Écologie numérique ou archiver le Développement durable

MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENTDE L’ÉNERGIE ET DE LA MER MINISTÈRE DU LOGEMENTET DE L’HABITAT DURABLE
Ecologie numérique ou archiver le
développement durable
Le projet SIAMAE
Intervenants
Bastien CHASTAGNER – Adjoint à la responsable de la mission des archives publiques du
Ministère de l’Environnement, de l’énergie et de la mer (MEEM) et du ministère du Logement et
de l’habitat durable (MLHD), chef de projet SIAMAE
Christèle NOULET – Responsable de la mission des archives publiques du Ministère de
l’Environnement, de l’énergie et de la mer (MEEM) et du ministère du Logement et de l’habitat
durable (MLHD)

Déroulé
Introduction
●
Contexte de la démarche d’archivage électronique ministériel
●
Périmètre de la fonction « archives » au MEEM et MLHD
I - Bilan et préconisations du groupe de travail
II - Présentation de la feuille de route du projet SIAMAE
III - Quels enseignements organisationnels sur le « qui » et « comment »
archiver » ?
●
Qui ? Quelle(s) place(s) pour l’archiviste : convergence sémantique avec des
notions métier voisines, quelle place à l’évaluation archivistique (gestion de
l’information, expertise « archives » dans les SI) ?
●
Comment ? Faire converger les stratégies et procédures d’archivage physique
et numérique ? Créer un continuum de la structuration de l’information dès sa
création ?

Introduction

Contexte interministériel
– SGMAP
●
2012 : Mandat AE piloté par la DISIC
– AE : un nouveau domaine d’expertise au service de la gouvernance des SI
– AE : illustration de bonnes pratiques
– AE : guide de bonnes pratiques : fiches annexes
●
2012-2013 :
– Cadre stratégique commun du SI de l’État
– Cadre commun d’urbanisation du SI de l’État
– Cadre commun d’architecture des référentiels de données
– Vade-meccum sur l’ouverture et le partage des données publiques (Etalab)
– Lancement du programme « Dites-le-nous une fois » (simplification
administrative)
●
2015 :
– Etat plateforme et identité numérique (France Connect)

Contexte interministériel
● Des référentiels à disposition :
– SGMAP
● 2005 : Référentiel général de sécurité (RGS – mise à jour V2 2014)
● 2009 : ANSSI, Archivage électronique… comment le sécuriser ?
(guide méthodologique)
● 2009 : Référentiel général d’intéropérabilité (RGI - évolution majeure
en cours)
– Archives
● 2013 : Référentiel général de gestion des archives (DIAF)
● 2015 : Lancement du programme interministériel d’AE VITAM (PIA)
● 2015 : Cadre stratégique commun de modernisation des archives et
de gestion de la performance (CIAF)

Contexte ministériel
● Mandat du comité d’orientation stratégique des systèmes d’information
(COSSI) confiée à la mission des archives publiques
Définition du périmètre ministériel en matière d’archivage électronique
intermédiaire
● Projet de regroupement immobilier Arche Séquoia
● Périmètre de l’archivage courant et intermédiaire : orientations utilisateurs et
producteurs, gestion du cycle de vie.

Des besoins d’archivage spécifiques
Réponse Décompte Pourcentage
Continuité de service (réouverture d'un dossier) 230 70.55%
Contentieux 91 27.91%
Production d'un acte administratif 83 25.46%
Contrôle / Audit 78 23.93%
Autre 67 20.55%
Justification des droits des personnes/administrés 45 13.80%
Justification des droits de l'administration ou d'une
action administrative
40 12.27%
Justification des droits, suivi des entreprises (par ex.
agrément)
19 5.83%
Reporting 8 2.45%

