Standaardiseren, hoe doe je dat? Veel mensen denken al snel aan instructies en manuals. Maar dat zijn zwakke vormen van standaarden. Het gebruik is vrijblijvend en moeilijk te borgen. Borgingspiramide. Kanban

1. Yokoten
STANDAARDISEREN
BORGEN
&
Hoe doe je dat?

2. “Het komen tot een afgesproken werkwijze”
“Ervoor zorgen dat iedereen volgens die
afgesproken werkwijze werkt en blijft werken”
WAT IS STANDAARDISEREN?
WAT IS BORGEN?

3. SCHEIDEN
SCHIKKEN
SCHOON
MAKEN
STANDAAR-
DISEREN
STAND
HOUDEN
Geen overbodige spullen op de werkplek
Vaste plek voor alles, niet te veel, niet te weinig
Schoonmaken = Inspecteren
Vaste afspraken
DE VIERDE ‘S’ VAN 5S
DE VIJFDE ‘S’ VAN 5S

4. Boek:
5S Werkplekorganisatie
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten

5. Het werk in-één-keer goed doen!
Als je de standaard gebruikt,
Is het resultaat altijd in-één-
keer-goed
WAAROM STANDAARDISEREN?
EN BORGEN

6. WAAROM STANDAARDISEREN?
Als je de standaard gebruikt,
Is er minder variatie in de
benodigde tijd voor een
handeling.
Daardoor is het beter
voorspelbaar en planbaar
EN BORGEN

7. Gemiddelde
Omsteltijd
(minuten)
Frequentie
30 32 34 36
26 28
22 24 38 40
WAAROM STANDAARDISEREN?
EN BORGEN
Als je de standaard gebruikt,
Is er minder variatie in de
benodigde tijd voor een
handeling
Daardoor is het beter
voorspelbaar en planbaar

8. WAAROM STANDAARDISEREN?
Als je de standaard gebruikt,
Is er minder variatie in de
kwaliteit van de
(eind)producten
EN BORGEN
Gemeten waarden na het zagen

9. WAAROM STANDAARDISEREN?
EN BORGEN
Als je de standaard gebruikt,
en blijft gebruiken
Zullen de resultaten van
verbeteracties stand houden
en niet na verloop van tijd
wegzakken

10. WAAROM STANDAARDISEREN?
EN BORGEN
Als je de standaard hebt en
gebruikt, en blijft gebruiken
Kunnen die overgedragen en
door anderen geleerd
worden.

11. Yokoten
STANDAARDISATIE
GEDRAG
en

12. Een standaard blijft de standaard,
totdat er een betere is.

13. Westerse kijk: De standaard geeft weer hoe het
werk nu gedaan moet worden.
HUIDIGE SITUATIE
OF BESTEMMING?
Oosterse kijk: De standaard geeft weer hoe we het
werk willen doen, waar naartoe gewerkt wordt

14. Taiichi Ohno: “Waar geen standaarden zijn, kan niet
verbeterd worden”
BEGINSITUATIE
OF HINDERNIS?
Want wat ga je dan verbeteren? Als iedereen een eigen
standaard heeft. Wat is dan de startpositie? Uiteindelijk komt
er uit de verbeteractie een nieuwe standaard waar men zich
niet aan gaat houden (als men het niet gewend is om zich aan
gezamenlijke standaarden te houden).

15. BEGINSITUATIE
OF HINDERNIS?
Bert Teeuwen: “Een standaard kan een vijand zijn van
het verbeteren”
Een geldende standaard is ook wel heel relaxt. Als je iets al
jaren op je eigen manier doet, is het lastig om dat af te leren en
een nieuwe, betere, standaard aan te leren.

16. •Systeem1. Intuitief en Automatisch denken
•Systeem2. Rationeel en Reflectief denken
TWEE DENKSYSTEMEN
Ieder mens met hersenen heeft
twee denksystemen.
Hoewel de geleerden het niet
eens zijn over de verhouding
tussen systeem 1 en 2, gebruiken
we vooral het eerste systeem.

17. Systeem2-denken kost meer energie
dan Systeem1-denken

18. Iemand die nieuwe standaarden gaat
leren (ingewerkt wordt), moet hard
werken/nadenken.
Een ervaren medewerker past
automatisch standaarden toe.

19. Nieuwe standaarden introduceren aan
ervaren medewerkers is hen vragen om
extra moeite te doen,
Namelijk van systeem 1 naar systeem 2
gaan. Dat kan voor weerstand zorgen.
Tenzij het goede en aantrekkelijke
standaarden zijn.

20. • Is Gemakkelijk
• Gaat Intuïtief
• Biedt een Beloning / Voordeel
• Gemaakt door de gebruikers zelf
GOEDE STANDAARDEN ZIJN:
Goede en aantrekkelijke standaarden voldoen aan deze vier regels,
werken volgens de standaard,

21. IS GEMAKKELIJK Mensen houden van
gemak.
Gemak is belangrijker dan
veiligheid.
Zorg dat elke standaard
gemakkelijk te gebruiken
is. Zo niet, dan bedenken
mensen hun eigen
(onveilige) geitenpaadjes.

