1. ICT Arjan Gelderblom
Documentformaat voor
elektronisch dossier
Er is in de Accountant Adviseur een aantal arti- hoger. Daarnaast
kelen gepubliceerd over digitale of elektronische heeft software voor
dossiervorming. Elektronische dossiervorming elektronische
mag zich mede als reactie op veranderende wet- dossiervorming soms nog een andere functio-
en regelgeving in een toenemende belangstelling naliteit, om een document, ongeacht het
verheugen. In dit artikel staat de vraag centraal: formaat, te fixeren.
in welk formaat moeten de documenten Voor de Microsoft Office 2007-programma’s biedt
opgeslagen worden in het elektronisch dossier? Microsoft een gratis invoegtoepassing aan met
behulp waarvan documenten opgeslagen kunnen
Documentformaat worden als PDF-bestand. Daarnaast zijn er hulp-
Documenten worden veelal opgeslagen in het programma’s om vanuit elke willekeurige appli-
elektronisch dossier óf in het formaat van het catie een PDF-bestand aan te maken. Steeds meer
programma waarmee het document is gemaakt softwareleveranciers bieden standaard de moge-
óf als PDF-bestand. Een gebruiker maakt bijvoor- lijkheid om vanuit hun applicatie een PDF-docu-
beeld een document aan in MS-Word of MS-Excel ment aan te maken.
en slaat deze vervolgens op als Word-document
(bestandsextensie .doc of .docx) respectievelijk Portable Document Format (PDF)
Excel-document (.xls en .xlsx). PDF is een de facto standaard geworden voor het
uitwisselen van documenten. De reden hiervoor
Aanpasbaarheid documenten is onder andere dat de lezer een PDF-bestand kan
Een nadeel van Word- en Excel-documenten is inzien met het gratis programma Adobe Reader.
dat ze standaard te wijzigen (of reviseerbaar) zijn. Een ander voordeel van een PDF-document is dat
Dus ook na archivering in het elektronisch deze wordt weergegeven of wordt afgedrukt in
dossier kan iemand deze documenten veran- exact de bedoelde opmaak, terwijl de gegevens in
deren. Dit is in veel gevallen echter niet de bedoe- het bestand slechts moeilijk wijzigbaar zijn. Er
ling. Een brief die verstuurd is naar een cliënt, zijn ook afgeleide versies van het PDF-formaat
mag na verzending niet meer worden aangepast. beschikbaar, zoals PDF/A en PDF/X. PDF/A is in
De brief moet in z’n definitieve vorm als het ware het kader van dit artikel een interessant formaat.
gefixeerd worden. Daarom heeft het de voorkeur De A staat voor ‘Archiving’ en is bedoeld om PDF-
zo’n document op te slaan als PDF-bestand. Een documenten te archiveren in bijvoorbeeld een
PDF-bestand is wel te wijzigen, alleen ligt de elektronisch dossier. PDF/A is een open standaard
drempel om dat te doen voor de eindgebruiker die vrijgegeven is door de ISO. Bij een open stan-
daard zijn de specificaties van dit formaat vrij
beschikbaar, zodat andere leveranciers dit
kunnen toepassen in hun producten.
Ontwikkelingen bij de overheid
Het is in dit verband belangrijk om stil te staan
bij de ontwikkelingen zoals die zich voordoen bij
de overheid. In september 2007 is er een actieplan
Nederland Open in Verbinding (NOiV) naar de
Tweede Kamer gestuurd. Een van de doelstel-
lingen van dit plan is het verminderen van de
afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik
van ICT door versnelde inzet van open stan-
daarden en open source-software. Dit is software
waarvan de broncode (zeg maar programmacode)
beschikbaar is voor de koper. Daarmee is hij
minder of niet meer afhankelijk van de leveran-
42 Accountant Adviseur Juni 2008

2. cier. De Rijksoverheid moet vanaf april termijn. Microsoft ondersteunt ODF niet stan-
2008 bij de aanschaf of modernisering van daard. In Microsoft Office 2007 is het bestandsfor-
software uitgaan van open standaarden. maat Office Open XML (OOXML) toegepast.
Alleen in uitzonderingsgevallen mag OOXML is wel, evenals ODF, in april verheven tot
daarvan worden afgeweken. Deze ISO-standaard. ODF sluit ten opzichte van
regel gaat voor de resterende (semi- OOXML ook aan bij een ander vereiste uit het
)overheden eind 2008 in. genoemde actieplan: vooral open source soft-
Het Forum Standaardisatie publi- warepakketten omarmen ODF. Daarmee ontstaat
ceerde vervolgens op 1 maart 2008 er een combinatie van open source-software en
een lijst met open standaarden. een open standaard-bestandsformaat. Er is
Voor de uitwisseling van revi- inmiddels wel (een prototype van) een vertaal-
seerbare of wijzigbare docu- programma beschikbaar, waarmee een Microsoft
menten is de keuze gevallen Office 2007-bestand geconverteerd kan worden
op ODF (Open Document naar een ODF-bestand.
Format). Voor langeter-
mijnarchivering van documenten mag ODF Conclusie
worden toegepast; als reviseerbaarheid niet Documenten in het elektronisch dossier zullen in
gewenst is, heeft PDF/A (om precies te zijn: PDF/ de meeste gevallen in hun definitieve vorm niet
A-1a) de voorkeur. De overheid gaat dus inzetten meer aangepast mogen worden. Ook gezien de
op het formaat PDF/A voor het archiveren van ontwikkelingen bij de overheid is voor het archi-
documenten die niet gewijzigd mogen worden. veren van documenten in het elektronisch dossier
daarom PDF(/A) het aangewezen formaat.
Voor de reviseerbare documenten is er nu
gekozen voor het ODF-formaat. Dit formaat Arjan Gelderblom (a.gelderblom@fullfinance.nl),
garandeert de toegang tot data zonder techni- consultant bij Full•Finance Consultants te
sche of wettelijke beperkingen voor de lange Apeldoorn (www.fullfinance.nl).