Muitas vezes as organizações tratam a adoção dos usuários como uma reflexão tardia em vez de consultar os usuários no princípio. Eis uma situação que qualquer funcionário conhece: chega um aviso de que um novo sistema está sendo instalado e deverá ser usado a partir de então. Normalmente, uma página de intranet é configurada para dar algumas orientações sobre o novo sistema; talvez haja uma lição no estilo sala de aula. Isso tem um efeito negativo sobre uma ampla variedade de projetos de TI, 49% dos projetos de CRM, por exemplo, sofrem com a "baixa adoção dos usuários", 15% têm dificuldades em alinhar a cultura com novos modos de trabalho e 28,6% dos participantes da pesquisa Journey to UC 2015 da Arkadin citaram a "resistência dos funcionários em mudar os modos de trabalho existentes" como um dos maiores obstáculos à implementação de uma solução de comunicação unificada. As organizações nunca poderão aproveitar todo o ROI dos investimentos em tecnologia se a adoção dos usuários não for levada em consideração nos estágios iniciais do projeto. A priorização da adoção dos usuários é fundamental para o sucesso do projeto e deve ser tratada como um dos fatores essenciais do sucesso.

1. Estratégico
Eficaz
Flexível
ROI=(adoção dos usuários
+ aliados estratégicos)
A empresa conectada:

2. Muitas vezes as organizações tratam a adoção dos usuários como
uma reflexão tardia em vez de consultar os usuários no princípio.
Eis uma situação que qualquer funcionário conhece: chega um
aviso de que um novo sistema está sendo instalado e deverá ser
usado a partir de então. Normalmente, uma página de intranet é
configurada para dar algumas orientações sobre o novo sistema;
talvez haja uma lição no estilo sala de aula. Isso tem um efeito
negativo sobre uma ampla variedade de projetos de TI,
49%dos projetos de CRM, por exemplo, sofrem com a "baixa adoção
dos usuários",
15%têm dificuldades em alinhar a cultura com novos modos de
trabalho e
28,6%dos participantes da pesquisa Journey to UC 2015 da Arkadin
citaram a "resistência dos funcionários em mudar os modos
de trabalho existentes" como um dos maiores obstáculos à
implementação de uma solução de comunicação unificada.
As organizações nunca poderão aproveitar todo o ROI dos
investimentos em tecnologia se a adoção dos usuários não for
levada em consideração nos estágios iniciais do projeto.
A priorização da adoção dos usuários é fundamental para o
sucesso do projeto e deve ser tratada como um dos fatores
essenciais do sucesso.
A comunicação é essencial para uma melhor adoção.

3. Para ajudar a demonstrar o ROI, os
usuários devem ser consultados no
início do processo. Categorizar a base de
usuários por departamento é essencial
para o sucesso do projeto, assim como criar
um plano de adoção específico. Consulte
seus usuários e obtenha suas opiniões
sobre qualquer implantação de tecnologia.
Uma tática que muitas empresas usam é
não apenas criar tutoriais, por meio dos
quais os usuários aprendem sobre o novo
aplicativo, mas também ter "promotores"
em cada departamento que sejam
"superusuários".
Eles são as pessoas que receberam
treinamento extra para conhecer o sistema
como um todo e que podem compartilhar
seu conhecimento e entusiasmo pelo
projeto dentro da empresa.
Além disso, crie um piloto. Escolha um
local ou parte da empresa que pode ser
um ponto de teste adequado. Pode ser um
local que opera de forma relativamente
independente ou como parte de uma
unidade que seja vista como a mais
desafiadora. De qualquer modo, as lições
podem ser aplicadas para realizar a
implantação no restante da organização.
Problema dos
usuários finais
com envolvimento
A Plantronics, por exemplo, escolheu o call center
holandês para o piloto da sua transformadora
implantação de comunicações unificadas.
Os aprendizados dessa parte dos negócios
garantiram a implantação bem-sucedida no
restante da organização.

