Los gestores bibliográficos son herramientas para recopilar, organizar y gestionar referencias bibliográficas que permiten citar y generar bibliografías de forma automática. El documento describe las funciones principales de los gestores como la entrada, almacenamiento y búsqueda de referencias, así como la importación y exportación de datos y la generación de citas y bibliografías. Además, explica características como los tipos de licencia, lenguajes compatibles, versiones disponibles y niveles de usabilidad de los gestores bibliográficos
2. Definición
Son denominados también gestores de referencias o programas de
gestión bibliográfica y/o documental.
Son una herramienta fundamental en la elaboración de trabajos
académicos y de investigación, consistente en programas o servicios
para la recopilación, almacenamiento y organización de referencias,
que permiten mantener una base de datos personal, así como
compartirla, y proporcionan el estándar de formato adecuado en la
redacción de citas y bibliografías en los propios documentos, y cuyo
objetivo principal es integrar los recursos y la investigación.
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3. Funciones
Los gestores bibliográficos tienen algunas de las siguientes funciones:
ENTRADA DE DATOS BIBLIOGRÁFICOS. Puede realizarse de forma manual o automatizada desde el propio
gestor de referencias. Esto permite la creación de nuestras propias bases de datos bibliográficas. Además,
muchos gestores también facilitan el archivo junto con las referencias de los textos digitales completos de los
documentos (copia privada).
Detección automática de metadatos de los PDFs.
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA. Posibilidad de almacenar de manera estructurada
dicha información (en formato RIS, BibTeX…).
Búsqueda de información bibliográfica mediante cualquier punto de acceso.
IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE REFERENCIAS a través de distintos filtros, es decir, formatos adecuados
de archivo utilizados por los distintos programas de gestión bibliográfica.
Compartir referencias y documentos
CITAR mientras se escribe un documento a través de un procesador de textos y GENERAR BIBLIOGRAFÍA al
final del mismo, mediante la utilización de distintos estilos, es decir, conjuntos de reglas que definen qué datos
deben incluirse y el orden de los mismos.
Modificar y personalizar estilos normalizados para publicar las referencias.
Lector RSS, que permite agregar contenidos de fuentes que se actualizan.
Control de duplicados
Control de autoridades
Confección de estudios bibliométricos. Los gestores pueden medir el número de ocurrencias de los términos
indizados y a partir de ellos elaborar diferentes estudios de carácter cuantitativo.
Hacer anotaciones en los PDFs
Etiquetar la información y crear mapas mentales de la misma.
Recomendar bibliografía 2
4. Fuentes
Las referencias y los documentos PDFs asociados a ellas se pueden extraer de fuentes científicas, como pueden ser:
Las bases de datos
Los catálogos de bibliotecas
Es más, hasta hace bien poco los gestores sólo trabajaban con fuentes de información del ámbito estrictamente
científico.
En la actualidad se abre la posibilidad de que otro tipo de fuentes que aún no han sido recogidas por los servicios
científicos de apoyo a la investigación puedan ser integradas por los gestores, como pueden ser:
Los artículos de la Wikipedia
Los libros de reciente aparición en fuentes comerciales como Amazon
Las presentaciones de SlideShare
Los tutoriales en vídeo de YouTube
En este sentido el gestor más avanzado es Zotero, que recoge de manera directa la información en esas fuentes.
Por otro lado, podemos señalar al motor de búsqueda Google Académico, que permite exportar referencias de
artículos, libros, tesis y resúmenes de fuentes académicas diversas a gestores de referencias, en concreto a BibTeX,
EndNote, Reference Manager y RefWorks, siempre que se haya señalado esta opción en su configuración.
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6. Tipos de licencia
Algunos gestores requieren suscripción mediante una licencia de pago. Este es el caso de RefWorks,
suscrito anualmente por buena parte de las universidades españolas. Aunque también está disponible
por un período de evaluación de 15 días.
Otros gestores, en cambio, son gratuitos, como Zotero, Mendeley y Docear.
