Presentacióncon una descripción general de conceptos archivísticos básicos.

1. Concepto, objeto, fin y
método de la archivística
Diplomado ArchivonomíaDiplomado Archivonomía
Introducción a la Ciencia Archivística.Introducción a la Ciencia Archivística.
Unidad II.Unidad II.
Dr. Arturo Valencia Ramos.

2. El concepto de la archivísticaEl concepto de la archivística
Antonia Heredia en suAntonia Heredia en su Archivística General.Archivística General.
Teoría y PrácticaTeoría y Práctica, nos dice que la archivística es, nos dice que la archivística es
la ciencia de los archivos, no de los documentos,la ciencia de los archivos, no de los documentos,
aunque en última instancia éstos sean elaunque en última instancia éstos sean el
producto integrante de aquéllos.producto integrante de aquéllos.

3. Como tal—nos dice—se ocupará deComo tal—nos dice—se ocupará de
la creación, historia, organización yla creación, historia, organización y
servicio de los mismos a laservicio de los mismos a la
Administración y a la Historia, enAdministración y a la Historia, en
definitiva a la Sociedad.definitiva a la Sociedad.

4. Estos conceptos de Antonia Heredia son de suma importancia paraEstos conceptos de Antonia Heredia son de suma importancia para
entender que el trabajo del archivista debe concentrarse en laentender que el trabajo del archivista debe concentrarse en la
organización de los archivos.organización de los archivos.
Aunque pudieran parecer muy obvios, no lo son tanto y han originado
frecuentes discusiones sobre dónde radica la importancia: si en los
archivos, en los documentos o en la información.

5. Las definiciones de la archivísticaLas definiciones de la archivística
Ramón Cruz Mundet en suRamón Cruz Mundet en su Manual deManual de
ArchivísticaArchivística nos dice quenos dice que ““sisi
hiciéramos un estudio cuantitativo dehiciéramos un estudio cuantitativo de
la archivística en función de lasla archivística en función de las
definiciones aportadas por losdefiniciones aportadas por los
distintos autores contemporáneos,distintos autores contemporáneos,
coincidiríamos en que se trata de unacoincidiríamos en que se trata de una
cienciaciencia””..

6. Algunas de las argumentaciones que él retoma en su Manual sonAlgunas de las argumentaciones que él retoma en su Manual son
las siguientes:las siguientes:
E. Casanova la considera comoE. Casanova la considera como ““la ciencia de los archivosla ciencia de los archivos””..
G. Batelli, considera a la archivística como una disciplina deG. Batelli, considera a la archivística como una disciplina de
carácter eminentemente práctico, que no trata de problemascarácter eminentemente práctico, que no trata de problemas
científicos. Sus tres problemas elementales son ordenar,científicos. Sus tres problemas elementales son ordenar,
conservar y administrar. A partir de la resolución de estosconservar y administrar. A partir de la resolución de estos
problemas la archivística sería una disciplina y no a una ciencia.problemas la archivística sería una disciplina y no a una ciencia.

7. W. Leesch propone que la categoríaW. Leesch propone que la categoría
científica le viene dada por elcientífica le viene dada por el
método que se constituyó enmétodo que se constituyó en
disciplina debido a la obra de losdisciplina debido a la obra de los
archiveros holandeses Muller, Feith yarchiveros holandeses Muller, Feith y
Fruin, que la separaron de laFruin, que la separaron de la
bibliotecología y museología, abibliotecología y museología, a
partir del principio de procedencia.partir del principio de procedencia.
T. R. Schellenberg considera que esT. R. Schellenberg considera que es
““la ciencia que trata de los archivos,la ciencia que trata de los archivos,
de su conservación, administración,de su conservación, administración,
clasificación, ordenación,clasificación, ordenación,
interpretación, etcinterpretación, etc””..

8. Tanodi la conceptúa comoTanodi la conceptúa como ““unauna
disciplina joven y moderna, endisciplina joven y moderna, en
pleno desarrollo y formación depleno desarrollo y formación de
conceptos generalmente valederosconceptos generalmente valederos
o reconocidos y prácticaso reconocidos y prácticas
experimentadasexperimentadas””..
Para E. Lodolini, a raíz de laPara E. Lodolini, a raíz de la
enunciación del principio deenunciación del principio de
procedencia, dice queprocedencia, dice que ““lala
archivística constituye una cienciaarchivística constituye una ciencia
completa en sí, con principioscompleta en sí, con principios
universalmente válidos y unauniversalmente válidos y una
literatura científica considerable enliteratura científica considerable en
diferentes lenguasdiferentes lenguas””..

