Este documento habla sobre el diseño de diagramas de flujo para manuales administrativos. Explica las diferentes clasificaciones, formatos y tipos de diagramas de flujo, así como las normas y símbolos utilizados comúnmente para su elaboración. También describe cómo identificar correctamente los diagramas de flujo y da recomendaciones sobre el uso de símbolos para mejorar la claridad y comprensión.

1. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
CAPITULO
II
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2. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
CAPITULO II
SIMBOLOGA USADA PARA LA
ELABORACIN DE DIAGRAMAS DE
FLUJO EN MANUALES
ADMINISTRATIVOS
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ANSI
ASME

3. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
ELABORACIN DE DIAGRAMAS DE FLUJO
2.1.- DIAGRAMAS DE FLUJO.
Los diagramas de flujo representan en forma gráfica la secuencia que siguen las
operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas
o los materiales. Muestran las unidades administrativas (procedimiento general)
o los puestos que intervienen ( procedimiento detallado) para cada operación
descrita, y puede indicar además, el equipo que se utilice en cada caso.
Sabemos que los diagramas de flujo se utilizan principalmente en el análisis de
los procedimientos; sin embargo, presentados en forma sencilla y accesible
dentro del manual, proporcionan una descripción de conjunto, que facilita la
compresión de los mismos.
2.2- CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Debido al extenso uso de los diagramas de flujo y a toda clase de adaptaciones
a que son sometidos con el propósito de satisfacer las necesidades particulares
de cada trabajo, los diagramas de flujo han tomado muchas variaciones que
aparecen en diversas formas y bajo muchos títulos; sin embargo, existe una
clasificación de la cual se pueden elegir el tipo de diagrama que más se ajuste
a nuestros requerimientos.
La clasificación puede ser de tres grupos:
· Por su presentación.
· Por su formato.
· Por su propósito.
· 2.2.1.Por su presentación.- los diagramas de flujo pueden ser:
De bloque Cuyos procedimientos se presentan en
términos generales con el propósito de hacer
resaltar determinados aspectos.
Este tipo de diagramas es de mucha utilidad
para llevar a cabo presentaciones ante
autoridades superiores (ver cuadro 1)
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4. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
De detalle En donde se presentan los procedimientos en
su mínima expresión. este tipo de diagramas
es útil en la capacitación de personal, la
supervisión de labores, etc. ( ver cuadro 2)
· 2.2.2. Por su formato, un diagrama de flujo puede ser:
De formato vertical
En el que el flujo o la secuencia de las
operaciones va de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha ( ver cuadro 1 y 2 ).
De formato horizontal
En el que el flujo o la secuencia de las
operaciones va de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo ( cuadro 3 )
De formato tabular, también conocido como
De formato columnar o panorámico
En el que se presenta en una sola carta el
flujo o secuencia de las operaciones en su
totalidad, correspondiendo cada puesto o
unidad administrativa ( según sea el caso ) a
una columna. su forma se basa en el formato
vertical y es el más recomendable debido a
que el proceso puede ser apropiado en su
totalidad con mayor facilidad
( Cuadro 4).
De formato arquitectónico
Es en el cual se presentan en forma objetiva
el movimiento o flujo de las personas, las
formas o materiales (aunque no
necesariamente se indique qué operaciones
se realizan), o bien la secuencia de las
operaciones a través del espacio en que se
realiza el trabajo (cuadro 5)
· 2.2.3. Por su propósito, un diagrama de flujo puede ser:
De forma
El cual se ocupa fundamentalmente de los
documentos o reportes, con muy pocas o
ninguna descripción de las operaciones.
Mediante símbolos se presenta la secuencia
de cada una de las operaciones por las que
atraviesa una forma en sus diferentes tantos
y a través de los diversos puestos y/o
unidades administrativas, desde que se
origina hasta que se archiva.
Este tipo de diagrama de flujo se puede
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5. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
formular bajo el formato horizontal (ver
cuadro 6).
De labores ( ¿qué se hace?)
El cual también se conoce como diagrama
abreviado de proceso; presenta mediante
símbolos, el flujo o secuencia de las
operaciones, quien o donde se hace la
operación y en que consiste esta.
