Preview do livro Nota Fiscal Eletrônica da livraria COAD

1. NOTA FISCAL
ELETRÔNICA
A s pe ctos P r áticos
• Vantagens e desvantagens
• Conceitos e definições
• Emissão da NF-e e do Danfe
• Quem está obrigado a emitir
• Procedimentos de contingência
• Fundamentação legal

2. © 2010 COAD
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Todos os direitos reservados
Autor: Equipe Técnica COAD
Revisão Técnica: Equipe Técnica COAD
Diagramação: Enrico Kleber Romanello
Capa: Cura Artes Visuais
Coordenação Editorial: Crystiane Cardoso de Souza
Direção Editorial: Humberto Nunes Andrade Silva
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
Equipe Técnica COAD
NOTA FISCAL ELETRÔNICA.
Rio de Janeiro: COAD, 2010.
ISBN 978-85-7896-047-6
2010
4ª edição – 1ª impressão
Proibida a reprodução total ou parcial.
Os infratores serão punidos na forma da lei.
Atualização Profissional COAD Ltda.
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Barra da Tijuca – Rio de Janeiro
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3. Sumário
APRESENTAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1. VANTAGENS E DESVANTAGENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1. BENEFÍCIOS PARA O FISCO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.1. Confiabilidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.2. Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.3. Redução de Custos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.4. Diminuição da Sonegação e Aumento da Arrecadação . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.5. Suporte para Sped . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2. EMPRESAS EMITENTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.1. Redução de Custos com Formulários. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2. Redução de Custos de Armazenagem de Documentos Fiscais. . . . . . . 15
1.2.3. Promessa de Simplificação de Obrigações Acessórias . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.4. Facilitação da Logística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.5. Redução de Tempo de Parada de Caminhões em Postos Fiscais . . . . 16
1.2.6. Marketing Ecológico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.2.7. Diminuição da Concorrência Desleal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.3. EMPRESAS DESTINATÁRIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3.1. Possibilidade de Eliminação de Digitação da Entrada . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3.2. Melhoria no Planejamento de Logística de Recepção de
Mercadorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3.3. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.4. CONTABILISTAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.4.1. Possibilidade de Facilitação e Simplificação da Escrituração Fiscal . . . 18
1.4.2. Melhoria de Processos X Problemas Operacionais . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.4.3. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.4.4. Oportunidades de Serviços e Consultoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.5. BENEFÍCIOS PARA A SOCIEDADE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2. CONCEITUANDO NOTA FISCAL ELETRÔNICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.1. VALIDADE JURÍDICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.2. CONTRIBUINTES DO ISS ESTÃO FORA DO SISTEMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3. PARTE FÍSICA DA NF-E. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.1. RECEPÇÃO DO DANFE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Nota Fiscal Eletrônica – Aspectos Práticos • V

4. SUMÁRIO
4. FUNCIONAMENTO DA NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5. QUEM JÁ ESTÁ OBRIGADO A EMITIR NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.1. RELAÇÃO DAS ATIVIDADES QUE JÁ SÃO OBRIGADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.2. LIMITES DA OBRIGATORIEDADE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.1. Situações que Desobrigam a Utilização de NF-e . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.1.1. Estabelecimento onde não há prática efetiva da atividade . . . 50
5.2.1.2. Atacadistas que também vendem cigarros ou bebidas
em valor inferior a 5% da receita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.1.3. Venda fora do estabelecimento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.1.4. Pequenas fábricas de bebidas alcoólicas . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.2.1.5. Entrada de sucata de até 200 kilogramas . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.2.1.6. Atacadistas de alimentos instalados em centrais de
abastecimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.2.1.7. Unicamente importadores emitem NF-e apenas na
entrada de importações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.2.1.8 Operações internas, para acobertar o trânsito de
mercadoria na operação de mercadorias . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.3. OBRIGADOS A PARTIR DE 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.3.1. Obrigatoriedade em função dos Destinatários a partir de 1-12-2010 . . . 53
5.3.2. Atividades agropecuárias podem ser relacionadas a partir de 1-1-2010 . . 54
5.3.3. Obrigatoriedade em função do CNAE ou CAE a partir de 1-4-2010 . . . 54
5.3.3.1. Relação das atividades e prazos de início da
obrigatoriedade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
6. ROTEIRO BÁSICO PARA INICIAR A EMISSÃO DE NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.1. PROCEDIMENTOS INTERNOS DA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.2. PROCEDIMENTOS JUNTO À SEFAZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
7. CREDENCIAMENTO DOS CONTRIBUINTES OBRIGADOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
7.1. CREDENCIAMENTO INCORRETO PELA SEFAZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
7.2. EMPRESAS NÃO CREDENCIADAS AUTOMATICAMENTE . . . . . . . . . . . . . . . 85
7.3. REGULARIZAÇÃO PARA CREDENCIAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.4. SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAMENTO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.4.1. Testes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.4.1.1. Consulta às NF-e emitidas em ambiente de teste. . . . . . . . . . 87
7.4.2. Verificação de Credenciamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
7.4.3. Emissão da NF-e Antes da Obrigatoriedade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
8. O QUE MUDA PARA O EMITENTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
8.1. DOCUMENTOS EM PAPEL QUE A NF-E SUBSTITUI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
8.1.1. Obrigatoriedade de Inutilização das Notas Fiscais Modelos 1 e 1-A . . . 91
8.2. NUMERAÇÃO DA NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
8.3. EXTINÇÃO DA NOTA FISCAL CONJUGADA ICMS/ISS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
8.4. DISPENSA DE OBTENÇÃO DE AIDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
VI • COAD