9. El Diccionario Mundo Archivístico la defineEl Diccionario Mundo Archivístico la define
como: Técnicas aplicadas o que tratan decomo: Técnicas aplicadas o que tratan de
los archivos, de las colecciones ylos archivos, de las colecciones y
Documentos que ahí se conservan.Documentos que ahí se conservan.
El Glosario Ilustrado de TerminologíaEl Glosario Ilustrado de Terminología
Archivística Costarricense la define igualArchivística Costarricense la define igual
que el Diccionario Mundo Archivístico; sinque el Diccionario Mundo Archivístico; sin
embargo en su entradaembargo en su entrada ArchivologíaArchivología
expresa que es “la ciencia que estudia laexpresa que es “la ciencia que estudia la
naturaleza y la teoría, la planificación y lanaturaleza y la teoría, la planificación y la
terminología de los archivos, así como suterminología de los archivos, así como su
formación, los principios de suformación, los principios de su
conservación y organización y los mediosconservación y organización y los medios
de su utilización”.de su utilización”.

10. Como se puede observar existenComo se puede observar existen
variaciones, aunque son más lasvariaciones, aunque son más las
coincidencias que las divergencias encoincidencias que las divergencias en
cuanto al carácter científico de lacuanto al carácter científico de la
Archivística.Archivística.

11. El objeto de la archivísticaEl objeto de la archivística
Siguiendo a Antonia Heredia, el objeto de la Archivística sonSiguiendo a Antonia Heredia, el objeto de la Archivística son loslos
archivos entendidos como conjunto de documentos portadores dearchivos entendidos como conjunto de documentos portadores de
información, sin descuidar los edificios y su conservación.información, sin descuidar los edificios y su conservación.
Hablamos así de los fondos documentales y de los lugares en los cualesHablamos así de los fondos documentales y de los lugares en los cuales
se encuentran estos repositorios.se encuentran estos repositorios.
Por esta razón el orden de prioridad para el estudioso de los archivosPor esta razón el orden de prioridad para el estudioso de los archivos
es como sigue:es como sigue:
• Los Archivos.Los Archivos.
• Los Documentos.Los Documentos.
• La Información.La Información.

12. Nuestra conclusión en este tema es que la Archivística es una cienciaNuestra conclusión en este tema es que la Archivística es una ciencia
que como tal tiene un objeto de estudio así como una metodología paraque como tal tiene un objeto de estudio así como una metodología para
indagar sobre su objeto a la vez que lo organiza.indagar sobre su objeto a la vez que lo organiza.
Esto es aún más factible cuando pensamos en la organización de losEsto es aún más factible cuando pensamos en la organización de los
archivos como un sistema. Si concebimos al archivo, nuestro archivo, enarchivos como un sistema. Si concebimos al archivo, nuestro archivo, en
el cual nos desenvolvemos de manera cotidiana como formando parteel cual nos desenvolvemos de manera cotidiana como formando parte
de un sistema archivístico vamos a entender otra serie de conceptosde un sistema archivístico vamos a entender otra serie de conceptos
como el principio de procedencia o de respeto al orden original, ecomo el principio de procedencia o de respeto al orden original, e
igualmente una teoría de gran importancia:igualmente una teoría de gran importancia: El Ciclo Vital de laEl Ciclo Vital de la
Documentación.Documentación.

13. Veamos ahora el Principio deVeamos ahora el Principio de
Procedencia, o de respeto alProcedencia, o de respeto al
origen y al “orden natural”:origen y al “orden natural”:
Este principio implica elEste principio implica el
respeto de la jerarquía externarespeto de la jerarquía externa
de los fondos, y no mezclarlosde los fondos, y no mezclarlos
con otros, sean de la mismacon otros, sean de la misma
institución o cualquier otra…institución o cualquier otra…
aunque los documentos seanaunque los documentos sean
parecidos; o dicho en términosparecidos; o dicho en términos
técnicos, aunque los tipostécnicos, aunque los tipos
documentales seandocumentales sean
semejantes.semejantes.
¿Qué significa
esto?

14. Este principio que viene desde 1841 y con
el cual se supone que arranca la archivística
moderna significa que debemos respetar la
estructura jerárquica de la entidad que los
produjo, sea una institución pública o
privada; o bien se trate de algún particular.
Significa que debemos conservar los
documentos dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen, por lo que
hay que organizarlos, respetando la
estructura orgánica del ente productor.
Esto significa, en pocas palabras que
debemos de respetar el Orden Original.

15. Respetar el Orden Original
significa que la ordenación
interna de un fondo documental
debe mantener la estructura que
tuvo mientras tenía sus valores
primarios, mientras sirvió para
algún tipo de gestión, sea
contable, administrativa, legal,
académica, particular, etcétera.

16. Mucho más de un siglo después de haberse planteado el principio de
procedencia, fue cuando Wiffels en 1972 plantea la Teoría de las Tres Edades
de
la Documentación.
Y ahora
esto, ¿Qué
significa ?
Esto lo vamos a
explicar por
partes.

17. En la Primera Etapa o edad, el
documento se encuentra en trámite, lo
cual implica que forma parte de alguna
gestión. Por tanto es probable que se
encuentre en un Archivo de Trámite o
de Gestión.

18. En la Segunda
Etapa o edad, el
documento que
ya cumplió con
algún trámite se
conserva en un
archivo
intermedio, solo
para el caso de
usarse
nuevamente. Se
dice que su vida
es semiactiva que
ya está perdiendo
sus valores
primarios y
comienza a tomar
valores
secundarios.