Contexte ministériel : une fonction
« archives » structurée
● Création de la mission en 1953
● Organisation de la fonction « archivage » au ministère : circulaire NOR
DEVK1031905C du 5 juillet 2011 établi au profit des services des
MEEM/MLHD un réseau national structuré et piloté par le secrétariat
général. Objectif : construire et préserver la mémoire de l’action publique
● Un outil de gestion de l’archivage : SIAM : Une mémoire pour demain
développé par le secrétariat général des MEEM/MLHD est mis à disposition
de tous les agents (circulaire NOR : DEVK1235247C du 09/10/2012)

Contexte ministériel : une fonction « archives » structurée

Contexte ministériel : une fonction « archives »
structurée
● Le rôle de la mission des archives publiques
– Maîtrise d'ouvrage du SI archivage (SIAM)
– Conseils et audit en archivage courant et intermédiaire auprès de l’administration centrale (tableaux
de gestion, audits, plans de classement, nommage...)
– Gestion et conservation des archives intermédiaires de l’administration centrale
– Traitement des archives définitives
– Animation d’un réseau national structuré de la fonction « archives » dans les services déconcentrés
– Contrôle scientifique et technique sur les opérateurs en collaboration avec le bureau des missions
(SIAF)
●
Une mission des archives orientée RM
– Intervention de la mission auprès des services en amont de la production documentaire, définition
et mise en peuvre des référentiels de gestion et de conservation des documents produits et reçus.
– Note d’information DITN/RES/2007/006 records management et gestion des archives courantes et
intermédiaires dans le secteur public
– Note d’information DGP/SIAF/2012/005 du 15 février 2012 relative à l’actualité de la normalisation
en matière de records management

I - Bilan du groupe de travail « archivage
électronique » (GTAE)

● Constitution d’une équipe projet pluridisciplinaire
– Pilotage : mission des archives publiques
– Assistance à maîtrise d’ouvrage interne (SIAS/4) spécialisée dans les SI des fonctions
support + AMO externe (cabinet Conseil Ourouk)
– Acteurs du SI : Moe du SIAM et sous-direction de la politique des systèmes
d’information
● Composition du groupe de travail et déroulement des ateliers
– les maîtrises d’usage largement représentées dans les ateliers : les producteurs de
données et futurs utilisateurs de l’archivage électronique
– Déroulés des ateliers fondés sur des retours d’expérience internes aux ministères ou
extérieurs
– Déroulement des ateliers de janvier à novembre 2015 : 7 ateliers et 11 séances
– Décembre 2015 : comité de pilotage final avec validation de la feuille de route pour la
mise en œuvre de l’archivage électronique
Organisation du groupe de travail

Organisation du groupe de travail
COPIL
Équipe projet AMO Conseil
Archivage
électronique
Thématique 1
Définir une politique d’archivage
Atelier 1 Atelier 3 Atelier 5Atelier 2 Atelier 4 Atelier 8Atelier 7Atelier 6
GouvernanceGouvernance
Organisation des travauxOrganisation des travaux
Pilotage GT : MAP
Thématique 2
archivage des SI
Thématique 3
vision cible et scénarios
Comment
archiver
Gérer les
SI
existants
Feuille de route
Gouvernance expertise
archive et
nouveaux SI
VITAMStructuration
des données et
automatisation

Trois types de besoin
 1/3 Besoin de structurer et gérer les données et documents électroniques en
amont (dès leur création)
• Développer la dématérialisation et les échanges électroniques : nécessité de
retrouver facilement l’information numérique produite + sécuriser cette information
(problématique des destructions/modifications, du versionning par exemple).
• Pour les documents non structurés
• Instaurer des règles de bonnes pratiques en termes d'organisation des
données et d'activité métier (nommage, plans de classement, gestion des
mails, outils de gestion électronique des documents/ressources partagées,
espaces collaboratifs)
• Dans la structuration de l’information : privilégier une logique d'activité par
rapport à une logique d'organisation, se rapprocher des tableaux de gestion
des archives (par activité dans le SIAM).
• Définir l’organisation de cette structuration des données : rôle des services
producteurs, rôles des archivistes, rôle des acteurs SI.
• Pérenniser dans le temps la structuration en amont des documents
bureautiques.

