Gestión de Proyectos

1. 3.4. GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO
3.4.1. PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
INGENIERIA, PROCURA, FABRICACION Y MONTAJE DE
TANQUE TKBJ - 53030
IPFM – TANQUE TKBJ 53030
UNIDADES DE MEDIDA
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
RECURSO PERSONAL Costo/hora
RECURSO MATERAL Unidades
RECURSO MAQUINA Unidades
NIVEL DE PRECISIÓN
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
ORDEN DE MAGNITUD FORMULACION POR ANALOGIA -25% al +75%
PRESUPUESTO BOTTOM UP -15% al +25%
DEFINITIVO BOTTOM UP -5% al +10%
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
VARIACIÓN PERMITIDA
ACCIÓN A TOMAR SI LA VARIACIÓN EXCEDE
LO PERMITIDO
Proyecto Completo +/- 5% costo planificado Investigar variación para tomar acción
correctiva
REGLAS PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN
Proyecto Completo Valor Acumulado - Curva S Reporte de Performance Semanal del
Proyecto
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS
FORMATO DE GESTIÓN DE COSTOS DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
Plan de Gestión de Costos Documento que informa la planificación para la gestión del costo del proyecto.
Línea Base de Costo Línea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de contingencia
Costeo del Proyecto Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable,
según el tipo de recurso que participe.
Presupuesto por Fase y
Entregable
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del
proyecto, divididos por Fases, y cada fase dividida en entregables.
Presupuesto por Semana El formato Presupuesto por Semanainformalos costes del proyecto por semana
y los costes acumulados por semana.
Presupuesto en el Tiempo (Curva
S)
El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la gráfica del valor
ganado del proyecto en un periodo de tiempo.
DETALLES ADICIONALES DE LA GESTIÓN DE COSTOS:
SELECCIÓN DEL FINANCIAMIENTO
Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el
porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de compactar la información del equipo de proyecto en el
Schedule,actualizando el proyecto segúnlos reportes del equipo,yprocede a replanificar el proyecto en el escenario
del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto,y se emite el Informe Semanaldel Performance
del Proyecto.
La duración del proyecto puede tener una variación de +/- 10 % del total planeado, si como resultado de la
replanificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitará emitir una solicitud de cambio, la cual
deberá ser revisada y aprobada por el Project Manager y el Sponsor.
FLUCTUACIONES EN LOS TIPOS DE CAMBIO
El Sponsor y el Project Manager son los responsables de evaluar,aprobar o rechazar las propuestas de cambios.

2. Se aprobarán automáticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente puedan impedir la normal
ejecución del proyecto, y que por su naturaleza perentoria no puedan esperar a la reunión del Comité Ejecutivo, y
que en total no excedan del 5% del presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios deberán ser expuestos
en la siguiente reunión del equipo del proyecto.
Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del
proyecto y los intercambios de la triple restricción.
Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son:
- Solicitud de Cambios.
- Acta de reunión de coordinación del proyecto.
- Plan del Proyecto (replanificación de todos los planes que sean afectados)
En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al tema es el Project Manager,si
está no puede ser resuelta por el, es el Sponsor que asume la responsabilidad.
Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del presupuesto del proyecto puede
ser aprobada por el Project Manager, un requerimiento de cambio superior será resuelta por el Sponsor.
REGISTRO DE LOS COSTOS
Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el
porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de compactar la información del equipo de proyecto en el
Schedule, actualizando el proyecto segúnlos reportes del equipo,yprocede a replanificar el proyecto en el escenario
del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto,y se emite el Informe Semanaldel Performance
del Proyecto.
El coste del proyecto puede tener una variación de +/- 5 % del total planeado,si como resultado de la replanificación
del proyecto estos márgenes sonsuperados se necesitará emitir una solicitud de cambio,la cual deberá ser revisada
y aprobada por el Project Manager y el Sponsor.
3.4.2. ESTIMACION DE LOS COSTOS
Las entradas para el desarrollo de este proceso fueron línea base de alcance del proyecto, registro de
lecciones aprendidas, cronograma de proyecto, requisitos de recursos, factores ambientales y
activos de los procesos de la organización.
La estimación de costos para este proyecto está expresada en moneda extranjera ($ dólares americanos).
Se ha considerado obtener una utilidad neta en el rango del 10 - 12%.
La técnica usada para la estimación de costos de este proyecto fueron el juicio de expertos, la estimación
analógica y la estimación paramétrica.
El presupuesto desarrollado y asignado para este proyecto fue de $ 4 571 051.53 sin la inclusión de
solicitudes adicionales solicitados por el cliente.
3.4.2.1. ELABORACION DEL PRESUPUESTO