4. Pode parecer óbvio, mas é bom começar com uma ideia clara do
que precisa melhorar e como essa melhoria pode ser medida.
Além de garantir um processo mais eficiente, isso também fornece
um KPI para mostrar que o novo sistema é uma melhoria do
antigo. Quando há KPIs sendo medidos, a empresa também pode
desenvolver o ROI e demonstrar o valor do novo aplicativo.
Se, por exemplo, um sistema administrativo
antigo precisava de três pessoas para
adicionar informações sobre um processo que
deveria ser simples, isso significa que medir
a redução de "interações" da equipe pode ser
um KPI, ou talvez o tempo que leva para a
conclusão de toda a tarefa.
Com o KPI em vigor, é possível definir um dado padrão antigo
como parâmetro para medir o progresso (ou a falta dele).
Essa métrica também pode ser transformada facilmente em um
dado do ROI, mostrando que o aplicativo custa, por exemplo,
1000 horas do orçamento da equipe de administração, mas poupa
100 horas por semana. Em 10 semanas, a solução se pagará e, a
partir de então, retornará gratuitamente à empresa 400 horas de
recursos administrativos por mês, menos o custo de manutenção,
logicamente.
O ROI precisa de alguns KPIs

5. Um fator fundamental de qualquer projeto para
envolver as pessoas por toda a organização é
um sistema de comunicação que seja central em
relação a todas as partes interessadas. Um site,
talvez hospedado em uma intranet, por exemplo,
pode explicar o novo sistema com respostas
às perguntas mais frequentes. Entretanto,
apenas isso pode ser algo um pouco moderado e
unidimensional, pois não incentiva a comunicação
de duas vias e, principalmente, não explora o
suporte e os conselhos que podem ser oferecidos
por terceiros.
Porém, com a inclusão de mais ferramentas de
comunicação, o sistema de comunicação central
e unificado pode oferecer um recurso de "clique
para entrar no bate-
papo" a fim de colocar
os usuários em contato
com um especialista.
O recurso pode até
mesmo ser habilitado
por vídeo para permitir
ajuda face a face.
A comunicação por vídeo
também pode ser usada
para permitir que a
equipe realize reuniões
por teleconferência,
na qual, primeiramente, seja possível discutir
os requisitos iniciais antes da avaliação do
progresso. Também pode-se usar links com vídeos
para o treinamento.
Como mencionado anteriormente, é importante
escolher um promotor ou "superusuário" interno
para promover a adoção dos usuários da força
de trabalho. A indicação de um promotor (o ideal
é que ele esteja no alto escalão da empresa e
tenha grande compreensão do sistema sendo
implementado) pode simplificar a comunicação
entre usuários e o processo de feedback, além de
criar um ponto único de contato com parceiros.
Comunicação
é vital
A adição de recursos de e-mail,
calendário e mensagem em tempo
real proporciona flexibilidade extra
ao garantir que todos os membros
da equipe estão envolvidos e
perfeitamente conectados uns aos
outros e aos provedores de suporte
terceirizados.

6. Crie um programa de aprimoramento contínuo para
garantir o retorno do investimento. Estabeleça métricas
chave para adoção dos usuários e conduza pesquisas
que proporcionem informações sobre a implantação das
ferramentas e dos processos. Isso deve ser parte de um
programa de gerenciamento de mudanças mais amplo à
medida que a adoção de comunicações unificadas evolui
constantemente.
Quando mais cedo você envolver o usuário, menor será a
resistência. Embora sempre haja resistência a novas formas
de trabalho, ela pode ser reduzida com uma abordagem
estruturada e contínua.
Monitore a adoção

7. A comunicação é essencial: comunique-se muito
Repense seus KPIs
Envolva uma equipe multidisciplinar
A comunicação é essencial: comunique-se muito
Repense seus KPIs
Envolva uma equipe multidisciplinar
Aprendizados:
KPIs

8. Países e culturas que fazem
parte de nossa crescente
infraestrutura corporativa
30+ 19 53
Idiomas abrangidos por nossas
equipes globais de atendimento
ao cliente e comunicações com
usuários finais
Escritórios em localizações
estratégicas para proporcionar
uma perspectiva global com
compreensão local
[Desfrute do compartilhamento]
A Arkadin é o provedor de serviços de colaboração com o crescimento
mais rápido do mundo. Nós oferecemos uma ampla gama de soluções de
comunicações unificadas e colaboração em áudio, Web e vídeo, além de eventos
virtuais. Elas são entregues na nuvem, o que permite uma implantação rápida
e dimensionável. Nossa missão é fazer com que as empresas cresçam mais e
tenham mais sucesso por meio de experiências de colaboração positivas.