5. SUMÁRIO
8.5. MANUTENÇÃO DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
8.6. ENTREGA DOS ARQUIVOS DE ESCRITURAÇÃO ELETRÔNICA . . . . . . . . . . 92
8.7. OCORRÊNCIA DE PROBLEMAS NO SISTEMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
8.8. CANCELAMENTO, CORREÇÃO, COMPLEMENTAÇÃO E INUTILIZAÇÃO . . . 93
8.8.1. Condições e Prazos para Cancelamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
8.8.2. Como e Quando Emitir Carta de Correção no Caso de
Utilização de NF-e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
8.8.3. Emissão de NF-e Complementar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
8.8.4. Inutilização de Número de NF-e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
8.9. DISPONIBILIDADE DO ARQUIVO ELETRÔNICO PARA O DESTINATÁRIO . . 95
8.10. CONFIRMAÇÃO DA ENTREGA DA MERCADORIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
8.11. ADAPTAÇÃO DE CARACTERES NO SINTEGRA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
8.12. SINISTRO OU PERDA DO ARQUIVO ELETRÔNICO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
8.13. EXTRAVIO DO DANFE PELA TRANSPORTADORA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
8.14. EMISSÃO PARA A ZONA FRANCA DE MANAUS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
9. O QUE MUDA PARA O DESTINATÁRIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
9.1. VERIFICAÇÃO DA VALIDADE DA NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
9.1.1. Proibição de Recebimento de Notas Fiscais nos Modelos 1 e 1-A . . . . 99
9.2. PROCEDIMENTOS DE VERIFICAÇÃO E CONSULTA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
9.2.1. Consulta da NF-e na Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
9.2.1.1. Impossibilidade gravação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
9.2.1.2. NF-e “inexistente” no ambiente nacional . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
9.2.1.3. Consulta da NF-e recebida em situação de contingência . . . . 100
9.2.1.4. Prazo para consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
9.2.2. Conservação do Arquivo Digital ou do Danfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
9.2.2.1. Sinistro ou perda do arquivo eletrônico . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
9.3. IMPOSSIBILIDADE DE EXIGÊNCIA DA NOTA FISCAL MODELO 1 OU 1-A. . . 101
9.4. ATENÇÃO ÀS ATIVIDADES OBRIGADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
9.5. OBRIGATORIEDADE DE ENTREGA DA NF-E E DO DANFE . . . . . . . . . . . . . . 102
9.6. ACEITAÇÃO DA NF-E EM OUTROS ESTADOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
9.7. CONFIRMAÇÃO DA ENTREGA DA MERCADORIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
9.8. RECUSA DO RECEBIMENTO DA MERCADORIA OU POSTERIOR
DEVOLUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
9.9. PROCEDIMENTOS PARA ESCRITURAÇÃO DE NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
9.10. ESCRITURAÇÃO DAS NF-E DE ENTRADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
9.11. ACESSO DOS CONTABILISTAS AOS DOCUMENTOS DE SEUS CLIENTES . . 104
9.12. EXTRAVIO DO DOCUMENTO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
10. DANFE – IMAGEM DA NF-E. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
10.1. O QUE É DANFE E PARA QUE SERVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
10.2. CARACTERÍSTICAS DO DANFE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
10.3. FINALIDADE DO CÓDIGO DE BARRAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Nota Fiscal Eletrônica – Aspectos Práticos • VII