Se formula bajo el formato horizontal (ver
cuadro 7).
De método ( ¿cómo se hace?) Presenta la secuencia de operaciones, la
persona que debe realizarlas y la manera de
efectuar cada operación del procedimiento.
Este tipo de diagramas es útil para el
adiestramiento del personal; normalmente su
formulación se hace en el formato vertical.
( cuadro 7)
Analítico ( ¿ Para qué se hace?) En este tipo de diagrama se presenta no sólo
la secuencia de las operaciones, la persona
que debe realizarlas y la manera de efectuar
cada operación, sino también para que sirve
cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando es importante,
consigna además el tiempo empleado, la
distancia recorrida y alguna observación
complementaria.
Para la formulación de este tipo de diagrama
se usa el formato vertical (cuadro 7).
De espacio ( ¿ Dónde se hace?) Muestra el espacio por el que se desplaza una
forma o una persona durante las distintas
operaciones del procedimiento o parte de él.
Es de utilidad registrar la operación que
realiza cada estación mediante el símbolo
correspondiente de la norma ASME, así como
el tiempo que consume cada estación en
realizar su trabajo y el tiempo de traslado.
Normalmente para elaborar este tipo de
diagrama se utiliza el formato arquitectónico
(cuadro 5)
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6. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
2.3- SÍMBOLOS USADOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no
convencional transmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la
comprensión del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de
concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiere
convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas
reglas en cuanto a su aplicación.
Existen dos normas de símbolos para la diagramación de diagramas de flujo,
estas son conocidas con los nombres de norma ASME y norma ANSI.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos
convencionales (ver hoja 42); a pesar de amplia aceptación que ha tenido esta
simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque
no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las
necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología
(ver hoja 44) para que sea empleada en el procedimiento electrónico de datos
con el propósito de representar los flujos de información, de la cual se han
adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas
de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa, ( ver hoja 46 ).
La aplicación de una u otra norma, o bien de su combinación, dependerá de la
necesidad a satisfacer al momento de desarrollar el trabajo de diagramación
administrativa, decisión que debe tomar el analista, o el jefe.
2.4.- IDENTIFICACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO.
La forma de identificar los diagramas de flujo puede variar de organización, sin
embargo los elementos básicos que deben contener son los siguientes:
1. Nombre de la división, gerencia ó dirección general, unidad o área de la
que trata este manual.
2. Nombre de este procedimiento.
3. Quien elaboró el diagrama.
4. Quien autorizó.
5. Fecha de elaboración.
6. Numero de hoja.
Normalmente las hojas de los diagramas de flujo van en hoja con logotipo de la
empresa.
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7. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
SIMBOLOGÍA USADA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO.
Las simbologías convencionales usadas para la elaboración de diagramas de
flujo se pueden agrupar en dos normas o familias que son:
2.4.1.- NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (*).
SÍMBOLO REPRESENTA
Operación.- indica las principales fases del
proceso, método o procedimiento.
Inspección.- indica que se verifica la calidad
y/o cantidad de algo.
Desplazamiento o transporte.- indica el
movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
Depósito provisional o espera.- indica demora
en el desarrollo de los hechos.
Almacenamiento permanente.- indica el
depósito de un documento o información
dentro de un archivo, o de un objeto
cualquiera en un almacén.
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8. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
SÍMBOLO REPRESENTA
Origen de una forma o documento.-
indica el hecho de formular una forma o
producir un informe
Decisión o autorización de un documento.-
representa el acto de formar una decisión o
bien el momento de efectuar una
autorización.
Entrevista.- indica el desarrollo de una
entrevista entre 2 o más personas.
Destrucción de un documento.- indica el
hecho de destruir un documento o tanto de
él, o bien existencia de un archivo muerto
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9. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
SÍMBOLO REPRESENTA
Terminal.- indica el inicio o la
terminación del flujo, puede ser acción o
lugar; además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o
proporciona información
Disparador.- indica el inicio de un
procedimiento conteniendo el nombre de
éste o el nombre de la unidad administrativa
donde se da inicio.