Otros, ofrecen dos tipos de licencias, una gratuita y otra de pago, como es el caso de EndNote
Online, que dispone de una versión de pago con la suscripción a las bases de datos de la WOS y de
otra gratuita, EndNote Online basic; o de CiteUlike, que presenta una versión, llamada Gold, de
pago.
Por último, podemos mencionar los gestores con licencia abierta, lo que garantiza además de su
completo uso, su mejora por cualquier usuario a través de recomendaciones. Esto sucede con
Zotero, Mendeley, CiteUlike y Docear.
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7. Lenguajes
Hasta hace apenas unos años los gestores no estaban disponibles en otra lengua que no fuera el
inglés, lo que incluía además a sus propios manuales y guías de uso. Había, no obstante, alguna
traducción no oficial, hecha por personas que habían trabajado con estas aplicaciones.
RefWorks fue el primero en ofrecer una versión en castellano. Zotero, EndNote y Docear también
disponen de una versión en castellano. Sin embargo, Mendeley y CiteUlike no presentan versión en
castellano.
El hecho de que puedan manejarse en otras lenguas ha favorecido el uso de gestores por parte de
muchos investigadores, ya que a veces resulta complejo dominar la operatividad de un sistema
cuando está en un idioma diferente al del usuario.
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8. Versiones
Los diferentes gestores bibliográficos disponen de versiones escritorio o locales y versiones en línea.
Las versiones escritorio o locales son aquellas que se instalan en el ordenador. Y las versiones en
línea son aquellas a las que se puede acceder mediante conexión a Internet.
Hay gestores que sólo disponen de versión escritorio, como es el caso de Docear.
Otros gestores, por otro lado, disponen solamente de la versión en línea, como RefWorks y
CiteUlike.
Y, finalmente, algunos gestores disponen de ambas versiones, local y en línea, como Zotero,
EndNote y Mendeley.
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9. Usabilidad
En cuanto a las capacidades de uso de los podemos distinguir entre gestores clásicos y gestores de
última generación.
Los gestores de última generación, surgidos del entorno de la Web, han mejorado en cuanto a la
presentación física, organización y estructuración interna, y sobre todo a la manera, cada vez más
intuitiva, de recopilar información de las fuentes digitales. Esto ha facilitado su uso por todo tipo de
usuarios.
Los gestores clásicos, los primeros en crearse, ofrecen la posibilidad de realizar funciones más
complejas, como son crear formatos personalizados de entrada y salida de información; controlar los
duplicados de las referencias, posibilitando su descarte en el momento de la importación; y gestionar
las autoridades sobre los campos más relevantes con las que crear índices, muchas veces
hipertextuales, o exportarlos a hojas de cálculo para generar con ellos gráficos. Todo ello de gran
interés para los usuarios avanzados.
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10. Compatibilidad
La compatibilidad de los gestores guarda una relación directa con los intereses comerciales de cada
empresa distribuidora.
Esto se traduce en que, por ejemplo, Thomson facilita la exportación directa desde sus propios
recursos de información a su gestor de referencias EndNote. De la misma manera los productos
informativos de ProQuest son más fácilmente exportables al gestor RefWorks de la misma
multinacional.
Para aquellos productos que no son distribuidos por estas empresas la única posibilidad es la de
recurrir a la exportación de los recursos en formatos como RIS y a su importación posterior desde el
gestor.
Por otra parte, Zotero es el gestor que tiene mayor capacidad de interacción con las fuentes de
información, destacando por su compatibilidad con fuentes comerciales que ningún otro gestor facilita.
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11. Elementos 2.0
Área compartida. Casi todos los gestores contemplan la posibilidad de compartir carpetas. El
problema está en que los investigadores deberán utilizar el mismo producto, es decir tendrán que
disponer todos ellos de una cuenta en el mismo sistema. Además, deberán tenerse en cuenta
también los permisos que el usuario de cada sistema conceda. Por otro lado, los gestores de
referencias sociales, como CiteUlike, han sido creados con esta finalidad, es decir, compartir
carpetas.
