Apprenez à gérer efficacement votre temps pour être plus productif

1. Time Management
12 Septembre 2014
CIPMEN

2. Sommaire
1. Objectif du séminaire
2. Diagnostic
3. Définition du temps
4. Le paradoxe du temps
5. Quelques réflexions sur le temps
6. Nos mauvaises habitudes
7. Grignoteurs du temps
8. Les obstacles de la maîtrise du temps
9. Loi des 80/20 (Principe de Pareto)
10. Axes essentiels pour améliorer la gestion du temps
11. La méthode NERAC
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3. Objectifs du Séminaire
 La gestion du temps vous aide en :
 Vous faisant prendre conscience du temps, de son utilisation
 Vous donnant les grands axes de la maîtrise du temps : des
méthodes
 Vous fournissant des outils matériels
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4. Diagnostic
 Symptôme : être constamment déborde
 Maladie : Lifophilie chronique
 Remède : établir régulièrement des priorités
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5. Une Définition du temps
Le grand mage proposa d ’ abord cette
question : Quelle est de toutes les choses du
monde la plus longue et la plus courte, la
plus prompte et la plus lente, la plus divisible
et la plus étendue, la plus négligée et la plus
regrettée, sans qui rien ne se peut faire, qui
dévore tout ce qui est petit, et qui vivifie
tout ce qui est grand?
«Zadig »
Voltaire
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6. Le Paradoxe du temps
 Comme toute ressource, le temps est disponible et destiné à
être utilisé. C’est, à l’évidence, la plus démocratiquement
répartie; que l’on soit puissant ou misérable, entreprenant
ou oisif, génial ou stupide, chacun en a strictement autant à
sa disposition.
 Le paradoxe du temps, c ’ est que rares sont ceux qui
estiment en avoir suffisamment, alors que chacun dispose de
sa totalité.
 A la différence des autres ressources, celle-ci ne peut être
achetée ou vendue, empruntée ou volée, stockée ou
économisée, fabriquée, multipliée ou modifiée. On ne peut
qu’en faire usage. Et si l’on ne s’en sert pas, elle n’en
disparaît pas moins.
 Elle est, à l ’ évidence, la plus précieuse de toutes,
puisqu’elle est la seule à ne pas être renouvelable.
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7. Le temps
 Le temps est une ressource ayant une valeur :
 Rationnelle
 Psychologique
 Monétaire
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8. Le temps
 Le temps est notre ressource la plus précieuse, qui, si elle est gaspillée
entraîne :
 Des tensions nerveuses
 Des coûts monétaires inutiles
 Des pertes d’opportunité
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9. Le temps
 Le temps c’est un capital : « Le temps est
le seul capital des gens qui n’ont que leur
intelligence pour fortune »
 Le temps c’est le pouvoir : « Avoir du
pouvoir, c’est contrôler le temps des autres
et le sein propre »
 Le temps au coeur de l’époque actuelle :
« La machine clé de l ’ age industriel
moderne n’est pas la machine à vapeur,
c’est l’horloge »
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10. Le temps
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11. Le temps
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12. Nos mauvaises habitudes
 Nous faisons :
 Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît
 Ce qui va vite avant ce qui prend longtemps
 Ce qui est facile avant ce qui est difficile
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13. Nos mauvaises habitudes
 Ce qui nous savons faire avant ce qui est nouveau
 Ce qui est urgent avant ce qui important
 Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi
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14. Grignoteurs du temps
 Absence de planning
 Absence de priorités
 Excès d’engagements
Management par crise
 Précipitation
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15. Grignoteurs du temps
 Paperasserie et lecture
 Routine et train-train
 Visiteurs
 Téléphone
 Réunions
 Indécision
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16. Cheminement pour s’organiser
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Sacher comment
votre temps est utilisé
Tenez périodiquement
un journal de temps
Identifiez les principales
causes de perte de temps
Analyser votre journal
de temps
Réviser vos méthodes
de travail et utilisez
des outils d’organisation
Utilisez :
• les fiches d’organisation personnelle
• le guide personnel d’organisation
1.
2.
3.

