5S op kantoor. Scheiden Schikken Schoonmaken Standaardiseren Stand houden De bedoeling is dat de fysieke inrichting van het kantoor helemaal ten dienste staat van flow in de processen. En flow, dat is zonder haperingen, opstoppingen en versnellingen. Processen zonder verliezen, flow-verstoorders.

1. Yokoten
in het kort

2. 1 5S – HET DOEL VAN 5S
Yokoten
2 5S – DE 5 S’EN
3 5S – STARTEN MET 5S
Alle 4 YouTube filmpjes over 5S:
4 5S OP KANTOOR

3. Yokoten
Op kantoor

7. Voor wie zijn deze situaties nog herkenbaar?
5S op kantoor is gebaseerd op dezelfde principes
als 5S in productie of in magazijnen.
Hoewel vroeger 5S op kantoor effect had op de
fysieke kantoorruimte met vooral papieren
documenten en kasten ligt de focus uiteraard
meer en meer op de digitale kantooromgeving.

8. Ook daar is 5S toepasbaar.
In ons boek meer daarover.
5s werkplekorganisatie, dat is te bestellen bij elke
boekhandel.

9. Lees meer in ons Boek:
5S Werkplekorganisatie
3e druk
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten

10. Ook voor kantoren gelden basiscondities. Die
basiscondities vormen de ondergrens om continu
te gaan verbeteren.
Dit zijn de basiscondities.

11. 1.De werkplekken zijn strak georganiseerd,
gevisualiseerd, overzichtelijk, schoon en veilig
2.Alle medewerkers en leidinggevenden werken
volgens vaste standaarden, zoals instructies en
veiligheidsregels
BASISCONDITIES

12. 3. De kennis en vaardigheden van onze
medewerkers zijn up-to-date en
gestandaardiseerd
4. Er is een goed georganiseerde
informatieoverdracht in de vorm van
ploegoverdrachten, ochtendoverleggen en
dag –en/of weekstarts
BASISCONDITIES

13. 5. Er is een veilige collectieve cultuur van elke
dag continu leren en verbeteren, leidend tot
kleine en grote verbeteringen
BASISCONDITIES

14. Er is veel te verbeteren op kantoor.
De administratieve processen, vooral die van
productiebedrijven, retailers en dienstverleners
zitten vaak bomvol verliezen, er zit onvoldoende
flow in en het krijgt ten onrechte weinig
verbeteraandacht.

15. Voordat je op kantoor continu
gaat verbeteren moeten eerst
de basiscondities op orde zijn

16. Zo niet, dan zal je zien dat alle verbeteringen
gaan over het op orde brengen van de
basiscondities.
Heel veel voor de hand liggende verbeteringen.
In de categorieën: Standaardiseren, Afspraken
maken en nakomen en Ordenen en Opruimen.
Verbeteringen die je ook wel zonder
diepgravende analyses kan bedenken.

17. Een belangrijke basisconditie om goed te kunnen
werken is de mate waarin de werkvloer goed
georganiseerd is.
Meestal beginnen bedrijven als ze continu willen
gaan verbeteren met Lean of TPM met de
toepassing van de 5S’en om de werkplek te
organiseren. Dit zijn de 5 S’en. Het zijn vijf
woorden, allemaal beginnend met een S:

18. 1e S - SCHEIDEN
DE
5 S’en 2e S - SCHIKKEN
3e S - SCHOONMAKEN
4e S - STANDAARDISEREN
5e S – STAND HOUDEN

19. Je kan de werkvloer inrichten als Een schuur,
Die is Privé, Gesloten en gericht op een individu
Als er maar een persoon werkt, zou die nog
kunnen zeggen, omdanks de chaos: ik kan alles
vinden, maar als je samen werkt op een bepaalde
werkplek is het beter om die in te richten als een
supermarkt. Die is Openbaar, Alles is open en
toegankelijk en ingericht voor een Groep

20. Supermarkt
• Openbaar
• Alles open
• Groep gericht
Schuur
 Privé
 Gesloten
 Individu gericht
VERSCHILLENDE VISIES

21. Een supermarkt is overzichtelijker dan een
schuur. Je kan in een oogopslag zien of alles er is,
en of het op de goede plaats ligt.
Het valt meestal niet mee om de conditie van een
werkplek op orde te houden. Je kan wel
afspraken maken en standaardiseren. Maar houdt
iedereen zich daaraan?