Sindicación de contenidos. Los gestores que disponen de lector de canales RSS nos va a
permitir importar las nuevas referencias sin necesidad siquiera de ir al recurso, como es el caso,
entre otros, de Refworks.
Sugerencias, a través de las cuales los usuarios colaboran para mejorar recursos y servicios,
como ocurre en los sistemas denominados wiki. Esta posibilidad está definida especialmente en
el ámbito de los sistemas de código abierto, como es el caso de Zotero, que da a los usuarios
más avanzados la posibilidad de ir optimizando el programa, de enviar a los administradores
sugerencias para que incluyan nuevos productos y fuentes documentales que aún no son
compatibles con el mismo, simplemente enviando un mensaje a la dirección de correo que nos
indica.
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12. Gestores bibliográficos
El pionero fue ProCite. Este gestor junto con EndNote y RefWorks
forma parte de los llamados gestores tradicionales.
En los últimos años ha surgido una nueva generación de programas
que incorporan herramientas del nuevo contexto tecnológico y que han
contribuido a reforzar sus potencialidades. Así, podríamos citar por su
capacidad de incorporar recursos multimedia a Zotero, por la
posibilidad de compartir referencias a EndNote, CiteUlike, Mendeley
y también a Zotero y por la posibilidad de realizar con las citadas
referencias y con las anotaciones de los mismos mapas mentales a
Docear.
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14. Zotero
Es un programa gratuito y de código abierto, en constante actualización gracias a las aportaciones de
su comunidad de usuarios.
Es un complemento o extensión de Mozilla Firefox, aunque tiene también conectores que le permiten
trabajar con Chrome o Safari. Se puede instalar con Windows, Mac o Linux.
Tiene dos versiones, una local y otra web, que pueden sincronizarse entre sí, así como con otros
dispositivos.
Es el gestor más sencillo y el más compatible con todas las fuentes, que permite capturar en la web y
gestionar referencias y documentos PDFs, así como extraer los metadatos de los mismos.
Ofrece también la posibilidad de compartir las carpetas de referencias y documentos PDFs.
Trabaja sin conexión. Además, aporta una solución muy interesante, como es la realización de
copias, que denomina instantáneas, de las páginas html, que podemos utilizar posteriormente aunque
no tengamos acceso a ellas o conexión a la Red.
Dispone un plug-in –extensión que se integra en los propios procesadores de texto mediante una
barra de herramientas con distintos iconos y que facilita la tarea de citar y generar bibliografía– para
Word y OpenOffice. 13
15. Mendeley
Es un servicio gratuito, así como un programa en abierto, aunque patrocinado por Elsevier. Está a caballo entre un
gestor de referencias clásico y un gestor de referencias sociales, ya que tiene muy desarrollada la función de compartir
referencias, por lo que funciona como red social científica para interactuar con otros investigadores en internet.
Además, explora tendencias de investigación y ayuda a descubrir documentos, personas y grupos.
Se puede instalar con Windows, Mac y Linux.
Dispone de una versión local y otra en línea, que pueden sincronizarse entre sí así como con otros dispositivos.
Tiene un plug-in para insertar citas en Word y OpenOffice.
Permite añadir PDFs, incluso modificados, al gestor, bien desde el equipo o desde Internet, y que se extraigan los
metadatos de los mismos. Posee un visor para los PDFs que permite subrayarlos, hacer anotaciones y búsquedas en
ellos.
Ofrece una excelente gestión de grupos, públicos y privados.
Permite tener el perfil actualizado.
Tiene un módulo de estadísticas que permite consultar los documentos más y menos leídos.
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16. EndNote
Es uno de los más clásicos y potentes gestores biliográficos.
Al igual que ProCite y Reference Manager son de Thomson Reuters.
Tiene tres versiones, una de escritorio y dos web, una con suscripción en las bases de datos de la
WOS y otra gratuita, con menos capacidad de almacenamiento y menos estilos de cita. Y ofrece la
posibilidad de sincronización entre ellas.
Es esencial para trabajar con el catálogo HathiTrust y la base de datos de la Web Of Science, portal
fundamental para las áreas de ciencias.