3. CUADRO 1: COSTOS DIRECTOS
CUADRO 2: COSTOS INDIRECTOS
3.4.3. MONITOREO Y CONTROL DE COSTOS
Se realizará a través de un monitoreos y controles semanalmente en los puntos de control establecidos,
cuáles son los costes en ese momento y comparar con la línea de base trazada, se procederá a la
comprobación si se ajustan o no a lo que estaba previsto.
Debido que el monitoreo se realiza permanentemente, la detección de desviaciones en la línea base
establecida se realiza de manera temprana, esto permite tomar medidas correctivas que evitara mayores
desviaciones en el presupuesto establecido
C 946,481.28
15.00 Costos Indirectos / Gastos Generales Glb 1.00 735,843.67 735,843.67
16.00 Utilidad Glb 1.00 210,637.61 210,637.61
E 4,571,051.53
PRECIO TOTAL A SUMA ALZADA DE EPC-35 INGENIERIA, PROCURA Y CONSTRUCCION DE TANQUES - PLANTA DE PISCO
COSTOS INDIRECTOS / GASTOS GENERALES - UTILIDAD

4. 3.5. GESTIÓN DE LA CALIDAD
3.5.1. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
INGENIERIA, PROCURA, FABRICACION Y MONTAJE DE TANQUE TKBJ -
53030
IPFM – TANQUE TKBJ 53030
ESTÁNDAR O NORMA DE CALIDAD APLICABLE
PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE CALIDAD APLICABLE
Ingeniería ASTM, API, REGLAMENTO NACIONAL
Procura
ASTM, API, AWS
Fabricación
ASTM, API, AWS, ASME
Montaje
API, ASME
Pruebas
ASTM, ASME
OBJETIVOS DE CALIDAD
Cumplir con el alcance del proyecto
Cumplir el cronograma establecido
Cumplir con los estándares, normas, procedimientos.
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD: ESPECIFICAR LOS ROLES QUE SERÁN NECESARIOS EN EL EQUIPO DE
PROYECTO PARA DESARROLLAR LOS ENTREGABLES Y ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
ROL NO 1 :
GERENTE DE
PROYECTO
Objetivos del rol: Asegurar el control de calidad del proyecto
Funciones del rol: Coordinar con el jefe de QA / QC
Niveles de autoridad: Máxima
Reporta a: Staholders
Supervisa a: jefe de QA/QC
Requisitos de conocimientos: Planificación,Normas
Requisitos de habilidades: Liderazgo
Requisitos de experiencia: Mas de 10 de experiencia
ROL NO 2 :
JEDE DE QA/QC
Objetivos del rol: Asegurar la calidad del producto
Funciones del rol: Planificación y establecimiento de los procedimientos,
estándares y especificaciones de calidad
Niveles de autoridad: Media
Reporta a: Gerente de Proyecto
Supervisa a: Ingenieros de Calidad
Requisitos de conocimientos: Normas técnicas
Requisitos de habilidades: Comunicación,Identificación
Requisitos de experiencia: Mas de 5 años en el rubro a desarrollar

5. REVISIONES DE CALIDAD
ENTREGABLES/ PROCESOS REVISIONES DE CALIDAD
Ingeniería de Tanque Cumplimiento de Normas de Diseño
Suministro de Materiales
Cumplimiento de los estándares de diseño según lo
solicitado por Ingeniería
Proceso de Fabricación Cumplimiento según estándares de diseño
Proceso de Montaje Cumplimiento según estándares de diseño
Proceso de Pruebas Cumplimiento según estándares de diseño
ACTIVIDADES DE CONTROL Y GESTIÓN DE LA CALIDAD
ACTIVIDADES DE CONTROL
DE LA CALIDAD
Aseguramiento del cumplimiento de diseño solicitado por el cliente
Aseguramiento que al momento de las pruebas realizadas no haya fallas
ACTIVIDADES DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
Asegurar que el costo del proyecto se encuentre dentro del obejtivo
Asegurar que el cronograma se encuentre dentro del objetivo
HERRAMIENTAS DE CALIDAD
Auditorias
Supervisiones
Inspecciones internas y del cliente
PROCEDIMIENTOS RELEVANTES DE LA CALIDAD
Establecer el adecuado seguimiento de una NO CONFORMIDAD u OBSERVACION detectada
Capacitar al personal en la identificación y reporte de no conformidades
Establecer responsabilidades durante la planificación para identificación,evaluación,aplicación y revisión
de acciones preventivas
3.5.2. MÉTRICAS
CUADRO 3: Métricas
3.6. GESTIÓN DE RECURSOS DEL PROYECTO
3.6.1. PLANIFICACION DE LA GESTION DE RECURSOS
3.6.1.1. ORGANIGRAMA
Fase Entregable Estándar Métrica Meta Actividad de Control Formato Aplicable Responsable
Compra Acero ASTM, API
Numero de años cubiertos por
la garantia
Según Normas
Inspeccion durante la
recepcion
Check List
Supervisor de
Logistica
Compra Accesorios ASTM, API
Numero de años cubiertos por
la garantia
Según Normas
Inspeccion durante la
recepcion
Check List
Supervisor de
Logistica
Pre - Fabricacion Tanque 53030 ASME, API Planos de fabricacion Tolerancia según Normas
Inspeccion durante la la
fabricacion
Check List
Supervisores
de Calidad
Montaje Tanque 53030 ASME, API Planos de Montaje Tolerancia según Normas
Inspeccion durante el
montaje
Check List
Supervisores
de Calidad
Pruebas Tanque 53030 ASME, API Pruebas según Normas Tolerancia según Normas
Inspeccion durante las
pruebas
Check List
Supervisores
de Calidad
MÉTRICAS