22. •Persoonlijkheid?
•Gedrag?
•Omgeving?
WAT KAN JE VERANDEREN?

23. De omgeving waarin mensen
werken bepaalt voor een
groot deel hun gedrag

24. •Er ligt niets overbodigs
•Er ligt niet meer dan nodig
•Er ligt niet minder dan nodig
•Het is er onberispelijk schoon
•Het papierwerk is minimaal & eenvoudig
•Alles binnen 30 seconden kunnen vinden
GEORGANISEERDE WERKPLEK

25. •Alles binnen 30 seconden weer
terugleggen op de plek waar het hoort
•Er is voor alles een duidelijke standaard-
werkwijze
•En afwijkingen (zoals ontbrekendeof
overbodige spullen of informatie) vallen
direct op
GEORGANISEERDE WERKPLEK

26. Organiseer de werkplek zo,
Dat je alles binnen max. 30
seconden kan vinden

27. 5S Werkplekorganisatie ≠ Opruimen
NIET DE ESSENTIE VAN 5S

28. •Werkplek veranderen om gedrag te veranderen
•Het werk onder controle krijgen door
standaardisatie
•Minimaliseren van verliezen
•Flow creëren in de processen
WEL DE ESSENTIE VAN 5S

29. Twee toestanden:
Stromen of stilstaan
WAT IS FLOW IN PROCESSEN?

30. o Hoe informatie door een proces heen stroomt,
namelijk
o Zonder onderbrekingen
(stilstanden, wachten, opstoppingen, haperingen)
o Een proces zonder verliezen
WAT IS FLOW OP KANTOOR?

31. A
B
C
GEREED
GEREED
GEREED
GEEN FLOW:
LANGE
WACHT-
TIJDEN

32. GEEN FLOW: ONBALANS

33. FLOW: BALANS
en GEEN WACHTRIJ

34. Het doel van 5S is het creeren
van maximale flow in de
processen

35. De inrichting van de
kantoorwerkplek moet
volledig in dienst staan van
flow in de processen

36. •Helaas kent elk administratief proces wel flow
verstoorders. Dat zijn de verliezen
•Met 5S haal je de verliezen uit de processen,
die ontstaan door de inrichting van de
werkplekken
FLOW VERSTOORDERS

37. Verliezen zijn
FLOW verstoorders

38. VERLIEZEN
Als iets geen waardecreërende handeling
is, dan is het verspilling/verlies. Er zijn op
kantoor meerdere soorten, zoals deze:

39. CONTROLE
FOUTEN en
GEBREKEN
CORRIGEREN,
HERSTELLEN
DUBBELOP DOEN
WACHTEN VOORRAAD
OMSTELLEN OVER-PROCESSING
VERPLAATSEN
ZOEKEN
FOUT -en
NAVRAAG ONBALANS
ONDERBEZETTING
OVERBELASTING
GEMISTE
KLANTVRAAG
VERLIEZEN

40. Kijk op ons YouTube-kanaal YOKOTEN voor 3
filmpjes over waarde creeren en de verliezen

41. De inrichting van de werkplek bepaalt voor een
deel of er flow in de administratieve processen is.
Nog veel meer effect is te halen uit het:
• Goed stroomlijnen van processen
• Het goed verdelen van het werk over de
mensen
• En, zeker ook: het gebruiken van buffers en
bundels.

42. Lees alle details daarover in ons
boek ‘Creëer Flow op Kantoor’. Dat
bij elke boekhandel is te bestellen.

43. Boek:
Creëer Flow op Kantoor
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten

44. Of bekijk de 6 filmpjes over Flow op
kantoor op ons YouTube-kanaal
Yokoten.

45. 1 Het PERFECTE systeem en de Wet van Little
Yokoten
2 Kingmans vergelijking / wachtrij-theorie
3 Het STABIELE systeem met buffers
4 Een hoge bezettingsgraad met bundels
5 De Waardestroom-analyse
Alle 6 YouTube filmpjes over FLOW OP KANTOOR:
6 Werk verdelen en het Pull-principe
Bekijk onze YouTube-filmpjes of lees het boek.