Es muy bueno para estudios bibliométricos (listas, tablas por frecuencia…).
Posibilita la creación de formatos propios de entrada y salida.
Importa bibliografías de Word.
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17. RefWorks
Fue un hito en el desarrollo y difusión de los gestores.
No tiene versión local, solo en línea, que es distribuida por ProQuest.
Su mayor fortaleza es el control de autoridades. Genera índices de títulos, de autores, de
descriptores…
También cuenta con un lector de RSS, muy útil para incorporar nuevas referencias.
Además, permite incorporar, crear y modificar nuevos estilos.
Posibilita la creación de formatos propios de entrada y salida.
Dispone de un programa Write-N-Cite para insertar citas y bibliografía en un documento de Word.
Dispone del módulo RefShare, que permite compartir carpetas.
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18. CiteUlike
Es también un servicio en línea gratuito y un programa en abierto, creado por Springer, aunque tiene
una versión llamada Gold de pago con más funcionalidades.
Es un gestor de referencias bibliográficas social, cuya principal función es trabajar como las redes
sociales para descubrir, almacenar, organizar y compartir referencias y documentos en un entorno de
red social científica.
Permite crear grupos públicos y privados. Y también crear listas de seguimiento de los grupos o
usuarios de nuestro interés, así como configurar con ellas canales RSS.
Dispone de dos perfiles, uno público y otro privado.
Permite etiquetar los documentos como en las redes sociales.
Tiene aplicaciones para el escritorio virtual Netvibes.
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19. Docear
Es una plataforma gratuita, constituida por un conjunto de herramientas de código abierto para la gestión de la
literatura científica, que permite recopilar, organizar, crear y descubrir la literatura académica necesaria en cualquier
trabajo de investigación. Integra todo lo necesario para realizar dichas funciones en una sola aplicación: biblioteca
digital con soporte para documentos PDF, gestor de referencias, gestor de PDFs…, con una filosofía basada en mapas
mentales que se organizan mediante diagramas de flujo.
Está disponible para Windows, Mac OS y Linux.
Además, funciona perfectamente con muchas herramientas existentes como Foxit Reader, Mendeley o Microsoft
Word.
Ofrece una única versión, la versión escritorio. Pero hoy por hoy no permite mantener los documentos en la nube ni
utilizar la aplicación en ipad ni en iphone. Aunque sí podremos sincronizar los datos con un pendrive. Próximamente se
podrá sincronizar con los citados dispositivos.
Permite trabajar con documentos PDF y hacer anotaciones dentro de los mismos. Esto permite redactar los propios
trabajos directamente en Docear, copiando notas y referencias de la colección directamente en el propio proyecto.
Posee además un sistema de recomendación que ayuda a descubrir la nueva literatura, que recomienda documentos
que están en abierto y a texto completo para descargar.
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20. Otros gestores
Connotea, creado por Nature Publishig Group, integrado con las bases de Scopus y
ScienceDirect.
Bibtex: gestor para dar formato a referencias, que se utiliza con documentos Latex.
Latex: sistema de composición de textos, orientado a los documentos que contengan fórmulas
matemáticas.
Sencillos: Bibme y refbase.
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21. Bibliografía
Cordón-García, José A.; Martín-Rodero, Helena; Alonso-Arévalo,
Julio (2009). Gestores de referencias de última generación: análisis
comparativo de RefWorks, EndNote web y Zotero. El profesional de la
información, volumen 18 (número 4), páginas 445-454.
De Armas Ranero, Isabel y Pérez Iglesias, Javier (2014). Los
gestores de referencias bibliográficas [en línea]. Madrid: UCM.
Disponible en
https://cv2.sim.ucm.es/moodle/course/view.php?id=39375 [2011, 7 de
abril].
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22. Recordad que podéis solicitar ayuda al personal de la
biblioteca para solucionar cualquier duda.
Podéis contactar con la Biblioteca, por teléfono
(913944035) o a través del correo electrónico
(buc_est@ucm.es).
¡Muchas gracias por vuestra atención!
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