6. 3.6.1.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Gerente de Proyecto
• Revisar y aprobar los programas de obra.
• Revisar la Ingeniería de Detalle del Proyecto.
• Planear, gestionar y asignar recursos.
• Revisar los informes semanalmente.
• Revisar los informes técnicos.
• Coordinar con el cliente.
• Coordinar con la Oficina Central.
• Coordinar con todos los profesionales que integran el equipo de proyecto.
Jefe de Seguridad y Medio Ambiente
 Realizar las inspecciones de seguridad y análisis de riesgos.
 Análisis de los incidentes.
 Capacitación y asesoría en temas de seguridad y análisis de riesgos.
 Asesoramiento al personal sobre seguridad
 Revisar y actualizar los procedimientos de trabajo conforme a la normativa en vigor.

7. Jefe de Calidad
 Planificar y establecer los procedimientos, estándares y especificaciones de calidad de la empresa.
 Revisar los requisitos del cliente y asegurarse de que se cumplan.
 Trabajar con el departamento de logística para establecer los requisitos de calidad de los
proveedores externos.
 Asegurarse de que los procesos de fabricación o producción cumplan con las normas internacionales
y nacionales.
 Buscar formas de reducir el desperdicio y aumentar la eficiencia.
 Definir procedimientos de calidad en conjunto con el personal operativo.
 Establecer y mantener controles y procedimientos de documentación
Ingeniero Supervisor de Calidad Civil
 Responsable de controlar la calidad de los trabajos en obra, desde la recepción de materiales hasta
la liberación definitiva del elemento o estructura en obra.
 Responsable del control de equipos.
 Conocer perfectamente la programación de la obra y coordinar con los supervisores de campo las
inspecciones y liberaciones respectivas.
 Liberar según los puntos de espera, cada etapa constructiva teniendo un adecuado criterio técnico,
ética y responsabilidad.
 Conocer a cabalidad el proyecto a través de la lectura e interpretación del expediente técnico,
especificaciones técnicas, y planos.
 Emitir No conformidades y hacer seguimiento al levantamiento de las mismas.
 Elaborar el Dossier de Calidad del proyecto completo.
Ingeniero Supervisor de Calidad Mecánico
• Responsable de controlar la calidad de los trabajos en obra, desde la recepción de materiales hasta
la liberación definitiva del elemento o estructura en obra.
• Responsable del control de equipos.
• Conocer perfectamente la programación de la obra y coordinar con los supervisores de campo las
inspecciones y liberaciones respectivas.
• Liberar según los puntos de espera, cada etapa constructiva teniendo un adecuado criterio técnico,
ética y responsabilidad.
• Conocer a cabalidad el proyecto a través de la lectura e interpretación del expediente técnico,
especificaciones técnicas, y planos.
• Emitir No conformidades y hacer seguimiento al levantamiento de las mismas.
• Elaborar el Dossier de Calidad del proyecto completo.