22. Mensen lezen niet
Leren door te gebruiken
Intuïtief
*Prof. Th. Blackler. Queensland University of
Technology 2014. Onderzoek naar het lezen
van gebruiksaanwijzingen van matig complexe
apparatuur zoals wasmachines en afstands-
bedieningen
WERKEN INTUITIEF
Uit onderzoek* blijkt dat de meeste
mensen, als ze een nieuw apparaat hebben
aangeschaft, de gebruiksaanwijzing niet
lezen. Maar gewoon onderzoekend gaan
proberen. Mensen houden ervan als
standaarden (en apparaten)
intuïtief werken.
Dus bijvoorbeeld: rechtsom =
open, linksom = dicht.

23. Hoe meer iemand moet lezen,
Hoe kleiner de kans dat die dat doet.
Standaarden moeten intuïtief werken

24. E = K x A
E = 100% x 0%
Effect = Kwaliteit x Acceptatie
BELONING/BIEDEN VOORDEEL
De wet van Maier: E=KxA.
Nieuwe standaarden hebben
pas effect als ze van goede
kwaliteit zijn en bovendien
geaccepteerd worden door de
gebruikers.
Een nieuwe standaard moet voordelen geven, zoals dat het werk
gemakkelijker of sneller gaat als je de nieuwe standaard volgt.

25. Nieuwe standaarden moeten voordeel
bieden, zoals gemak,
anders zullen ze niet snel breed
gebruikt worden.

26. OPGELEGD OF ZELFGEMAAKT?
In traditionele organisaties
worden standaarden door staf-
afdelingen gemaakt. En door
uitvoerende mensen gebruikt.
Het eigenaarschap ontbreekt.
Borgen wordt lastig.

27. Een standaard is een richtlijn: zo kán het
GEEFT RUIMTE OF KNELT?
Een standaard is de regel: zo móét het
Hoe wordt in de organisatie naar standaarden
gekeken?
Geven leidinggevenden het goede voorbeeld?
Wat is de status van standaarden:

28. Als er veel vrijheid is om je aan de
standaarden te houden, dan nemen
mensen die vrijheid. En zijn
standaarden slechts richtlijnen.

29. Je kan mensen moeilijk aanspreken op
het niet volgen van standaarden die ze
niet zelf bepaald hebben.
Gebrek aan eigenaarschap.

30. Mensen maken liever standaarden voor
de anderen,
Dan die van anderen te accepteren.

31. Standaarden voorgeschreven krijgen
raakt aan de autonomie.
Laat standaarden maken door de
gebruikers.

32. • Is de standaard een richtlijn?
• Is het niet gebruiken van de standaard onveilig?
• Kan het niet gebruiken van de standaard leiden tot ernstige
gevolgen?
• Ongevallen
• Kwaliteitsafwijkingen
• Kosten
NIVEAUS VAN STANDAARDISATIE
De BORGINGSPIRAMIDE

33. Yokoten
BORGINGS
PIRAMIDE
de

34. DE BORGINGSPIRAMIDE
Mondelinge
afspraken Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud
Het zwakste niveau is de mondelinge afspraak.
Want de boodschap wordt snel vergeten of door iedereen
anders gehoord. Of, bij afwezigheid, niet gehoord.

35. DE BORGINGSPIRAMIDE
Procedures en
Werkinstructies
Mondelinge
afspraken
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
Onmogelijk maken:
• Kan niet fout
Waarschuwen:
• Waarschuwen voor
afwijkingen
Kunnen zien:
• Eénpuntslessen
• Visuele informatie
Kunnen lezen:
• Procedures
• Handboeken
• Instructies
Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud
Procedures en werkinstructies bestaan vaak uit een heleboel tekst.
Ze vergen veel onderhoud: versiebeheer.
Hoe meer iemand moet lezen, hoe kleiner de kans dat die dat doet.
En , met veel nationaliteiten op de werkvloer, in welke taal?

36. DE BORGINGSPIRAMIDE
Procedures en
Werkinstructies
Mondelinge
afspraken
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
Onmogelijk maken:
• Kan niet fout
Waarschuwen:
• Waarschuwen voor
afwijkingen
Kunnen zien:
• Eénpuntslessen
• Visuele informatie
Kunnen lezen:
• Procedures
• Handboeken
• Instructies
Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud
Als we als voorbeeld nemen een situatie waarbij voorkomen moet
worden dat een auto op de spoorrails komt te staan terwijl er op
hetzelfde moment een trein aan komt razen.
Dan is de schriftelijke procedure of instructie het bord met een tekst
langs de kant van de weg

37. NIET ZO

38. Als het toch een instructie wordt,
gebruik dan zo min mogelijk tekst en
veel plaatjes.
1 plaatje zegt vaak meer dan 1.000
woorden.

