Een persbericht, een bewonersbrief en een omleidingsbord… infrastructuurcommunicatie heeft toch niet zo veel om het lijf? Dat lijkt zo, maar de realiteit is anders geworden. Wie zijn communicatiestrategie bij de bouw van een project, weginfrastructuur of bouwwerk niet goed heeft voorbereid, krijgt snel het deksel op de neus. En herstelcommunicatie kost vaak meer tijd. Met als gevolg imagoschade én een verstoorde relatie met omwonenden. In deze workshop staat Steven Roeland stil bij de valkuilen, maar uiteraard ook bij de mogelijkheden. We bekijken welke creatieve maatregelen infrastructuurcommunicatie kunnen optillen: van louter mensen informeren tot betrokkenen enthousiasmeren.
Jan Bussels - Studiedag Schermen in de Publieke Ruimte - Dept. Architectuur, ...
Infrastructuurcommunicatie: maak er werk van
1.
2.
3. CIBE CITY – 8 NOVEMBER 2013
INFRASTRUCTUURCOMMUNICATIE:
WEG VAN MINDER HINDER?
STEVEN ROELAND, COMMUNICATIESTRATEEG/PROJECTLEIDER
WWW.CIBECOMMUNICATIE.BE
8 november 2013
9. DE OPLOSSING IS…
Belanghebbenden tijdig informeren over de hinder die
een infrastructuurproject teweeg brengt zodat:
• ze zich kunnen voorbereiden (praktisch,
organisatorisch, logistiek, psychologisch…)
• ze kennis hebben van de toegankelijkheid van de site
• ze tijdig op de hoogte zijn van de omleidingsroutes
of alternatieven
• ze op de hoogte zijn van de milderende maatregelen
Weg van minder hinder
communicatie ?
10. …NIET HELEMAAL
Veel te enge definitie van
infrastructuurcommunicatie
Te eenzijdige focus op minder hinder
Geen zicht op de eindbestemming
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
11. INFRASTRUCTUURCOMMUNICATIE
= enthousiasmeren over het eindresultaat
= consequent en transparant informeren
= betrekken bij de aanpak van hinder
= inspelen op de bekommernissen van specifieke
doelgroepen
= tijdig en gevat anticiperen op veranderende
omstandigheden
= empathie tonen voor de moeilijke omstandigheden
= bereikbaar zijn voor vragen en problemen
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
12. AAN DE SLAG
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
21. TRANSPARANT PROCES
Onzekerheden:
• Ga ze niet uit de weg
• Geef toe dat u het zelf nog niet exact weet
• Wacht niet met communiceren
Maar:
• Als een onzekerheid zekerheid wordt, zorg dat uw
doelgroep dat ook meteen te weten komt
• Zorg voor een bijstel/verfijningsmechanisme
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
23. SHOW YOU CARE
• Empathie
• Begrip
• Meegaan in bekommernissen
•
•
•
•
Kleine inspanningen = wereld van verschil
Bereikbaar – luisterend oor
Oplossingsgerichte opstelling
Laat alternatieven suggereren
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
36. INZET INTERMEDIAIRS
• Specifieke doelgroepenbenadering
•
•
•
•
belangengroepen
georganiseerde clusters
ambassadeurs
influencials
• Eigen doeltreffende kanalen
• Niet te evenaren autoriteit
• Snelle hefboom
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
37. CONCRETE MINDER HINDER INFO
•
•
•
•
•
Tijdig – frequent
Duidelijk – illustratief
Vertrouwenwekkend – maakt beloften waar
Up to date
Maximaal bereik
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
52. OOK NOG…
• Infomomenten voor bedrijfsleiders en
logistieke verantwoordelijken
• Infomomenten voor personeelsleden grote
bedrijven
• Overlegplatform vereniging bedrijvenzones
• Specifieke contactgegevens voor
bedrijfsleiders
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
62. HOE RAAKT DE DOELGROEP HET NOORDEN NIET
KWIJT?OG…
U bevindt zich hier
Weg van minder hinder
communicatie ?
8 november 2013
63. GEBRUIK VAN KAARTMATERIAAL IN
COMMUNICATIE
Planningsproces infrastructuurproject
• Conceptuele fase:
• scenario’s uitvoering
• scenario’s minder-hinder
• Uitwerkingsfase:
• situeringskaarten
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
63
21 04
09
64. GEBRUIK VAN KAARTMATERIAAL IN
COMMUNICATIE
• Uitvoeringsfase: uitvoering van
project
• Uitvoering minderhindermaatregelen
• Communicatie:
• Faseringskaarten
• Omleidingskaarten
• Bereikbaarheidskaarten
Weg van minder hinder
communicatie ?