46. 1e S - SCHEIDEN
DE
5 S’en 2e S - SCHIKKEN
3e S - SCHOONMAKEN
4e S - STANDAARDISEREN
5e S – STAND HOUDEN

47. SCHEIDEN

48. De 1e S Scheiden:
in een Clean Out ruimen medewerkers
zoveel mogelijk mappen en papieren op.
Gooi alles direct weg. En werk per map: als
je elke map document voor document
doorneemt om te beoordelen wat weg
kan, heb je aan het einde van de clean out
niet erg veel bereikt.
Wees niet te voorzichtig.

49. Durf spullen weg te gooien
“Bij twijfel: weggooien”
 Bepaal wat er op de werkplek nodig is
 Verwijder alles wat niet nodig is
1E S: SCHEIDEN

50. CLEAN OUT

51. CLEAN OUT
Durf kasten weg te gooien
“Bij twijfel: weggooien”

52. SCHIKKEN

53. De 2e S Schikken:
als een kast of lade na de 1e s nog maar
half vol is, aarzel dan niet om die hele
kast of lade dan weg te doen. Hier geldt
het lege zolder effect: de ruimte die je
beschikbaar laat is binnen enkele weken
weer helemaal gevuld.

54. 2E S: SCHIKKEN
•Voor alles een vaste plek
•Alles op zijn vaste plek
•Alles een minimum en maximum
hoeveelheid

55. Nogmaals: de werkplek staat ten
dienste van de flow in de processen.
Alles wat je vaak nodig hebt ligt
binnen handbereik, of binnen 1 of
hooguit 2 klikken. De rest kan verder
weg op een centrale plek op kantoor
of in een magazijn.

56. Dagelijks: heel dichtbij, op je
bureau of in een lade, op
grijpafstand
Wekelijks: centraal in een
kast of aan een
(schaduw)bord
Maandelijks of onregelmatig:
in een magazijn
WAAR?

57. Hoe vaker je iets nodig hebt,
hoe dichter bij de werkplek
opslaan waar je het nodig
hebt

58. Plaats spullen waar ze
de procesflow het
beste ondersteunen

59. Soms is het zelfs beter om de hele
lay-out van het kantoor aan te
passen aan de flow van het proces.
Om het verlies ‘verplaatsen’ te
minimaliseren.

60. 2E S – LAYOUT SCHIKKEN
VOOR
NA

61. VERPLAATSEN
VERLIEZEN

62. 5S betekent niet dat alles
achter gesloten deuren in
kasten moet liggen.

63. Soms is het zelfs beter om aan het
einde van een werkdag alles op de
tafels en bureaus te laten liggen en niet
op te ruimen. Om het verlies
‘omstellen’ te minimaliseren.
Omstellen: opruimen en de volgende
dag weer op dezelfde manier klaar
zetten kost tijd. Terwijl het op dat
moment juist het beste is geordend.

64. OMSTELLEN
VERLIEZEN

65. Soms is het beter om de
werkplek niet op te ruimen.
5S ≠ Clean Desk

66. 2E S: SCHIKKEN
•Voor alles een vaste plek
•Alles op zijn vaste plek
•Alles een minimum en
maximum hoeveelheid

67. Zorg dat er van elk kantoormateriaal
en ook informatie niet te veel maar
ook niet te weinig voorhanden is.
Voorraad en zoeken zijn
flowverstoorders.

68. FLOW VERSTOORDERS
ZOEKEN
VOORRAAD

69. Hoe minder voorraad,
Hoe meer overzicht
Hoe minder zoektijd.

70. Gebruik daarvoor kanban-systemen.
Kanban betekent signaal. Het werkt zoals
bij de krokettenmuur van de febo. De
krokettenbakker gooit pas een kroket in
het vet als er een vakje vrij is. Dat vrije
vakje is de kanban.
Meer over kanban vindt je in ons
YouTube-filmpje daarover op ons kanaal.

71. Kanban =
uithangbord of
signaal
KANBAN-SYSTEEM

72. Veel meer over
Kanban in ons
YouTube filmpje.
Op het Yokoten-
kanaal.
YOUTUBE

73. Dit is een mooi voorbeeld van een
kanban: als het A4-logopapier bij de
printer op is ligt deze kanban in de
lege doos. Het secretariaat beheert
de bestellingen, de voorraden via
kanbans. Zodat niemand misgrijpt.