39. ÉÉN-PUNTS-LES
Een één-punts-les is een visuele
instructie van hooguit 1 A4.
Met veel plaatjes – 1 plaatje zegt vaak
meer dan duizend woorden.

40. JOB BREAKDOWN SHEET
Naast EPL’s zijn er ook S.O.P.’s, Standard Operating Procedures, dat zijn
uitgebreide instructies. Vooral bruikbaar als opleidingsmateriaal.
En de Job Breakdown
Sheet, een combinatie van
visuele werkinstructie met
speciale waarschuwingen
en accenten.
JBS worden gebruikt bij
TWI (Training Within
Industry)

41. DE BORGINGSPIRAMIDE
Visueel
hulpmiddel
Procedures en
Werkinstructies
Mondelinge
afspraken
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
Onmogelijk maken:
• Kan niet fout
Waarschuwen:
• Waarschuwen voor
afwijkingen
Kunnen zien:
• Eénpuntslessen
• Visuele informatie
Kunnen lezen:
• Procedures
• Handboeken
• Instructies
Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud
Beter dan instructies lezen is het gebruik maken van visuele
hulpmiddelen, zoals borden, pictogrammen en kleuren.
Zoals de borden die het spoor aankondigen.

42. PICTOGRAMMEN, LIJNEN
Krachtiger dan tekst, maar dan moet iedereen wel weten wat de
pictogrammen betekenen.

43. VLOERLIJNEN
Vloerlijnen en vakken zijn krachtige Visuele hulpmiddelen.

44. DE BORGINGSPIRAMIDE
Visueel
stuurmiddel
Visueel
hulpmiddel
Procedures en
Werkinstructies
Mondelinge
afspraken
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
Onmogelijk maken:
• Kan niet fout
Waarschuwen:
• Waarschuwen voor
afwijkingen
Kunnen zien:
• Eénpuntslessen
• Visuele informatie
Kunnen lezen:
• Procedures
• Handboeken
• Instructies
Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud
Visuele stuurmiddelen zijn krachtiger dan visuele hulpmiddelen omdat
ze het alleen doen bij afwijkende situaties.
Zoals als er een trein aan komt.

45. LAMPEN, TOETERS EN BELLEN

46. Kanban = uithangbord of
signaal.
Kanbansystemen zijn
visuele stuurmiddelen.
Een leeg vak is het
signaal, de kanban, om
weer aan te vullen.
KANBAN-SYSTEEM

47. Kanbans zijn handige systemen om
voorraden te beheren.

48. Welk gereedschap
wordt gemist?
SCHADUWBORDEN
Bedrijven die met 5S of Lean starten hebben veel vertrouwen in
schaduwborden. Zo’n bord is handig om bijvoorbeeld gereedschappen
aan te hangen. Dan kan je in een oogopslag zien wat ontbreekt.

49. DE BORGINGSPIRAMIDE
Failsafe
Visueel
stuurmiddel
Visueel
hulpmiddel
Procedures en
Werkinstructies
Mondelinge
afspraken
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
Onmogelijk maken:
• Kan niet fout
Waarschuwen:
• Waarschuwen voor
afwijkingen
Kunnen zien:
• Eénpuntslessen
• Visuele informatie
Kunnen lezen:
• Procedures
• Handboeken
• Instructies
Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud

50. FAILSAFES Failsafes zijn de beste standaarden.
Het is onmogelijk om het anders te doen,
alle alternatieven zijn uitgeschakeld.
Failsafes zijn de enige standaarden waarbij
systeem 2 van de hersenen niets hoeft te
doen: Het gaan automatisch goed.

51. Failsafes zijn de beste standaarden,
omdat alle andere alternatieven zijn
uitgeschakeld.
En je hoeft er niet bij na te denken
(Systeem1)

52. DE BORGINGSPIRAMIDE
Failsafe
Visueel
stuurmiddel
Visueel
hulpmiddel
Procedures en
Werkinstructies
Mondelinge
afspraken
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
Onmogelijk maken:
• Kan niet fout
Waarschuwen:
• Waarschuwen voor
afwijkingen
Kunnen zien:
• Eénpuntslessen
• Visuele informatie
Kunnen lezen:
• Procedures
• Handboeken
• Instructies
Onthouden:
• Hopen dat iedereen
hetzelfde gehoord heeft
• En het onthoud
Hoe lager
in de
piramide,
hoe
zwakker
de
borging

53. Werk in de borgingspiramide van boven
naar beneden: kan je een failsafe
bedenken (die heeft de voorkeur)?

54. Lees meer over standaardiseren en
borgen in ons boek:
5S Werkplekorganisatie
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten