
Insertas en un entorno muy competitivo.
En todas, fue la primera experiencia con una PMO.
Siempre hubo un sponsor comprometido.
Creen en la capacitación y entrenamiento y lo
practican.
Estructura organizacional “formal” y modelo de
operación.

30. Similitudes y Diferencias
Diferencias
Distintas industrias, aunque todas las experiencias
están relacionadas con el área de tecnologías de
información.
En el banco y la empresa minera ya existía un
“proyecto” para implementar su PMO previamente a
nuestra intervención.
En la clínica se utilizó OPM3.
En el banco se han realizado al menos 2 ciclos de
mejoras formales (aunque sin OPM3).
El banco y la empresa minera definieron inicialmente
un alcance con una cobertura “parcial” de procesos
de la PMO, sólo seguimiento y control. En los otros
casos esta definición fue parte de nuestro trabajo.

31. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

32. Problemas encontrados
Jefes de Proyectos con distintos Evaluación formal, entrenamiento.
niveles de Profesionales certificados. Plan de
experiencia, conocimientos y carrera.
habilidades.
Los ejecutivos tienen el Acompañamiento del consultor. No
compromiso pero se quedan “a la sólo focalizar nuestro trabajo en
espera”. los procesos y la PMO.
Los ejecutivos creen que es sólo Acompañamiento del consultor.
trabajo de la gente que trabaja con Apoyar a los ejecutivos para que ¡¡Y su solución!!
ellos. sean parte de la solución.
Clientes de los proyectos poco Acompañamiento del consultor.
comprometidos. Apoyar a los clientes para que
sean parte de la solución.
Cambio organizacional. Administración de Riesgos.
El concepto de “oficina”. En Chile el término “oficina” es
sinónimo de burocracia (en el mal
sentido de la palabra).
La presión por instalar Generar una relación con el
herramientas automatizadas sin cliente, que permita contar con su
foco en los procesos y las confianza para definir el camino
personas. orientado a los procesos y las
personas.

33. Problemas encontrados
Los miembros de los equipos de Involucrarlos. Entregarles valor.
trabajo no tienen que ver con la
gestión del proyecto, su trabajo
es sólo técnico.
Disponibilidad de la gente para Hacerlas atractivas.
las actividades de entrenamiento.
La PMO no requiere recursos, Entregar valor. Mostrar resultados.
basta con alguien que opere la
¡¡Y su solución!!
herramienta.
En Chile (y por lo visto en otros Mostrar resultados medibles.
países latinoamericanos) somos Acompañamiento.
poco dados a seguir
procedimientos.
¡¡¡En 2 meses estamos listos!!! Un proyecto.
Desorden organizacional. A veces se confunde con
dinamismo. Definir procesos
claros, simples, realistas,
aplicables.
La idea de que “tengo más trabajo Entregarles valor.
para que otros tengan resultados,
no para mi propio rol de PM”.

34. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

35. Lecciones aprendidas
Enfrentar el desafío como un proyecto y con un Sponsor de alto nivel y comprometido.
La importancia de generar y usar un lenguaje común.
Crear una “cultura” de Project Management con procesos internos claros y difundidos.
No ceder a la presión de instalar una herramienta “mágica”.
Las recetas no sirven, cada implementación es única. Es importante tener un proceso
bien definido para abordar el desafío pero debe ser adaptado a la realidad organizacional.
Reconocer e incorporar la cultura de la empresa en todas las actividades.
Es un proceso de personas.
Formar, entrenar, capacitar… ¡y volver a hacerlo!
Comunicar, comunicar, comunicar.
No sólo quedarse con la visión o el punto de vista de los ejecutivos de alto nivel.
Reconocer que el proceso es un camino de mejoramiento.
La importancia de la gestión del cambio.
La relevancia de la existencia de OPM3.
Perseverancia.

36. Agenda
• Introducción
• Los casos analizados
• Similitudes y diferencias
• Los problemas enfrentados
• Lecciones aprendidas
• Conclusiones

37. Conclusiones
?
……
1998 2001 2003 2005 2007 2009
Un proceso evolutivo: procesos, PMO, Portafolios, …

38. Conclusiones para los consultores
• Conocer la cultura del cliente
• Hacerse parte de la empresa cliente. El Consultor es un partner
• Valor agregado al cliente, con metodología y experiencia
• Compartir el riesgo con el cliente

39. Información de contacto
• Sergio Concha / COFRE Consultores
562-5852670 sconcha@cofre.cl
• Loreto Reyes / Bancoestado
562-9707245 lreyes@bancoestado.cl

40. Preguntas y Respuestas

41. ¡Muchas gracias por
su atención!