Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation

Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales
Plan de classement
1
Un plan de classement pour la
production documentaire :
conception, adaptation, utilisation.
Retour d'expérience.
Forum des archivistes, Troyes
1er avril 2016

Plan de classement
2
Sommaire
Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillaisUne trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais11
Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?
22
Un plan de classement qui évolue vers d'autres usagesUn plan de classement qui évolue vers d'autres usages33

Plan de classement
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1. Une trame née d'une collaboration avant
d'être adaptée au contexte marseillais

Plan de classement
4
Le travail de groupe (1/3)
Les usages :
– organisation des documents stockés en GED
– construction des arborescences bureautiques
Le périmètre :
– compétences spécifiques des communes (état civil,
urbanisme, culture, etc.) et en particulier des
communes constituant le groupe de travail
– compétences fonctionnelles communes à toutes les
collectivités territoriales

Plan de classement
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Méthodologie
– Pour quoi faire ? Pour qui ? ⇒ Motivations
– Qui ? ⇒ Fonctionnement du groupe de travail
– Quoi ? ⇒ Périmètre de compétences abordées
– Comment ?
⇒ identification des grands domaines de compétences
⇒ recensement des missions : outils
⇒ présentation du plan de classement
Difficultés rencontrées : connaissance insuffisante de
certaines compétences, taille de la commune, influence
des organigrammes

Plan de classement
6
La production du groupe de travail :
– une trame de plan de classement transversal à
adapter à sa commune
– un guide méthodologique donnant quelques pistes
pour l'adaptation

Plan de classement
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L'adaptation locale
Pour quels usages ?
Classement dans une arborescence des documents
numériques qu'ils soient interfacés avec des applications
métier ou accessibles directement par l'utilisateur –
prédominance de la GED même si rare déclinaison
bureautique
Développement de l'arborescence
Évolution de l'arborescence au gré des intégrations de
contenus dans la GED
Évolution des pratiques : du plan de classement pur à la
prise en compte des métadonnées

Plan de classement
8
L'adaptation locale
Déclinaison en GED :
cf arborescence
Lacunes identifiées :
– insertion des documents de
fonctionnement des services
(ex : rapports d'activité)
– transversalité complète sur
certaines procédures
(ex : marchés)

Plan de classement
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2. Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les
utilisateurs ?

Plan de classement
10
2.1. Documents liés à une application

Plan de classement
11
Vue depuis l'application RH
Structuration de la production ⇒ Vocabulaire
commun ⇒ Décloisonnement

Plan de classement
12
Affichage du document
dans l'application

Plan de classement
13
Vue dans l'entrepôt

Plan de classement
14
Affichage du document dans l'entrepôt

Plan de classement
15
Zoom sur une partie des métadonnées
associées au document

Plan de classement
16
2.2. Documents non liés à une application

Plan de classement
17
Les notes du DGS
accessibles depuis l'intranet

Plan de classement
18
En pointant vers l'entrepôt

Plan de classement
19
3. Un plan de classement
qui évolue vers d'autres usages

Plan de classement
20
Une déclinaison multiforme dans différents outils
Influence très marquée du plan de classement dans
le vocabulaire ou dans l'angle d'approche retenu dans les
réalisations suivantes :
– Intranet
– plan d'urbanisation du système d'information
– classement de la documentation des projets
informatiques

Plan de classement
21
Intranet : la mise en place d'un menu
ouvertement inspiré du plan de classement

Plan de classement
22
Plan d'urbanisation
du système d'information
de la Ville : du général au
particulier
Des « quartiers » pour un
ou plusieurs domaines de
compétence communale

Plan de classement
23
Plan d'urbanisation du SI
Des « quartiers » eux-mêmes
découpés en « îlots »

Plan de classement
24
Des « îlots » regroupant des
dénominations claires d'applications

Plan de classement
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Chaque application étant ensuite
définie et liée vers la documentation
technique associée

Plan de classement
26
Documentation informatique
des projets
Toute la documentation technique des projets
informatiques étant organisée de façon
similaire...
...dans une arborescence
proche de celle du plan de
classement transversal

Plan de classement
27
Documentation informatique des
projets

Plan de classement
28
Documentation informatique des
projets
A quoi cela ressemblait avant...

Plan de classement
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Conclusion
Le plan de classement n'est pas une fin en soi.
Souplesse apportée par l'utilisation des
métadonnées.
Alors, pourrait-on s'en passer ?
- permet accès à des ressources hors application
- développement d'un vocabulaire commun
- décloisonnement de la vision des services

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