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Miur dgruf 2_piattaforma di rendicontazione e monitoraggio

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Piattaforma di rendicontazione e monitoraggio

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Miur dgruf 2_piattaforma di rendicontazione e monitoraggio

  1. 1. 1. Documentazione di progetto della soluzione: Piattaforma di rendicontazione e monitoraggio 2. Soggetto proponente Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali - Direzione Generale per le risorse umane e finanziarie - Ufficio IX. 3. Premessa Negli ultimi anni, il settore della Pubblica Amministrazione italiana è stato interessato da diversi provvedimenti che hanno ampliato il quadro strutturale degli interventi sul sistema pubblico, in risposta ad un contesto socio-economico caratterizzato da una situazione di tendenziale instabilità. I programmi di azione attuati dai Governi hanno avuto come principale obiettivo: • il risanamento della finanza pubblica, attraverso il contenimento della spesa e la promozione della crescita (c.d. “spending review”); • la rinnovata attenzione a tematiche relative alla trasparenza ed alla mitigazione dei rischi di corruzione; • l'ammodernamento dell’apparato pubblico, attraverso il miglioramento del sistema contabile, • l’efficientamento dei processi gestionali e amministrativi, la semplificazione e la digitalizzazione dei procedimenti burocratici. In tale contesto, il mondo dell'Istruzione è stato caratterizzato da un ulteriore e significativo elemento di cambiamento determinato dalla Legge 107/2015 (c.d. "Buona Scuola"), che delinea un piano evolutivo finalizzato a dotare il Paese di un meccanismo permanente d'innovazione, sviluppo e qualità ed a rispondere in modo strutturale alla nuova domanda di competenze espresse dai mutamenti economici e sociali. Le Istituzioni Scolastiche sono quindi investite di nuove responsabilità, sono chiamate a rispondere ad ulteriori adempimenti e, in alcuni casi, a più complesse esigenze, fermo restando l'obiettivo di migliorare l’efficacia formativa e l’efficienza amministrativa. In particolare, si richiede:
  2. 2. • il miglioramento dell’applicazione delle procedure amministrative e gestionali delle Scuole e del relativo utilizzo degli strumenti; • l’incremento della qualità dei servizi erogati con potenziale riduzione dei carichi di lavoro delle segreterie scolastiche; • il consolidamento e la valorizzazione delle competenze tecniche, manageriali e gestionali dei DS e dei DSGA; • la creazione di un sistema di miglioramento continuo di processi e sistemi e di trasmissione della conoscenza a supporto del ricambio generazionale. 4. Descrizione progetto innovativo Il processo di gestione dei finanziamenti alle scuole, legati a normative come la legge 440/97, coinvolge diversi attori (Direzioni Generali del MIUR, Uffici scolastici Regionali, Istituzioni scolastiche e Revisori dei conti) e ha previsto, finora, lo svolgimento di numerose attività in modalità analogica, quali ad esempio la gestione del processo di avvio dei progetti, di quello di valutazione, di quello relativo alla trasmissione delle liste dei beneficiari dei fondi alla rendicontazione delle spese e alla verifica delle stesse. La modalità di lavoro analogica determina alcuni elementi di criticità legati, ad esempio, ai tempi di esecuzione delle diverse attività, alla non sempre scontata disponibilità di informazioni puntuali e certificate, alla richiesta di assistenza e supporto da parte delle Scuole per il completamento delle attività a loro carico, alla difficoltà di effettuare un monitoraggio in tempo reale dello stato dei progetti. Con l'obiettivo di tendere ad un approccio sistematico ai processi che agiscono come abilitatori di innovazione, politiche sociali, formazione a tutto tondo nelle Istituzioni scolastiche, l'ufficio IX della DGRUF ha progettato ed implementato una Piattaforma per il Monitoraggio e la Rendicontazione di progetti. Tale piattaforma è atta a: • realizzare la tracciabilità degli iter procedurali senza appesantire gli oneri burocratici delle Istituzioni scolastiche; • introdurre maggiore efficienza nella gestione dei finanziamenti alle istituzioni scolastiche agendo sulla tempestività nella disponibilità delle risorse economiche; • garantire al tempo stesso la disponibilità del dato relativo ai progetti, alla loro implementazione e ai risultati;
  3. 3. • evolvere la modalità di gestione dei progetti, dei finanziamenti e di rendicontazione degli stessi all’insegna dell’innovazione tecnologica e della digitalizzazione più ragionevole. La suddetta piattaforma costituisce uno strumento che consente di gestire in modo digitale e automatizzato l'intero processo di avvio dei progetti a valere su uno specifico decreto, finalizzato all’erogazione dei finanziamenti e di rendicontazione delle spese. Nello specifico prevede di: • codificare la normativa di riferimento; • creare bandi/questionari o altri documenti attraverso i quali le istituzioni scolastiche hanno modo di candidare le proprie progettualità; • fornire alle scuole, in tempo reale, un riscontro circa i progetti presentati, all’insegna della trasparenza, della tempestività e dell’efficienza; • controllare costantemente, a livello di Amministrazione (centrale o regionale), lo stato di avanzamento delle attività e tracciare l'evoluzione del processo; • consentire ai Revisori dei Conti di operare anche in maniera asincrona e remota rispetto alla scuola sulle rendicontazioni, garantendo così il rispetto delle scadenze; • implementare un processo sistematico ed automatizzato in cui, grazie alla firma digitale integrata, è possibile generare i documenti di natura amministrativo/contabile direttamente in piattaforma e avere la garanzia che, controllando poche informazioni di natura contabile, la documentazione attestante le spese è certamente corretta. Ciò anche nell’ottica della presentazione agli Organi di Controllo di documentazione sempre più standardizzata, esente da errori e quindi affidabile. • operare interamente all’interno del Sistema Informativo del MIUR, con elevate garanzie di accessibilità, sicurezza, standardizzazione, normalizzazione, disponibilità delle procedure e del dato informatico contribuendo ad una ragionata realizzazione dell’Agenda Digitale; • gestire in maniera unitaria ed integrata tutti i dati relativi a finanziamenti erogati e spese sostenute dalle Scuole, operando un monitoraggio strutturato e sistematico, che si conclude non soltanto alla presentazione della rendicontazione ai fini dell’erogazione a saldo, ma che permette di giungere sino ad una rendicontazione di fine progetto, evidenziando eventuali economie e fornendo uno degli input per la rendicontazione sociale. La piattaforma di monitoraggio e rendicontazione, completata nella sua versione base a fine 2016, sottoposta ad una prima fase di sperimentazione interna all’amministrazione, è stata
  4. 4. utilizzata già a partire dal mese di Agosto 2017. I riscontri sono stati positivi sia in termini di semplificazione dell’iter amministrativo nel suo complesso, sia in termini di efficientamento delle procedure amministrative e contabili.

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