 1/3 Besoin de structurer et gérer les données et documents électroniques en
amont (dès leur création)
• Pour les documents structurés
• Environnement déjà structuré : manque la gestion du cycle de vie
• Optimiser la gestion du cycle de vie des données tout le long du cycle de vie
des SI : sécuriser les purges, sécuriser les retraits d’applicatifs, gérer les
problématiques de performance, rationnaliser les chantiers de reprises de
données...
• Positionnement du rôle de l’archiviste dans cette structuration de la donnée

Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Serveurs partagés
Disque local
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Serveurs partagés
Disque local
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Serveurs partagés
Disque local
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Structuration de
l’information
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Serveurs partagés
Disque local
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Disque local
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Serveurs partagés
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Applicatifs
Métier
GED
Outil collaboratif
intranets
Armoire physique
(matérialisation)
Messagerie
Multi-médias
Aujourd’huiAujourd’hui Structuration de
l’information
Structuration de
l’information
Structuration de
l’information
+
DemainDemain

 2/3 Besoin d’organiser un archivage électronique ministériel
• Organiser un archivage électronique ministériel porté par le SG : cf organisation
actuelle de l’archivage physique
• Gestion archivage hybride
• Ne pas perdre la notion de dossier au profit de celle du document.
 3/3 Besoin d’identifier le rôle de la fonction archives dans le périmètre
numérique
• Archivistes = acteurs du conseil en gestion de l'information (structuration des
données et documents bureautiques)
• Définir le rôle des pilotes régionaux d’archivage dans l’archivage numérique
• Coordination avec les acteurs SI

Préconisations du GTAE au regard des besoins

Processus d’archivage numérique ministériel
Services producteurs
Plans de classement
Nommage des fichiers
Espaces partagés, Outils
collaboratifs,GED
Intranet
V
E
R
S
E
M
E
N
T
S
MAP
SI
V
E
R
S
E
M
E
N
T
S
SAE
Archives
historiques
AN/AD
SAE intermédiaire
Accompagnement par les archivistes et la MAP
Information numérique courante SAE intermédiaireSAE intermédiaire
E
N
R
E
G
I
S
T
R
E
R

Les livrables du GTAE
- Livrable 1 : La politique d’archivage aux MEDDE-MLETR : principes
et gouvernance
- Livrable 2 : Gestion des documents bureautiques et usage de la
messagerie – fiches de bonnes pratiques
- Livrable 3 : Système d’archivage électronique : macro-processus
d’archivage
- Livrable 4 : L’archivage dans le cycle de vie du SI
- Livrable 5 : Mettre en route le projet d’archivage électronique
ministériel : feuille de route et calendrier

II -Présentation de la feuille de route pour la
mise en œuvre de l’archivage électronique.
Le projet SIAMAE

Les quatre axes de la feuille de route
2 – Structurer l'information numérique
produite
●
Coordonner une offre de gestion électronique
de documents ministérielle
●
Faire évoluer la charte sur les messageries
●
Introduire la dimension archives dans la
méthode Khefren
●
Introduire des notions d’archivage dans l’offre
de services MCO et dans la phase de
décommissionnement
●
Établir une cartographie des SI critiques
2 – Structurer l'information numérique
produite
●
Coordonner une offre de gestion électronique
de documents ministérielle
●
Faire évoluer la charte sur les messageries
●
Introduire la dimension archives dans la
méthode Khefren
●
Introduire des notions d’archivage dans l’offre
de services MCO et dans la phase de
décommissionnement
●
Établir une cartographie des SI critiques
Sensibilisation
des
décideurs
Diffusion des guides
de bonnes pratiques
(gestion bureautique)
Information et formation
sur l’expertise archives
dans le cycle de vie des SI
Accompagnement
dans la mise en
œuvre du SAE
3 – Construire un système
mutualisé d'archivage
électronique ministériel
●
Participer au programme VITAM
●
Participer à la mise en œuvre
d’une version du progiciel Spark
Archives (socle du SIAM)
compatible avec VITAM
●
Faire évoluer le SIAM (portail
inclus) comme front office de
VITAM
3 – Construire un système
mutualisé d'archivage
électronique ministériel
●
Participer au programme VITAM
●
Participer à la mise en œuvre
d’une version du progiciel Spark
Archives (socle du SIAM)
compatible avec VITAM
●
Faire évoluer le SIAM (portail
inclus) comme front office de
VITAM
4 - Accompagnement du projet
1 - Intégrer la fonction archives à l’environnement numérique
●
Mise à jour de la circulaire sur l’archivage
1 - Intégrer la fonction archives à l’environnement numérique
●
Mise à jour de la circulaire sur l’archivage