65. ROL VAN KAARTMATERIAAL IN COMMUNICATIE
DOEL
• Visuele weergave situering van
infrastructuurproject
• Visuele weergave gevolgen op verkeer
EISEN
• Duidelijk genoeg zijn om autonoom verspreid te
worden
• Ondersteund met beknopte begeleidende tekst
• Eenvoudig maar volledig
• Afgestemd op schaal van communicatie
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
65
21 04
09
68. COMMUNICATIE: SITUERINGSKAARTEN
SITUERINGSKAARTEN
• situering van infrastructuurproject
• geplande locatie van het project
• de voornaamste wegstructuren
• de omliggende wijken of gemeenten
• Te gebruiken bij bv. voorafgaandelijk
bewonersoverleg
EISEN
• Vereenvoudigd kaartmateriaal
• Weergave beperken tot ruwe maar relevante
wegenstructuur
• Rationeel kleurgebruik
• Aanduiding van wegnummers en kernen
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
68
21 04
09
70. COMMUNICATIE: OMLEIDINGSKAARTEN
FASERINGSKAARTEN
• Sterk vereenvoudigde voorstelling van de volgorde
van de verschillende fasen
• Te gebruiken op projectniveau
• Betrokkenen kunnen periode van
verminderde bereikbaarheid plannen
EISEN
• Vereenvoudigd kaartmateriaal
•
•
Aanduiding van de verschillende fasen
Enkel aanduiding van relevante wegenstructuur en
wegnummers
• Eventueel aanduiding van uitvoeringsperiode per fase
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
70
21 04
09
72. COMMUNICATIE: OMLEIDINGSKAARTEN
OMLEIDINGSKAARTEN
• Eenvoudige voorstelling
circulatiemaatregelen doorgaand verkeer
• Te gebruiken op hoger schaalniveau
• Algemene aanduiding van omleidingsroutes
EISEN
• Vereenvoudigd kaartmateriaal
• Aanduiding werfzone
• Enkel aanduiding van relevante
wegenstructuur en wegnummers
• Aanduiding van omleiding doorgaand
verkeer met pijltjes:
deze route zal ook bewegwijzerd
worden
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
72
21 04
09
76. COMMUNICATIE: BEREIKBAARHEIDSKAARTEN
BEREIKBAARHEIDSKAARTEN
•
•
•
•
Sterk vereenvoudigde voorstelling
met aanduiding van
circulatiemaatregelen voor
bestemmingsverkeer
Te gebruiken op microniveau
Eenvoudige weergave van de
Gedetailleerde aanduiding van:
•
•
•
•
•
Routes voor bestemmingsverkeer
Multimodaal : ook routes voor
fietsers/voetgangers
Aanduiding afgesloten wegsegmenten
Aanduiding tijdelijke wegen
Aanduiding toegangen van
bedrijven(zones) en woningen
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
76
21 04
09
78. CONCLUSIES: DON’TS
• Gebruik geen CAD-ondergronden als basiskaart
• Gebruik geen Streetmap- en Google kaarten als
basiskaart
• Gebruik geen fijne lijntjes of kleine kleurvlakken
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
78
21 04
09
79. CONCLUSIES: DO’S
• Kaartmateriaal = eenvoudige voorstelling
projectzone
• Afstemmen op doelgroep
• Afstemmen op schaal
• Weloverwogen kleurgebruik
• Legende voorzien
• Less = More
• Enkel relevante details weergeven
• Eenvoudiger om te memoriseren
• Indien mogelijk: enkel de situatie die nu van toepassing is
Weg van minder hinder
communicatie ?
TITLE OF THE PRESENTATION
79
21 04
09
81. HELDER COMMUNICEREN
Codetaal is voor war zones, niet voor
werfzones!
Primaire weg type I
areaalverlies
Uitkraging van de brug
Fysische afscheiding
Kunstwerk
Halteren
Code kraken? Enkele tips
Weg van minder hinder
communicatie ?
82. BIGGENRUGGEN EN ANDERE DWARSLIGGERS
Over het gebruik van technische termen
•
•
•
•
•
New jerseys
Varkens- en biggenruggen
Landhoofd
Keermuur
Talud
Moet je die echt gebruiken?
Maken ze het verhaal relevant?
Indien toch:
•
•
•
Zoek alternatieven
Leg uit
Visualiseer
Weg van minder hinder
communicatie ?
85. MER(DE)
Over het gebruik van procedurele termen
• RUP
• MER
• LER
Schrijf voluit
Verklaar
Maak ze concreet
Weg van minder hinder
communicatie ?
86. LAAT DE BURGER NIET ‘LIJDEN’
Vermijd de lijdende vorm (passief taalgebruik)
•
•
•
Volgende week wordt er begonnen met de werken.
De weg zal aangelegd worden.
De brug zal over het water gehesen worden.
Zeg wie wat doet.
Maak het actief.
Weg van minder hinder
communicatie ?
87. ROL JE BRIEF OP
Schrijf eerst de essentie
•
•
•
•
WIE
WAT
WAAR
WAAROM
Details volgen later
Weg van minder hinder
communicatie ?
88. HOU.HET.KORT.STOP.
• Mensen lezen diagonaal, ze ‘scannen’
• Maak gebruik van
tussentitels, verschillende leesniveaus
• Schrijf korte zinnen
• Durf te schrappen
Weg van minder hinder
communicatie ?
89. ALLES BEGREPEN?
15 à 18 % van de volwassen bevolking is
functioneel analfabeet
Tips:
•
•
•
•
Schrijf in begrijpelijke taal
Visualiseer zoveel mogelijk
Schrijf helder, duidelijk en aantrekkelijk
Twijfel aan alles wat je schrijft
Weg van minder hinder
communicatie ?
91. WIE MAAKT INFRASTRUCTUURCOMMUNICATIE WAAR ?
De uitvoerder:
• Maak het een waardevol onderdeel van het bestek
• Stel goede beoordelingscriteria vast
De communicatiedienst:
• Beschikken over (een deel van) de kennis en competentie
• Kunnen bijstaan bij het werken met externen
Partners:
• Stakeholders, overheden, belanghebbenden… beschikken over
communicatiemiddelen en competenties eigen achterban te
informeren
Externe specialisten:
• Gespecialiseerd in infrastructuurcommunicatie
Weg van minder hinder
communicatie ?