17. Les obstacles de la maîtrise du
temps
 Nous ne nous connaissons pas assez nous-mêmes
 Nous nous laissons trop encombrer par nous-mêmes et par les autres
 Nous ne réfléchissons pas assez sur l’emploi que nous faisons de notre
temps
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18. La loi des 80/20 (principe de
PARETO)
Temps
Résultats
20 % 80 %
Temps Résultats
1820% du temps investi produit 80%du résultat
20 %
80 %

19. Gérer son temps est un art de
vivre
 Fixer vous des buts
 D’ordre personnel
 D’ordre professionnel
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20. Le temps
« Il vaut mieux faire « LE BON TRAVAIL » (Efficience) que « BIEN » faire un
travail (Efficacité). »
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21. Votre cube temporel
hebdomadaire après classement
de vos activités
Activités accessoires
mais souhaitables
Activités importantes
Activités critiques
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Activités
accessoires
et inutiles

22. Aménager son temps est un art
de vivre
 Tenez compte :
 De votre horloge interne
 Des circonstances
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23. Les règles générales du cycle
d’efficacité
Le rendement maximal est atteint le matin
L ’ après-midi commence par le creux-post-déjeuner
Une phase intermédiaire d’efficacité apparaît
en fin d’après-midi
La courbe décroît progressivement en début de
soirée
23Le point le plus bas est atteint à partir de minuit

24. Déterminer les priorités
 Par l’analyse rapide des tâches selon :
 L’urgence
 L’importance
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25. Gestion du temps
Pas urgent Urgent
Pas important Jamais fait
Important Pas toujours fait
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Fait
Toujours fait
C’est la difficulté

26. Grille des priorités
Dans le sens de la pression qui monte
Tâches C à déléguer Tâches A à faire
immédiatement
Tâches B fixer un
délai éventuellement
le déléguer
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P
Urgence
Dans le sens de la durée, du futur, des objectifs …
Importance

27. Donner du temps au temps
De même qu’on éteint l’incendie de forêt par un contre feu , il faut pour
lutter contre le manque de temps, consacrer du temps à réfléchir sur
l’emploi de son temps.
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28. La préparation de la journée
 Avantages
 Le plan préserve de la dispersion
 Le plan engendre une meilleure gestion du temps
 Le plan oblige à se remémorer les tâches à effectuer
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29. Les avantages de la planification
Atteindre mieux et plus vite vos objectifs
professionnels et personnels.
Économiser et gagner du temps pour les tâches
et objectifs vraiment importants (tâches de
direction, créativité, famille, …).
Vue d’ensemble de tous les projets, tâches,
activités.
Moins d’agitation et de stress, mieux prévoir ce
qui peut arriver au cours d’une journée. 29

30. Planifier c’est économiser du
temps
 En anticipant :
 Des résultats à atteindre
 Des activités que l’on aurait pu omettre
 Des obstacles qui pourraient surgir en cours de route
 Des moyens à mettre en oeuvre
 Des informations à recueillir
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31. La méthode NERAC
 N – Noter les activités, tâches à accomplir
 E – Estimer les durées
 R – Réserver du temps
 A – Arbitrer par priorités
 C – Contrôler
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32. Noter les tâches à accomplir
Faire une liste des tâches à accomplir
absolument dans la semaine (voire le mois)
Noter :
Le travail inachevé
Les nouvelles tâches
Les délais à respecter
Les coups de fil à donner, la correspondance à faire
 32 Les activités fixes, qui reviennent périodiquement .

33. Évaluer la durée des activités
Noter pour chaque activité une heure de début
et une heure de fin (même approximative)
Veillez à ne pas surplanifier (on prévoit souvent
plus qu’on ne peut réaliser)
Respecter les limites que vous vous êtes fixées
(gérez votre budget-temps comme vos dépenses
d’argent)
Éliminez les factures de dérangement 33

34. Réserver du temps disponible
 Planifiez au plus 60% de votre temps
 Répartissez votre temps en 3 parties :
  60% pour les activités planifiées (emploi du temps de la
journée)
  20%pour les activités imprévues
  20%pour les activités libres et sociales (moments créatifs)
 Par prudence ne planifiez même que 50% de votre temps et gardez 50%
en réserve
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35. Arbitrer par priorités
 Élaguez avec réalisme votre liste d’activités
 Établissez des priorités
 Opérez des sélections
 Déléguez des tâches
 Reportez, supprimez ou faites des heures supplémentaires pour
terminer le reste
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36. Contrôler à posteriori
 Contrôlez ce que vous avez planifié
 Si vous avez reporté plusieurs fois une activité
 Replanifiez la tâche non achevée, cela vous obligera à vous y attaquer
 Rayez-la, si l ’ affaire s ’ est réglée d’ elle-même ou n’ est plus
prioritaire.
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