Une plate-forme d’archivage électronique :
SIAM+VITAM

Coordination et gestion du projet SIAMAE
● Comité de pilotage = comité de pilotage du GTAE
● Une équipe projet élargie
➢ Pilotage : MAP
➢ Maîtrise d’oeuvre informatique : PANDOC
➢ Assistance à maîtrise d’ouvrage
➢ Sous-direction de la politique des systèmes d’information
➢ Pilotes régionaux d’archivage (DREAL)
● Porteur de chantier : Responsable des actions nécessaires à la mise en
œuvre d’un chantier du projet SIAMAE en coordination avec la mission
des archives.
● Pour chaque chantier, une fiche action a été élaborée.

Exemple de fiche-action sur un chantier de l’axe 2

III – Quels enseignements organisationnels sur
le « qui » ou « comment » archiver ?

Qui ? : Convergence sémantique de notions
Données vs archives ?
Source : Cadre commun d’urbanisation du SI de l’État : Principes de gestion
des données (p24-27)
● Le terme de « données » utilisé est à comprendre dans son acception la plus large, il
désigne aussi bien les données non-structurées, semi-structurées ou structurées,
brutes ou agrégées, et cela, quelque soit la nature, le métier ou le sujet sur lequel
porte ces données.
Il peut être utile de distinguer dans des cas précis d’architecture ou d’administration par
exemple, les notions de données, d’informations et de connaissances, notamment en
fonction du cycle de vie de ces objets et de leurs usages.
Dans ce cadre le terme « données » a été retenu pour désigner indifféremment
l’ensemble des concepts.
● Sécurité et archivage des données
Le respect des prescriptions légales (CNIL, ANSSI, Archives de France) est un facteur
déterminant de confiance. La sécurisation des données ne concernent pas uniquement
l’accès ou la diffusion et la publication, mais bien également en amont les processus
de collecte, d’entretien et de validation des données.

Source : Cadre commun d’architecture des Référentiels de données : Définitions
et principes (p13)
● Une donnée est une description élémentaire de nature numérique, représentée sous forme
codée, d’une réalité (chose, évènement, mesure, transaction, …) en vue d’être :
- collectée, enregistrée,
- traitée, manipulée, transformée,
- conservée, archivée,
- échangée, diffusée, communiquée.
● Il peut être question de donnée structurée, semi-structurée ou non structurée.
Une donnée structurée est une donnée dont on a établi fonctionnellement le sens de
manière détaillée, son cycle de vie et donc ses règles de création, les valeurs possibles
dans les cas de listes, ainsi que le moyen technique de représentation. Les données
structurées sont stockées ou échangées dans un format organisée, une syntaxe, et dont la
sémantique a préalablement été définie (par exemple une table dans une bdd)
Les données non structurées sont également une description d’une réalité, mais dont la
codification, dont le sens, n’est pas exploitable directement par la machine : un fichier audio,
vidéo, un texte contenu dans un document ou un mail.

● Des conclusions :
– Convergence entre la notion de données et la définition de la chaîne
archivistique dans la documentation produite par les porteurs de SI
– L’archiviste a donc une légitimité d’actions dans la gestion de la
donnée. Il peut affirmer son rôle et apporter son expertise de records
manager.

