1. Contractmanagement
Middelweg 63 T +31 (0)6 2183 8278
6584 AG Molenhoek (Lb) E bartm@probuylogic.nl
The Netherlands I www.probuylogic.nl

2. Wat is contract management (CM)?
Contract management:
CM is het beheren van de Management
verplichtingenadministratie van alle
termijnafspraken welke middels een contract
zijn vastgelegd met als doel risico’s te
vermijden, kosten te bewaken en te Beheer
reduceren en ondersteuning te bieden aan
het tactische en strategische inkoopbeleid.
Contractbeheer:
Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt
Bewaking
dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op
de juiste plaats is, ter ondersteuning van het
gehele CM-proces.
Contractbewaking:
Het bewaken van de naleving van de
vastgelegde afspraken in een contract. Hierbij
wordt zowel de prestatie van de leverancier
bewaakt als de prestatie van de eigen
organisatie.

3. CM en het inkoopproces
Contractmanagement gaat hand in hand met de inkoop van goederen en diensten en dus met
het inkoopproces. CM kan het beste toegepast worden vanaf de inkoopzijde. Het CM-proces
verloopt parallel aan het inkoopproces.

4. Hoe werkt CM nu eigenlijk?
Indeling CM proces: 3 subprocessen:
1. Specificeren behoeften 1. Het initiële inkoopproces (fase 1 t/m 3)
2. Selecteren leverancier(s) 2. Het contractbeheer (fase 4 t/m 11)
3. Opstellen & tekenen contract 3. Het bestellen binnen een contract (afroepen)
4. Registreren in (creatie)register
5. Beoordelen en autoriseren
6. Registreren in contractregister
7. Archiveren
8. Genereren en distribueren van
informatie
9. Bewaking en uitvoering en
beëindiging
10. Beëindigen,
volledigheidscontroles en
evaluaties
11. Inrichten en opschonen van
archieven en registers

5. Links CM Proces verloop
Inzicht – Overzicht - Verandermanagement
Documentbeheer:
Een contract is een speciaal soort Analyse
document, waardoor contractbeheer
veel overeenkomsten heeft met
documentbeheer.
Registreren &
Kwaliteitsmanagement:
beheren
Kwaliteitsmanagement is er op
gericht de kwaliteit van processen te
waarborgen en te verbeteren. CM Meten
waarborgt de kwaliteit van het
inkoopproces, door het
documenteren van dit proces en
ervoor te zorgen dat aan de
gemaakte contractuele afspraken Management
voldaan wordt.

6. Doelstellingen CM
Ondersteuning strategische en Effectiviteit en (kosten) efficiëntie
tactische inkoopbesluitvorming van het inkoopproces verbeteren
• Analysemogelijkheden binnen- en over • Centrale vastlegging van contract
contracten (informatie)
• Beschikbaarheid relevante • Standaardisatie proces + kortere DLT
managementinformatie • Besparing personeel door
• Advisering op basis van verkregen standaardisatie en automatisering
inzicht en overzicht • Voorkoming van Maverick buying
Risicobeheersing contracten Beheersing van
leveranciersprestatie
• Identificeren van risico’s • Actieve bewaking van mijlpalen (bv
• Naleving wet- en regelgeving looptijd en opzegtermijn)
• Autorisatieproces onderdeel van intern • Analyseren van actuele kosten ten
systeem opzichte van geplande kosten
• Standaardisatie inkoopproces en • Systematische factuurcontrole
procedures
• Contractstandaarden

7. Kosten en opbrengsten CM
Kosten contractmanagement Potentiele opbrengsten contractmanagement
• Personeelskosten: Compliance management 55 % beter
– Contractbeheerder(s)
– Contractmanager(s) Kortingen en bonussen 25% - 30% beter
– Third party contractmanager(s)
Inkoopkosten 2% - 7% lager
• Automatiseringskosten:
– Kosten op basis van SAAS Vernieuwen contracten 25% beter
• Initiële kosten:
Evergreen contracten Niet meer van toepassing
– Implementatie-
– Aanschaf- / SAAS- Doorlooptijden 50% korter
– Communicatie-
– Dataverzamelingskosten Voorwaarden en condities Risico,autorisatie,procedures
• Structurele kosten:
– Borging procedures Management informatie Nooit meer wachten
– Uitvoeren contractbeheerproces
Analyseren contracten Maximale uitnutting
– Licenties / SAAS
– Onderhoud en ondersteuning
Administratieve kosten 25% - 30% lager

8. Toegevoegde waarde Probuylogic
Contractmanagement
• Professioneel Contract Management uitgevoerd door Probuylogic voor al uw contracten met
klanten, leveranciers, partners en personeel;
• Gebruik van online Contract Management Systeem (SAAS);
• Onbeperkt contracten aanmaken;
• Onbeperkt contract gerelateerde documenten opslaan;
• Eenvoudig KPI’s invoeren en managen;
• Geautomatiseerde reminders naar leveranciers voor kortingen, bonussen en KPI’s;
• Geautomatiseerde reminders naar contractverantwoordelijken binnen uw organisatie;
• Gratis onbeperkt viewers aanmaken;
• Eenmalige inrichting Contract Management systeem door Probuylogic;
• Wekelijkse controle & maandelijkse rapportage;
• Mogelijkheid voor benchmarking;
• Eén aanspreekpunt voor uw organisatie;
€ 4,95 per contract per maand

9. Opties contract management
Opties Probuylogic Contract Management
• Contract Management Proces opzetten/optimaliseren
• Achterhalen van alle contracten binnen uw organisatie
• Contractscan (beoordeling en advies inzake inhoud contract)
• (Her)onderhandeling van contracten
• Training Contract Management systeem voor uw medewerkers
€ uurtarief