6. SUMÁRIO
10.4. QUEM IMPRIME O DANFE E O MOMENTO DA IMPRESSÃO . . . . . . . . . . . . . 108
10.5. COMO EMITIR O DANFE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
10.6. SEGURANÇA DA OPERAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
10.6.1. Novo Formulário de Segurança . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
10.7. IMPOSSIBILIDADE DE IMPRESSÃO DE MAIS DE UM DANFE. . . . . . . . . . . . . 110
10.8. TRÂNSITO DAS MERCADORIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
10.9. GUARDA DO DANFE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
10.10. EXTRAVIO DURANTE O TRANSPORTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
11. AUTORIZAÇÃO E PROCEDIMENTOS DE CONTINGÊNCIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
11.1. VALIDAÇÕES QUE A SEFAZ REALIZA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
11.1.1. Autorização, Rejeição e Denegação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
11.1.1.1. Códigos de respostas do Sefaz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
11.1.2. Pós-Validação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
11.2. PRAZO PARA AUTORIZAÇÃO PELA SEFAZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
11.3. AUTORIZAÇÃO POR LOTE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
11.4. REJEIÇÃO PELA SEFAZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
11.5. NUMERAÇÃO E SÉRIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
11.6. LIMITE DE PRODUTOS EM UMA ÚNICA NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
11.7. LOCAL DE EMISSÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
11.8. AUTORIZAÇÃO ANTES DO CARREGAMENTO DA MERCADORIA . . . . . . . . . 122
11.9. IMPOSSIBILIDADE DE EMISSÃO NO SITE DA SEFAZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
11.10. CONTINGÊNCIA COM A NF-E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
11.10.1. Contingência com Uso do Formulário de Segurança . . . . . . . . . . . . . . . 123
11.10.2. Contingência SCAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
11.10.3. Contingência Eletrônica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
11.10.4. Contingência nas Vendas Fora do Estabelecimento . . . . . . . . . . . . . . . 125
12. CERTIFICAÇÃO DIGITAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
12.1. DIFERENÇA ENTRE ASSINATURA DIGITAL E SENHA WEB . . . . . . . . . . . . . . 129
12.2. TIPO DE CERTIFICADO DIGITAL NECESSÁRIO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
12.3. UTILIZAÇÃO POR VÁRIOS ESTABELECIMENTOS DA EMPRESA . . . . . . . . . 130
12.4. ETAPAS DA GERAÇÃO DA NF-E QUE É NECESSÁRIO O USO DO
CERTIFICADO DIGITAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
12.5. ENVIO DA CHAVE PÚBLICA DOS CERTIFICADOS PARA A SEFAZ . . . . . . . . 130
13. PROBLEMAS TÉCNICOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
13.1. REJEIÇÃO NO ENVIO DE NF-E: ERROS 299 OU 402. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
13.2. REJEIÇÃO NO ENVIO DE NF-E: ERRO 293. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
13.3. ERROS DE CONEXÃO OU COMUNICAÇÃO DE SISTEMAS . . . . . . . . . . . . . . 133
13.4. OUTROS ERROS: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
14. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
VIII • COAD

7. APRESENTAÇÃO
A Emenda Constitucional 42, de 19 -12-2003, introduziu o inciso XXII ao artigo
37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma
integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações
fiscais.
Com base neste dispositivo, o Decreto 6.022, de 22-1-2007, instituiu o
Sped – Sistema Público de Escrituração Digital, instrumento que unifica as ati-
vidades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e
documentos que integram a escrituração comercial e fiscal, emitidos em forma
eletrônica, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
O Sped é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digi-
tal, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e – Ambiente Nacional.
O acesso às informações armazenadas no Sped é compartilhado entre seus
usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da
observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.
O acesso ao Sped também será possível aos empresários e às sociedades
empresárias em relação às informações por eles transmitidas a este Sistema.
São usuários do Sped:
Æ a Secretaria da Receita Federal do Brasil;
Æ as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municí-
pios, mediante convênio celebrado com a Secretaria da Receita Federal do
Brasil; e
Æ os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta
que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscali-
zação dos empresários e das sociedades empresárias.
Neste exemplar foram abordados os aspectos da Nota Fiscal Eletrônica
(NF-e).
Nota Fiscal Eletrônica – Aspectos Práticos • 9