Qui ? : Quelle(s) place(s) pour l’archiviste ?
En amont d’un archivage définitif patrimonial
Promouvoir la légitimité de l’expertise archivistique dans la gestion du cycle
de vie de la donnée = replacer l’évaluation et la sélection au cœur de la
stratégie de collecte
● Expert en gestion de l’information numérique produite dès l’age courant : analyse
de l’existant et des environnements de production, conseils en plans de
classement, règles de nommage, versionning, assistance à maîtrise d’usage pour
la mise en œuvre d’une gestion électronique de documents (GED).
● Expert en gestion du cycle de vie de la donnée structurée dans les applicatifs :
audit des environnements de production existants : analyse du risque au regard
de l’archivage légal réglementaire, sécuriser les retraits d’applicatifs et les
purges, introduire la gestion du cycle de vie dans la structuration de la donnée
(MD) = introduire la fonction « archives » dans l’élaboration de nouveaux projets
SI ou dans leur refonte.

Comment ? : Faire converger les stratégies et
procédures d’archivage physique et numérique ?
● Stratégie d’archivage portée par le SIAM
– Responsabilisation des producteurs
– Traçabilité, prévention du risque
– Constitution d'une ressource archivée accessible, valorisation des connaissances
– Conformité réglementaire
– Contrôle des procédures, qualité partagée à l'échelle du ministère

Plan de classementPlan de classement
du référentiel de conservationdu référentiel de conservation

MD producteur
MD techniques
MD Description saisies le
producteur
MD Gestion

Comment ? Pour un continuum de l’enrichissement des
métadonnées : pourquoi ?
Fruits et légumes : 8-
10°c
Zone fraîche : 4-6°c
Zone froide : 0-3°c
Zone congélateur : -3°c
Les aliments que nous
consommons sont définis par :
-Des catégories ayant des
propriétés particulières de
conservation.
-Pour être propres à la
consommation, certains aliments
bruts doivent être transformés.
-Au bout d’un certain temps,
certains aliments ne sont plus
propres à la consommation, même
conservés dans un frigidaire.
-En outre, un figidaire peut
conserver des aliments un certain
temps mais il ne les rend pas
meilleur.
Qu’en est-il d’un SAE ?

métadonnées
Construire une linéarité de la structuration de l’information entre archivage
courant et intermédiaire : une démarche gagnant/gagnant ?
L’archivage courant est de la responsabilité des producteurs.
● La structuration de l’information pendant cette période pour un producteur
sécurise ses données et donc leur qualité (version validée par exemple) et
facilite leur recherche et leur accès partagé pour une meilleure efficience.
● Compte tenu des volumes produits dans le contexte électronique, le service
des archives ne peut que conditionner l’entrée par un minimum de
structuration pour accepter un versement.
● Pour les acteurs SI : rationalisation des espaces de stockage

métadonnées
Construire une linéarité de la structuration de l’information entre archivage
courant et intermédiaire : une démarche gagnant/gagnant ?
Dans un périmètre intermédiaire d’archivage, cette structuration amont est reprise
dans le SAE.
● Cela facilitera l’accès pour le service producteur lorsqu’il aura besoin de retrouver et
d’accéder à ses documents car il aura été lui même acteur de sa propre
structuration.
● Pour les acteurs SI : Rationalisation des espaces de stockages, amélioration de la
performance des SI, rationalisation des chantiers de reprises de données, par
exemple.
● Facilités pour le service des archives pour administrer efficacement le SAE ;
rationaliser la trajectoire du SAE (infrastructures) ; faciliter la préparation des
versements définitifs vers les SAE dédiés en accord avec leurs propres prérequis
=> l’archivage électronique est un processus continu et dynamique qui commence
dès la création du document pour se poursuivre dans le SAE intermédiaire et in
fine dans le SAE définitif.

Questions/Réponses

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