74. KANBAN-SYSTEEM

75. SCHOONMAKEN

76. De 3e s schoonmaken gaat op kantoor
minder goed op. Het idee is dat als iemand
het kantoor schoonmaakt, dat die dan
afwijkingen ontdekt:
Zoals teveel spullen of ontbrekende
spullen, of dat iets op een verkeerde plek
ligt.
3e S: Schoonmaken = inspectie.

77. Schoonmaken en opruimen
zijn een vorm van inspectie
Schoonmaken brengt afwijkingen aan het licht
En is ongezond
3E S: SCHOONMAKEN

78. Maar dat schoonmaken wordt vaak,
letterlijk nogal oppervlakkig, door
professionele schoonmaakbedrijven
gedaan. En die zullen de genoemde
afwijkingen niet snel zien. Tenzij er sterke
visuele kanbansystemen zijn. En de
kantooromgeving zo krachtig is
gestandaardiseerd, dat afwijkingen meteen
opvallen.

79. Op de visuele werkplek kan
je
Op elk willekeurig moment,
in één oogopslag zien waar
iets is en hoe het gaat

80. STANDAARDISEREN

81. Doelstelling:
Proces onder controle krijgen door alles
volgens vaste afspraak uit te voeren
Standaardiseren en borgen van de eerste 3
S’en
4E S: STANDAARDISEREN

82. “Het komen tot een afgesproken werkwijze”
Doel: Borging zo gemakkelijk mogelijk maken.
“Ervoor zorgen dat iedereen volgens die
afgesproken werkwijze werkt en blijft werken”
STANDAARDISEREN
BORGEN

83. De 4e s standaardiseren gaat op kantoor zeker
goed op. Veel werk en bovendien de inrichting
van bureaulades, kasten en magazijnen is
krachtig te standaardiseren. Blijf in gedachten
houden dat de hele kantoorwerkplek in dienst
moet staan van de flow in de processen. Ook
alles wat gestandaardiseerd wordt:
- De processen, werkinstructies, opslagruimtes
Alles.

84. Gebruik daarvoor sterke
standaarden. Dat zijn standaarden
die zo krachtig zijn dat je ze bijna
automatisch en intuïtief gebruikt.
Sterke standaarden voldoen aan de
volgende kenmerken.

85. 1. Zijn gemakkelijk in het gebruik
2. Werken intuïtief
3. Geven een beloning (zoals tijdwinst of minder
moeite)
4. Zijn gemaakt door de gebruikers
5. Maken het borgen eenvoudiger
(de 5e S: Stand houden)
STERKE STANDAARDEN

86. 6. Verminderen de verliezen (Flow verstoorders)
STERKE STANDAARDEN

87. FLOW VERSTOORDERS
FOUTEN
GEBREKEN CONTROLEREN
CORRIGEREN,
HERSTELLEN
DUBBELOP DOEN

88. Hoe zwakker de standaard
Hoe meer controle nodig is
en elkaar aanspreken

89. YOUTUBE
Veel meer over Standaardiseren en de
Borgingspiramide in ons YouTube filmpje.
Op het
Yokoten-kanaal.

90. Hoe lager
in de
piramide,
hoe
zwakker de
borging
Let op:
WACHT tot het rode licht gedoofd is
Er kan nog een trein aankomen
BORGINGSPIRAMIDE

91. Maak van de
kantoorwerkplek een
Krachtige, visuele werkplek:
Waar afwijkingen meteen
opvallen

92. 1e S - SCHEIDEN
DE
5 S’en 2e S - SCHIKKEN
3e S - SCHOONMAKEN
4e S - STANDAARDISEREN
5e S – STAND HOUDEN

93. De 5e S staat voor stand houden.
borgen. Van de standaarden.
Dat is misschien nog wel de moeilijkste S.

94. STAND HOUDEN

95. Iedereen houdt zich aantoonbaar aan de
5S-standaarden
5E S: STAND HOUDEN

96. De 5S’en hebben geen
vaste volgorde, want

97. Denk bij elke S aan de
laatste:
Stand Houden,
hoe borgen we dit?