8. Jefe de Logística
 Encargado de suministrar los materiales y accesorios solicitados para la fabricación y montaje de
la estructura
 Coordinar con el área de calidad para la verificación de los estándares de calidad de los
materiales a suministrar.
Jefe de Oficina Técnica
• Preparación del EDT (WBS).
• Planificación del desarrollo de la construcción de Obras Civiles, Concreto, Montaje Mecánico,
Eléctrico e Instrumentación y su interrelación con la ingeniería de detalles y el suministro.
• Verificar disponibilidad a tiempo de las compras de materiales consumibles, alquileres de equipos y
chequearlos de acuerdo al programa maestro. Ayudar a identificar cada componente crítico que pueda
afectar los plazos del proyecto.
• Programación de la obra.
• Elaboración de los informes de avance, de rendimientos y de dotación de personal de la obra.
• Actualización de la programación de la obra de acuerdo a las desviaciones respecto del presupuesto
oficial.
• Estudios específicos respecto de opciones y sus impactos en la planificación vigente del proyecto.
• Preparación de programas de detalle, día a día, en donde es necesario realizar coordinaciones, con
el Cliente, con la Inspección Técnica, con Operaciones y otras áreas.
• Preparación y envío de reportes.
• Planificación de recepción y almacenamiento en obra.
• Planificación de las maniobras e izajes de los equipos.
Ingeniero de Diseño (proyectista)
 Encargado de la ingeniería básica y detalle del proyecto teniendo en cuenta los
requerimientos del proyecto a ejecutar respetando los estándares, normas, etc.
Jefe de Área Civil
 Coordinar con el cliente al nivel de supervisión.
 Coordinar con todos los profesionales que integran el equipo de proyecto
Supervisor de Área Civil de campo

9. • Responsable de dirigir a los monitores y jefes de grupo de campo civil.
• Coordinar constantemente con el residente sobre el avance del proyecto.
• Direccionar los trabajos mecánicos diarios.
• Revisar los planos y dar la conformidad correcta para pasar a los jefes de grupo o capataces de
campo civil.
Jefe de Área Mecánica
 Coordinar con el cliente al nivel de supervisión.
 Coordinar con todos los profesionales que integran el equipo de proyecto
Supervisor Mecánico de Taller
 Responsable de dirigir a los monitores y jefes de grupo de taller.
 Coordinar constantemente con el jefe del área de mecánica sobre el avance de la fabricación del
proyecto.
 Revisar los planos de fabricación y dar la conformidad correcta para pasar a los jefes de grupo o
capataces para la fabricación en taller.
Supervisor Mecánico de campo
• Responsable de dirigir a los monitores y jefes de grupo de campo mecánico.
• Coordinar constantemente con el residente sobre el avance del proyecto.
• Direccionar los trabajos mecánicos diarios.
• Revisar los planos y dar la conformidad correcta para pasar a los jefes de grupo o capataces de
campo mecánico.
• Coordinar con todos los profesionales que integran el equipo de proyecto.
3.6.1.3. MATRIZ RACI (Matriz de Asignacion de Responsabilidades)
Se eligió esta matriz debido al fácil entendimiento y visualización, ya que muestra los entregables asociados
a una o grupo de personas pertenecientes al proyecto, así como quien está a cargo o tiene autoridad
suficiente asignando a los responsables de cada tarea.
Actividades:
 Realizador de la actividad (R)
 Aprobador Final (A)
 Consultado (C)
 Informado (I)
Ver Matriz RACI.

10. 3.6.2. ESTIMACION DE RECURSOS
Establecer las directrices y consideraciones para el reclutamiento y selección del personal en todas las
áreas del proyecto, con la finalidad de prevenir contrataciones de personal no idóneo para la ejecución y
desarrollo del proyecto.

11. El área de Recursos Humanos en coordinación con las demás jefaturas y la Gerencia del Proyecto, es la
encargada de reclutar según las necesidades y características solicitadas.
3.6.3. ADQUISICION DE RECURSOS
3.6.3.1. ASIGNACION DE RECURSOS
3.6.3.1.1. CONSIDERACIONES INICIALES
Se establecen las siguientes consideraciones iniciales para la planificación de la adquisición de los
Recursos:
a) Ubicación del proyecto. Pisco
b) Alojamiento. El personal asignado al proyecto se encontrará alojado en un hospedaje Anais, Ubicado en
la Av. Abraham Valdelomar 11601 a 15 minutos de la planta de Pluspetrol. El costo será asumido por
HAUG S.A. y la coordinación será responsabilidad del Área de administración del proyecto.
c) Alimentación. El desayuno y la cena serán provistos por el concesionario Nhoa bambù, Ubicado en la
Av. Genaro Medrano 460 a 5 minutos de la planta de Pluspetrol, concesionario contratado por HAUG S.A.
según los horarios que se indican. El almuerzo será suministrado por Pluspetrol en su comedor # 003 a
través de listado entregado por el área de administración de la empresa HAUG S.A.
d) Movilización El costo de la movilización del personal desde Lima a Pisco y viceversa será coordinado
por HAUG S.A., quien adquirirá los pasajes de la empresa PERU BUS, embarcando y desembarcando en
los terminales de cada ciudad.
e) Programación de actividades diarias en proyecto. Se realiza la siguiente programación de actividades
diarias para el personal destacado a la ubicación del proyecto:
- 6:00 Desayuno (en el concesionario Nhoa bambù).
- 6:40 Salida de transporte hacia la ubicación del proyecto.
- 7:00 Ingreso del personal a las instalaciones del proyecto.
- 12:30 – 13:30 Almuerzo personal.
- 18:00 Salida de transporte hacia la ciudad de Pisco.
- 18:15 Llegada del personal al concesionario.
- 19:15 Llegado del personal al hospedaje.
3.6.3.1.2. PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION DE
PERSONAL
3.6.3.1.2.1. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
 INICIO.