Operación.- representa la realización de una
operación o actividad relativas a un
procedimiento.
Decisión o Alternativa.- indica un punto
dentro del flujo en que son posibles varios
caminos alternativos.
Documento.- representa cualquier tipo de
documento que entre, se utilice, se genere o
salga del procedimiento.
Archivo.- representa un archivo común y
corriente de oficina
Nota aclaratoria.- no forma parte del
diagrama de flujo sino más bien es un
elemento que se le adiciona a una operación
o actividad para dar una explicación de ella.
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10. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
CUADRO 2
SÍMBOLO
REPRESENTA
Conector.- representa una conexión o enlace
de una parte del diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
Conector de página.- representa una
conexión o enlace con otra hoja diferente en
la que continua el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o línea de unión.- conecta
los símbolos señalando el orden en que se
deben realizar las distintas operaciones.
Operación de teclado.- representa una
operación en que se utiliza una perforadora o
verificadora de tarjeta.
Tarjeta perforada.-- representa cualquier
tipo de tarjeta perforada que se utilice en el
procedimiento.
Cinta perforada.- representa cualquier tipo
que se utilice en el procedimiento.
Cinta magnética.- representa cualquier tipo
de cinta magnética que se utilice en el
procedimiento.
Teclado línea.- representa el uso de un
dispositivo en línea para proporcionar
información a una computadora electrónica u
obtenerla de ella.
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11. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
2.4.4.- SÍMBOLOS MÁS USADOS EN LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO
PARA OFICINA.
CUADRO 3
SÍMBOLOS
REPRESENTA
Inicio o termino.- indica el principio o el fin
del flujo, puede ser acción o lugar además se
usa para indicar una unidad administrativa o
persona que recibe o proporciona
información.
Actividad.- describe las funciones que
desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Documento.- representa un documento
general que entre, se utilice, se genere o
salga del procedimiento
Decisión o alternativa.- indica un punto
dentro del flujo en donde se debe tomar una
decisión entre 2 o más alternativas.
Archivo.- indica que se guarda un documento
en forma temporal o permanente.
Conector de página.- representa una
conexión o enlace con otra hoja diferente,
en la que continua el diagrama de flujo.
Conector.- representa una conexión o enlace
de una parte del diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo..
Dirección de flujo o línea de unión.- conecta
los símbolos señalando el orden en que se
deben realizar las distintas operaciones.
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12. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
2.5. - RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE SÍMBOLOS.
2.5.1. - EN CUANTO A DIBUJO:
· Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de
entrada y salida.
· Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
· El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de
salida.
· Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas y en caso
necesario utilizar ángulos rectos.
· Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos mantengan
uniformidad en su tamaño, salvo el caso que se requiera hacer resaltar
alguna situación especial.
2.5.2.- EN CUANTO A SU CONTENIDO Y/O USO.
· La redacción del contenido del símbolo de actividad debe ser mediante
frases breves y sencillas, de tal modo que su comprensión sea clara.
· Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe
contener el nombre completo de ella; cuando se utilicen iniciales para
identificar la unidad administrativa se debe asentar su significado al pie de
la hoja del diagrama.
· El símbolo documento debe contener el nombre original de la forma o
reporte en cuestión.
· Cuando se presenten varios tantos de un documento, el original se identifica
con la letra “ 0 ” y las copias mediante dígitos “ 1 ”, “ 2 ”, “ 3 ”, etc. se
recomienda anotar esta identificación en el extremo inferior derecho del
símbolo.
· El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico,
teniendo presente que los contenidos de los conectores de entrada y salida
deben ser iguales.
· Cuando se tiene una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar
un color al símbolo o a su contenido, lo cual facilitará su localización. En
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13. DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.
este caso otra Medida suele ser colocar, antes o después del conector, el
símbolo terminal cuyo contenido es el nombre de la unidad administrativa,
el nombre de una operación, etc., en donde se encuentre el conector
destino.
· Es recomendable que el contenido del conector de página sea numérico, en
el entendido de que el símbolo que indica el destino debe contener el
número de página de donde proviene el diagrama.
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