19. En la Tercera Etapa el documento
adquiere
valores secundarios, se conserva de forma
permanente y se utiliza con fines culturales
y de investigación. Es aquí cuando se
integra al Archivo Histórico.

20. Las tres etapas que hemos presentado se relacionan con el
concepto de Ciclo Vital de la Documentación, que
proviene de la archivística norteamericana desde los años
30 del siglo XX, aunque se le adjudica a Phillips C. Brooks.
Este Ciclo Vital se puede definir como el tiempo de vida
de los documentos, desde que se originan para algún
trámite o función, es decir, cuando están activos, para
después pasar por un período donde pueden o no ser
utilizados en la gestión, hasta que por un proceso de
expurgo son seleccionados para ser conservados de forma
permanente.
Como se puede observar, el concepto del Ciclo Vital de la
Documentación es una analogía con el mundo de la
naturaleza desde el nacimiento hasta la muerte.
En la siguiente lámina este proceso se explica de manera
esquemática.

21. http://gestiondocumental2011.blogspot.mx/2011/04/ciclo-de-vida-de-un-documento.html

22. Ahora que ya hemos recibido toda la
información anterior estamos preparados para
comprender dos conceptos abarcadores: el de
Sistema de Archivos y el de Archivística
Integrada.

23. Sistemade
SistemadeArchivos
Archivos
Según
el Diccionario
de
Según
el Diccionario
de
Términos
Archivísticos
de
Términos
Archivísticos
de
Víctor Hugo Arévalo Jordán, “El
Víctor Hugo Arévalo Jordán, “El
sistema de archivo es un
sistema de archivo es un
conjunto orgánico de archivos,
conjunto orgánico de archivos,
vinculados por una dirección
vinculados por una dirección
central que normaliza los
central que normaliza los
procesos archivísticos y focaliza
procesos archivísticos y focaliza
la información en un punto
la información en un punto
accesible a la consulta interna y
accesible a la consulta interna y
externa. Los sistemas por el
externa. Los sistemas por el
nivel en que se hallan, pueden
nivel en que se hallan, pueden
ser nacionales, provinciales,
ser nacionales, provinciales,
regionales
y
municipales.
regionales
y
municipales.
También de instituciones no
También de instituciones no
estatales o de empresa.”
estatales o de empresa.”

24. Si unimos esta definición a la teoría del
ciclo vital de la documentación
obtenemos como resultado una
concepción importante y poderosa de
gestión de la documentación no solo a
partir de la idea ya caduca de la
organización aislada sino de la
implementación de todo un sistema y
junto a él de la emergencia de un
paradigma más acorde con los
requerimientos de la ciencia y la
tecnología actual.
Pensar en sistemas de archivos implica
pensar en la archivística integrada con la
cual podemos resolver todo el debate
sobre la cientificidad de nuestra
disciplina y dedicarnos de lleno a la
implementación de la metodología, así
como a la generación de conocimiento en
y sobre los sistemas de archivos.

25. La Archivistica integrada en la sociedad de la informacion o del conocimiento que se aplica a lá ́
archivistica actual, cobra un especial desarrollo tanto en los principios conceptuales como en sú
aplicacion practica, lograndose unos niveles de autonomia desconocidos hasta el momento, ló ́ ́ ́
cual permite hablar propiamente de saber consolidado.
Es la Archivistica de aproximadamente la ultima mitad del siglo xx y principios del xxi, qué ́
recoge influencias de una doble tradicion: la europea -que a traves de la consolidacion del estadó ́ ́
moderno y las ideologias politicas surgidas en el s. xix, se vincula mas al derecho y a la historia –ý ́ ́
la norteamericana– que a traves del desarrollo capitalista e industrial nos acerca mas a laś ́
organizaciones privadas y a la gestion administrativa.́
María del Rosario Díaz Rodríguez, Los Archivos y la Archivística a través de la Historia.
En anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2009/maria_del_rosario.pdf

26. La responsabilidad de los archivistas es estar atentos a los nuevos
desarrollos y paradigmas de la organización documental, puesto que
con su labor cubren las necesidades de la gestión inmediata y además,
de manera importante, contribuyen a la escritura de la historia futura.

27. Fuentesdeinformación:
Fuentesdeinformación:
• Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Diccionario de
Términos Archivísticos, Argentina: Ediciones
del Sur, 2003.• Cruz Mundet, José Ramón, Manual de
Archivística, Madrid: Pirámide, 1994.
• Díaz Rodríguez, María del Rosario, Los
Archivos y la Archivística a través de la
Historia.
En
anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2009
/maria_del_rosario.pdf
• Diccionario
Mundo
Archivístico,
http://www.mundoarchivistico.com.ar/
• Glosario Ilustrado de terminología Archivística
Costarricense,
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archiv
• Heredia
Herrera, Antonia, Archivística
General. Teoría y Práctica., Sevilla: Excma.
Diputación Provincial de Sevilla, 1991.
• http://gestiondocumental2011.blogspot.mx/2
011/04/ciclo-de-vida-de-un-documento.html