12. GERENTE DE PROYECTO /JEFE DE DISCIPLINA:
Envía pedido de personal obrero (ver anexo 001). (Con 3 semanas de anticipación), el pedido se realizará
vía correo dirigido a personal de rrhh encargado de la contratación del personal obrero, con copia a la
gerencia de rrhh, gerencia de operaciones.
 DESARROLLO.
RRHH:
Recibido la solicitud de personal por parte de la gerencia del proyecto, procederá al reclutamiento del
personal.
PERSONAL OBRERO EN GENERAL:
- Revisión de personal obrero disponible con GERENCIA DE OPERACIONES, MANTENIMIENTO,
ALMACEN Y PLANTA según solicitud y/o búsqueda para el inicio del reclutamiento.
- Revisión de CV documentado y evaluación de personal con supervisión de planta.
- Coordinación con QHSE-MEDICO OCUPACIONAL HAUG para programación médica y seguimiento de
los resultados.
- Comunicación al personal en caso tenga observaciones médicas, para el levantamiento de
observaciones.
- Coordinación de pólizas – SCTR.
OPERADORES DE EQUIPO:
- Coordinación con MANTENIMIENTO de disponibilidad de equipos para certificaciones del personal:
operadores de grúa y camión, rigger, manlift, entre otros.
SOLDADORES:
- Coordinación con CALIDAD, para programación de pruebas a soldadores.
INDUCCIÓN EN LIMA:
- De realizarse la inducción en Lima, se realiza coordinación con RRHH-CAPACITACIÓN para
programación de inducción en Lima.
 TERMINO.
RRHH:
Coordinara con ADMINISTRACIÓN DE OBRA para la movilización de personal con examen médico,
capacitación y pólizas, apto para ingreso a obra o inducción en obra. Envío periódico de archivo Excel de
Status de personal obrero. (ver anexo 002).

13. 3.6.3.1.2.2. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL STAFF
 INICIO
GERENTE DE PROYECTO: Envía pedido de personal staff (ver anexo 003). (Con 3 semanas de
anticipación), el pedido se realizará vía correo dirigido a personal de rrhh encargado de la contratación del
personal staff, con copia a la gerencia de rrhh, gerencia de operaciones.
 DESARROLLO
RRHH:
Revisión de personal Staff disponible con las áreas de CALIDAD, PLANEAMIENTO, INGENIERÍA, HSE y
GERENCIA DE OPERACIONES. Mapeo interno de profesionales (Mobility). En línea con ello, trámite
interno, coordinaciones y validaciones sobre performance con el jefe directo para la movilización.
- Definición de estrategia de Reclutamiento y Selección: Inicio de reclutamiento de personal staff según
perfiles solicitados. Considera empleo local, bases activas, búsqueda regular, entre otros.
- Coordinación y seguimiento de examen médico - MEDICO OCUPACIONAL HAUG.
- Comunicación al personal en caso tenga observaciones médicas, para el levantamiento de
observaciones. - Coordinación de pólizas – SCTR.
- Coordinación con ADMINISTRACIÓN OBRA para programación de viaje a obra.
INDUCCIÓN EN LIMA: - De realizarse la inducción en Lima, se realiza coordinación con RRHH-
CAPACITACIÓN para programación de inducción en Lima.
 TERMINO
RRHH:
Coordinara con ADMINISTRACIÓN DE OBRA para movilización de personal con examen médico,
capacitación y pólizas apto para ingreso a obra o inducción en obra. Envío periódico de archivo Excel de
Status de personal staff (Plantilla adjunta).